Komunikasi Efektif
Seperti darah, bagi suatu organisasi komunikasi yang efektif sangat penting, dan miskomunikasi akan memberi kontribusi yang dapat disamakan dengan rusaknya sistim peredaran darah dalam lebih dari satu sistim organisasi. Sesuatu yang nampaknya sederhana, seperti lokasi fisik tempat bekerja ternyata mampu memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap proses keberhasilan komunikasi. Tanpa komunikasi yang efektif diantara berbagai pihak yang terlibat didalamnya, pola hubungan dalam suatu organisasi tidak akan mampu melayani kebutuhan berbagai pihak dengan baik.

Komunikasi yang efektif penting bagi para manajer karena tiga alasan utama. Pertama, komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan. Manajer mengembangkan rencana lewat komunikasi dengan orang lain dalam organisasi dan mengorganisasikan untuk melaksanakan rencana tadi dengan berdialog dengan para karyawannya mengenai cara terbaik untuk mendistribusikan wewenang dan desain pekerjaan. Manajer mengetahui bahwa kebijakan yang menimbulkan motivasi, kepemimpinan, dan mengelompokan serta membentuk tim diaktifkan lewat pertukaran informasi secara teratur.

Kedua, ketrampilan komunikasi yang efektif dapat membuat manajer menggunakan berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi. Globalisasi bisnis pasti menempatkan tantangan bagi kemampuan berkomunikasi manajer. Ketika manajer mempunyai kebiasaaan dan ekspresi serta arti yang mungkin tampak amat asing, mereka mungkin tergoda untuk mengelak dan menghindar untuk mencoba berkomunikasi. Itu kemungkinan merupakan peluang yang hilang. Komunikasi, seperti aktifitas intelektual lain, dapat diasah dengan menghadapi keadaan yang baru dan menantang. Organisasi dapat merupakan wahana yang tepat untuk mempelajari hal itu.

Ketiga, ternyata manajer menghabiskan banyak waktunya untuk berkomunikasi. Jarang sekali kita menjumpai manajer sendirian dimejanya berpikir, membuat rencana, atau mempertimbangkan berbagai alternatif. Kenyataannya, waktu manajerial banyak dihabiskan dalam komunikasi bertatap muka, elektronik, atau lewat telepon dengan karyawan, supervisor, pemasok, atau pelanggan.

Komunikasi Antar Pribadi

Komunikasi didefinisikan sebagai proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti lewat transmisi pesan simbolik. Pesan sendiri merupakan suatu informasi yang sudah disandikan dan dikirimkan oleh pengirim kepada penerima.

Di sini terdapat tiga butir penting yaitu (1) komunikasi melibatkan orang, dan bahwa memahami komunikasi termasuk mencoba memahami cara manusia saling berhubungan, (2) komunikasi meliputi “kesamaan makna”, yang berarti bahwa agar manusia dapat berkomunikasi, mereka harus menyetujui definisi istilah yang dipergunakan, dan (3) komunikasi termasuk simbol (gerakan badan, suara, huruf dan angka) dan kata hanya dapat mewakili atau mendekati ide yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan.

Proses Komunikasi

Komunikasi terjadi dalam hubungan antara pengirim dengan penerima. Komunikasi dapat mengalir dalam satu arah dan berakhir di sana. Atau sebuah pesan dapat menimbulkan respon (yang secara formal dikenal dengan sebutan “umpan balik”) dari penerima.

Pengirim (sumber pesan) merupakan pihak yang mengawali komunikasi. Dalam sebuah organisasi, pengirim dapat berupa seseorang dengan informasi, kebutuhan, atau keinginan dan dengan tujuan mengkomunikasikannya kepada satu atau beberapa orang lain.
Penerima adalah orang yang inderanya menerima pesan dari pengirim. Mungkin terjadi jumlah penerima banyak, seperti kalau sebuah memo dikirimkan kepada seluruh anggota organisasi, atau hanya satu orang, seperti kalau seseorang mendiskusikan sesuatu secara rahasia kepada seorang rekan. Pesan harus disesuaikan dengan latar belakang penerima. Manajer produksi seyogyanya menghindari penggunaaan istilah yang sangat teknis dalam berkomunikasi dengan seseorang di departemen pemasaran.

Dari rangkaian pengertian tersebut, “bila pesan tidak sampai kepada penerima, maka komunikasi belum terjadi”. Di sisi lain, kerap terjadi situasi dimana pesan sudah sampai kepada penerima, tetapi penerima tidak mampu memahaminya. Tiga faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi meliputi penyandian, pengartian dan gangguan.

a) Penyandian
Penyandian terjadi ketika pengirim menterjemahkan informasi untuk dikirimkan menjadi serangkaian simbol. Penyandian itu diperlukan karena informasi hanya dapat dikirimkan dari seseorang kepada orang lain lewat perwakilan atau simbol.
Karena komunikasi merupakan obyek dari penyandian, pengirim berusaha menetapkan arti “yang dapat dipahami bersama” dengan penerima dengan cara memilih simbol, biasanya dalam bentuk kata atau gerakan tubuh, yang dipercaya oleh pengirim mempunyai arti yang sama dengan penerimanya. Kerap dijumpai, kurangnya kerjasama adalah merupakan salah satu penyebab umum dari salah pengertian atau kegagalan dalam berkomunikasi.

b. Pengartian
Merupakan proses yang dilakukan oleh penerima untuk menginterprestasikan pesan dan menterjemahkannya ke dalam informasi yang mempunyai arti. Ini merupakan proses dua langkah, yaitu (1) menerima pesan, dan kemudian (2) mengartikannya. Pengartian dipengaruhi oleh pengalaman penerima, penilaian pribadi mengenai simbol dan gerakan tubuh yang dipakai, harapan (orang cenderung mendengar apa yang ingin mereka dengar), dan kesamaan arti dengan pengirimnya. Secara umum, semakin banyak pengartian penerima yang sama dengan pesan yang dimaksud oleh pengirim, semakin efektif komunikasi.

c. Gangguan
Meliputi segenap faktor yang mengganggu, membingungkan, atau mencampuri komunikasi. Gangguan dapat timbul dalam saluran komunikasi, atau metode pengiriman. Gangguan dapat terjadi karena faktor internal (misalnya penerima kurang mengindahkan) ataupun faktor eksternal (misalnya pesan terganggu oleh suara lain dari lingkungan. Gangguan dapat terjadi pada tahap manapun dari proses komunikasi, terutama pada tahap penyandian dan pengartian.

Memperbaiki Proses Komunikasi

Efektifitas komunikasi dapat dideteksi melalui “sampai seberapa jauh pihak-pihak yang terlibat menangani empat aspek komunikasi” yang meliputi : perbedaan persepsi, emosi, ketidakkonsistenan antara komunikasi verbal dan non-verbal, dan kepercayaan (maupun ketidakpercayaan) awal antara pihak yang terlibat.

a. Perbedaan Persepsi
Merupakan salah satu hambatan komunikasi yang lazim dijumpai. Orang yang mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman berbeda kerap menerima fenomena sama dari prespektif yang berbeda.
Perbedaan bahasa sering berkaitan dengan perbedaan dalam persepsi individu. Agar suatu pesan dapat dikomunikasikan secara tepat, kata-kata yang dipergunakan harus mempunyai arti yang sama bagi pengirim maupun penerima.
Untuk mengatasi hal tersebut, pesan harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman berbeda.

b. Emosi
Reaksi emosional (seperti marah, cinta, mempertahankan opini, cemburu, takut, malu, dan lain-lain) akan berpengaruh terhadap cara orang memahami pesan dari orang lain dan cara orang lain memahami pesan orang tersebut. Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah.

c. Ketidakkonsistenan
Banyak kalangan yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis merupakan medium utama komunikasi. Pada kenyataannya, pesan yang dikirimkan maupun diterima kerap dipengaruhi oleh faktor non-verbal seperti gerakan tubuh, pakaian, jarak fisik pelaku komunikasi, postur tubuh, gerakan anggota badan, ekspresi wajah, gerakan mata, sentuhan badan, dan lain-lain.
Kunci untuk mengatasinya adalah dengan mewaspadainya dan berjaga-jaga agar tidak mengirimkan pesan palsu. Untuk itu pesan verbal haruslah selalu selaras dengan aspek non-verbalnya.

d. Ke(tidak)percayaan awal
Tingkat kepercayaan penerima pesan pada umumnya merupakan fungsi kredibilitas dari pengirim dalam benak penerima pesan tersebut. Kredibilitas pengirim pesan sangat dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks yang bersangkutan mengirimkan pesan. Disinilah sejarah hubungan kerja mempunyai hubungan komunikasi.
Kredibilitas merupakan hasil dari proses jangka panjang yang mana kejujuran seseorang, niat baik dan keadilan dikenal dan dipahami oleh orang lain. Hubungan yang baik dalam bekomunikasi hanya dapat dikembangkan melalui tindakan yang konsisten.

Komunikasi dalam Organisasi

Keseluruhan faktor yang telah dibahas dalam hubungan dengan komunikasi antar pribadi juga berlaku untuk komunikasi dalam organisasi, yang juga mencakup penyampaian pesan secara akurat dari satu orang kepada satu atau lebih orang lain. Selain faktor-faktor tersebut, struktur, wewenang, desain pekerjaan organisasi, dan lain-lain merupakan faktor-faktor unik yang turt berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi, sebagai mana dinyatakan oleh Simon (1977) bahwa “organisasi perlu untuk membantu manusia berkomunikasi”.

Komunikasi yang terbuka dan efektif akan merupakan aset berharga bagi organisasi.
a. Berbagai faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi.

Lesikar menguraikan adanya empat faktor yang mempengaruhi keefektifan komunikasi organisasi yaitu meliputi :

  1. Saluran komunikasi formal. Merupakan cara komunikasi yang didukung, dan mungkin dikendalikan oleh manajer. Contohnya adalah newsletter, memo reguler, laporan, rapat staf, dan lain-lain.
  2. Struktur wewenang. Perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi membantu menentukan siapa yang akan berkomunikasi dengan enak kepada siapa. Selain itu, isi dan akurasi komunikasi juga dipengaruhi oleh perbedaan wewenang.
  3. Spesialisasi pekerjaan. Biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok yang berbeda-beda. Anggota suatu kelompok kerja biasanya memiliki jagron, pandangan mengenai waktu, sasaran, tugas dan gaya pribadi yang sama.
  4. Kepemilikan informasi, Setiap individu mempunyai informasi yang unik dan pengetahuan mengenai pekerjaan mereka, yang merupakan semacam kekuasaan bagi individu-individu yang memilikinya.

b. Komunikasi vertikal
Terdiri dari komunikasi ke atas dan ke bawah melalui rantai organisasi. Dalam beberapa perusahaan, tersedia saluran khusus sebagai sarana tambahan. Saluran ini banyak dipergunakan untuk memberi tahu manajer mengenai situasi yang melibatkan karyawan, seperti pernyataan tanpa bukti mengenai pelecehan seksual.
Komunikasi ke bawah biasanya disaring, dimodifikasi, atau dihentikan di setiap tingkat ketika manajer memutuskan apa yang seharusnya diteruskan kepada karyawan mereka. Sedangakn komunikasi ke atas biasanya sisaring, dipadatkan, atau diubah oleh manajer menengah yang melihatnya sebagai bagian dari pekerjaan mereka untuk melindungi manajer tingkat atas dari data yang tidak penting/relevan.

c. Komunikasi lateral dan informal
Komunikasi ini pada umumnya mengikuti pola arus pekerjaan dalam sebuah organisasi, terjadi antar anggota kelompok kerja, antara kelompok kerja, antar anggota departemen yang berbeda, dan antara karyawan lini dan staf. Tujuan utamanya adalah menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan memecahkan masalah. Dengan cara ini, dapat dihindari prosedur yang jauh lebih lambat yaitu mengarahkan komunikasi lewat rantai komando. Keuntungan tambahan lainnya adalah anggota organisasi menjadi mampu untuk membentuk hubungan dengan rekan sekerja.

Komunikasi oleh Organisasi

Organisasi juga memperhatikan pesan yang dikirimkannya kepada pihak yang berkepentingan di luar, seperti pelanggan, pemasok, distributor, pesaing, perbankan, dan lain-lain, terutama dengan pihak di luar negeri. Terlalu banyak komunikasi dalam hal ini dapat sama merugikannya dengan terlalu sedikit. Tim komunikasi (pada umumnya representasikan oleh departemen kehumasan) harus bekerja keras untuk mengatasi perbedaan dalam peradaban maupun budaya tiap-tiap negara asal pihak-pihak yang berkepentingan berasal.

Negosiasi dan Konflik
Konflik melibatkan ketidaksepakatan mengenai alokasi sumberdaya yang jarang atau pertentangan mengenai sasaran, nilai, persepsi, atau kepribadian. Banyak konflik yang muncul dari komunikasi mengenai keinginan, kebutukan dan penilaian terhadap pihak lainnya. Manajer dapat menggunakan dominasinya dan menekan dalam menangani konflik dengan karyawan. Tetapi negosiasi akan membantu menangani konflik dari type apapun lebih efektif dan memberi hasil yang memuaskan kedua belah pihak. Negosiasi adalah merupakan proses interaksi kedia pihak lewat berbagai saluran komunikasi untuk menyelesaikan konflik.

Negosiasi adalah proses komunikasi yang amat penting. Ini merupakan bagian dari pekerjaan setiap manajer, seperti peran antar pribadi menurut kategori Mintzberg.
Menurut Lewicki dan Litterer, seluruh “situasi negosiasi” ditentukan oleh tiga karakteristik yaitu:

  1. Ada “konflik kepentingan” antara dua pihak atau lebih, yang berarti apa yang diinginkan oleh suatu pihak tidak selalu merupakan apa yang dikehendaki oleh pihak lain.
  2. Mungkin “tidak ada peraturan yang pasti” atau prosedur untuk menyelesaikan konflik, atau pihak-pihak tersebut memilih bertindak di luar peraturan dan prosedur untuk menemukan penyelesaiannya sendiri terhadap konflik.
  3. Semua pihak, sekurang-kurangnya pada suatu saat, lebih senang “mencari persetujuan” daripada bertentangan secara terbuka, menyerah kepada satu pihak, memutuskan hubungan secara permanen, atau membawa perselisihan mereka kepada pemegang wewenang yang lebih tinggi untuk mendapatkan pemecahan.

Negosiasi adalah proses komunikasi yang kompleks, semuanya semakin jelas kalau satu babak negosiasi hanya merupakan episode hubungan dalam jangka yang lebih panjang. Keadaan seperti itu seringkali merupakan kasus dalam hubungan karyawan dengan pihak manajemen.

Persiapan merupakan perhatian kunci bagi negosiator. Persiapan tersebut harus menyertakan tinjauan proses negosiasi yang terjadi sebelumnya dan hasil dari negosiasi tersebut. Negosiator mengambil resiko cukup besar bila dia beranggapan bahwa sejarah tidak penting bagi pihak lain.

Kaitan antara hubungan dengan waktu dalam proses negosiasi sangatlah masif. Strategi organisasi dan rencana fungsional akan berfungsi sebagai pedoman dan nilai ambang yang menentukan batas mengenai apa yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh negosiator.

Daftar Pustaka

Shapiro, A. J., 1994, Foundations of Multinational Financial Management, A Simon Schustler Company, Englewood Cliffs, New Jersey.
Shimizu, R., 1989, The Japanesse Business Success Factor, Chikura Shobo, Tokyo.
Stoner, James A.F., Freeman R.E., Gilbert D.R., 1995, Management, Prentice-Hall, Inc., A Simon Schustler Company, Englewood Cliffs, New Jersey.

About these ads