Teknik untuk menghindari penundaan kerja

Siapakah penunda kerja? Bukanlah orang yang belum melakukan suatu kekerjaan karena dia terlalu sibuk. Penunda kerja adalah orang yang seharusnya telah melaksanakan suatu tugas namun membatalkannya dan menjadikannya suatu kebiasaan. Apa yang ia dapat ia kerjakan hari ini malah ia rencanakan untuk dilaksanakan besok atau minggu depan.

 Ini berpangkal dari caranya menilai waktu yang tidak realistis. Ia mempunyai wishful thingking. Dia tidak menyadari bahwa waktu itu terukur, tertentu dan terbatas dari jumlah pekerjaan yang tersedia. Dia mengharapkan waktu yang lebih panjang dari yang ada. Ketika tiba-tiba waktunya habis, dia kaget, kecewa dan marah; sebab tugasnya belum selesai. Akibatnya, banyak pihak lain yang dirugikan.

Menunda sebuah penyakit?

Benarkah menunda sebagai sebuah penyakit atau kebiasaan buruk semata. Ada dua konsekuensi yang dihadapi para penunda kerja : keluar dan kedalam. Konsekuensi keluar dapat bersifat ringan, seperti harus membayar denda karena terlambatnya pekerjaan atau konsekuensi berat : mungkin calon isteri menganggap dia orang yang tidak bertanggungjawab karena seringnya meleset dalam janji

Konsekuensi internal dapat berupa perasaan tidak enak atau penyesalan, sampai pada perasaan salah atau putus asa yang intens-sebagai akibat kehilangan kesempatan kerja karena terlambat datang untuk wawancara, misalnya.

Kebiasaan buruk ini ini bisa menjadi kendala bagi kemajuan hidupnya, apakah disekolah, dalam pergaulan sosial atau dalam pekerjaan. Banyak pekerjaan rumah yang tidak selesai; digudang penuh barang yang belum dibongkar sejak pindah 10 tahun yang lalu; sering pindah kerja karena dipecat dengan alasan selalu terlambat.

Tip untuk para pemimpin dan manajer

Kalau dikalangan karyawan anda ada penunda kerja, apa yang bisa anda lakukan? Kalau karyawan sering datang terlambat, menunda instruksi yang anda berikan atau selalu menabrak tenggat, perusahaan bisa dirugikan. Mungkin saja produktiftas secara umum akan terhambat.

Selain itu sebagai akibatnya mungkin akan bisa timbul maslaah personalia yang lebih luas. Dan andalah- sebagai seorang manajer atau eksekutif-yang akhirnya harus menyisihkan waktu anda yang berharga itu untuk mengatsi kesulitan-kesulitan yang timbul sebagai akibatnya. Selain salah perkiraan tentang waktu, karyawan menjadi penunda kerja mungkin karena alasan pribadi :

• Cemas akan kemungkinan dimarahi atau dihakimi
• Tidak suka dikontrol langsung oleh atasannya.
• Tidak punya keyakinan pada diri sendiri

Tetapi penundaan kerja bisa juga ada kaitannya dengan struktur dan operasi organisasi yang anda pimpin. panggillah karyawan itu dan ajak bicara. Cara mengatasi masalahnya sangat bergantung pada alasan mengapa karyawan itu menjadi penunda pekerjaan. Kalau dia menunda pekerjaan karena dia tidak mampu menyusun laporan tertulis dan khawatir hasil pekerjaannya itu akan dicela oleh karyawan lain, jelaskan bahwa tidak ada hasil pekerjaan langsung bisa sempurna. Yang penting, laporan itu perlu selesai. Penyempurnaannya bisa dilakukan kemudian.Ada juga kemungkinan, karyawan tersebut tidak menyukai jenis pekerjaan. Tanggapan anda : Adakah jenis pekerjaan lain untuknya? Kalau tidak, apa alternatifnya?

Apapun alasan karyawan itu menunda pekerjaannya, menjadi tugas anda sebagai pimpinan untuk mengusahakan agar kebiasaan menunda pekerjaan itu dihapuskan atau paling tidak dikurang secara berangsur-angsur. Bagaimana caranya agar kedua pihak tidak frustasi? Bagaimanah caranya agar langkah-langkah mengatasi tidak menggangu hubungan baik yang ada selama ini antara anda dan karyawan anda?

Pencegahan.

Untuk mencegah agar keadaan tidak semakin parah, ada hal-hal yang harus dihindari :

• Jangan mengatakan, ”Pokoknya, kerjakan !” mendengar ungkapan itu si penunda kerja langsung frustasi, cemas, menolak dan kehilangan rasa harga diri.
• Jangan terus merepet dan mengawasi. Siapapun tidak akan senang jika terus menerus diomeli atau diawasi. Semakin anda memepet, semaikin lama menundanya. Mungkin dia akan memberikan janji-janji, tetapi karena dia sangat terganggu oleh pengawasan dan omelan anda, dia akan memperlamban pekerjaannya sebai ungkapan rasa tidak senangnya.
• Jangan menggunakan kritikan, cemoohan dan ancaman. Walaupun kritikan atau ancaman berhasil membuat dia bertindak, sukses anda itu tidak bisa lama. Karena dalam hubungan selanjutnya dia akan terus ingat akan apa yang dirasakannya sebagai hinaan.
• Jangan mengambil alih pekerjaanya. Usaha menyelamatkan penunda kerja hanya memperparah keadaanya. Lain kali dia akan menunda-nunda lagi karena dia mempunyai harapan atau fantasi bahwa anda atau karyawan lain akan menyelamatkannya. Yang perlu adalah, dia harus belajar melakukannya sendiri.
• Jangan mengatakan, ”saya kan sudah bilang.” kalau apa yang anda khawatirkan akhirnya terjadi-sebagai akibat penundaannya, tentu anda ingin mengatakan bahwa andalah yang benar. Walaupun dia tidak mau mengakui, tetapi dalam hati kecilnya dia tahu, andalah yang benar. Dengan mengatakan, ” saya kan sudah bilang!”

Sikap positif

Tidak ada cara yang dapat menjamin bisa mengatasi masalah karawan penunda kerja. Tetapi ada langkah-langkah yang mungkin membuat kehidupan dan hubngan kerja menjadi lancar.

Jaga perspektif anda.

Anda mungkin merasa bisa mengerti masalah karyawan penunda kerja itu. Sebaiknya anda sadari, kekuasaan anda terhadap karyawan itu terbatas. Anda bisa mencoba mempengaruhi untuk melakukan apa yang anda inginkan, tetapi anda tidak akan mampu membuatnya bertindak.

Bersikaplah fleksibel dalam strategi anda.

Dalam semua interaksi pribadi, sikap fleksibel merupakankeharusan. Seringkali kalau suatu strategi gagal, kita cenderung mengulanginya lagi dan semikin intens.

Jika strategi pertama gagal, coba dengan cara lain, sekalipun anda merasa merasa strategi pertama lebih rasional. Misalnya kalau semula anda mendesak-desak agar dia melakukan tugasnya, coba hentikan dan biarkan dia. Mungkin anda ingin mengomel, tetapi tahanlah. Dan mungkin penunda kerja itupun akan menolak strategi anda yang baru. Mengubah kebiasaan lama memakan waktu. Kemudian perhatikan apa yang terjadi. Kalau masih tidak berhasil juga, coba cara lain lagi dalam berinteraksi.

Buatlah batasan, deadline, dan sebutkan konsekuensinya.

Panggil karyawan tersebut dan kemukakan apa yang harus dikerjakan dan kapan harus selesai. Kemukakan juga apa konsekunsinya jika terjadi penundaan. Katakan secara sfsifik dan kongkrit sehingga kedua pihak tahu apa yang diharapkan.

Sebaik mungkin berikan kesemptan pada karyawan itu ntuk menentukan sasaran, tenggat maupun konsekuensinya. Dengan demikian dia merasa ikut mengendalikan situasi dan mungkin ini dapat membantu kebiasaan menunda pekerjaan yang diperlukan adalah kesepatan.

Jika karyawan itu menolak mendiskusikan dengan anda atau tidak tercapai kesepakatan. Anda secara sepihak dapat menentukan konsekuensiny

Teknik mencegah penundaan kerja

Siapakah penunda kerja? Bukanlah orang yang belum melakukan suatu kekerjaan karena dia terlalu sibuk. Penunda kerja adalah orang yang seharusnya elah melaksnakan suatu tugas namun membatalkannya dan menjadikannya suatu kebiasaan. Apa yang ia dapat ia kerjakan hari ini malah ia rencanakan untuk dilaksanakan esok atau minggu depan.

Ini berpangkal dari caranya menilai waktu yang tidak realistis. Ia mempunyai wishful thingking. Dia tidak menyadari bahwa waktu itu terukur, tertentu dan terbatas dari jumlah pekerjaan yang tersedia. Dia mengharapkan waktu yang lebih panjang dari yang ada. Ketika tiba-tiba waktunya habis, dia kaget, kecewa dan marah; sebab tugasnya belum selesai. Akibatnya, banyak pihak lain yang dirugikan.

Menunda sebuah penyakit?

Benarkah menunda sebagai sebuah penyakit atau kebiasaan buruk semata. Ada dua konsekuensi yang dihadapi para penunda kerja : keluar dan kedalam. Konsekuensi keluar dapat bersifat ringan, seperti harus membayar denda karena terlambanya pekerjaan atau kosnekuensi berat : mungkin calon isteri menganggap dia orang yang tidak bertanggungjawab karena seringnya meleset dalam janji. Konsekuensi interbal dalam berupa perasaan tidak enak atau penyesalan, samapai pada perasaan salah atau putus asa yang intens-sebagai akibat kehilangan kesenpatan kerja karena terlambat datang untuk wawancara, misalnya.

Kebiasaan buruk ini ini bisa menjadi kendala bagi kemajuan hidupnya, apakah disekolah, dalam pergaulan sosial atau dalam pekerjaan. Banayk pekrjaan rumah yang tidak selesai; digudang penuh barang yang belum dibongkar sejak pindah 10 tahun yang lalu; sering pindah kerja karena dipecat dengan alasan selalu terlambat.

Tip untuk para pemimpin dan manajer

Kalau dikalangan karyawan anda ada penunda kerja, apa yang bisa anda lakukan? Kalau karyawan sering datang terlambat, menunda instruksi yang anda berikan atau selalu menabrak tenggat, perusahaan bisa dirugikan. Mungkin saja produktiftas secara umum akan terhambat.

Selain itu sebagai akibatnya mungkin akan bisa timbul maslaah personalia yang lebih luas. Dan andalah- sebagai seorang manajer atau eksekutif- yang akhirnya harus menyisihkan waktu anda yang berharga itu untuk mengatsi kesulitan-kesulitan yang timbul sebagai akibatnya.

Selain salah perkiraan tentang waktu, karyawan menjadi penunda kerja mungkin karena alasan pribadi :

Ð Cemas akan kemungkinan dimarahi atau dihakimi

Ð Tidak suka dikontrol langsung oleh atasannya.

Ð Tidak punya keyakinan pada diri sendiri

Tetapi penundaan kerja bisa juga ada kaitannya dengan struktur dan operasi organisai yang anda pimpin.

Langkah pertama : panggil karyawan itu dan ajak bicara. Cara mengatasi masalahnya sangat bergantung pada alasan mengapa karyawan itu menjadi penunda pekerrjaan. Kalau dia menunda pekerjaan karena dia tidak mampu emnyusun laporan tertulis dan khawatir hasil pekerjaannya itu akan dicela oleh karyawan lain, jelaskan bahwa tidak ada hasil pekerjaan langsung bsia sempurna. Yang penting, laporan itu perlu selesai.penyempurnaannya bisa dilakukan kemudian.

Ada juga kemungkinan, akryawan tersebut tidak menyukai jenis pekerjaan. Tanggapan anda : Adakah jenis pekerjaan lain untuknya? Kalau tidak, apa alternatifnya?

Apapun alasan karyawan itu menunda pekerjaannya, menajdi tugas anda sebagai pimpinan untuk mengusahakan agar kebiasaan menunda pekerjaan itu dihapuskan atau paling tidak dikurang secara berangsur-angsur. Bagaimana caranya agar kedua pihak tidak frustasi? Bagaimanah caranya agar langkah-langkah mengatasi tidak menggangu hubungan baik yang ada selama ini antara anda dan karyawan anda?

Pencegahan.

Untuk mencegah agar keadaan tidak semakin parah, ada hal-hal yang harus dihidnari :

Ð Jangan mengatakan, ”pokonya, kerjakan !” mendengar ungkapan itu si penunda kerja langsung frustasi, cemas, menolak dan kehilangan rasa harga diri.

Ð Jangan terus merepet dan mengawasi. Siapapun tidak akan senang jika terus menerus diomeli atau diawasi. Semakin anda memepet, semaikin lama menundanya. Mungkin dia akan memberikan janji-janji, tetapi karena dia sangat terganggu oleh pengawasan dan omelan anda, dia akan memperlamban pekerjaannya sebai ungkapan rasa tidak senangnya.

Ð Jangan menggunakan kritikan, cemoohan dan ancaman. Walaupun kritikan atau ancaman berhasil membuat dia bertindak, sukses anda itu tidak bisa lama. Karena dalam hubungan selanjutnya dia akan terus ingat akan apa yang dirasakannya sebagai hinaan.

Ð Jangan mengambil alih pekrjaanya. Usaha menyelamatkan penunda kerja hanya memperparah keadaanya. Lain kali dia akan menunda-nunda lagi karena dia mempunyai harapan atau fantasi bahwa anda atau karyawan lain akan menyelamatkannya. Yang perlu adalah, dia harus belajar melakukannya sendiri.

Ð Jangan mengatakan, ”saya kan sudah bilang.” kalau apa yang anda khawatirkan akhirnya terjadi-sebagai akibat penundaannya, tentu anda ingin mengatakan bahwa andalah yang benar. Walaupun dia tidak mau mengakui, tetapi dalam hati kecilnya dia tahu, andalah yang benar. Dengan mengatakan, ” saya kan sudah bilang!”

Sikap positif

Tidak ada cara yang dapat menjamin bisa mengatasi masalah karawan penunda kerja. Tetapi ada langkah-langkah yang mungkin membuat kehidupan dan hubngan kerja menjadi lancar.

Jaga perspektif anda.

Anda mungkin merasa bisa mengerti masalah karyawan penunda kerja itu. Sebaiknya anda sadari, kekuasaan anda terhadap karyawan itu terbatas. Anda bisa mencoba mempengaruhi untuk melakukan apa yang anda inginkan, tetapi anda tidak akan mampu membuatnya bertindak.

Bersikaplah fleksibel dalam strategi anda.

Dalam semua interaksi pribadi, sikap fleksibel merupakankeharusan. Seringkali kalau suatu strategi gagal, kita cenderung mengulanginya lagi dan semikin intens.

Jika strategi pertama gagal, coba dengan cara lain, sekalipun anda merasa merasa strategi pertama lebih rasional. Misalnya kalau semula anda mendesak-desak agar dia melakukan tugasnya, coba hentikan dan biarkan dia. Mungkin anda ingin mengomel, tetapi tahanlah. Dan mungkin penunda kerja itupun akan menolak strategi anda yang baru. Mengubah kebiasaan lama memakan waktu. Kemudian perhatikan apa yang terjadi. Kalau masih tidak berhasil juga, coba cara lain lagi dalam berinteraksi.

Buatlah batasan, deadline, dan sebutkan konsekuensinya.

Panggil karyawan tersebut dan kemukakan apa yang harus dikerjakan dan kapan harus selesai. Kemukakan juga apa konsekunsinya jika terjadi penundaan. Katakan secara sfsifik dan kongkrit sehingga kedua pihak tahu apa yang diharapkan.

Sebaik mungkin berikan kesemptan pada karyawan itu ntuk menentukan sasaran, tenggat maupun konsekuensinya. Dengan demikian dia merasa ikut mengendalikan situasi dan mungkin ini dapat membantu kebiasaan menunda pekerjaan yang diperlukan adalah kesepatan.

Jika karyawan itu menolak mendiskusikan dengan anda atau tidak tercapai kesepakatan. Anda secara sepihak dapat menentukan konsekuensiny

Struktur Jabatan Pengaruhi Skala Prioritas

TERNYATA dalam menentukan jabatan dan jenis pekerjaan yang akan dilakoni di sebuah perusahaan, dilihat pada pelaku dan nonpelaku. Artinya, bicara mengenai level staf ke bawah maka akan membahas tentang level pelaku yang menerima intruksi. Jadi hanya kemampuan motorik saja yang diandalkan oleh mereka.

Berbeda dengan level atas seperti staf karyawan hingga CEO (Chief Executive Officer), mereka menggunakan thinking dalam menjalankan job decriptionnya.

Di negara berkembang seperti Indonesia, struktur jabatan banyak mengadopsi negara maju Amerika dan Eropa. Di mana dalam penentuan jabatan dilihat dari level jabatan mulai dari tingkat terendah yaitu office boy hingga pemikir (thinker) dan pelaksana (pelaku)-nya.

“Dalam menentukan struktur jabatan di sebuah perusahaan, maka tingkat pendidikan sangat berpengaruh kuat. Karena tingkat pendidikan memengaruhi pikiran, sikap, dan perilaku seseorang,” kata psikolog Bondan Seno Prasetyadi, saat dihubungi okezone melalui telepon selulernya, Senin (25/5/2998).

Dijelaskan oleh almamater Universitas Guna Dharma ini, tingkat pendidikan yang akan memengaruhi seseorang tersebut dapat dibedakan dari cara pikir mahasiswa dan tukang parkir saat menghadapi kenaikan BBM.

“Misalnya saat seorang tukang parkir dan mahasiswa ditanyakan mengenai kenaikan BBM, maka cara pandang dan sikap yang ditunjukkan pasti akan berbeda. Hal-hal kecil seperti inilah yang membedakan seseorang ketika masuk dalam dunia kerja,” ungkap staf pengajar di Fakultas Hukum di sebuah perguruan tinggi swasta di Jakarta itu.

Di Amerika dan Eropa, sambungnya, ada aturan baku yang menjelaskan mengenai struktur jabatan dan skala upah yang akan diterima seluruh pegawainya. Sementara di Indonesia, masih menurut Bondan, struktur jabatan dan skala upah baru dimulai sejak Kepmen Nomor 49/2004 tentang teknis penyusunan sebuah perusahaan diberlakukan.

“Dari kepmen tersebut, akhirnya booming perusahaan-perusahaan yang menyusun struktur, golongan, jabatan, dan skala upah pegawainya,” jelas konsultan untuk SDM di beberapa perusahaan itu.

Dengan adanya kepastian tersebut, lanjut Bondan, maka akan menguntungkan kedua belah pihak. Baik dari perusahaan maupun karyawan yang bersangkutan, karena akan memperjelas jenjang karier seseorang.

Dalam hal ini, pegawai terendah setingkat office boy pasti mengalami kondisi yang sulit. Sebab mereka sulit untuk mendapat posisi tinggi bila tidak didukung oleh jenjang pendidikan dan kinerja yang baik.

“Adanya peraturan yang menguatkan bahwa level bawah memang mudah untuk dicari, membuat perusahaan tak menjadikan bagian tersebut sebagai skala prioritas. Sebab job description mereka tidak strategis sehingga mudah untuk digantikan sewaktu-waktu,” tukasnya. (nsa)

Sumber : http://www.okezone.com