Posts tagged ‘sekretaris’

How to Become a ProSec (Professional Secretary) Peran Sekretaris


Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor.

Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?

Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.

Masih ingat peran utama dari seorang Sekretaris? Penjabaran dibawah ini mungkin akan mengingatkan Anda.

1. Sekretaris sebagai duta.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?

2. Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.

3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.

4. Sekretaris sebagai humas.

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.

Sumber : leadership-park.com

Iklan

Sekretaris


Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.Keterampilan Utama Sekretaris: Pengetahuan : Ruang lingkup materi : Kesekretarisan, Pengetahuan mesin-mesin kantor, Komunikasi, Manajemen Perkantoran, Surat menyurat bahasa Indonesia, Surat menyurat bahasa Inggris, Pengelolaan arsip, Penanganan telepon, Penanganan Tamu, Agenda pimpinan. Keterampilan : Ruang Lingkup materi : Kecepatan mengetik dengan komputer, Membuat surat niaga dengan bahasa Indonesia, Membuat surat niaga dengan bahasa Inggris, Penanganan telepon, Mencatat pesan dengan steno, Merencanakan perjalanan dinas, Penanganan Kas Kecil, Pengelolaan Arsip Wawancara : Penguasaan materi, Kemampuan komunikasi bahasa inggris, Penampilan, Etika dan Sikap. Presentasi : Penguasaan materi, Sistematika penyajian, Kemampuan berkomunikasi lisan.

RESENSI BUKU : “Menjadi Sekretaris Profesional”


RESENSI BUKU

504-08-24967

Pengarang : M.G. Hartiti Hendarto, Drs. FX.Tulusharyono, MM.
Halaman : 168 hlm. :24 cm

(Seri Pengembangan Diri dan Karier no. 4)

Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis . Profesi
ini menjadi semakin bergengsi , bergaji besar dan ikut menentukan
keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berfikir kalau
mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.

Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para eksekutifpun menginginkan para sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude), memiliki pengetahuan yang luas(knowledge), serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaan sekretaris (understanding). Keinginan eksekutif itu tidak membuat profesi ini menjadi profesi yang sulit dijangkau. Sebab sebenarnya hal-hal tersebut tidak membutuhkan bakat-bakat khusus, hanya membutuhkan keinginan yang kuat untuk maju, kemauan untuk bekerja keras dan kesedian untuk terus mengembangkan diri dan mencurahkan segenap tenaga dan fikiran untuk menekuni bidang ini.

Buku pegangan ini merupakan langkah permulaan yang baik yang akan memberikan pemahaman yang tajam dan tepat akan profesi sekretaris. Teknik teknik praktis yang diulas dalam buku pegangan ini merupakan kajian dari berbagai pengalaman nyata penulis selama bekerja sebagai sekretaris.

Buku “Menjadi sekretaris Profesional ” membimbing para pembaca untuk
menguasai semua tuntutan yang harus dikuasai seorang sekretaris. Secara
garis besar buku ini mengupas tiga bagian berikut :

1. Memahami dunia sekretaris …………

  • Profesi Sekretaris
  • Persyaratan menjadi Sekretaris
  • Penampilan Sekretaris
  • Sikap Positif

2. Tugas Sekretaris…………..

  • Tugas Keseharian Sekretaris
  • Berkomunikasi efektif dengan telepon
  • Sopan santun dalam menerima tamu
  • Mengatur Jadwal kerja pimpinan
  • Menangani surat menyurat
  • Menangani tugas pendiktean pengetikan
  • Tugas Pengarsipan
  • Mempersiapkan Perjalanan dinas pimmpinan
  • Mempersiapkan dan melayani pertemuan bisnis.

3. Peran Sekretaris

  • Sekretaris sebagai pengawas
  • Mengerti Pimpinan Anda
  • Menjadi Seorang sekretaris Eksekutif
  • Sekretaris dalam era Informasi Global

Buku ini ditujukan untuk para peserta didik kesekretarisan, sekretaris
pemula , pendidik sekretaris maupun sekretaris senior yang perlu meninjau
kembali pemahamamnya terhadap profesi sekretaris yang sedang dijalaninya.

Keahlian komunikasi bagi sekertaris


Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.

Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu

  1. Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
  2. Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.

Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:

 

  1. Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
  2. Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
  3. Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
  4. Memberi intonasi kata-kata yang penting

Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:

  1. Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
  2. Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
  3. Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
  4. Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
  5. Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran

Tinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional

%d blogger menyukai ini: