Posts from the ‘Pengantar Manajemen’ Category

MODUL 3 # FUNGSI ORGANIZING DALAM MANAJEMEN (PERTEMUAN 4)


A. DEFINISI

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon – alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah unt tujuan bersama. Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen.[1] Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisa organisasi (organization analysis).

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda.[1] Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan) , sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi  serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarkat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus.Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup.Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

“Inti organisasi belajar adalah kemampuan organisasi untuk memanfaatkan kapasitas mental dari semua anggotanya guna menciptakan sejenis proses yang akan menyempurnakan organisasi”
(Nancy Dixon, 1994)

“Organisasi di mana orang-orangnya secara terus-menerus mengembangkan kapasitasnya guna menciptakan hasil yang benar-benar mereka inginkan, di mana pola-pola berpikir baru dan berkembang dipupuk, di mana aspirasi kelompok diberi kebebasan, dan di mana orang-orang secara terus-menerus belajar mempelajari (learning to learn) sesuatu secara bersama” (Peter Senge, 1990)

”Organisasi belajar adalah organisasi yang mampu melaksanakan proses transformasi pengetahuan secara siklikal-berkelanjutan, dari pengetahuan pekerja sebagai hasil belajar mandiri menjadi pengetahuan organisasi sebagai hasil belajar organisasional, untuk menumbuh kembangkan modal organisasi”. (diana siregar, ITB)

Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan “organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.”

Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakan “organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.”
Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan “organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

James D Mooney berpendapat bahwa “Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.

Chester L Bernard (1938) mengatakan bahwa “Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.

Paul Preston dan Thomas Zimmerer mengatakan bahwa “Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.” (Organization is a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives).

Sebuah kesatuan yang terdiri dari sekelompok orang yang bertindak secara bersama-sama dalam rangka mencapai tujuan bersama (Burky dan Perry, 1998).

Menurut Dimock, organisasi adalah : “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose” (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).

Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu, dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan dan dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembaian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggungjawab serta penetapan hbungan antara unsur-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang bekerjasama secara efektif untuk mencapai tujuan (M. Fuad, 2001:102)

Istilah organisasi yang didefinisikan secara statis diartikan sebagai suatu gambaran secara skematis tentang bagian-bagian tugas dan tanggungjawab dan hbungan bagian yang terdapat dalam sesautu badan atau suatu lembaga sedangkan secara dinamis diartikan sebagai suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dialkukan, pembatasan tugas-tugas atau tangungjawab serta wewenang dan penetapan hbungan antara unsure organisasi sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama sefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. (Manulang, 1971:49)

Organisasi sebagai wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama, kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama-sama untuk merealisasikan tujuannya (B.S. Wibowo, 202:315)

Organisasi diartikan sebagai a consciously coordinated social entity, with a relatively identifiable boundary that functions on a relatively continuous basis to achive a common goal or set of goals (stphen P. Robbins, 1990:4)

Organization are relatively permanent social entities characterized by goal-oriented behavior, specialization and structure (Warren B. brown, 1980:2)

Pengorganisasian diartikan sebagai suatu tindakan mengusahakan hubungan kelakukan yang efektif antara orang-orang, hingga mereka dapat bekerjasama secara efisien dan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.(George R.Terry, 2006:233)

Menurut Kochler, organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasikan usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi lewat hirarki otoritas dan tanggungjawab (Schein). Karakterisitik organisasi menurut Schein meliputi : memiliki struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan aktivitas di dalamnya.

Menurut W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia, organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur.

Definisi Organisasi Perusahaan (Kast & Rosenzweig) :
1. Suatu subsistem dari lingkungannya yang lebih luas.
2. Terdiri dari orang-orang yang berorientasi pada tujuan.
3. Suatu subsistem teknik, yaitu orang-orang yang menggunakan pengetahuan, teknik, peralatan & fasilitas.
4. Suatu subsistem struktural, yaitu orang-orang yang bekerja bersama dalam berbagai kegiatan yang terpadu.
5. Suatu subsistem psikososial, yaitu orang-orang yang terlibat dalam hubungan sosial
6. Suatu subsistem manajerial yang merencanakan & mengendalikan semua usaha.

Organisasi Belajar adalah organisasi dimana sekumpulan orang secara berkelanjutan mengembangkan kapasitas mereka untuk membuat hasil yang benar-benar mereka inginkan, dimana pola pikir yang baru dan telah diperluas kemudian dipelihara, dimana aspirasi kolektif dibebaskan, dan dimana semua orang secara berkelanjutan belajar untuk melihat secara keseluruhan bersama-sama (Peter Senge).

Definisi Organisasi Perusahaan (Kast & Rosenzweig) :
1. Suatu subsistem dari lingkungannya yang lebih luas.
2. Terdiri dari orang-orang yang berorientasi pada tujuan.
3. Suatu subsistem teknik, yaitu orang-orang yang menggunakan pengetahuan, teknik, peralatan & fasilitas.
4. Suatu subsistem struktural, yaitu orang-orang yang bekerja bersama dalam berbagai kegiatan yang terpadu.
5. Suatu subsistem psikososial, yaitu orang-orang yang terlibat dalam hubungan sosial
6. Suatu subsistem manajerial yang merencanakan & mengendalikan semua usaha.

Organisasi adalah seluruh orang-orang yang melaksanakan fungsi-fungsi yang berbeda tetapi saling berhubungan dengan yang dikoordinasikan agar sebuah tugas dapat diselesaikan.

Dengan demikian diantara ketiga macam pandangan tentang pengertian organisasi, pandangan yang tepat adalah yang menganggap organisasi sebagai suatu sistem kerjasama, sistem hubungan, sistem sosial. Guna memudahkan penangkapan pengertian, dapatlah kiranya disusun suatu definisi organisasi secara sederhana dan dapat diterapkan dalam praktek sebagai berikut :

 organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian.

Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

B. PRINSIP ORGANISASI

  1. Principle of objective, Tiap organisasi harus mempunyai tujuan yang tertentu dan jelas
  2. The principle of functional organization, Suatu organisasi harus didirikan diatas fungsi-fungsi utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan efisien
  3. The principle of balance, Berbagai bagian dari organisasi harus mempunyai kebutuhan yang berimbang sesuai dengan fungsi bagian tersebut dalam mencapai tujuan organisasi
  4. The principle of specialization, Organisasi harus dibagi sehingga aktiftas seseorang anggota organisasi sedapat mungkin dibatasi pada pelaksanaan satu fungsi saja.
  5. The principle of continuity, Organisasi harus mengambarkan jenjang kenaikan tingkat dalam strukturnya agar suplai kemampuan manajerial yang sangat diperlukan untuk menjamin kelangsungan hidupnya dapat terlaksana secara berkeinambungan
  6. The principle of flexibility, Organisasi dan rencana kerjanya harus lentur untuk menghadapi keadaan usaha yang terus menerus berubaha, persaingan, pengaruh luas, perluasan.
  7. The principle of simplicity, Rencana organisasi harus sederhana sedemikian rupa agar dapat mencpai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien
  8. The principle of unity of command, Setiap organisasi memerlukan seorang pemimpin tunggal dan setiap bawahan harus mempunyai haya seorang atasan
  9. The principle of span of control, Kemapuan seseorang untuk mengendalikan bawahan dengan efektif dan efisien, karena itu perlu ada jumlah bawahan seseorang
  10. The principle supervisory channels, Suatu organisasi harus diperlengkapi dengan garis kepengawsan secara tegas dari pucuk pimpinan sampai kepada para pelaksana
  11. The principle of communication, Oprganisai harus memungkinkan hubungan yang baik untuk pelaksnaan tiap tugas
  12. The principle of coordination, Organisasi harus memungkinkan koordinasi yang baik dari tiap fungsi agar dicapai efisiensi uyang maksimal
  13. The principle of effectiveness, Organisasi harus memungkinkan efisiensi yang maksimum disertai dengan minimum usaha dan pengeluaran-pengeluaran lainnya dalam mencapai tujuannya

C. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:[1]

  • Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
  • Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
  • Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
  • Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
  • Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
  • Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

Desain organisasi
Struktur sederhana
Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi.[1] Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama.[1] Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang terce== rmin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas.[1] Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.[1]

Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.[1]
Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi.[1] Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.[1

 Struktur matriks
Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.[1] Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.[2]
Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk[1] Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.[1] Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran.[1] Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan.[1] Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran.[1] Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan.[1] Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.[1]
Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan –manajer departemen fungsional dan manajer produk.[1] Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.[1]

Desain Struktur Organisasi Modern

Struktur tim
Struktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja.[3] Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja.[1] Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.[4]

Organisasi virtual
Organisasi virtual adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis secara detail.[5]

Organisasi Nirbatas
Organisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.[1]
Desain struktur organisasi formal.
Pada bab-bab sebelumnya telah dibahas berbagai alasan mengapa orang-orang membentuk dan bergabung dengan suatu organisasi. Yaitu alasannya adalah untuk mencapai tujuan –tujuan secara bersama.
Organisasi formal dapat diibaratkan sebagai sebuah “kendaraan”untuk mencapai tujuan secara bersama. Lebih jelasnya organisasi formal (menurut teori organisasi klasik) adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari kelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan dibawah kekuasaan dan kepemimpinan. Organisasi formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun.

Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi format harus memiliki tujuan atau sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapai tujuannya. Tanpa tujuan organisasi tidak mungkin membuat perencanaan, Dan bila organisasi tidak memiliki perencanaan maka tidak ada ketentuan tentang jalannya organisasi tersebut.
Struktur organisasi formal mempunyai dua muka yaitu:
 Model struktur (mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi).
 Dimensi-dimensi dasar struktur ( ini menentukan kegiatan –kegiatan dan hubungan –hubungan yang harus dilakukan dantingkat spesialisasi yang dapat di berikan).

Variabel strurktur organisasi formal
A). Strategi dan struktur organisasi
Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk mengimplementasikan para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi.
Strategi akan mempengaruhi struktur suatu organisasi dengan penjelasan sebagai berikut :
a. Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional,yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi.
b. Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang – orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan – kegiatan tersebut.
c. Strategi menentukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan dioperasikan.

 Desain struktur organisasi formal
Berikut ini akan di uraikan dan di analisa berbagai model struktural lebih baru yang telah di rancang dan diimplementasikan untuk menghadapi tantangan-tantangan kedepannya.
1. Organisasi Proyek
Bentuk organisasi proyek umumnya dipakai dalam industri ruang angkasa dan juga menjadi semakin luas dipergunakan dalam organisasi-organisasi bisnis,pemerintah dan militer lainnya.
Ada beberapa macam bentuk struktur proyek antara lain :
a. Organisasi proyek individual
Hanya terdiri dari manajer proyek,yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan atau personalia yang secara langsung melapor kepadanya.
b. Organisasi proyek staf
manajer proyek sudah mempunyai staf pendukung yang disediakan untuk setiap kegiatan-kegiatan proyek.
c. Organisasi proyek “intermix”
Didalamnya manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama yang melapor secara langsung kepadanya.
d. Organisasi proyek agregat
Manajer mempunyai semua personalia yang diperlukan untuk proyek staf dan lini fungsional yang melaporkan secara langsung kepadanya.peranan manajer proyek adalah mengatur waktu, kualitas, dan standar biaya proyek agar sesuai dengan rencana.

2. Organisasi Matriks
Organisasi matriks sangat terkenal dalam industri ruang angkasa dan organisasi-organisasi yang memerluhkan koordinasi karena banyaknya hubungan-hubungan yang terjadi atau yang memerlukan prestasi teknis tinggi,seperti perusahaan-perusahaan kontraktor,lembaga-lembaga konsultasi,serta penelitian dan pengembangan.
Bentuk Organisasi matriks ini akan sangat bermanfaat bila:
a. Kegiatan mempunyai waktu penyelesaian yang terbatas dan skedul waktu harus ditepati.
b. Pengendalian biaya merupakan faktor kritis
c. Banyak ketrampilan atau keahlian khusus yang membutuhkan koordinasi bagi penyelesaian proyek.
d. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan banyak yang baru dan belum dikenal para anggota tim proyek.

3. Organisasi Bentuk Bebas
Dengan konsep bentuk bebas ini tidak ada satu cara pengorganisasian, tetapi struktur dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan tertentu pada suatu waktu tertentu.
Ada 2 karakteristik umum tipe organisasi ini yaitu:
1. Organisasi bentuk bebas menggunakan secara ektensif sistem informasi yang dikomputerisasikan,terutama untuk mengevaluasi satuan-satuan kerja organisasional.
2. Organisasi bentuk bebas biasanya beranggotakan dan dikelola para manajer muda dan dinamis yang berani mengambil resiko yang telah diperhitungkan.

Model struktur organisasi
Ada dua model ekstrem dari desain organisasi.[1]

  • Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.[1]
  • Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.[1]
  • Model Piramid,model ini di buat persis sebuah piramida.
  • Model Horizontal,Model ini dibuat dengan manarik garis lurus secara horizontal dengan pembagian funsional masing-masing bersama tugasnya masi-masing

Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan diantara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya.

Berikut ini tiga model struktur organisasi yang di kenal sebagai berikut:
1. Model tradisional
struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungan yang stabil dan perubahan-perubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan.
Organisasi seperti ini efesien atau tidaknya tergantung pada 2 faktor yaitu:
a. Jumlah energi organisasional total yang diperlukan untuk menjaga struktur dalam menghadapi,tekanan-tekanan internal dan eksternal
b. Derajat penggunaan kemampuan berbagai sumber daya oleh struktur yang mencakup kemampuan semua anggotanya.

2. Model hubungan manusiawi
Model ini lebih mengusulkan bermacam-macam penyesuaian,teknik-teknik dan perilaku-perilaku struktur “off line”.
1) Model hubungan manusiawi mempersilahkan para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi diantara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisasi,serta mengembangankan hubungan-hubungan kerja sama yang baik antar para anggota organisasiyang bertanggung jawab kepadanya.
2) Pendekatan hubungan manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya yang menunjukan bahwa ia member tanggapan kooperatif dan bukannya malah menentang.
3) Pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi atau kewenangan departemen personalia,yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh anggota organisasi.
Intinya konsep hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi.struktur diterima sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu suatu lingkungan dimana didalamnya tampak sikap dan perilaku antar pribadi.

3. Model sumber daya manusia
Konsep model sumber daya manusia ini mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi-posisi yang berinteraksi.
Hal ini mengharuskan anggota-anggota organisasi mempunyai:
A. Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujuin bersama
B. Jalur yang memperoleh sumber informasi vertikal dan horizontal yang relevan.
C. Kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan efesien.

Faktor penentu struktur organisasi
Sebagian organisasi terstruktur pada garis yang lebih mekanistis sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristik organik.[1] Berikut adalah faktor-faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi:[6]

Strategi
Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya.[6] Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat.[6] tepatnya, struktur harus mengikuti strategi.[6] Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini.[6] Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.[6]
Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan.[6] Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga.[6] Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.[6]

Ukuran organisasi
Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan memengaruhi strukturnya.[6] Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil.[6] Namun, hubungan itu tidak bersifat linier.[6] Alih-alih, ukuran memengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.[6]

Teknologi
Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output.[6] Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.[6]

Lingkungan
Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi.[6] Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.[6]
Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah.[6] Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah.[6] Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi.[6] Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis -peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi bisnis mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis.[6] Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkannya.[6] Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi. [6]

  Berbagai fungsi yang melekat pada struktur organisasi
Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan serta fungsi-fungsi structural yang terjadi secara garis besar dapat di perinci sebagai berikut:

1. Wewenang
Wewenang adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untukmelakukan sesuatu.

2. Kekuasaan
Kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan wewenang tersebut.

3. Tanggungjawab
Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu.

4. Akuntabilitas
Adalah factor diluar individu dan perasaan pribadinya.

5. Komunikasi dalam organisasi
Komunikasi ini seperti pemberian perintah,permintaan akan suatu informasi,dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui struktur tingkatan organisasi.

6. Hubungan lini dan staf
Merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi.
Wewenang lini adalah memberikan perintah-perintah atau melaksanakan kegiatan .
Wewenang staf adalah memberi bantuan dan nasehat,tetapi tidak memberikan perintah.

7. Rentang kendali
Adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat di kendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.

8. Struktur flat dan tall
Flat (dasar), tall (tinggi) digunakan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang kendali dan tingkatan manajemen.

9. Sentralisasi dan desentralisasi.

10. Rantai wewenang kalar.
Ini bersangkutan dengan jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dan secara otomatis pada kapan sajaseorang individu dijadikan bawahan pada seorang atasan.

11. Kesatuan perintah.
Kesatuan perintah terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.

Departementasi
Ini bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi.
Departementasi yang lebih khusus,secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Waktu
2. Pelayanan ( service )
3. Langganan
4. Peralatan
5. Urutan angka(digunakan untuk pelayanan telepon).

Ada tiga tipe Departementasi yaitu antara lain:

a). Departementasi fungsional
Pendekatan ini untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam rancangan struktur organisasi.
Kebaikan utama departementasi fungsional yaitu berkaitan dengan aspek-aspek positif spesialisasi karena akan meningkatkan efesiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan yang ekonomis.
Kekurangan departementasi fungsional yaitu :
1. Mempersulit koordinasi
2. Dapat menciptakan konflik antar fungsi
3. Kurangnya kontak antar fungsi yang mengakibatkan para anggota berpandangan lebih sempit dan kurang inovatif
4. Kurang tanggap terhadap perubahan lingkungan.

b). Departementasi wilayah
Organisasi beroperasi diwilayah-wilayah tersebar maka departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Departementasi wilayah jika dihubungkan dengan tipe organisasi divisional memiliki kebaikan dan kelemahan antara lain:

Kebaikan:
1. Pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkitan kualitas lebih baik
2. Koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan,karena ada pemusatan kegiatan.
3. Beban manajemen pusat menjadi lebih ringan,karena ada pendelegasian.

Kelemahan:
1. Kepentingn seluruh organisasi kurang diperhatikan,karena kepentingan terpusat pada ukuran prestasi devisi
2. Meningkatnya biaya operasional organisasi,karena cenderung terjadinya kelebihan staf,duplikasi sumber daya dan peralatan
3. Mempersulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan

c). Departementasi produk
Berhubungan dengan suatu produk dalam organisasi tersebut.

Teknologi dan struktur
Menurut Woodward ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi,yang dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen.
2. Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.
3. Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf adminisratif dan klerikal.
Artinya ini adalah bahwa setiap tipe teknologi ada aspek-aspek struktur organisasional spesifik yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja yang lebih berhasil.

Orang dan struktur (orang yang terlibat dalam organisasi)
Antara lain:
a. Manajer dan struktur ini mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka.
Struktur organisasi dipengaruhi secara langsung oleh preferensi pribadi manajer terhadap berbagai tipe organisasi tertentu.
b. Karyawan dan struktur
Faktor-faktor seperti tingkat pendidikan, latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawan,dan ketersediaan berbagai alternatif di luar organisasi merupakan penentu-penentu penting struktur organisasi.

Dimensi struktur organisasi
A. Pembagian kerja
Para anggota organisasi dihadapkan pada 2 perhatian pokok:
1. Pembagian kerja yang dilaksanakan
2. Penentuan basis yang tepat untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan agar menghasilkan satuan-satuan kerja yang efesien dan menguntungkan bagi organisasisecara keseluruhan.

D. LINGKUNGAN ORGANISASI

  •   Lingkungan eksternal dan struktur

Dalam pembahasan pengaruh lingkungan pada desain organisasi secara terperinci kita perlu membedakan tipe-tipe lingkungan sebagai berikut:
1. Lingkungan stabil
Yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
Ciri –ciri lingkungan ini antara lain :
a. Perubahan produk tidak sering terjadi
b. Modifikasi dapat direncanakan dengan baik.
c. Permintaan pasar tidak begitu berfluktuasi.
d. Perubahan hukum organisasi atau produk tidak sering terjadi.
e. Perkembangan teknologi baru dapat diramalkan.

2. Lingkungan berubah
Yaitu lingkungan dimana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut di atas produk,pasar,hukum atau teknologi.

3. Lingkungan bergejolak
Terjadi apabila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran,hukum sering terganti,kemajuan teknologi berubah secara drastic, desain produk dan metode – metode produksi organisasi ada dalam lingkungan bergejolak.
Organisasi dalam lingkungan berubah mungkin dapat menggunakan kombinasi dua sistem yaitu:
a. Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi terperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi.
b. Sistem organik berarti individu-individu lebih cenderung berkerja dalam suatu kelompok dari pada berkerja sendiri.

E. TEORI ORGANISASI

  • Teori Organisasi Klasik

Konsep tentang organisasi sebenarnya telah berkembang mulai tahun. 1800an dan konsep-konsep ini sekarang dikenal sebagai teori klasi (classical theory) atau kadang-kadang disebut juga teori tradisional. Dampak teori klasik pada organisasi telah dan masih dirasakan sangat besar. Sebagai contoh organisasi yang didasarkan birokrasi dan banyak bagian dari teori klasik.

Karakteritik Organisasi Weberian (Organisasi Formal)
Kata birokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional. Organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.

Menurut Weber bentuk organisasi birokratik adalah bentuk yang paling efisien. Oleh karena itu Weber berpendapat bahwa masyarakat. Perlu membentuk organisasi, “baru” selain masyarakat. tradisional.

10 Ciri organisasi atas karya Weber:

  1. Suatu organissi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari org. formal adalah jabatan-jabatan.
  2. Tujuan atau rencana organisasi terbagi ke dalam tugas-tugas, tugas-tugas org. disalurkan diantara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi.
  3. Kewenangan: melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan.
  4. Garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hirarkis.
  5. Sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.
  6. Prosedur bersifat formal dan impersonal. Perlu adanya catt. Tertulis demi kontinuitas, keseragaman (uniformitas), dan untuk maksud-maksud transaksi.
  7. Disiplin
  8. Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan org.
  9. Pegawai yang dipilih utk bekerja berdasarkan kualifikasi teknis
  10. Kenaikan jabatan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

Implikasi teori Weber pada komunikasi organisasi:
suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan (positional communication). Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang.

  • Manajemen Ilmiah Taylor

Pendekatan Taylor terhadap manajemen dilakukan di sekitar 4 unsur fungsi: pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur dan rentang kekuasaan.

  1. Pembagian kerja: menyangkut bagaimana tugas, kewajiban dan pekerjaan organisasi didistribusikan. Pekerjaan setiap orang dlm org. hrs terbatas pada pelaksanaan suatu fungsi.
  2. Proses Skalar dan fungsional. Berkaitan dengan pertumbuhan vertikal dan horizontal organisasi.
  3. Struktur. Berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antaraberbagai fungsi yang ada dlm organiasasi. Lini: kewenangan terakhir terletak pada jabatan-jabatan dalam struktur itu. Staf: memberi nasihat dan jasa untuk membantu lini. Struktur tinggi dan struktur datar. Struktur tinggi mempunyai banyak tingkat kewenangan dengan manajernya yang mempnuayai rentang pengawasan yang sempit. Organisasi berstrutur datar ditandai dengan aktivitas individualistik dan usaha pemberdayaan.
  4. Rentang pengawasan. Jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan

Anatomi organisasi formal

Teori organisasi klasik hampir sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Hal ini tercermin dalam teori-teori di muka antara lain Weber dan Taylor.

Ada 3 unsur organisasi formal:

  1. Sistem kegiatan yang terkoordinasi. Organisasi dalam kenyatanyya selalu terdiri dari bagian-bagian dan hubungan-hubungan. Bagian-bagian organisasi merupakan kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan dan saling berhubungan.
  2. Kelompok orang
  3. Kerjsama utk mencapai tujuan

Dasar-dasar organisasi klasik

  1. Kekuasaan, bisa demokratis atau otokratis
  2. Saling melayani-merupakan legitimasi sosial pada organisasi. Setiap organisasi ada dan diakui oleh masyarakat umum
  3. Doktrin-rumusan tujuan organisasi
  4. Disiplin- perilaku yang ditentukan oleh perintah atau pengendalian diri.
  • Teori neo-klasik

Hugo Munsterberg
Munsterberg menekankan adanya perbedaan-perbedaan karakteristi individu dalam organisasi-organisasi. Sebagai tambahan Munsterberg mengingatkan adanya pengaruh faktor-faktor sosial dan budaya thd organisasi.

Percobaan Hawthorne
Percobaan Hawthorne merupakan kristalisasi teori neoklasik
Percobaan pertama: meneliti pengaruh perbedaan tingkat penerangan (cahaya) dalam pekerjaan thd produktivitas kerja atau efisiensi para karyawan.

Percobaan kedua: April 1927, percobaan ini melibatkan kelompok kecil pekerja, yang terdiri di enam orang gadis pekerja pada perakitan listrik.

Dari hasil penelitian: hubungan sosial atau manusiawi diantara peneliti dan penyelia lebih penting dlm menentukan produktivitas.

Kontribusi penting studi Hawthorne:
Organisasi adalah suatu sistem terbuka di mana segmen-segmen teknis dan manusiawi saling berkaitan erat. Studi tsb juga menekankan pentingnya sikap karyawan.

Pembagian Kerja (Division of Labor)
Teori neoklasik mengemukakan perlunya:

  1. partisipasi atau melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan
  2. perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari spesialisasi
  3. manajemen bottmom up: memberi kesempatan bagi junior untuk berpartisipasi

Struktur Organisasi
Struktur merupakan penyebab terjadinya pergeseran-pergeseran (frictions)

Pandangan neoklasik terhadap organisasi formal
Titik tekanan teori neoklasik adalah pada 2 elemen pokok dlm organisasi: perilaku individu dan kelompok pekerja.

-fenomena organisasi informal: orang-orang yang bergabung menjadi suatu kelompok; kelompok alamiah yang terbentuk sbg hasil interaksi diantar para karyawan.
Faktor-faktor yang menentukan munculnya org. formal:

  1. Lokasi
  2. Jenis Pekerjaan
  3. Minat (Interests)
  4. Masalah-masalah khusus
  • Teori organisasi modern

Aliran besar ketiga dalam teori organisasi adalah teori modern, ygkadang-kadang disebut juga analisa sistem.
Teori modern adalah multidisiplin dengan sumbangan dari berbagai disiplin ilmu pengetahuan. Interaksi dinamis antar proses, bagian dan fungsi dlm suatu org, maupun dg org. lain dan dengan lingkungan

Teori modern mengemukakan bahwa organisasi bukanlah sistem tertutup yg berkaitan dengan lingk. Yang stabil, ttp org.merupakan ssistem terbuka yg harus menyesuaikan diri dg lingk.nya.

Teori org. modern dan teori sistem umum:

  1. Bagian-bagian (individu) dalam sistem keseluruhan dan pergerakan individu di dalam dan di luar sistem
  2. Interaksi individu dengan lingkungan yang terjadi dalam sistem.
  3. Masalah-masalah pertumbuhan dan stabilitas sistem.
  4. Masalah pertumbuhan dan stabilitas sistem.

Bagian-bagian dari sistem dan saling ketergantungannya

  1. sistem adl individu dan struktur kepribadiannya yang diberikan kepada organisasi. Unsur utama kepribadian adalah motif.
  2. Penentuan fungsi-fungsi formal yang biasa disebut org. formal.
  3. Organisasi informal: individu mempunyai harapan untuk memuaskan kebutuhannya mell kontaknya dg o.l
  4. Struktur status dan peranan
  5. Lingkungan fisik

Proses hubungan dalam sistem:

  1. Komunikasi: mempelajari jaringan kom. dlm sistem.
  2. Konsep keseimbangan: penyeimbangan mekanisme yang dicapai dg jln menjaga hub. Struktural yang harmonis.
  3. Proses pengambilan keputusan: variabel internal dlm suatu organisasi yg tergantung pada pekerjaan2, harapan-harapan individu, motivasi dan struktur org.

 

Referensi

Robbins, Stephen P.; Judge, Timothy A. (2008). Perilaku Organisasi Buku 2, Jakarta: Salemba Empat. Hal. 214-224
Knight, K. “Matrix Organization: A Review,” Journal of Management Studies, Mei 1976, hal. 111-130.
Mohrman, S. A. Designing Team-Based Organizations, San Fransisco: Jossey Bass, 1995, hal. 36-49.
Kaeter, M. (Inggris)”The Age of the Specialized Generalist,” Training, desember 1993, hal. 48-53.
Davis, D. D. (Inggris)”Form, Function and Strategy in Boundaryless Organization,” The Changing Nature of Work, San Fransisco: Jossey Bass, 1995, hal. 112-138.
Pennings, J. M. (Inggris)Research in Organizational Behavior, vol. 14, Greenwich, CT: JAI Press, 1992, hal. 267-309.
Sukanto R & T. Hani Handoko. Organisasi Perusahaan. BPFE,Yogyakarta:1990.

#HAKIKAT MANAJEMEN


Pengertian dan Pentingnya manajemen

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu (Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan).

Pada dasarnya manajemen itu penting, sebab:

  1. Pekerjaan itu berat dan tidak dapat dikerjakan sendiri, sehingga diperlukan pembagian tugas, kerja dan tanggungjawab dalam penyelesaiannya.
  2. Perusahaan dapat berhasil baik jika manajemen diterapkan dengan baik.
  3. Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
  4. Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan.
  5. Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkan dengan  memanfaatkan 6M dalam proses manajemen tersebut.
  6. Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan.
  7. Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur.
  8. Manajemen merupakan suatu pedoman, pikiran, dan tindakan.
  9. Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerja sama sekelompok orang.

Filsafat dan Asas-Asas Manajemen

Filsafat manajemen adalah kerjasama saling menguntungkan, bekerja efektif dan dengan metode kerja yang terbaik dan mencapai hasil yang optimal (Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan).

Menurut F. W. Taylor, filsafat manajemen adalah kumpulan pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan dasar atau basis yang luas untuk menentukan pemecahan terhadap masalah-masalah manjer.

Asas-asas manajemen menurut Henry Fayol:

  1. Division of work (asas pembagian kerja)
  2. Authority and responsibility (asas wewenang dan tanggungjawab)
  3. Discipline (asas disiplin)
  4. Unity of command (asas kesatuan perintah)
  5. Unity of direction (asas kesatuan jurusan atau arah)
  6. Subordination of individual interest into general interest (asas kepentingan umum di atas kepentingan pribadi)
  7. Renumeration of personnel (asas pembagian gaji yang wajar)
  8. Centralization (asas pemusatan wewenang)
  9. Scalar of chain (asas hierarki atau asas rantai rantai berkala)
  10. Order (asas keteraturan)
  11. Equity (asas keadilan)
  12. Initiative (asas inisiatif)
  13. Esprit de corps (asas kesatuan)
  14. Stability of turn-over personnel (asas kestabilan masa jabatan)

Ilmu dan Seni manajemen

Ilmu manajemen, science management (manajemen ilmiah) adalah suatu kumpulan pengetahuan yang disistematisasi, dikumpulkan, dan diterima menurut pengertian kebenaran-kebenaran universal mengenai manajemen.

Ciri-ciri scientific management:

  1. Tersusun secara sistematis/teratur
  2. Dapat dipelajari dan diajarkan
  3. Menggunakan metode-metode ilmiah
  4. Dapat dijadikan suatu teori
  5. Objektif dan rasional

Seni manajemen meliputi kecakapan untuk melihat totalitas dari bagian-bagian yang terpisah dan berbeda-beda, kecakapan untuk melihat sesuatu gambaran tentang visi tertentu, kecakapan untuk menyatukan visi tersebut dengan skills (keterampilan) atau kecakapan efektif.

Tujuan, Bidang dan Mazhab Manajemen

Tujuan Manajemen

Tujuan merupakan hal terjadinya proses manajemen dan aktifitas kerja, tujuan beraneka macam, tetapi harus ditetapkan secara jelas, realistis dan cukup menantang berdasarkan analisis data, informasi dan pemilihan dari informasi-informasi yang ada. Kecapakan manajer dalam menetapkan tujuan dan kemapuannya memanfaatkan peluang, mencerminkan tingkat hasil yang dapat dicapainya.

Perlu diketahui dan dihayati bahwa intisari manajemen adalah mencapai tujuan yang optimal dengan meningkatkan daya guna serta hasil guna dari potensi-potensi yang dimilikinya.

  1. Bidang-Bidang Manajemen
  2. Manajemen sumber daya manusia (MSDM)

Ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja, agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan.

  1. Manajemen permodalan : Mengelola/mengatur dana/uang, supaya mendapatkan keuntungan yang wajar.
  2. Manajemen akuntansi biaya : Membahas masalah pemakaian material, supaya efisien dan efektif sehingga pemborosan dapat dihindarkan seminimal mungkin.
  3. Manajemen produksi : Membahas pengertian produksi, tata ruang perusahaan, perawatan dan lain sebagainya.
  4. Manajemen pemasaran : Mengaqtur bagaimana barang dan jasa dapat terjual seoptimal mungkin dan dengan mendapat laba yang wajar.

Mazhab-Mazhab Manajemen

Menurut G.R. Terry mazhab-mazhab manajemen itu adalah:

  1. Mazhab manajemen berdasarkan kebiasaan
  2. Mazhab manajemen ilmiah
  3. Mazhab perilaku
  4. Mazhab sosial
  5. Mazhab manajemen sistem
  6. Mazhab manajemen berdasarkan keputusan
  7. Mazhab pengukuran kuantitatif
  8. Mazhab proses manajemen
  9. Mazhab manajemen menurut keadaan.

Sistem, Pendekatan dan Fungsi-Fungsi Manajemen

  1. Sistem-Sistem Manajemen
  2. Manajemen bapak

Setiap usah dan aktifitas organisasi para pengikut (bawahan) selalu mengikuti jejak bapak. Apa yang dikatakan (diperintahkan) bapak itulah yang benar. Tidak ada alternatif lain kecuali mengikuti perintah bapak.

Manajemen tertutup

Manajer tidak memberitahukan atau menginformasikan keadaan perusahaan kepada para bawahannya walaupun dalam batasan-batasan tertentu saja. Keputusan diambil tanpa melibatkan partisipasi para bawahannya dalam proses pengambilan keputusan.

Manajemen terbuka

Atasan banyak menginformasikan keadaan perusahaan kepada bawahannya, sehingga bawahan dalam batas-batas tertentu mengetahui keadaan perusahaan (organisasi). Manajer mengajak para bawahan berpartisipasi dalam memecahkan masalah-masalah yang dihadapi, keputusan terakhir tetap berada di tangan manajer.

Manajemen demokrasi

Pelaksanaan manajemen demokrasi hampir sama dengan manajemen terbuka, khususnya dalam proses pengambilan keputusan, para anggota/bawahan diajak dan diikutsertakan berpartisipasi memberikan saran-saran, pemikiran-pemikiran dan cara-cara pemecahan terhadap masalah-masalah yang dihadapi.

Pendekatan-Pendekatan Manajemen

    1. Pendekatan berdasarkan kebiasaan
    2. Pendekatan berdasarkan kelakuan antar individu
    3. Pendekatan berdasarkan kelakuan kelompok
    4. Pendekatan sistem kerjasama sosial
    5. Pendekatan sistem sosio teknik
    6. Pendekatan teori keputusan
    7. Pendekatan pusat komunikasi
    8. Pendekatan matematis
    9. Pendekatan situasional
    10. Pendekatan sumber daya manusia
    11. Pendekatan kombinasi

Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen yang diungkapkan para penulis tidak sama. Hal ini disebabkan latarbelakang penulis, pendekatan yang dilakukan tidak sama. Berikut perbandingan fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan para ahli, sebagai bahan perbandingan.

Menurut:

G.R. TERRY JOHN F. MEE LOUISE A. ALLEN MC NAMARA
1 Planning Planning Leading Planning
2 Organizing Organizing Planning Programming
3 Actuating Motivating Organizing Budgeting
4 Controlling Controlling Controlling System
HENRY FAYOL HAROLD KOONTZ & CYRIL O’DONNEL DR. S.P. SIAGIAN PROF. DRS. OEY LIANG LEE
1 Planning Planning Planning Perencanaan
2 Organizing Organizing Organizing Pengorganisasian
3 Commanding Staffing Motivating Pengarahan
4 Coordinating Directing Controlling Pengkoordinasiaan
5 Controlling Controlling Evaluating Pengontrollan
W.H. NEWMAN LUTHER GULLICK LYNDALL F. URWICK JOHN D. MILLEY
1 Planning Planning Forecasting Directing
2 Organizing Organizing Planning
3 Assembling resources Staffing Organizing Facilitating
4 Directing Directing Commanding
5 Controlling Coordinating Coordinating
6 ————- Reporting Controlling
7 ————- Budgeting —————

Pemimpin dan Pengambilan Keputusan

Pengertian dan Tugas Pemimpin

Pemimpin adalah seseorang dengan wewenang kepemimpinannya mengarahkan bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari pekerjaanya dalam mencapai tujuan. Manajer adalah seseorang yang mencapai tujuannya melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

Pemimpin adalah sumber aktifitas dan mereka harus merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengendalikan semua kegiatan, agar tujuan tercapai. Pemimpin harus memberikan arah kepada perusahaan/organisasi yang dipimpinnya. Pemimpin harus memikirkan secara tuntas misi perusahaan/organisasi, menetapkan sasaran-sasaran, strategi, dan mengorgasisasi sumberdaya-sumberdaya untuk tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.

  1. Beberapa Pendekatan tentang Manajer
  2. Pendekatan tingkatan dan tugas-tugas manajer
  3. Pendekatan luas pekerjaan manajer
  4. Pendekatan sifat kerja manajer
  5. Pendekatan sifat-sifat seorang manajer

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah proses bagaimana menetapkan suatu keputusan yang terbaik, logis, rasional, dan ideal berdasarkan fakta, data, dan informasi dari sejumlah alternatif untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dengan resiko terkecil, efektif, dan efisien untuk dilaksanakan pada masa yang akan datang.

Pengambilan keputusan oleh manajer biasanya didasarkan atas:

  1. keyakinan
  2. intuisi (suara hati)
  3. fakta-fakta
  4. pengalaman
  5. kekuasaan

Wewenang, Tanggungjawab, dan Pendelegasian Wewenang

  1. Wewenang (Authority)

Wewenang adalah kekuasaan yang sah dan legal yang dimiliki seseorang untuk memerintah orang lain, berbuat atau tidak berbuat sesuatu. Wewenang merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktifitas dalam suatu perusahaan.

Jenis-jenis wewenang (authority):

  1. Wewenang garis (line authority)
  2. Wewenang staf (staff authority)
  3. Wewenang fungsional (functional authority)
  4. Wewenang wibawa (personal authority)

Sumber-sumber wewenang:

  1. Teori wewenang formal
  2. Teori penerimaan wewenang
  3. Wewenang diperoleh seseorang karena situasi
  4. Wewenang karena jabatan/posisi dalam organisasi
  5. Wewenang diperoleh seseorang karena keahlian khusus  sebagai akibat dari pengalaman, popularitas, kemampuan mengambil keputusan yang jitu
  6. Wewenang diperoleh seseorang karena hukum atau undang-undang

2. Tanggung Jawab

Tanggung jawab adalah keharusan melakukan semua kewajiban/tugas-tugas yang dibebankan kepada seseorang zsebagai akibat dari wewenang yangt dimiliki atau diterimanya. Setiap wewenang akan menimbulkan hak tanggung jawab, kewajiban-kewajiban untuk melaksanakan dan mempertanggungjawabkan. Tegasnya tanggung jawab tercipta karena pemberian wewenang. Wewenang mengalir dari atasan ke bawahan sedangkan tanggung jawab mengalir dari bawah ke atas.

3. Pendelegasian Wewenang

Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang kepada seseorang untuk dilaksanakan atas nama pemberi pekerjaan atau wewenang( delegator). Seorang pemimpin walaupun telah mendelegasikan sebagian tugas-tugas dan wewenangnya masih tetap memiliki wewenang tersebut. Hal i nilah yang menyebabkan seorang pemimpin masih punya hak memerintah, mengkoordinasi, dan mengintegrasikan tugas-tugas dalam organisasi.

Asas-asas pendelegasian wewenang:

  1. Asas kepercayaan
  2. Asas hasil yang diharapkan
  3. Asas penentuan fungsi atau asas kejelasan tugas
  4. Asas rantai berkala
  5. Asas tingkat wewenang
  6. Asas kesatuan komando
  7. Asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab
  8. Asas pembagian kerja
  9. Asas kemutlakan tanggung jawab

Koordinasi Manajemen

Arti dan Pentingnya Koordinasi

Koordinasi adalah adalah suatu upaya yang dilakukan seseorang agar pekerjaan/program berlangsung melalui suatu proses yang telah ditentukan sebelumnya.

Tujuan koordinasi:

  1. Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan.
  2. Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan
  3. Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan
  4. Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran
  5. Mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan 6M ke arah sasaran organisasi atau perusahaan
  6. Menghindari tindakan overlapping dari sasaran perusahaan
  7. Syarat-Syarat Koordinasi
  8. Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
  9. Rivalry, diadakan persaingan antar bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
  10. Team spirit, satu sama lain dalam setiap bagian harus saling menghargai.
  11. Esprit de corps, bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umunya akan menambah kegiatan yang bersemangat.
  12. Cara-Cara Mengadakan Koordinasi
  13. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat.
  14. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota tidak menurut masing-masing individu dengan tujuannya sendiri-sendiri.
  15. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
  16. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
  17. Membina human relation yang baik antara sesama karyawan.
  18. Manager sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.

Perencanaan dan Rencana

Pengertian Perencanaan dan Rencana

Perencanaan adalah fungsi dasar managemen karena organizing,staffing,directing,dan controling harus lebih dahulu direncanakan. perencanaan ini ditujukan pada masa depan yang tidak pasti karena adanya perencanaan kondisi dan situasi.

Rencana adalah produk dari sebuah perencanaan. Dalam suatu rencana ditetapkan tujuan yang ingin dicapai dan pedoman-pedoman untuk mencapai tujuan itu.

Asas-Asas Perencanaan (Princple of Planning)

1.         Harus ditujukan pada pencapaian tujuan

2.         Efisien,tujuan dicapai dengan biaya yang sekecil-kecilnya

3.         Azas pengutamaan perencanaan

4.         Azas pemerataan perencanaan

5.         Azas patokan perencanaan

6.         Azas kebijakan pola kerja

7.         Azas waktu

8.         Azas tata hubungan perencanaan

9.         Azas alternative

10.     Azas pembatasan factor

11.     Azas keterikatan

12.     Azas fleksibilitas

13.     Azas ketetapan arah

14.      Azas perencanaan strategis

Jenis-Jenis Rencana

1.            Tujuan (objektif),harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat difahami dan ditafsirkan dengan mudah,wajar,rasional,ideal,dan cukup menantang.

2.            Kebijakan (policy),rencana yang memberikan bimbingan berfikir dan arah dalam pengambilan keputusan.

3.            Prosedur,rentetan tindakan yang diatur secara kronologis atau berurutan.

4.            Rule,aturan-aturan yang telah ditetapkan dan harus ditaati.

5.            Program,merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan rangkaian tindakan yang harus dilaksanakan menurut bidangnya masing-masing.

6.            Budget,rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang.

7.            Metode,penentuan cara pelaksanaan suatu tugas dengan suatu pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan.

8.            Strategi,penentuan cara yang harus dilakukan agar memungkinkan memperoleh hasil yang optimal,efektif,dan dalam jangka waktu singkat serta tepat menuju tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

Prediction and Primacy Planning

Planning prediction merupakan perencanaan yang tidak didasarkan atas analisis dan  perhitungan ilmiah dari data,informasi,dan fakta tetapi hanya didasarkan perkiraan.

Planning premisis adalah perencanaan ilmiah yang didasarkan atas ramalan-ramalan yang menyatakan suatu latarbelakang dari kejadian-kejadian yang akan terjadi diperkirakan akan mempengaruhi rencana.

Keuntungan dan Kerugian Perencanaan

Keuntungan perencanaan :

1.      Tujuan menjadi jelas, objektif,dan rasional

2.      Semua aktifitas terarah,teratur dan ekonomis

3.      Menggambarkan keseluruhan perusahaan

4.      Meningkatkan dayaguna dan hasilguna semua potensi yang dimiliki

5.      Memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.

Kerugian perencanaan :

1.      Membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan,karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

2.      Menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat.

3.      Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat,sehingga manager tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

4.      Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.

Perencana (Planner)

Perencanaan diproses oleh perencana dan hasilnya berupa rencana. Perencanaan sifatnya dinamis, sedangkan rencana sifatnya statis yang di dalamnya telah ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaannya.

Pada dasarnya semua manajer melaksanakan perencanaan dan menjadi perencana (planner). Perbedaannya hanya terletak pada luasnya rencana yang disusunnya. Semakin tinggi posisi pejabat dalam satu organisasi semakin luas rencana yang disusunnya, seperti rencana menyeluruh (master plan), rencana bagian, dan rencana teknik pelaksanaan.

Pengorganisasian dan Organisasi

Pengertian Pengorganisasian dan Organisasi

Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi adalah merupakan alat atau wadah yang statis. Pengorganisasian dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan deepartemen-departemen (subsistem) serta penentuan hubungan-hubungan.

Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat atau wadah saja ( Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan).

Organisasi terdiri dari:

1.      Pengaturan yang berorientasi sasaran, orang-orang dengan tujuannya

2.      Orang-orang yang berinteraksi dalam kelompok

3.      Orang dengan menggunakan pengetahuan dan teknik

4.      Interaksi kegiatan-kegiatan yang terstruktur serta orang-orang bekerjasama dalam hubungan-hubungan yang berpola

Asas-Asas Organisasi

Untuk mewujudkan suatu organisasi yang baik, efektif, efisien, serta sesuai dengan kebutuhan, harus didasarkan pada asas-asas organisasi sebagai berikut:

1.         Asas tujuan organisasi, harus jelas dan rasional

2.         Asas kesatuan tujuan, harus ada kesatuan tujuan yang ingin dicapai

3.         Asas kesatuan perintah, bawahan menerima perintah dan mempertanggungjawabkannya hanya kepada seorang atasan.

4.         Asas rentang kendali, manajer hanya bisa memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu, misalnya 3 orang atau 9 orang.

5.         Asas pendelegasian wewenang, pendelegasian wewenang dari seseorang kepada orang lain harus jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya.

6.         Asas keseimbangan wewenang dan tanggungjawab, wewenang yang diberikan dengan tanggungjawab yang timbul karenanya harus sama besarnya.

7.         Asas tanggungjawab, harus sesuai dengan garis wewenang.

8.         Asas pembagian kerja

9.         Asas penempatan personalia

10.     Asas jenjang berangkai, saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek.

11.      Asas efisiensi

12.     Asas kesinambungan

13.     Asas koordinasi

Proses (Langkah-Langkah) Pengorganisasian

1.         Manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai, profit motive atau service motive

2.         Penentuan kegiatan-kegiatan

3.         Pengelompokan kegiatan-kegiatan

4.         Pendelegasian wewenang

5.         Rentang kendali

6.         Peranan perorangan

7.         Tipe organisasi

8.         Struktur organisasi

Rentang Kendali

Rentang kendali sangat perlu dalam pengorganisasian karena berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi, dan kepemimpinan seorang pemimpin (manajer). Selain itu karena adanya keterbatasan manusia, yaitu keterbatasan waktu, pengetahuan, kemampuan, dan perhatian.

Faktor-faktor yang membatasi besar kecilnya rentang kendali:

1.         Sifat dan terincinya rencana

2.         Latihan-latihan dalam perusahaan

3.         Posisi pemimpin dalam struktur organisasi

4.         Dinamis atau statisnya organisasi

5.         Kemampuan dan kecanggihan komunikasi

6.         Tipe pekerjaan yang dilakukan

7.         Kecakapan dan pengalaman manajer

8.         Tingkat kewibawaan dan energi manajer

9.         Dedikasi dan partisipasi bawahan

Dasar Pendepartemenan

Setiap organisasi terdiri dari beberapa departemen. Banyaknya bagian suatu organisasi tergantung dari kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

Dasar-dasar pendepartemenan:

1.      Fungsi-fungsi perusahaan

2.      Fungsi-fungsi manajemen

3.      Proses produksi

4.      Dasar produk/hasil

5.      Dasar pasar/langganan

6.      Dasar wilayah/tempat

7.      Dasar waktu/shift

8.      Dasar jumlah

9.      Combination

10.  Matriks

Macam-Macam Organisasi

Berdasarkan proses pembentukannya

1.         Organisasi formal

2.         Organisasi informal

Berdasarkan kaitan hubungannya dengan pemerintah

1.      Organisasi resmi

2.      Organisasi tidak resmi

Berdasarkan ukuran

1.      Organisasi besar

2.      Organisasi sedang

3.      Organisasi kecil

Berdasarkan tujuan

1.      Organisasi sosial

2.      Organisasi perusahaan

Berdasarkan bagan orgaqnisasi

1.      Berbentuk segitiga vertikal

2.      Berbentuk segitiga horisontal

3.      Berbentuk kerucut vertikal/horizontal

4.      Berberntuk lingkaran atau setengah lingkaran

5.      Berbentuk bulat telur

Berdasarkan bentuknya

1.      Organisasi lini

2.      Organisasi lini dan staf

3.      Organisasi fungsional

4.      Organisasi lini, staf, dan fungsional

5.      Orgnaisasi komite

Teori-Teori Organisasi

Untuk mempelajari perkembangan organisasi dilakukan melalui pendekatan-pendekatan sebaqgai berikut :

1.      Pendekatan klasik, didasarkan pada teori mesin, yang onderdilnya setiap saat dapat diganti dan  setiap bagian mempunyai tugas tertentu sesuai fungsinya. Pokok utama dari teori mesin adalah konsep spesialisasi tugas.

2.      Pendekatan tingkahlaku, menekankan pentingnya aspek manusia secara utuh dalam mendesain suatu struktur organisasi. Pendekatan tingkahlaku ini menyatakan bahwa organisasi dapat terus ditingkatkan efisiensinya dengan memperlakukan manusia sebagai manusia.

3.      Pendekatan struktur, organisasi harus dirancang untuk mencapai tujuan bisnis serta untuk memberikan pedoman penempatan tenaga kerja dalam struktur. Drucker membahas dua kaidah struktural, yaitu disentralisasi federal dan disentralisasi fungsional.

4.      Pendekatan sistem, organisasi bukanlahsuatau sistem tertutup tetapi suatu sistem terbuka yang harus berinteraksi dengan lingkungan. Terdapat dua interaksi,yaitu interaksi internal dan interaksi eksternal.

5.      Reorganisasi dan Restrukturisasi Organisasi

Reorganisasi adalah penyudunan kembali suatu organisasi, baik anggaran dasar, anggaran rumah tangga, maupun strukturnya, agar lebih efektif dalam mencapai tujuan.

Restrukturisasi adalah perubahan struktur suatu organisasi baik secara vertikal maupun horizontal, agar lebih efektif membantu tercapainya tujuan.

Fungsi Pengisian Jabatan

Pengertian

Fungsi pengisian jabatan atau fungsi stuffing adalah kegiatan mencari karyawan yang efektif untuk mengisi jabatan-jabatan diorganisasi /perusahaan.

Pokok masalah pada fungsi pengisian jabatn adalah :

  1. Pengadaan
  2. Penarikan
  3. Seleksi
  4. Penempatan
  5. Pemberhentian
  6. Pengadaan

Proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Penarikan (Recruiting)

Kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong diperusahaan. Mencari artinya menetapkan sumber-sumber tenaga kerja yang akan ditarik. Mempengaruhi artinya menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan atau melalui karyawan yang telah ada.

Seleksi

Suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.  metode seleksi dikenal atas metode ilmiah dan non ilmiah.

Prosedur seleksi :

1.         Seleksi surat-surat lamaran

2.         Pemeriksaan referensi

3.         Wawancara pendahuluan

4.         Seleksi ilmu pengetahuan

5.         Tes psikologi

6.         Tes kesehatan

7.         Wawancara akhir dengan atasan langsung

8.         Memutuskan diterima atau tidak

9.         Penempatan

Kegiatan menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaannya. Dalam penempatan karyawan harus dilakukan orientasi dan induksi. Orientasi artinya memberitahukan hak dan kewajiban karyawan serta tugas dan tanggungjawabnya. Induksi artinya mempengaruhi karyawan agar mentaati peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku.

Pemberhentian

Pemutusan hubungan kerja karyawan dengan suatu perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia. Setiap karyawan yang berhenti selalu membawa biaya-biaya, seperti biaya penarikan, seleksi, dan pelatihan yang merugikan perusahaan. Jika turn over karyawan satu perusahaan sering terjadi, ini menunjukkan bahwa manajemen perusahaan itu kurang baik.

Fungsi Pengarahan

Pengertian Pengarahan

Fungsi pengarahan adalah fungsi managemen yang terpenting dan paling dominan dalam proses manajemen. Penerapan fungsi ini sangat sulit, rumit, dan kompleks karena karyawan tidak dapat dikuasai sepenuhnya.

Pengarahan adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan. Pengarahan dapat dilakukan dengan cara persuasif dan instruktif tergantung cara mana yang efektif.

Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan :

  1. Tingkahlaku manusia
  2. Hubungan manusiawi
  3. Komunikasi
  4. kepemimpinan
  5. Motivasi

Motivasi berasal dari bahasa latin mavere yang berarti dorongan atau daya penggerak.

Pengertian motiv dan motivasi :

1.      Motiv adalah suatu perangsang keinginan dan daya penggerak kemauan bekerja seseorang

2.      Motivasi adalah pemberian daya penggerak yang menciptakan kegairahan kerja seseorang, agar mereka mau bekerjasama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan segala dayaupayanya untuk mencapai kepuasan.

Tujuan pemberian motivasi :

1.   Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan

2.   Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan

3.   Meningkatkan produktivitas kerja karyawan

4.   Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan

5.   Meningkatkan kedisiplinan menurunkan tingkat absensi karyawan

Asas-asas motivasi :

1.      Asas mengikutsertakan

2.      Asas komunikasi

3.      Asas pengakuan

4.      Asas wewenang

5.      Asas adil dan layak

6.      Asas perhatian timbalbalik

Jenis-jenis motivasi :

1.      Motivasi positif

2.      Motivasi negativ

Metode-metode motivasi :

1.      Metode langsung

2.      Metode tidak langsung

Model-model motivasi :

1.   Model tradisional

2.   Model hubungan manusia

3.   Model sumberdaya manusia

Teori-teori motivasi :

1.   Teori kepuasan

2.   Teori proses

3.   Teori pengukuhan

Fungsi Pengendalian

Pengertian dan Tujuan Pengendalian

Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.

Tujuan pengendalian :

1.      Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana

2.      Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan

3.      Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana

Asas-Asas Pengendalian

1.      Asas tercapainya tujuan

2.      Asas efesiensi pengendalian

3.      Asas tanggungjawab pengendalian

4.      Asas pengendalian terhadap masadepan

5.      Asas pengendalian langsung

6.      Asas refleksi rencana

7.      Asas penyesuaian dengan organisasi

8.      Asas pengendalian individu

9.      Asas standar

10.  Asas pengendalian terhadap strategis

11.   Asas kekecualian

12.  Asas pengendalian fleksibel

13.  Asas peninjauan kembali

14.  Asas tindakan

Jenis-Jenis Pengendalian

1.      Pengendalian karyawan

2.      Pengendalian keuangan

3.      Pengendalian produksi

4.      Pengendalian waktu

5.      Pengendalian teknis

6.      Pengendalian kebijaksanaan

7.      Pengendalian penjualan

8.      Pengendalian inventaris

9.      Pengendalian pemeliharaan

10.  Proses dan Cara-Cara Pengendalian

Proses pengendalian :

1.         Menentukan standar yang akan digunakan

2.         Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai

3.         Membandingkan pelaksanaan atau  hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada

4.         Melakukan tindakan perbaikan

Cara-cara pengendalian :

1.      Pengawasan langsung

2.      Pengawasan tidak langsung

3.      Pengawasan berdasarkan kekecualian

4.      Sifat dan Waktu Pengendalian

Sifat dan waktu pengendalian dibedakan atas  :

1.      Prefentif kontrol, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan

2.      Refresif kontrol, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya

Pengendalian saat proses dilakukan

1.      Pengendalian berkala

2.      Pengendalian mendadak (sidak)

3.      Pengamatan melekat

Macam-Macam Pengendalian

1.      Internal kontrol

2.      Eksternal kontrol

3.      Format kontrol

4.      Informal kontrol

Alat-Alat Pengendalian

Budget, anggaran suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut.

Tipe-tipe budget :

1.         Sales budget

2.         Production budget

3.         Cost production budget

4.         Step budget

5.         Purchasing budget

6.         Labor budget/personnel budget

7.         Cash and financial budget

8.         Master budget

9.         Non budget

Alat pengendalian non budget :

1.      Personal observation

2.      Report

3.      Financial statement

4.      Statistik

5.      Break even point

6.      Internal audit

Sistem Informasi Manajemen

Pengertian

Sistem informasi manajemen adalah pendekatan-pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan yang piawai agar memudahkan proses managerial kepada pejabat pimpinan.

Sistem Informasi Manajemen, Komputer, dan Manajemen

Seperti telah diketahui bahwa informasi adalah data yang telah diolah. Jadi untuk memperoleh informasi tindakan pertama adalah mengumpulkan data lalu mengolahnya menjadi informasi.

Teknik mengumpulkan data :

a. Melalui pengamatan  langsung

b. Melalui wawancara

c. Melalui perkiraan koresponden

d. Melalui daftar pertanyaan

Operasi dan pengolahan data

Ada 10 operasi dasar yang menghasilkan keluaran penting :

1.      Capturing

2.      Pemeriksaan (verifying)

3.      Penggolongan (classifying}

4.      Penyusunan atau penyortiran

5.      Peringkasan

6.      Penghitungan

7.      Penyimpanan

8.      Pengambilan kembali

9.      Reprodukisi

10.  Penyebaran pengkomunikasian

Metode pengolahan data :

1.      Metode manual

2.      Metode electromechanical

3.      Metode punched card equipment

4.      Metode electronic computer

Penggunaan Komputer dalam Sistem Informasi Manusia

Komputer adalah suatu perlengkapan elektronik yang digunakan untuk mengolah data mampu menerima masukan dan keluaran, dan mempunyai sifat seperti kecepatan yang tinggi, ketelitian dan mampu menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah.

Manajemen dan Sistem Informasi Manusia

Manajemen dipandang sebagai suatu kegiatan yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan untuk mencapai tujuan. Dalam hubungannya antara manajemen dan sistem informasi manusia adalah untuk mengambil keputusan.

Unsur pengambilan keputusan :

1.      Model ,

2.      Kriteria ,

3.      Pembatas ,

4.      Optimalisasi

5.      Pengambilan keputusan yang terprogram

6.      Pengambilan keputusan yang tidak terprogram

Tingkat-tingkat pengambilan keputusan :

1.      Pengambilan keputusan tingkat strategis ,

2.      Pengambilan keputusan tingkat taktis ,

3.      Pengambilan keputusan tingkat teknis

SUMBER :

Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah,  Bumi Aksara, Soft Cover, Edisi Revisi, 2009, cetakan kedelapan,  266 hal.

 

Pengantar perkuliahan Manajemen


Kemudahan dalam belajar adalah sasaran dari TAGS : Modul kuliah, khususnya pengantar manajemen yang dilaksanakan dikampus STBA JIA Bekasi sebagai sarana mempermudah mencari materi kuliah pelengkap literatur perkuliahan ilmu manajemen.

Sebagai bagian dari mata kuliah umum yang bertujuan untuk memperkenalkan mahasiswa khususnya STBA JIA terhadap beberapa konsep kerja khususnya dalam penataan program pekerjaan dengan konsep manajerial yang secara khusus diharapkan dengan mata kuliah ini bisa meningkatkan pemahaman dunia kerja industri dan penataan lembaga pendidikan.

Tegur sapa dan masukan sangat diharapkan bisa langsung layangkan ke email : elqorni@yahoo.co.id berupa masukan maupun pertanyaan sekitar perkuliahan manajemen khususnya untuk mahasiswa STBA-JIA Bekasi maupun mahasiswa pemerhati ilmu manajemen. semoga bermanfaat bagi semua.

ASAS MANAJEMEN


PENDAHULUAN
Manusia adalah makluk sosial, sehingga ada kecenderungan dalam dirinya untuk berinteraksi dan bekerjasama. Sejarah manusia dapat ditelusuri melalui perkembangan organisasi sosial. Pertama-tama adalah keluarga dan suku nomadik, lalu muncul kampung yang permanen dan masyarakat berdasarkan suku dengan sistem feodal, dan kemudian terbentuk negara sebagai perkembangan lebih lanjut.

Dalam kehidupannya, manusia adalah anggota suatu organisasi, misalnya anggota organisasi kemasyarakatan, olah raga, bisnis dan sebagainya. Organisasi-organisasi tersebut mempunyai rencana dan cara pencapaian tujuan, termasuk di dalamnya adalah tugas mencari dan mengalokasikan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, dan mempunyai pemimpin yang juga disebut manajer yang bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

MANAJEMEN
Manajemen berasal dari kata management yang berasal dari kata to manage yang secara umum berarti mengelola. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang memimpin dalam suatu organisasi. Dengan demikian manajer ialah orang yang memimpin atau mengelola.

Organisasi adalah suatu sistem yang bersifat sosio-teknis. Sistem adalah suatu keseluruhan dinamis yang terdiri dari bagian-bagian yang berhubungan. Dinamis berarti bergerak di dalam, berkembangke arah suatu tujuan. Sosio (sosial) berarti yang bergerak di dalam dan yang menggerakkan sistem itu adalah manusia. Ekonomis berarti kegiatan dalam sistem bertujuan untuk memenuhi kebutuhan manusia.

ORGANISASI


ORGANISASI SOSIAL
Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama
Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola
Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:
Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual
Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan

PANDANGAN SISTEM
Dalam pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Jadi dalam pendekatan ini manajer seharusnya memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Dalam teori sistem dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dalam organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lain

Istilah-istilah penting yang digunakan dalam pendekatan sistem
1. Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk keseluruhan sistem. Setiap sistem menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar
2. Sinergi, yaitu apabila keseluruhan lebih besar daripada penjumlahan bagian-bagian. Sinergi berarti bagian-bagian terpisah dalam sebuah organisasi yang saling bekerja sama dan berhubungan, serta menghasilkan kerja yang lebih besar dibandingkan bila bagian-bagian tersebut bekerja sendiri.
3. Sistem terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka
apabila sistem itu berhubungan dengan lingkungan luar organisasi.
Suatu sistem dikatakan tertutup apabila ia tidak berhubungan
dengan lingkungan luar organisasi

4. Umpan balik: umpan balik merupakan kunci pengawasan terhadap
sistem. Dengan adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat
dilakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan
tersebut. Teori sistem meramalkan bahwa aktivitas setiap segmen organisasi mempengaruhi aktivitas segmen lainnya, dengan tingkat pengaruh yang berbeda. Bagi manajer, mereka harus menghubungkan
departemen mereka dengan perusahaan secara keseluruhan.

2. PENDEKATAN KONTINGENSI
Pemikiran ini berusaha menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan permasalahan yang ada dalam berbagai macam
situasi.
Struktur yang terbaik : Tergantung pada banyak faktor
Pemikiran Kontingensi: Struktur yang tepat suatu organisasi mungkin tidak tepat bagi yang lain. Pendekatan ini dikembangkan dikembangkan karena sering dijumpai metode-metode yang efektif untuk situasi tertentu yang ternyata tidak dapat diterapkan pada situasi lain. Menurut pendekatan ini, tugas seorang manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang akan digunakari dalam situasi dan waktu mana yang akan digunakan daiam stuasi dan waktu tertentu dalam membantu pencapaian tujuan. Dalam pendekatan kontingensi, satu jawaban yang dianggap paling tepat untuk mengatasi masalah manajemen adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh manajemen.

MANAJER
Adalah orang yang bertanggung jawab atas kerja satu atau lebih dalam organisasi
Peran manajer pada organisasi modern:
• Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih kompleks.
• Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
• Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas kemampuan individu.
• Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama dibutuhkan

APA YANG DILAKUKAN SEORANG MANAJER
Manajer yang efektjf akan memanfaatkan sumber daya organisasi
sehingga membuahkan hasil kerja yang baik dan memberikan
kepuasan bagi mereka yang terlibat dalam pelaksanaan kerja.

MANAJEMEN
Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan.
Alat-alat atau sarana yang dibutuhkan oleh manajemen (Tools of Management)
1. Men/Tenaga Kerja
2. Materials (bahan-bahan)
3. Machines (mesin-mesin)
4. Methods (cara-cara/sistem)
5. Money (uang)
6.
Markets (pasar)

PROSES MANAJEMEN
Empat Fungsi Manajemen:

Perencanaan / planning
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah -langkah yang harus diambil untuk mencapainya. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.

PROSES PERENCANAAN

1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

Pengorganisasian / organizing/staffing
Proses pemberian tugas, pengalokasikan SD serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir

Pengarahan / directing/motivating
Prosesuntuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja dengan giat serta membimbing mereka melaksanakan rencana dalam mencapai tujuan

Pengendalian / controlling
Proses pengukuran kinerja membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana serta melakukan evaluasi.

ORGANISASI
Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari unsur yang berkaitan. Bagian produksi dalam operasinya berkaitan langsung dengan bagian pemasaran dan bagian keuangan dan tergantung dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dan sebaliknya.
Organisasi tidak berada dalam lingkungan hampa. Keberadaannya sebagai sebuah sistem dilingkupi sebuah medan yang dinamakan dengan lingkungan organisasi. Lingkungan organisasi terdiri atas lingkungan umum: lingkungan ekonomi, sosiaibudaya, teknologi, alam dan legal, sedangkan lingkungan khusus terdiri atas pemasok, konsumen, pesaing dan pembuat aturan.

Lingkungan Umum
1. Lingkungan Ekonomi. misalnya:
– perubahan nilai mata uang
– perubahan perdagangan internasional
– perubahan kebijaksanaan ekonomi
– meningkatnya hutang luar negeri
Akibat: biaya produksi dan perusahaan meningkat

2. Lingkungan Hukum
– undang-undang
– undang-undang perburuhan
– undang-undang perindustrian
– undang-undang no 22, 1999 ttg otonomi daerah
– undang-undang no 25, 1999 perimbangan keuangan pusat daerah

3. Lingkungan Politik: Dalam dan Luar Negeri
– situasi politik yang tidak menentu
– disintegrasi bangsa
– euphoria reformasi (anomali/tanpa hukum)
– dampak: biaya pengelolaan perusahaan meningkatI

4. Lingkungan kependudukan
– pertambahan jumlah penduduk
– pertambahan jumlah rumah tangga
– berubahnya struktur umur penduduk
– meningkatnya perpindahan penduduk
– meningkatnya mobilitas penduduk
– dampak: lahan eksplorasi diduduki penduduk

5. Perubahan sosial
– masyarakat berubah dari sifat kolektif ke individualistik
– meniru gaya hidup masyarakat global
– masyarakat yang serba diburu-buru waktu
– ingin melakukan banyak ha1 sekaligus
– tingkat stress meningkat
– kriminalitas semakin merringkat karena melemahnya norma sosial dan agama
– kekerasan dalam masyarakat meningkat
– emosi mudah tersulut
dampak: biaya kesehatan memingkat, biaya sekuriti meningkat

6. Lingkungan Teknologi
– perubahan bisnis menuntut kecepatan pengambilan keputusan
– efektivitas organisasi menuntut komunikasi yang cepat
– kompleksitas data yang harus diolah
– banyaknya informasi luar yang harus diserap dan diolah
– biaya pendidikan karyawan meningkat
– adanya kemungkinan PHK bagi yang tidak bisa mengikuti teknologi

7. Lingkungan hidup/ alam
– undang-undang lingkungan hidup semakin ketat
– dunia internasional memboikot produk yang merusak lingkungan hidup
– kecaman masyarakat setempat pada masyarakat yang merusak lingkungan
– sertifikasi lingkungan yang harus dipenuh (ISO)
akibat:
– biaya lingkungan hidup meningkai:
– biaya pendidikan lingkungan hidup
– teknologi dan bahan kimia yang ramah lingkungan memerlukan
– biaya tinggi

8. Lingkungan Birokrasi
– budaya birokrasi akan menyulitkan pengelolaan bisnis, bila birokrasi
– memiliki karakteristik sbb:
– bersifat feodalistik
– peraturan yang berbelit-belit
– kesetiaan pada pimpinan (budaya petunjuk pengarahan)
– lebih banyak minta dilayani
– bekerja lamban
– teknologi yang dipakai dalam bekerja
– terlalu banyak karyawan
– bekerja berdasarkan juklak dan juknis

B. LINGKUNGAN KHUSUS
Pelanggan: Konsumen atau klien khusus, individu dan organisasi yang memberi barang/menggunakan jasa perusahaan Pemasok: Pihak yang memberikan SDM, informasi keuangan & bahan baku Pesaing : Organisasi Khusus yang menawarkan barang & jasa yang mirip Pada konsumen dan kelompok klien yang sama Pembuat Aturan : Pihak-pihak pemerintah , baik tingkat lokal, propinsi & Nasional Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan
dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (
a people management
capability maturity model
/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan
organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan
melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,
pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
3.1.1. Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama
antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai
suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem
maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah
satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka
pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau
kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan
(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk
membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan
dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi
keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang
organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja
bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan
tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan
manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat
menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas
(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya
bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
– Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah
ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila
diterapkan dengan benar.
– Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas
sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol
inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
– Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat
tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan
pengguna
on-line
terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi
real-time
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
– Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan
mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa
dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan
meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk
meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan
produktivitas.
– Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan
membutuhkan sangat besar informasi
real- time
agar dapat melakukan
pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai
standar.
3. Manajemen tingkat atas (strategik)
– Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing
manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
– Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak
pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya
adalah pengarahan dan perencanaan.
– Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi
menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
– Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-
perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui
peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi
perusahaan-perusahaan pesaing)

Sumber : http://jauari88.wordpress.comManajemen Proyek SI Lima Praktek Dasar Kepemimpinan

Decision Making and Controlling

Decision Making

Dalam sebuah organisasi, manajer pada seluruh jenjang senantiasa membuat keputusan. Pengaruh dari keputusan tersebut akan menjangkau masalah dari yang paling “sepele” sampai pada masalah yang vital bagi kelangsungan hidup organisasi, atau dengan kata lain, semua keputusan memiliki pengaruh baik besar atau kecil pada kinerja organisasi tersebut.

“Pengambilan keputusan” melukiskan proses pemilihan suatu arah tindakan sebagai cara untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Huber membedakan pengambilan keputusan dari “penentuan pilihan” dan “pemecahan masalah”. Menurutnya, penentuan pilihan mengacu pada rangkaian aktivitas sempit yang terlibat dalam penentuan satu pilihan dari serangkaian alternatif. Karenanya penentuan pilihan merupakan bagian dari pengambilan keputusan. Pemecahan masalah mengacu pada rangkaian aktivitas luas yang terlibat dalam penemuan dan implementasi suatu cara bertindak untuk memperbaiki suatu keadaan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Kualitas keputusan manajer adalah merupakan ukuran efektivitas mereka dan nilai mereka bagi organisasi. Suka atau tidak, manajer dinilai atau dihargai atas dasar pentingnya, jumlahnya, dan hasil-hasil keputusan mereka.

Jenis keputusan manajerial
Manajer sebagai pembuat keputusan adalah seorang pemecah masalah, yaitu dengan memilih salah satu dari alternatif-alternatif yang tersedia, atau menemukan alternatif lain yang berbeda secara berarti dengan alternatif sebelumnya. Dalam manajemen keputusan dikategorikan dalam dua jenis yaitu keputusan terprogram (programmed decisions) dan keputusan tak terprogram (nonprogrammed decisions).

Keputusan terprogram adalah merupakan “keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan, peraturan, atau prosedur tertentu. Setiap organisasi mempunyai kebijakan tertulis atau tidak tertulis yang mempermudah pengambilan keputusan dalam situasi yang berulang-ulang dengan membatasi atau meniadakan alternatif.

Masalah rutin tidaklah selalu sederhana. Keputusan terprogram digunakan untuk mengatasi masalah yang rumit maupun yang sepele. Bila suatu masalah terjadi lagi dan jika unsur komponennya dapat ditentukan, diramalkan atau dianalisis, maka masalah tersebut dapat dipecahkan dengan pengambilan keputusan terprogram.
Sampai tingkat tertentu, keputusan terprogram itu membatasi kebebasan kita, karena organisasi dan bukan individu yang memutuskan apa yang harus dilakukan. Akan tetapi, keputusan jenis ini dimaksudkan untuk membebaskan. Kebijakan, peraturan, atau prosedur yang digunakan untuk mengambil keputusan, akan membebaskan kita dari waktu yang diperlukan untuk memecahkan setiap masalah, dengan demikian memungkinkan kita mencurahkan perhatian pada kegiatan lain yang lebih penting.
Sebaliknya, keputusan tidak terprogram adalah keputusan untuk memecahkan masalah yang luar biasa atau masalah istimewa. Jika suatu masalah jarang sekali muncul sehingga tidak tercakup oleh suatu kebijakan atau sedemikian penting sehingga memerlukan perlakuan khusus, maka masalah tersebut harus ditangani dengan suatu keputusan tidak terprogram. Kalau seseorang berada pada posisi yang lebih tinggi dalam heirarkhi organisasi, kemampuan untuk mengambil keputusan tidak terprogram menjadi lebih penting karena secara progresif lebih banyak keputusan tidak terprogram yang diambil.

Karena alasan tersebut, kebanyakan program pengembangan manajemen berusaha meningkatkan kemampuan manajer untuk mengambil keputusan tidak terprogram, biasanya dengan mengajar mereka menganalisis masalah secara sistematik dan membuat keputusan yang nalar.

Proses pengambilan keputusan

Keputusan harus dianggap sebagi “sarana” bukan hasil. Keputusan adalah merupakan “mekanisme organisasional” dengan bentuk usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan kata lain, merupakan respon organisasional terhadap suatu masalah. Setiap keputusan merupakan hasil dari proses dinamik yang dipengaruhi oleh berbagai kekuatan. Rantai proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :

  1. Menetapkan sasaran dan tujuan serta mengukur hasil. Penetapan sasaran dan tujuan yang rasional akan mengarahkan hasil yang akan dicapai dan alat ukur untuk menilai tercapaitidaknya hasil tersebut.
  2. Identifikasi masalah, Situasi yang dibutuhkan oleh suatu keputusan adalah masalah. Jika tidak ada masalah, berarti tidak akan pernah ada suatu keputusan. Identifikasi terhadap masalah secara tepat bersifat mutlak, dan harus mencermati faktor-faktor yang merupakan kendala yang meliputi : masalah persepsi, masalah diidentifikasikan sebagai solusi, identifikasi gejala sebagai masalah.
  3. Mengembangkan alternatif, Sebelum suatu keputusan dibuat, alternatif yang masuk akal (solusi potensial untuk masalah tersebut) mesti ditelaah serta akibat dari masing-masing alternatif juga mesti dikaji. Mengembangkan alternatif adalah merupakan suatu proses pencarian untuk meneliti lingkungan internal dan eksternal organisasi guna memperoleh informasi sehingga dapat dikembangkan menjadi alternatif yang memungkinkan. Kendalanya adalah faktor waktu dan biaya.
  4. Mengevaluasi alternatif, Sekali alternatif telah dilaksanakan, secara temporal haruslah diikuti dengan evaluasi dan perbandingan. Hubungan antara “alternatif dengan hasil” didasarkan atas tiga kondisi yaitu : kepastian, ketidak pastian dan resiko.
  5. Memilih alternatif, Diperlukan kecermatan berpikir dan bertindak dalam pemilihan alternatif, apalagi pada tingkat keputusan manajerial. Solusi yang optimal sangat muskil untuk diperoleh karena pengambil keputusan tidak mungkin mengetahui semua alternatif yang ada, akibat dari setiap alternatif dan probabilitasnya.
  6. Mengimplementasi keputusan, Suatu keputusan yang tidak diimplementasikan tidak lebih dari sebuah abstraksi belaka. Dengan kata lain, suatu keputusan mesti secara efektif diimplementasikan agar mencapai tujuan yang dikehendaki.
  7. Mengendalikan dan mengevaluasi, Manajemen yang efektif melibatkan pengukuran periodik terhadap hasil. Hasil aktual dibandingkan dengan rencana dan perubahan harus dibuat jika terjadi deviasi. Hal ini menunjukan pentingnya pengukuran hasil, atau dengan kata lain tanpa adanya pengukuran berarti tidak ada penilaian terhadap prestasi kerja.

Pengambilan keputusan individual

Keputusan individual sangat dipengaruhi oleh faktor perilaku individu. Beberapa darinya hanya mempengaruhi aspek tertentu saja, sedangkan lainnya ada pula yang mempengaruhi seluruh proses. Meski demikian, masing-masing darinya mempunyai dampak terhadap proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Ada empat faktor perilaku individu, yaitu : sistim tata nilai, kepribadian, resiko dan disonansi.

a) Sistim tata nilai
Sistim tata nilai menjadi pedoman bagi semua orang saat mereka berada pada situasi harus mengambil keputusan. Sistim tata nilai dibutuhkan pada kehidupan dan menjadi dasar bagi pola pikir seseorang dan mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

b) Kepribadian
Kepribadian merupakan salah satu faktor psikologis yang turut berpengaruh terhadap pengambilan keputusan. Variabel kepribadian memiliki kaitan erat dengan variabel situasional dan interaksional tertentu dalam proses pengambilan keputusan.

c) Resiko
Pengambil keputusan sangan beragam kecenderungannya untjuk mengambil resiko, yang merupakan aspek khusus dari kepribadian yang mempunyai pengaruh kuat terhadap proses pengambilan keputusan.

d) Disonansi
Merupakan potensi ketidaksesuaian. Potensi ini muncul dari kekhawatiran setelah keputusan dibuat.

Pengambilan keputusan kelompok

Dalam banyak organisasi, sejumlah keputusan diambil memalui komite, kelompok, gugus tugas, maupun bentuk lainnya. Pada masalah yang tidak terprogram, masih baru dan melibatkan banyak ketidakpastian hasil, para manajer kerap menghadapi situasi dimana mereka mesti mencari dan menggabungkan berbagai pertimbangan di dalam pertemuan kelompok. Di sebagian besar organisasi, keputusan atas masalah seperti ini sangat jarang diambil secara perorangan atau dengan cara biasa.

Komplektisitas yang tinggi atas masalah-masalah seperti ini menuntut pengetahuan spesialisasi di berbagai lapangan. Kebutuhan, digabungkan dengan kenyataan bahwa keputusan tersebut akhirnya harus diterima dan diimplementasikan oleh banyak unit di seluruh organisasi, telah meningkatkan penggunaan pendekatan kolektif untuk proses pengambilan keputusan.

Dalam pertemuan inter-organisasi, banyak manajer diikutsertakan berpartisipasi dalam upaya bekerjasama yang melibatkan suatu proses pengambilan keputusan bersama diantara orang di masing-masing posisi kunci dimana masalah tersebut terjadi. Beberapa kerjasama terkonsentrasi pada keputusan bersama diantara pihak-pihak yang berkepentingan mengatasi masalah khusus, dan lainnya diarahkan untuk menghilangkan konflik diantara pihak-pihak yang berkepentingan.

Controlling
Pengendalian membantu manajer memonitor efektifitas perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan, serta mengambil tindakan korektif sesuai dengan kebutuhan. Organisasi menggunakan prosedur pengendalian untuk memastikan mereka membuat kemajuan yang memuaskan ke arah sasaran dan menggunakan sumberdaya mereka secara efisien.

Pengertian pengendalian
Stoner (1995) menyatakan bahwa pengendalian manajemen adalah merupakan proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan yang direncanakan. Sementara Mocker mendefinisikan sebagai suatu usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untuk mendesain sistim umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikansinya, serta mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumberdaya perusahaan digunakan dengan cara yang seefektif dan efisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Definisi dari Mocker ini sekaligus menggambarkan langkah-langkah yang diperlukan dalam proses pengendalian manajemen.

Mendesain Sistim Pengendalian
Sejumlah tantangan akan dihadapai oleh manajer dalam mendesain sistim pengendalian yang menyediakan umpan balik akurat yang tepat waktu, dan ekonomis yang dapat diterima oleh anggota organisasi. Kebanyakan tantangan ini dapat dilacak sampai pada keputusan mengenai apa yang perlu dikendalikan dan seberapa sering kemampuan diukur. Masalah-masalah tersebut pada umumnya dapat dihindari dengan analisis yang menentukan “bidang prestasi kerja kunci” dan “titik-titik pengendalian strategis”.

a) Mengidentifikasi bidang prestasi kerja kunci
Prestasi kerja kunci merupakan aspek-aspek unit atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif agar unit atau organisasi secara keseluruhan dapat berhasil. Pada umumnya bidang-bidang tersebut mencakup aktivitas utama organisasi atau kelompok aktivitas berkaitan yang terjadi di seluruh organisasi atau unit.

b) Mengidentifikasi titik-titik pengendalian strategis
Merupakan kegiatan menentukan titik-titk utama dalam sistim yaitu tempat pemantauan atau pengumpulan informasi akan dilaksanakan. Bila titik-titik pengendalian strategis telah dapat ditentukan letaknya, maka jumlah informasi yang harus dikumpulkan dan dievaluasi dapat banyak dikurangi.

Metode yang paling penting dan bermanfaat untuk menentukan titik-titik pengendalian strategis adalah dengan memusatkan perhatian pada unsur-unsur yang paling signifikan dalam suatu operasi tertentu. Biasanya hanya sebagian kecil saja dari aktivitas, peristiwa, individu, atau obyek dalam suatu operasi tertentu akan menyebabkan sebagian besar biaya atau masalah yang harus dihadapi oleh manajer.

Metode pengendalian anggaran

Anggaran adalah merupakan laporan kuantitatif formal mengenai sumberdaya yang disisihkan untuk melaksanakan aktivitas yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu. Anggaran menurut pengertian tersebut merupakan sarana yang paling luas digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas di setiap tingkat dalam sebuah organisasi.

Disamping sebagai sarana utama untuk pengendalian, anggaran juga merupakan salah satu alat utama koordinasi aktivitas dalam organisasi. Interaksi antara manajer dan karyawan yang berlangsung lama selama preses pengembangan anggaran akan membantu menetapkan dan mengintegrasikan berbagai kegiatan anggota organisasi.

a) Pusat tanggung jawab
Sistim pengendalian dapat dibuat untuk memonitor fungsi atau proyek organisasi. Pengendalian atas sebuah fungsi dimaksudkan untuk memastikan bahwa aktivitas tertentu (seperti produksi atau penjualan) dilaksanakan dengan benar dan tepat). Pengendalian atas sebuah proyek bertujuan untuk memastikan tercapainya hasil akhir tertentu (misalnya pengembangan produk baru atau penyelesaian sebuah gedung).

Unit organisasi atau unit fungsional yang dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggungjawab atas aktivitas unit tersebut dinamakan “pusat tanggung jawab”. Semua pusat tanggung jawab menggunakan sumberdaya (input atau biaya) untuk menghasilkan sesuatu yang lain (output atau penghasilan). Pada umumnya, tanggung jawab diserahkan kepada “pusat penerimaan, pusat pengeluaran, pusat laba, dan/atau pusat investasi”. Keputusan biasanya tergantung pada aktifitas yang dijalankan oleh unit organisasi dan dengan cara input dan output diukur oleh sistim pengendalian.

Pusat penerimaan merupakan unit organisasi yang outputnya diukur dalam bentuk uang tetapi tidak dibandingkan secara langsung dengan biaya input. Contohnya misalnya departemen penjualan. Efektivitas pusat ini tidak dinilai berapa besar penghasilan (dalam bentuk penjualan) melebihi biaya pusat tersebut (misalnya berupa gaji atau sewa). Sebaliknya, anggaran (dalam bentuk kuota penjualan) disiapkan untuk pusat penerimaan dan kemudian angka-angka tersebut dibandingkan dengan pesanan penjualan atau penjualan yang sebenarnya. Dengan cara ini, gambaran yang bermanfaat mengenai efektifitas dari masing-masing wiraniaga atau pusat itu sendiri dapat ditentukan.
Pada pusat pengeluaran/biaya, input diukur oleh sistim pengendalian dalam bentuk uang, tetapi outputnya tidak. Alasannya adalah pusat-pusat seperti ini tidak dapat diharapkan untuk menghasilkan pendapatan. Contohnya adalah pemeliharaan, administrasi, pelayanan, dan bagian penelitian. Anggaran hanya disusun untuk bagia input dari operasi pusat-pusat seperti ini.

Dalam pusat laba, prestasi kerja diukur dengan angka selisih antara penghasilan (output) dengan pengeluaran (input). Ukuran seperti itu digunakan untuk menentukan sejauh mana pusat laba berfungsi secara ekonomi dan seberapa baik prestasi kerja manajernya. Sebuah pusat laba dibentuk ketika sebuah unit organisasi diberi tanggung jawab untuk mencetak laba. Dalam sebuah organisasi yang dibagi atas beberapa divisi, dengan beberapa divisi bertanggungjawab secara penuh atas lini produknya sendiri, divisi yang terpisah itu dianggap sebagai pusat laba.

Dalam pusat investasi, sistim pengendalian akan mengukur nilai uang input dan output, tetapi juga menilai perbandingan output dengan aset yang dipergunakan untuk menghasilkan output tersebut. Hal yang selalu harus diperhitungkan adalah penghasilan harus dikurangi dengan nilai penyusutan, dan memajemen harus memperhitungkan bunga yang akan diperoleh kalau uang tadi dipergunakan dalam investasi alternatif. Dengan memperhitungkan faktor-faktor tersebut, perusahaan akan memperoleh gambaran yang lebih akurat tentang profitabilitas. Manajer dapat mengetahui hasil dari suatu investasi, bukan hanya kenyataan uang yang masuk dan yang keluar.

b) Proses pembuatan anggaran
Proses penganggaran biasanya dimulai ketika manajer menerima ramalan ekonomi serta tujuan penjualan dan laba untuk tahun mendatang dari manajemen puncak, bersama jadwal kapan pengukuran harus diselesaikan. Ramalan dan tujuan tadi adalah merupakan pedoman bagi para manajer untuk menyusun anggaran mereka.

Proses penyusunan anggaran dapat dimulai “dari atas ke bawah” dimana anggaran ditetapkan oleh manajer puncak tanpa atau hanya sedikit berkonsultasi dengan manajer di bawahnya. Selain itu dapat disusun dari “bawah ke atas”, dimana anggaran dipersiapkan, sekurang-kurangnya pada tahap awal, oleh mereka yang harus menjalankannya. Anggaran tersebut selanjutnya diserahkan untuk disetujui oleh manajer tingkat yang lebih tinggi.

Masalah yang sering timbul dalam penyusunan anggaran adalah pada kondisi dimana sumberdaya yang dimiliki terbatas. Para manajer mungkin akan merasa khawatir bahwa mereka tidak mendapat alokasi bagian yang adil. Ketegangan dapat meningkat bilanama persaingan dengan manajer lain meningkat. Kecemasan juga dapat meningkat karena manajer mengetahui bahwa mereka akan dinilai berdasarkan kemampuan mereka untuk memenuhi atau melebihi standar yang dianggarkan.

c) Jenis-jenis anggaran
Dalam organisasi dikenal adanya dua jenis anggaran yaitu anggaran operasi dan anggaran keuangan. Anggaran operasi menunjukan barang dan jasa yang diperkirakan akan dikonsumsi oleh organisasi selama periode anggaran. Pada umunya anggaran operasi mencantumkan jumlah fisik dan angka biayanya. Tipe anggaran operasional yang paling umum adalah anggaran pengeluaran, penerimaan, dan anggaran laba.

Anggaran keuangan menyatakan secara rinci uang yang akan dikeluarkan oleh organisasi selama periode yang sama dan dari mana asal uang tersebut. Kedua tipe anggaran yang berbeda ini menyusun rencana anggaran perusahaan secara keseluruhan.

Pengauditan
Mengaudit adalah merupakan suatu proses penilaian. Mengaudit memiliki banyak kegunaan yang penting, dari membuktikan kejujuran dan kewajaran laporan keuangan sampai menyediakan dasar penting bagi para manajer utnuk mengambil keputusan.

a) Audit eksternal
Secara luas audit eksternal tradisional sebagian besar merupakan proses verifikasi yang menyangkut penilaian yang bebas (independen) atas berbagai perkiraan (accounts) dan laporan keuangan organisasi. Aset dan hutang diverifikasi, dan laporan keuangan diperiksa atas kelengkapan dan akurasinya. Tujuan auditor bukan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan. Pekerjaaan auditor adalah melakukan verifikasi bahwa perusahaan tesebut, dalam menyusun sendiri laporan keuangannya dan dalam menilai harta serta hutangnya, telah mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku secara umum dan menerapkannya dengan tepat.

Audit eksternal berlangsung setelah periode organisasi berakhir dan laporan keuangannya telah selesai disusun. Karena alasan tersebut, dan juga karena umumnya hanya memusatkan perhatian pada sepenrangkat laporan serta transaksi yang relatif terbatas, audit eksternal biasanya tidak memberikan kontribusi yang besar terhadap pengendalian kegiatan yang tengah berlangsung dalam organisasi.

b) Audit internal
Audit internal dilaksanakan oleh anggota organisasi itu sendiri. Sasarannya adalah untuk memberikan jaminan yang pantas bahwa harta organisasi dengan benar dijaga keamanannya dan bahwa catatan-catatan keuangan penataannya dapat diandalkan dan dilakukan dengan cukup akurat untuk menyusun laporan keuangan. Audit internal juga membantu manajer untuk mengevaluasi efisiensi operasional organisasi dan prestasi kerja dari sistim kendalinya. Karena konsentrasinya pada opeasi organisasi, proses ini dikenal sebagai “audit operasional”.

Audit internal juga dapat dilaksanakan sebagai sebuah proyek yang tersendiri oleh pegawai bagian keuangan atau, pada organisasi yang besar, oleh staf audit internal purnawaktu. Jangkauan dan kedalaman audit tersebut juga sangat bervariasi, tergantung pada besarnya dan kebijakan perusahaan.

Jangkauannya bisa mulai dari survei yang relatif sempit sampai analisis laus dan komprehensif yang menjangkau lebih jauh dari penilaian atas sistim pengendalian dengan memperhatikan kebijakan, prosedur, dan penggunaan wewenang, serta mutu dan efektifvitas metode manajerial yang digunakan. Dalam peran ini terlihat bahwa proses manajemen itu memperbaiki dirinya sendiri.

Pengertian Manajemen dan Fungsi-Fungsinya
(Definition and Functions of Management)

Pengertian Manajemen (Definition of Management)
Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juiga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

B. Fungsi-Fungsi Manajemen (Management Functions)
Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun di antara teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen.

fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.

Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
• Mengambil keputusan
• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
• Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Directing/Commanding Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.
Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

C. Tingkatan Manajemen (Manajemen Level).
Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan :
1. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain.
2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadang-kadang juga karyawan operasional.
3. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Daftar Pustaka
Dessler, G., 1997, Human Resource Management, Seventh Ed., Prentice-Hall, Inc., A Simon Schustler Company, Englewood Cliffs, New Jersey.
Gibson, J.L., 1995, Organizations, 8th Ed., Richard D. Irwin, Inc., Homewood, Illinois.
Gibson, J.L., 1995, Fundamentals of Management, 9th Ed., Richard D. Irwin, Inc., Homewood, Illinois.
Shapiro A. C., 1994, Fundations of Multinational Financial Management, Simon & Schuster.
Shimizu R., 1989, The Japanese Business Success Factors, Chikura Shobo, Tokyo.Studies, vol. 6.
Stoner, James A.F., Freeman R.E., Gilbert D.R., 1995, Management, Prentice-Hall, Inc., A Simon Schustler Company, Englewood Cliffs, New Jersey.

Modul 1 # HAKIKAT DAN PERKEMBANGAN MANAJEMEN (PERTEMUAN 1 DAN 2)


A. DEFINISI MANAJEMEN  (Definition of Management)

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia.[1] Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.

Pendapat lain menjelaskan :

Manajemen : “keahlian untuk menggerakan orang untuk melakukan suatu pekerjaan” (the art of getting thing done through people) (Lawrence A. Appley, American Management Association)

Manajemen : “seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengontrolan dari pada “human and natural resources” untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.(oey Liang Gie, Guru besar manajemen UI)

Manajemen sebagai “proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan : perencanaan, pengorganisasian, menggerkan dan pengawasan yang dialkukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain”. (George R. Terry, Ph.D)

Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

Selanjutnya,  manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.

Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

B. FILSAFAT MANAJEMEN

Berbagai teori manajemen berdasar pada filsafat dibawah ini antara lain : filasafat idealisme (suatu keadaan yang amat sempurna yang menjadi pola dari segala sesuatu yang kita dapati didunia ini), filsafat ini diterapkan dalam manajemen marxis dan codetermination yang popular di Negara sosialis, jerman dan skandinavia.

filsafat realisme (dunia ini dan segala sesuatu yang terdapat didalamnya adalah kenyataan yang tidak dapat dibantah), filsafat ini beriringan dengan revolusi industri inggeris yang disusun Frederick W. taylor.

Filsafat neo-thomisme ( kenyataan itu rasio, keadaan, dan Tuhan sedangkan kebenaran adalah intuisi, segala sesuatu yang masuk akal dan yang diwahyukan Tuhan) banyak dipraktikan oleh manajemen katholik yang merujuk pada bible

filsafat pragmatisme (pengalaman dan segala sesuatu yang dapat dialami oleh manusia, keberanaran dapat dilihat dari pendapat umum) yang banyak merujuk pada manajemen yang berlaku umum mellaui opini public.

filsafat eksistensialisme (kenyataan adalah eksistensi atau keadaan yang menyerupai itu, kebenaran adalah pendapat yang sejalan dengan pandangan pribadi seseorang), peran manusia menjadi perhatian utama.

C. PRAKTIK MANAJEMEN

Aplikasi dari filsafat melahirkan beeberapa tahapan penerapan manajemen sebagaimana yang diungkapkan George R. Terry (2006:67) membagi tahapan praktik manajemen antara lain :

  1. Manajemen partisipasi
  2. Manajemen berdasarkan hasil (result management)
  3. Manajemen memperkaya pekerjaan (job enrichment),
  4. Manajemen prioritas produktifitas,
  5.  Manajemen berdasarkan kemungkinan (contingency management)
  6. Manajemen pemanfaatan konflik

Odiorne membagi praktek manajemen dengan beberapa tahapan :

  1. Manajemen memaksa (1920-an dan 1930-an)
  2. Manajemen mementingkan hubungan kemanusiaan (1940-an)
  3. Manajemen menggunakan tekanan (1950-an)
  4.  Manajemen menurut keadaan (1960-an)

Bennet Silalahi (2001:10) membagai praktik manajemen menjadi 5 tahapan antara lain :

  1. manajemen teknologis
  2. manajemen administratif
  3. manajemen sistem kemanusiaan
  4. manajemen ilmiah
  5. manajemen sasaran dan hasil

Perbandingan teori manajemen

filosofi Ekonomi & teknologi Admninistrasi & organisasi System kemanusiaan Ilmu pengetahuan Sasaran & hasil
Focus Pekerjaan yang diselesaikan kekuasaan Kebutuhan manusia Informasi dan keputusan Situasi dan kondisi
Prinsip atau konsep Spesialisasi

Tata cara kerja

Ekonomi

Mendelegasikan kekuasaan dan tanggungjawab

Kesatuan perintah

Jenjang jabatan

Koordinasi

Rentang pengawasan

Seleksi

Pembinaan

Kepuasan kerja

Pengalaman kerja

Pengambilan keputusan

Model dan simulasi

Perhatian terhadap sasaran dan hasil.

Perhatian terhadap sitiuasi

Potensi manusia

Latar belakang Ekonomi

Teknologi proses

Teknologi industri

Hukum, Ilmu kemiliteran, Ilmu politik Sosiologi

Psikologi

Ilmu prilaku

Operation research

Ilmu pasti

Komputerisasi

Teori komunikasi cybernetics

Filsafat

Ilmu prilaku

Ergonomika

Operation research

Pembinaan organisasi

Pertimbangan dasar Efisiensi =

0/1

Undang-undang

Kestabilan

Karyawan dapat mencapai puncak kemampuan Mudah diterapkan Penyesuaian SDM terhadap persyaratan kerja dapat mencapai sasaran dan hasil optimal
Para ahli Fredrick W. Taylor

(1898)

Henry Fayol

(1916)

Elton mayo

(1946)

Norbert Wiener

(1950)

Berbagai sumber

(1963)

Sumber : Manajemen integrative, Bennet Silalahi, LPMI, 2001

 D. FUNGSI MANAJEMEN  (Management Functions)

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

  1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
  2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
  3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha

Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun di antara teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen.

fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.

Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
• Mengambil keputusan
• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
• Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Directing/Commanding
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

Tool of Management

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.

Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

E. TINGKATAN MANAJEMEN (Manajemen Level).
Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan :

  1. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain.
  2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadang-kadang juga karyawan operasional.
  3. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

Tingkatan manajer

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya.

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:

  • Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
  • Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
  • Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

Peran manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:

  1. Peran antarpribadi
    Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.
  2. Peran informasional
    Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.
  3. Peran pengambilan keputusan
    Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

F. KETERAMPILAN MANAJER

Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

  1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
    Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
  2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
    Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
  3. Keterampilan teknis (technical skill)
    Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:[5]

  1. Keterampilan manajemen waktu
    Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
  2. Keterampilan membuat keputusan
    Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

G. PRINSIP MANAJEMEN

Prinsip dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan fundamental atau kebenaran umum yang merupakan sebuah pedoman untuk berpikir atau bertindak. Prinsip merupakan dasar, namun tidak bersifat mutlak karena prinsip bukanlah umum. Dalam hubungannya dengan manajemen prinsip-prinsip bersifat fleksibel dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-sitauasi yang berubah.

Prinsip-prinsip umum manajemen (general principle of management) teridir dari:

  • Pembagian kerja (Division of work)

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Dengan adanya prinsip the right man in the right place akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

  • Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)

Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.

Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang.

  • Disiplin (Discipline)

Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap disrinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan weweanng yang ada padanya.

  • Kesatuan perintah (Unity of command)

Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesui dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.

  • Kesatuan pengarahan (Unity of direction)

Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk pmelaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.

  • Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan loancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik

Setian karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan orgabisasi dapat terwujud, apanila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.

  • Penggajian pegawai

Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip penggajian haris dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang. Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbuulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more prestige (upaya lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan menimbulkan tindakan tidak disiplin.

  • Pemusatan (Centralization)

Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiurang wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)

  • Hirarki (tingkatan)

Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.

  • Ketertiban (Order)

Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.

  • Keadilan dan kejujuran

Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.

  • Stabilitas kondisi karyawan

Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan.

Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja.

  • Prakarsa (Inisiative)

Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya.

  • Semangat kesatuan, semangat korp

Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggyungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana.

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun.[2] Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa mempedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan oleh Hanry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.[3]

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting kedua yang mempengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

Di awal abad ke-20, seorang industriawan Perancis bernama Henry Fayol mengajukan gagasan lima fungsi utama manajemen: merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan. Gagasan Fayol itu kemudian mulai digunakan sebagai kerangka kerja buku ajar ilmu manajemen pada pertengahan tahun 1950, dan terus berlangsung hingga sekarang.

Sumbangan penting lainnya datang dari ahli sosilogi Jerman Max Weber. Weber menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi—bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk “birokrasi yang ideal” itu tidak ada dalam realita. Dia menggambarkan tipe organisasi tersebut dengan maksud menjadikannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam kelompok besar. Teorinya tersebut menjadi contoh desain struktural bagi banyak organisasi besar sekarang ini.[4]

Perkembangan selanjutnya terjadi pada tahun 1940-an ketika Patrick Blackett melahirlkan ilmu riset operasi, yang merupakan kombinasi dari teori statistika dengan teori mikroekonomi. Riset operasi, sering dikenal dengan “Sains Manajemen”, mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi. Pada tahun 1946, Peter F. Drucker—sering disebut sebagai Bapak Ilmu Manajemen—menerbitkan salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: “Konsep Korporasi” (Concept of the Corporation). Buku ini muncul atas ide Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.

H. Teori manajemen

Manajemen ilmiah

Manajemen ilmiah, atau dalam bahasa Inggris disebut scientific management, pertama kali dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya yang berjudul Principles of Scientific Management pada tahun 1911. Dalam bukunya itu, Taylor mendeskripsikan manajemen ilmiah adalah “penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.” Beberapa penulis seperti Stephen Robbins menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirya teori manajemen modern.

Ide tentang penggunaan metode ilmiah muncul ketika Taylor merasa kurang puas dengan ketidakefesienan pekerja di perusahaannya. Ketidakefesienan itu muncul karena mereka menggunakan berbagai macam teknik yang berbeda untuk pekerjaan yang sama—nyaris tak ada standar kerja di sana. Selain itu, para pekerja cenderung menganggap gampang pekerjaannya. Taylor berpendapat bahwa hasil dari para pekerja itu hanyalah sepertiga dari yang seharusnya. Taylor kemudian, selama 20 tahun, berusaha keras mengoreksi keadaan tersebut dengan menerapkan metode ilmiah untuk menemukan sebuah “teknik paling baik” dalam menyelesaikan tiap-tiap pekerjaan.

Berdasarkan pengalamannya itu, Taylor membuat sebuah pedoman yang jelas tentang cara meningkatkan efesiensi produksi. Pedoman tersebut adalah:

  1. Kembangkanlah suatu ilmu bagi tiap-tiap unsur pekerjaan seseorang, yang akan menggantikan metode lama yang bersifat untung-untungan.
  2. Secara ilmiah, pilihlah dan kemudian latihlah, ajarilah, atau kembangkanlah pekerja tersebut.
  3. Bekerja samalah secara sungguh-sungguh dengan para pekerja untu menjamin bahwa semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip ilmu yang telah dikembangkan tadi.
  4. Bagilah pekerjaan dan tanggung jawab secara hampir merata antara manajemen dan para pekerja. Manajemen mengambil alih semua pekerjaan yang lebih sesuai baginya daripada bagi para pekerja.

Pedoman ini mengubah drastis pola pikir manajemen ketika itu. Jika sebelumnya pekerja memilih sendiri pekerjaan mereka dan melatih diri semampu mereka, Taylor mengusulkan manajemenlah yang harus memilihkan pekerjaan dan melatihnya. Manajemen juga disarankan untuk mengambil alih pekerjaan yang tidak sesuai dengan pekerja, terutama bagian perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengontrolan. Hal ini berbeda dengan pemikiran sebelumnya di mana pekerjalah yang melakukan tugas tersebut.

Manajemen ilmiah kemudian dikembangkan lebih jauh oleh pasangan suami-istri Frank dan Lillian Gilbreth. Keduanya tertarik dengan ide Taylor setelah mendengarkan ceramahnya pada sebuah pertemuan profesional.

Keluarga Gilbreth berhasil menciptakan mikronometer yang dapat mencatat setiap gerakan yang dilakukan oleh pekerja dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap gerakan tersebut. Gerakan yang sia-sia yang luput dari pengamatan mata telanjang dapat diidentifikasi dengan alat ini, untuk kemudian dihilangkan. Keluarga Gilbreth juga menyusun skema klasifikasi untuk memberi nama tujuh belas gerakan tangan dasar (seperti mencari, menggenggam, memegang) yang mereka sebut Therbligs (dari nama keluarga mereka, Gilbreth, yang dieja terbalik dengan huruf th tetap). Skema tersebut memungkinkan keluarga Gilbreth menganalisis cara yang lebih tepat dari unsur-unsur setiap gerakan tangan pekerja.

Skema itu mereka dapatkan dari pengamatan mereka terhadap cara penyusunan batu bata. Sebelumnya, Frank yang bekerja sebagai kontraktor bangunan menemukan bahwa seorang pekerja melakukan 18 gerakan untuk memasang batu bata untuk eksterior dan 18 gerakan juga untuk interior. Melalui penelitian, ia menghilangkan gerakan-gerakan yang tidak perlu sehingga gerakan yang diperlukan untuk memasang batu bata eksterior berkurang dari 18 gerakan menjadi 5 gerakan. Sementara untuk batu bata interior, ia mengurangi secara drastis dari 18 gerakan hingga menjadi 2 gerakan saja. Dengan menggunakan teknik-teknik Gilbreth, tukang baku dapat lebih produktif dan berkurang kelelahannya di penghujung hari.

Teori administrasi umum

Teori administrasi umum atau, dalam bahasa Inggris, general theory of administration, adalah teori umum mengenai apa yang dilakukan oleh para manajer dan bagaimana cara membentuk praktik manajemen yang baik. Sumbangan penting untuk teori ini datang dari industrialis Perancis Henri Fayol dengan 14 prinsip manajemen-nya dan sosiolog Jerman Max Weber dengan konsep birokrasi—bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki yang didefinisikande dengan jelas, peraturan dan ketetapan rinci, dan sejumlah hubungan impersonal.

Pendekatan kuantitatif

Pendekatan kuantitatif adalah penggunaan sejumlah teknik kuantitatif—seperti statistik, model optimasi, model informasi, atau simulasi komputer—untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan. Sebagai contoh, pemrograman linear digunakan para manajer untuk membantu mengambil kebijakan pengalokasian sumber daya; analisis jalur krisis (Critical Path Analysis) dapat digunakan untuk membuat penjadwalan kerja yang lebih efesien; model kuantitas pesanan ekonomi (economic order quantity model) membantu manajer menentukan tingkat persediaan optimum; dan lain-lain.

Pengembangan kuantitatif muncul dari pengembangan solusi matematika dan statistik terhadap masalah militer selama Perang Dunia II. Setelah perang berakhir, teknik-teknik matematika dan statistika yang digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan militer itu diterapkan di sektor bisnis. Pelopornya adalah sekelompok perwira militer yang dijuluki “Whiz Kids.” Para perwira yang bergabung dengan Ford Motor Company pada pertengahan 1940-an ini menggunakan metode statistik dan model kuantitatif untuk memperbaiki pengambilan keputusan di Ford.

Kajian Hawthorne

Kajian Hawthrone adalah serangkaian kajian yang dilakukan pada tahun 1920-an hingga 1930-an. Kajian ini awalnya bertujuan mempelajari pengaruh berbagai macam tingkat penerangan lampu terhadap produktivitas kerja. Kajian dilakukan di Western Electric Company Works di Cicero, Illenois.

Uji coba dilaksanakan dengan membagi karyawan ke dalam dua kelompok, yaitu kelompok kontrol dan kelompok eksperimen. Kelompok eksperimen dikenai berbagai macam intensitas penerangan sementara kelompok kontrol bekerja di bawah intensitas penerangan yang tetap. Para peneliti mengharapkan adanya perbedaan jika intensitas cahaya diubah. Namun, mereka mendapatkan hasil yang mengejutkan: baik tingkat cahaya itu dinaikan maupun diturunkan, output pekerja meningkat daripada biasanya. Para peneliti tidak dapat menjelaskan apa yang mereka saksikan, mereka hanya dapat menyimpulkan bahwa intensitas penerangan tidak berhubungan langsung dengan produktivitas kelompok dan “sesuatu yang lain pasti” telah menyebabkan hasil itu.

Pada tahun 1927, Profesor Elton Mayo dari Harvard beserta rekan-rekannya diundang untuk bergabung dalam kajian ini. Mereka kemudian melanjutkan penelitian tentang produktivitas kerja dengan cara-cara yang lain, misalnya dengan mendesain ulang jabatan, mengubah lamanya jam kerja dan hari kerja alam seminggu, memperkenalkan periode istirahat, dan menyusun rancangan upah individu dan rancangan upah kelompok. Penelitian ini mengindikasikan bahwa ternyata insentif-insentif di atas lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok, penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Peneliti menyimpulkan bahwa norma-norma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja individu.

Kalangan akademisi umumnya sepakat bahwa Kajian Hawthrone ini memberi dampak dramatis terhadap arah keyakinan manajemen terhadap peran perlikau manusia dalam organisasi. Mayo menyimpulkan bahwa:

  • perilaku dan sentimen memiliki kaitan yang sangat erat
  • pengaruh kelompok sangat besar dampaknya pada perilaku individu
  • standar kelompok menentukan hasil kerja masing-masing karyawan
  • uang tidak begitu menjadi faktor penentu output bila dibandingkan dengan standar kelompok, sentimen kelompok, dan rasa aman.

Kesimpulan-kesimpulan itu berakibat pada penekanan baru terhadap faktor perilaku manusia sebagai penentu berfungsi atau tidaknya organisasi, dan pencapaian sasaran organisasi tersebut.

Sumber:

Asas-asas Manajemen, George R. Terry, terj. Dr. Winardi, SE, Alumni, Bandung, 2010.
Manajemen integrative, Bennet Silalahi, Prof. Dr., LPMI, Jakarta, 2001
Wikipedia

Modul 2.# FUNGSI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI (PERTEMUAN 3)


Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

A. DEFINISI

perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut louis A.Allen : “planning is the determination of a course of action to achieve a desired result”. 

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Perencanaan dalam pengertian ini menitikberatkan kepada usaha untuk menyeleksi dan menghubungkan sesuatu dengan kepentingan masa yang akan datang serta usaha untuk mencapainya.

Definisi lain menyatakan bahwa perencanaan adalah hubungan antara apa yang ada sekarang dengan bagaimana seharusnya yang berkaitan dengan kebutuhan, penentuan tujuan, prioritas, program,dan alokasi sumber.[3] Perencanaan mempunyai makna yang komplek, perencanaan didefinisikan dalam berbagai bentuk tergantung dari sudut pandang, latar belakang yang mempengaruhinya dalam mendefinisikan pengertian perencanaan.

Di antara definisi lain tersebut adalah sebagai berikut:

Menurut prajudi Atmusudirjo perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu, oleh siapa, dan bagaimana. 

Bintoro Tjokroamidjojo menyatakan bahwa perencanaan dalam arti luas adalah proses memprsiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Muhammad Fakri perencanaan dapat diartikan sebagai proses penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Dari kutipan tersebut dapat dianalisis bahwa dalam menyusun perencanaan perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan masa depan, adanya kegiatan, proses yang sistematis, hasil dan tujuan tertentu.

Menurut Kaufman dalam perencanaan mengandung elemen-elemen sebagai berikut, pertama mengindentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan. Kedua, menentukan kebutuhan-kebutuhan yang bersifat prioritas. Ketiga, memperinci spesifikasi hasil yang dicapai dari tiap kebutuhan yang dipioritaskan. Keempat, mengidentifikasi persyaratan untuk mencapai tiap-tiap alternatif. Kelima, mengidentifikasi strategi alternative yang memungkinkan, termasuk di dalamnya peralatan untuk melengkapi tiap persyaratan untuk mencapai kebutuhan, untung rugi berbagai latar dan strategi yang digunakan.
Uraian tersebut, memperjelas bahwa perencanaan berkaitan dengan pemilihan dan penentuan kebijakan tertentu. Harjanto memberi komentar terhadap pendapat Kaufman bahwa perencanaan merupakan proses untuk menentukan kemana harus melangkah dan mengidentifikasi berbagai persyaratan yang dibutuhkan dengan cara efektif dan efesien. perencanaan mengandung enam pokok pikiran yaitu, pertama perencaaan melibatkan proses penentapan keadaan masa depan yang diinginkan. Kedua, keadaan masa depan yang diinginkan dibandingkan dengan kenyataan sekarang, sehingga dapat dilihat kesenjangannya. Ketiga, untuk menutup kesenjangan perlu dilakukan usaha-usaha. Keempat, uasaha untuk menutup kesenjangan tersebut dapat dilakukan derngan berbagai usaha dan alternative. Kelima, perlu pemilihan alternative yang baik, dalam hal ini mencakup efektifitas dan efesiensi. Keenam, alternative yang sudah dipilih hendaknya diperinci sehingga dapat menajdi petunjuk dan pedoman dalam pengambilan kebijakan.

perencanaan merupakan aplikasi dari pemikiran yang tersusun untuk mencapai keinginan bersama. Dengan demikian perencanaan yang di susun merupakan konsep yang aplikatif dan oprasional. Dapat juga merupakan aktifitas untuk mengambil keputusan. Hal senada juga dikatakan oleh George R. Terry bahwa perencanaan merupakan aktifitas pengambilan keputusan tentang apa yang harus dilakukan, di mana, kapan dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang akan melakukan, sehingga tercapainya tujuan yang dinginkan.

Dengan demikian perencanaan adalah usaha untuk menggali siapa yang bertangungjawab terhadap berbagai aktifitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama. Aktifitas tersebutkan tergambar dalam sebuah perencanaan yang matang dan komprehensif. Hal ini dapat dipahami dari pendapat George R. Terry tersebut. Di sisi lain, perencanaan dapat dikatrakan sebagai usaha mencari penangggungjawab terhadap berbagai rumusan kebijakan untuk dilaksanakan bersama sesuai dengan bidang masing-masing.

Islam dalam perencanaan.
Islam mengajarkan kepada umatnya untuk merencanakan segala kegiatannya.” Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah Setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat); dan bertakwalah kepada Allah, Sesungguhnya Allah Maha mengetahui apa yang kamu kerjakan”(Qs.Al-Hasyr:18). Dari ayat tersebut dapat dipahami bahwa perlunya perlunya perencanaan untuk masa depan, apakah untuk diri sendiri, pemimpin keluarga, lembaga, masyarakat maupun sebagai pemimpin Negara.

Allah sebagai pencipta, Allah sebagai Perencana semua makhluk ciptaannya, Allah adalah Maha Merencanakan, Al-Bari, sifat tersebut menjadi inspirasi bagi umat islam terutama para manajer. Karena pada dasarnya manajer yang harus mempunyai banyak konsep tetang manajemen termasuk di dalamnnya perencanaan pemimpin yanb adalah yang mempunyai visi dan misi, dan membangun kedua hal tersebut agar berjalan sesuai dengan tujuan bersama. Visi dan misi merupakan hasil dari perencanaan yang baik dan matang.

perencanaan adalah proses yang berkelanjutan, bertahap dan tertata rapi. Artinya perencanaan tidak bersifat mutlak, kaku tetapi ada peluang untuk perbaikan dan sisipan kebijakan baru. Dengan demikian perencanaan adalah proses yang berkelanjutan dalam rangka menyempurnakan aktifitas untuk mewujudkan tujuan bersama.

Dengan demikian perencanaan pendidikan sekedar untuk internal lembaga pendidikan, anak didik, lebih dari itu pertimbangan lingkungan masyarakat sebagai pengguna sekaligus penerima hsil perlu dipertimbangkan, termasuki juga kebutuhan regional, nasional dan internasional, ini artinya adalah menyusun perencanaan hendaknya bersifat universal untuk jangka pendek dan jangka panjang yang kesemuanya bermuara kepada kebutuhan dan tujuan universal.

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tinsdakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

B. UNSUR-UNSUR DAN ELEMEN PERENCANAAN

Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :

  1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
  2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
  3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
  4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
  5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
  6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Elemen perencanaan

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

Sasaran

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti “tingkatkan kinerja,” “naikkan profit,” atau “kembangkan perusahaan,” sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk “meningkatkan profit 15%.” Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk “meningkatkan profit 15%,” ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah “membangun 6 buah pabrik di China atau “mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006.” Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

 

C. SIFAT RENCANA YANG BAIK

Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :

  1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
  2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
  3.  Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
  4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
  5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

Dasar perencanaan yang baik antara lain :

1. forecasting
proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.è
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)

2. Penggunaan skenario
meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.è Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.

3. benchmarking
Perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.

4. Partisipasi dan keterlibatan
perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.

5. Penggunaan staf perencana
fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.

D. PROSES PEMBUATAN RENCANA

1. Menetapkan tugas dan tujuan

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

2. Observasi dan analisa

Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4. Membuat sintesa

Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

Prosedur dan aturan
Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)

1. Perencanaan sekali pakai (single-use plans)
Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik

  • Anggaran

Menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program
Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.

  • Jadwal Proyek

Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja dan Sumber Daya

KEUNTUNGAN PERENCANAAN

  1. Fokus dan fleksiblitas, Fokus : Mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan. Fleksibilitas: Beroperasi dan punya pandangan kedepan
  2. Perencanaan membantu Manajer karena:
  3. Perencanaan berorientasi pada hasil- Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
  4. Perencanaan Orientasi pada prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama
  5. Perencanaan orientasi pada keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik
  6. Perencanaan orientasi pada perubahan -membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik

2. Perencanaan mengembangkan koordinasi Tujuan-tujuan dari masing-masing subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.

3. Perencanaan mengembangkan pengendalian
Pengendalian meliputi Pengukuran dan evaluasi
Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.

E. SIAPA PEMBUAT RENCANA

1. Panitia Perencanaan

Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

2. Bagian Perencanaan

Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

3. Tenaga Staf

Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :

  • Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
  • Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.

F. BENTUK PERENCANAAN

1. Recana Global (Global Plan)

Analisa penyusunan recana global terdiri atas:

  • Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
  • Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
  • Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
  • Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi

2. Rencana Stategik (Strategic Plan)

Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.

Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :

  1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
  2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
  3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
  4. Rencana Operasional ( Operational Plan )

Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

  • Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
  • Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

G. PENDEKATAN-PENDEKATAN PERENCANAAN

1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi.
Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.

2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.

3. Perencanaan contingency
perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.

Tipe perencanaan yang dilakukan para manajer
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai

1. Perencanaan Jangka Panjang & Jangka Pendek
Jangka Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang Menengah : 1 s/d 2 tahun, Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih

2. Perencanaan strategi dan operasional

A. Perencanaan Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:

  1. Identifikasi tujuan dan sasaran
  2. Penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
  3. Penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
  4. Implementasi perencanaan strategi
  5. Evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi

Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive advantage).

H.TUJUAN PERENCANAAN

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan.

  1. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
  2. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
  3. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
  4. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi[1] menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Dua unsur dari pada tujuan yaitu :

  1. Hasil akhir yang ingin dicapai
  2. Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut

Dalam buku Manullang Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :

  1. Tujuan primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak langsung kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan jasa.
  2. Tujuan kolateralnilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat
  3. Tujuan Skunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian tujuan diatas.

Bentuk tujuan

Parrow membagi tujuan menjadi lima bentuk :

  1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
  2. Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk konsumsi.
  3. System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dalam organisasi tersebut.
  4. Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
  5. Derived Goals, dihubungkan dan didasarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam organisasi,

 Fungsi Tujuan

  1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
  2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
  3. Sebagai standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
  4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
  5. Sebagai unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.

Peter Drucker menetapkan delapan unsur yang harus ada dalam suatu organisasi di dalam menetapkan tujuan, yaitu :

  1. Posisi pasar, berapa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat berapa besar langganan dan produk yang dapat dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan.
  2. Produktivitas, yaitu dengan menghitung antar input yang digunakan dengan output yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan.
  3. Sumberdaya pisik dan keuangan, dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi keuangan yang dimiliki.
  4. Profitabilitas, pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset and develop-ment, tersedianya kapital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima.
  5. Inovasi, yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru, teknologi yang lebih canggih misalnya, yang didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah.
  6. Prestasi dan pengembangan manajer, dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer.
  7. Prestasi dan sikap karyawan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut faktor-faktor karyawan dalam pencapaian efektifitas kerja.
  8.  Tanggung jawab solusi dan publik, guna menangani gejolak yang terjadi di perusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk rasa, hukum, pemerintah dan kelompok masyarakat lainnya.

Management Bay Objective ( MBO )

Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.

Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

Sistem Management By Objective Yang Efektif antara lain :

  1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
  2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
  3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
  4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
  5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
  6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.

Sedangkan  Kebaikan dan Kelemahan MBO dapat dilihat sebagai berikut :

Kebaikan : Kelemahan :

  1. Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
  2. Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.
  3. Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
  4. Membuat proses evaluasi. 1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.

2. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.

Unsur-unsur Efektivitas MBO

  1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
  2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
  3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
  4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.

I. PEMBUATAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)

Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membantu keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula.

Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian.

Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.

Keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.

Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :

Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keaaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.

Resiko (risk), yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.

Ketidak pastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.

  • Proses Pembuatan Keputusan

1. Pemahaman dan Perumusan Masalah

Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3. Pengembangan Alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan

Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan Alternatif Terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6. Implementasi Keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.

7. Evaluasi atas Hasil Keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

  • Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan

Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.

  • Metode Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan

Operasi organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk itu diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik management science dan operations research. Riset operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan informasi yang akurat.

Modul 7.# Decision Making and Controlling (pertemuan 7)


Decision Making

Dalam sebuah organisasi, manajer pada seluruh jenjang senantiasa membuat keputusan. Pengaruh dari keputusan tersebut akan menjangkau masalah dari yang paling “sepele” sampai pada masalah yang vital bagi kelangsungan hidup organisasi, atau dengan kata lain, semua keputusan memiliki pengaruh baik besar atau kecil pada kinerja organisasi tersebut.

“Pengambilan keputusan” melukiskan proses pemilihan suatu arah tindakan sebagai cara untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Huber membedakan pengambilan keputusan dari “penentuan pilihan” dan “pemecahan masalah”. Menurutnya, penentuan pilihan mengacu pada rangkaian aktivitas sempit yang terlibat dalam penentuan satu pilihan dari serangkaian alternatif. Karenanya penentuan pilihan merupakan bagian dari pengambilan keputusan. Pemecahan masalah mengacu pada rangkaian aktivitas luas yang terlibat dalam penemuan dan implementasi suatu cara bertindak untuk memperbaiki suatu keadaan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Kualitas keputusan manajer adalah merupakan ukuran efektivitas mereka dan nilai mereka bagi organisasi. Suka atau tidak, manajer dinilai atau dihargai atas dasar pentingnya, jumlahnya, dan hasil-hasil keputusan mereka.

Jenis keputusan manajerial


Manajer sebagai pembuat keputusan adalah seorang pemecah masalah, yaitu dengan memilih salah satu dari alternatif-alternatif yang tersedia, atau menemukan alternatif lain yang berbeda secara berarti dengan alternatif sebelumnya. Dalam manajemen keputusan dikategorikan dalam dua jenis yaitu keputusan terprogram (programmed decisions) dan keputusan tak terprogram (nonprogrammed decisions).

Keputusan terprogram adalah merupakan “keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan, peraturan, atau prosedur tertentu. Setiap organisasi mempunyai kebijakan tertulis atau tidak tertulis yang mempermudah pengambilan keputusan dalam situasi yang berulang-ulang dengan membatasi atau meniadakan alternatif.

Masalah rutin tidaklah selalu sederhana. Keputusan terprogram digunakan untuk mengatasi masalah yang rumit maupun yang sepele. Bila suatu masalah terjadi lagi dan jika unsur komponennya dapat ditentukan, diramalkan atau dianalisis, maka masalah tersebut dapat dipecahkan dengan pengambilan keputusan terprogram.

Sampai tingkat tertentu, keputusan terprogram itu membatasi kebebasan kita, karena organisasi dan bukan individu yang memutuskan apa yang harus dilakukan. Akan tetapi, keputusan jenis ini dimaksudkan untuk membebaskan. Kebijakan, peraturan, atau prosedur yang digunakan untuk mengambil keputusan, akan membebaskan kita dari waktu yang diperlukan untuk memecahkan setiap masalah, dengan demikian memungkinkan kita mencurahkan perhatian pada kegiatan lain yang lebih penting.
Sebaliknya, keputusan tidak terprogram adalah keputusan untuk memecahkan masalah yang luar biasa atau masalah istimewa. Jika suatu masalah jarang sekali muncul sehingga tidak tercakup oleh suatu kebijakan atau sedemikian penting sehingga memerlukan perlakuan khusus, maka masalah tersebut harus ditangani dengan suatu keputusan tidak terprogram. Kalau seseorang berada pada posisi yang lebih tinggi dalam heirarkhi organisasi, kemampuan untuk mengambil keputusan tidak terprogram menjadi lebih penting karena secara progresif lebih banyak keputusan tidak terprogram yang diambil.

Karena alasan tersebut, kebanyakan program pengembangan manajemen berusaha meningkatkan kemampuan manajer untuk mengambil keputusan tidak terprogram, biasanya dengan mengajar mereka menganalisis masalah secara sistematik dan membuat keputusan yang nalar.

Proses pengambilan keputusan

Keputusan harus dianggap sebagi “sarana” bukan hasil. Keputusan adalah merupakan “mekanisme organisasional” dengan bentuk usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan kata lain, merupakan respon organisasional terhadap suatu masalah. Setiap keputusan merupakan hasil dari proses dinamik yang dipengaruhi oleh berbagai kekuatan. Rantai proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :


a) Menetapkan sasaran dan tujuan serta mengukur hasil.
Penetapan sasaran dan tujuan yang rasional akan mengarahkan hasil yang akan dicapai dan alat ukur untuk menilai tercapaitidaknya hasil tersebut.


b) Identifikasi masalah
Situasi yang dibutuhkan oleh suatu keputusan adalah masalah. Jika tidak ada masalah, berarti tidak akan pernah ada suatu keputusan. Identifikasi terhadap masalah secara tepat bersifat mutlak, dan harus mencermati faktor-faktor yang merupakan kendala yang meliputi : masalah persepsi, masalah diidentifikasikan sebagai solusi, identifikasi gejala sebagai masalah.


c) Mengembangkan alternatif
Sebelum suatu keputusan dibuat, alternatif yang masuk akal (solusi potensial untuk masalah tersebut) mesti ditelaah serta akibat dari masing-masing alternatif juga mesti dikaji. Mengembangkan alternatif adalah merupakan suatu proses pencarian untuk meneliti lingkungan internal dan eksternal organisasi guna memperoleh informasi sehingga dapat dikembangkan menjadi alternatif yang memungkinkan. Kendalanya adalah faktor waktu dan biaya.


d) Mengevaluasi alternatif
Sekali alternatif telah dilaksanakan, secara temporal haruslah diikuti dengan evaluasi dan perbandingan. Hubungan antara “alternatif dengan hasil” didasarkan atas tiga kondisi yaitu : kepastian, ketidak pastian dan resiko.


e) Memilih alternatif
Diperlukan kecermatan berpikir dan bertindak dalam pemilihan alternatif, apalagi pada tingkat keputusan manajerial. Solusi yang optimal sangat muskil untuk diperoleh karena pengambil keputusan tidak mungkin mengetahui semua alternatif yang ada, akibat dari setiap alternatif dan probabilitasnya.


f) Mengimplementasi keputusan
Suatu keputusan yang tidak diimplementasikan tidak lebih dari sebuah abstraksi belaka. Dengan kata lain, suatu keputusan mesti secara efektif diimplementasikan agar mencapai tujuan yang dikehendaki.


g) Mengendalikan dan mengevaluasi
Manajemen yang efektif melibatkan pengukuran periodik terhadap hasil. Hasil aktual dibandingkan dengan rencana dan perubahan harus dibuat jika terjadi deviasi. Hal ini menunjukan pentingnya pengukuran hasil, atau dengan kata lain tanpa adanya pengukuran berarti tidak ada penilaian terhadap prestasi kerja.

Pengambilan keputusan individual

Keputusan individual sangat dipengaruhi oleh faktor perilaku individu. Beberapa darinya hanya mempengaruhi aspek tertentu saja, sedangkan lainnya ada pula yang mempengaruhi seluruh proses. Meski demikian, masing-masing darinya mempunyai dampak terhadap proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Ada empat faktor perilaku individu, yaitu : sistim tata nilai, kepribadian, resiko dan disonansi.


a) Sistim tata nilai
Sistim tata nilai menjadi pedoman bagi semua orang saat mereka berada pada situasi harus mengambil keputusan. Sistim tata nilai dibutuhkan pada kehidupan dan menjadi dasar bagi pola pikir seseorang dan mempengaruhi proses pengambilan keputusan.


b) Kepribadian
Kepribadian merupakan salah satu faktor psikologis yang turut berpengaruh terhadap pengambilan keputusan. Variabel kepribadian memiliki kaitan erat dengan variabel situasional dan interaksional tertentu dalam proses pengambilan keputusan.


c) Resiko
Pengambil keputusan sangan beragam kecenderungannya untjuk mengambil resiko, yang merupakan aspek khusus dari kepribadian yang mempunyai pengaruh kuat terhadap proses pengambilan keputusan.


d) Disonansi
Merupakan potensi ketidaksesuaian. Potensi ini muncul dari kekhawatiran setelah keputusan dibuat.

Pengambilan keputusan kelompok

Dalam banyak organisasi, sejumlah keputusan diambil memalui komite, kelompok, gugus tugas, maupun bentuk lainnya. Pada masalah yang tidak terprogram, masih baru dan melibatkan banyak ketidakpastian hasil, para manajer kerap menghadapi situasi dimana mereka mesti mencari dan menggabungkan berbagai pertimbangan di dalam pertemuan kelompok. Di sebagian besar organisasi, keputusan atas masalah seperti ini sangat jarang diambil secara perorangan atau dengan cara biasa.

Komplektisitas yang tinggi atas masalah-masalah seperti ini menuntut pengetahuan spesialisasi di berbagai lapangan. Kebutuhan, digabungkan dengan kenyataan bahwa keputusan tersebut akhirnya harus diterima dan diimplementasikan oleh banyak unit di seluruh organisasi, telah meningkatkan penggunaan pendekatan kolektif untuk proses pengambilan keputusan.

Dalam pertemuan inter-organisasi, banyak manajer diikutsertakan berpartisipasi dalam upaya bekerjasama yang melibatkan suatu proses pengambilan keputusan bersama diantara orang di masing-masing posisi kunci dimana masalah tersebut terjadi. Beberapa kerjasama terkonsentrasi pada keputusan bersama diantara pihak-pihak yang berkepentingan mengatasi masalah khusus, dan lainnya diarahkan untuk menghilangkan konflik diantara pihak-pihak yang berkepentingan.

Controlling


Pengendalian membantu manajer memonitor efektifitas perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan, serta mengambil tindakan korektif sesuai dengan kebutuhan. Organisasi menggunakan prosedur pengendalian untuk memastikan mereka membuat kemajuan yang memuaskan ke arah sasaran dan menggunakan sumberdaya mereka secara efisien.

Pengertian pengendalian
Stoner (1995) menyatakan bahwa pengendalian manajemen adalah merupakan proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan yang direncanakan. Sementara Mocker mendefinisikan sebagai suatu usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untuk mendesain sistim umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikansinya, serta mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumberdaya perusahaan digunakan dengan cara yang seefektif dan efisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Definisi dari Mocker ini sekaligus menggambarkan langkah-langkah yang diperlukan dalam proses pengendalian manajemen.

Mendesain Sistim Pengendalian
Sejumlah tantangan akan dihadapai oleh manajer dalam mendesain sistim pengendalian yang menyediakan umpan balik akurat yang tepat waktu, dan ekonomis yang dapat diterima oleh anggota organisasi. Kebanyakan tantangan ini dapat dilacak sampai pada keputusan mengenai apa yang perlu dikendalikan dan seberapa sering kemampuan diukur. Masalah-masalah tersebut pada umumnya dapat dihindari dengan analisis yang menentukan “bidang prestasi kerja kunci” dan “titik-titik pengendalian strategis”.

a) Mengidentifikasi bidang prestasi kerja kunci
Prestasi kerja kunci merupakan aspek-aspek unit atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif agar unit atau organisasi secara keseluruhan dapat berhasil. Pada umumnya bidang-bidang tersebut mencakup aktivitas utama organisasi atau kelompok aktivitas berkaitan yang terjadi di seluruh organisasi atau unit.

b) Mengidentifikasi titik-titik pengendalian strategis
Merupakan kegiatan menentukan titik-titk utama dalam sistim yaitu tempat pemantauan atau pengumpulan informasi akan dilaksanakan. Bila titik-titik pengendalian strategis telah dapat ditentukan letaknya, maka jumlah informasi yang harus dikumpulkan dan dievaluasi dapat banyak dikurangi.

Metode yang paling penting dan bermanfaat untuk menentukan titik-titik pengendalian strategis adalah dengan memusatkan perhatian pada unsur-unsur yang paling signifikan dalam suatu operasi tertentu. Biasanya hanya sebagian kecil saja dari aktivitas, peristiwa, individu, atau obyek dalam suatu operasi tertentu akan menyebabkan sebagian besar biaya atau masalah yang harus dihadapi oleh manajer.

Metode pengendalian anggaran

Anggaran adalah merupakan laporan kuantitatif formal mengenai sumberdaya yang disisihkan untuk melaksanakan aktivitas yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu. Anggaran menurut pengertian tersebut merupakan sarana yang paling luas digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas di setiap tingkat dalam sebuah organisasi.

Disamping sebagai sarana utama untuk pengendalian, anggaran juga merupakan salah satu alat utama koordinasi aktivitas dalam organisasi. Interaksi antara manajer dan karyawan yang berlangsung lama selama preses pengembangan anggaran akan membantu menetapkan dan mengintegrasikan berbagai kegiatan anggota organisasi.

a) Pusat tanggung jawab
Sistim pengendalian dapat dibuat untuk memonitor fungsi atau proyek organisasi. Pengendalian atas sebuah fungsi dimaksudkan untuk memastikan bahwa aktivitas tertentu (seperti produksi atau penjualan) dilaksanakan dengan benar dan tepat). Pengendalian atas sebuah proyek bertujuan untuk memastikan tercapainya hasil akhir tertentu (misalnya pengembangan produk baru atau penyelesaian sebuah gedung).

Unit organisasi atau unit fungsional yang dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggungjawab atas aktivitas unit tersebut dinamakan “pusat tanggung jawab”. Semua pusat tanggung jawab menggunakan sumberdaya (input atau biaya) untuk menghasilkan sesuatu yang lain (output atau penghasilan). Pada umumnya, tanggung jawab diserahkan kepada “pusat penerimaan, pusat pengeluaran, pusat laba, dan/atau pusat investasi”. Keputusan biasanya tergantung pada aktifitas yang dijalankan oleh unit organisasi dan dengan cara input dan output diukur oleh sistim pengendalian.

Pusat penerimaan merupakan unit organisasi yang outputnya diukur dalam bentuk uang tetapi tidak dibandingkan secara langsung dengan biaya input. Contohnya misalnya departemen penjualan. Efektivitas pusat ini tidak dinilai berapa besar penghasilan (dalam bentuk penjualan) melebihi biaya pusat tersebut (misalnya berupa gaji atau sewa). Sebaliknya, anggaran (dalam bentuk kuota penjualan) disiapkan untuk pusat penerimaan dan kemudian angka-angka tersebut dibandingkan dengan pesanan penjualan atau penjualan yang sebenarnya. Dengan cara ini, gambaran yang bermanfaat mengenai efektifitas dari masing-masing wiraniaga atau pusat itu sendiri dapat ditentukan.

Pada pusat pengeluaran/biaya, input diukur oleh sistim pengendalian dalam bentuk uang, tetapi outputnya tidak. Alasannya adalah pusat-pusat seperti ini tidak dapat diharapkan untuk menghasilkan pendapatan. Contohnya adalah pemeliharaan, administrasi, pelayanan, dan bagian penelitian. Anggaran hanya disusun untuk bagia input dari operasi pusat-pusat seperti ini.

Dalam pusat laba, prestasi kerja diukur dengan angka selisih antara penghasilan (output) dengan pengeluaran (input). Ukuran seperti itu digunakan untuk menentukan sejauh mana pusat laba berfungsi secara ekonomi dan seberapa baik prestasi kerja manajernya. Sebuah pusat laba dibentuk ketika sebuah unit organisasi diberi tanggung jawab untuk mencetak laba. Dalam sebuah organisasi yang dibagi atas beberapa divisi, dengan beberapa divisi bertanggungjawab secara penuh atas lini produknya sendiri, divisi yang terpisah itu dianggap sebagai pusat laba.

Dalam pusat investasi, sistim pengendalian akan mengukur nilai uang input dan output, tetapi juga menilai perbandingan output dengan aset yang dipergunakan untuk menghasilkan output tersebut. Hal yang selalu harus diperhitungkan adalah penghasilan harus dikurangi dengan nilai penyusutan, dan memajemen harus memperhitungkan bunga yang akan diperoleh kalau uang tadi dipergunakan dalam investasi alternatif. Dengan memperhitungkan faktor-faktor tersebut, perusahaan akan memperoleh gambaran yang lebih akurat tentang profitabilitas. Manajer dapat mengetahui hasil dari suatu investasi, bukan hanya kenyataan uang yang masuk dan yang keluar.

b) Proses pembuatan anggaran
Proses penganggaran biasanya dimulai ketika manajer menerima ramalan ekonomi serta tujuan penjualan dan laba untuk tahun mendatang dari manajemen puncak, bersama jadwal kapan pengukuran harus diselesaikan. Ramalan dan tujuan tadi adalah merupakan pedoman bagi para manajer untuk menyusun anggaran mereka.

Proses penyusunan anggaran dapat dimulai “dari atas ke bawah” dimana anggaran ditetapkan oleh manajer puncak tanpa atau hanya sedikit berkonsultasi dengan manajer di bawahnya. Selain itu dapat disusun dari “bawah ke atas”, dimana anggaran dipersiapkan, sekurang-kurangnya pada tahap awal, oleh mereka yang harus menjalankannya. Anggaran tersebut selanjutnya diserahkan untuk disetujui oleh manajer tingkat yang lebih tinggi.

Masalah yang sering timbul dalam penyusunan anggaran adalah pada kondisi dimana sumberdaya yang dimiliki terbatas. Para manajer mungkin akan merasa khawatir bahwa mereka tidak mendapat alokasi bagian yang adil. Ketegangan dapat meningkat bilanama persaingan dengan manajer lain meningkat. Kecemasan juga dapat meningkat karena manajer mengetahui bahwa mereka akan dinilai berdasarkan kemampuan mereka untuk memenuhi atau melebihi standar yang dianggarkan.

c) Jenis-jenis anggaran
Dalam organisasi dikenal adanya dua jenis anggaran yaitu anggaran operasi dan anggaran keuangan. Anggaran operasi menunjukan barang dan jasa yang diperkirakan akan dikonsumsi oleh organisasi selama periode anggaran. Pada umunya anggaran operasi mencantumkan jumlah fisik dan angka biayanya. Tipe anggaran operasional yang paling umum adalah anggaran pengeluaran, penerimaan, dan anggaran laba.

Anggaran keuangan menyatakan secara rinci uang yang akan dikeluarkan oleh organisasi selama periode yang sama dan dari mana asal uang tersebut. Kedua tipe anggaran yang berbeda ini menyusun rencana anggaran perusahaan secara keseluruhan.

Pengauditan
Mengaudit adalah merupakan suatu proses penilaian. Mengaudit memiliki banyak kegunaan yang penting, dari membuktikan kejujuran dan kewajaran laporan keuangan sampai menyediakan dasar penting bagi para manajer utnuk mengambil keputusan.

a) Audit eksternal
Secara luas audit eksternal tradisional sebagian besar merupakan proses verifikasi yang menyangkut penilaian yang bebas (independen) atas berbagai perkiraan (accounts) dan laporan keuangan organisasi. Aset dan hutang diverifikasi, dan laporan keuangan diperiksa atas kelengkapan dan akurasinya. Tujuan auditor bukan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan. Pekerjaaan auditor adalah melakukan verifikasi bahwa perusahaan tesebut, dalam menyusun sendiri laporan keuangannya dan dalam menilai harta serta hutangnya, telah mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku secara umum dan menerapkannya dengan tepat.

Audit eksternal berlangsung setelah periode organisasi berakhir dan laporan keuangannya telah selesai disusun. Karena alasan tersebut, dan juga karena umumnya hanya memusatkan perhatian pada sepenrangkat laporan serta transaksi yang relatif terbatas, audit eksternal biasanya tidak memberikan kontribusi yang besar terhadap pengendalian kegiatan yang tengah berlangsung dalam organisasi.

b) Audit internal
Audit internal dilaksanakan oleh anggota organisasi itu sendiri. Sasarannya adalah untuk memberikan jaminan yang pantas bahwa harta organisasi dengan benar dijaga keamanannya dan bahwa catatan-catatan keuangan penataannya dapat diandalkan dan dilakukan dengan cukup akurat untuk menyusun laporan keuangan. Audit internal juga membantu manajer untuk mengevaluasi efisiensi operasional organisasi dan prestasi kerja dari sistim kendalinya. Karena konsentrasinya pada opeasi organisasi, proses ini dikenal sebagai “audit operasional”.

Audit internal juga dapat dilaksanakan sebagai sebuah proyek yang tersendiri oleh pegawai bagian keuangan atau, pada organisasi yang besar, oleh staf audit internal purnawaktu. Jangkauan dan kedalaman audit tersebut juga sangat bervariasi, tergantung pada besarnya dan kebijakan perusahaan.

Jangkauannya bisa mulai dari survei yang relatif sempit sampai analisis laus dan komprehensif yang menjangkau lebih jauh dari penilaian atas sistim pengendalian dengan memperhatikan kebijakan, prosedur, dan penggunaan wewenang, serta mutu dan efektifvitas metode manajerial yang digunakan. Dalam peran ini terlihat bahwa proses manajemen itu memperbaiki dirinya sendiri.

Daftar Pustaka


Dessler, G., 1997, Human Resource Management, Seventh Ed., Prentice-Hall, Inc., A Simon Schustler Company, Englewood Cliffs, New Jersey.
Gibson, J.L., 1995, Organizations, 8th Ed., Richard D. Irwin, Inc., Homewood, Illinois.
Gibson, J.L., 1995, Fundamentals of Management, 9th Ed., Richard D. Irwin, Inc., Homewood, Illinois.
Shapiro A. C., 1994, Fundations of Multinational Financial Management, Simon & Schuster.
Shimizu R., 1989, The Japanese Business Success Factors, Chikura Shobo, Tokyo.Studies, vol. 6.
Stoner, James A.F., Freeman R.E., Gilbert D.R., 1995, Management, Prentice-Hall, Inc., A Simon Schustler Company, Englewood Cliffs, New Jersey.

%d blogger menyukai ini: