PERSEPSI DAN KONSEP DASAR KOMUNIKASI ORGANISASI

Persepsi mengenai komunikasi organisasi perlu diketahui  sebagai dasar untuk memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi.

1. Persepsi Redding dan Sanborn Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk bidang ini adalah :

• komunikasi internal
• hubungan manusia
• hubungan persatuan pengelola
• komunikasi downward (komunikasi dari atasan kepada bawahan)
• komunikasi upward (komunikasi dari bawahan kepada atasan)
• komunikasi horizontal (komunikasi dari orang-orang yang sama tingkatnya dalam organisasi)
• keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan evaluasi program.

2. Persepsi Katz dan Kahn Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam organisasi.

3. Persepsi Zelko dan Dance Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

4. Persepsi Thayer Dia memperkenalkan tiga sistem komunikasi dalam organisasi yaitu :
– berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau beroperasinya organisasi;
– berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah, aturan dan petunjuk;
– berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi (hubungan dengan personal dan masyarakat, pembuat iklan
dan latihan)

5. Persepsi Greenbaunm Bidang komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi serta masalah menggiatkan aktivitas.

Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi, tapi ada beberapa hal yang dapat disimpulkan :
• Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal
maupun eksternal.
• Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.
• Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilannya.

Definisi dan konsep kunci komunikasi organisasi
Dari definisi tersebut terdapat tujuh konsep kunci yaitu :

Proses Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus tanpa henti maka dikatakan sebagai suatu proses.

Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi ini dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan :

• bahasa (verbal dan non-verbal)
• penerima (internal dan eksternal)
• metode difusi (bagaimana pesan disebarluaskan)
• arus tujuan dari pesan (berkenaan dengan tugas-tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan dan inovasi/Redding dalam Goldhaber, 1986). Menurut Thayer arus tujuan dari pesan adalah untuk memberi informasi, mengatur, membujuk dan mengintegrasikan ).

Jaringan Organisasi terdiri dari satu seri orang yang masing-masing menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang tersebut melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.
Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi oleh faktor yang masing-masing mempengaruhi jaringan komunikasi yaitu :

• hubungan peranan (formal dan informal)
• arah dan arus pesan (komunikasi kepada atasan, komunikasi kepada bawahan dan komunikasi horizontal)
• isi dari pesan

Keadaan saling tergantung Keadaan saling tergantung antara satu bagaian dengan bagian lainnya telah menjadi sifat  dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.
Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh  pada bagaian lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi.

Hubungan Karena organisasi merupakan sistem kehidupan sosial, maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia.  Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang menfokuskan kepada tingkahlaku komunikasi dari orang yang terlibat dalam satu hubungan perlu dipelajari.

Lingkungan Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan :
 Lingkungan internal (karyawan, golongan fungsional dari organisasi, komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk/jasa dsb)
 Lingkungan eksternal ( pelanggan, kompetitor, teknologi, dsb)

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, penelitian, pengembangan organisasi dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integritas yang tinggi.

Pendekatan komunikasi organisasi
Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu :

Pendekatan Makro Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :

• Memproses informasi dan lingkungan
• Mengadakan identifikasi
• Melakukan intergrasi dengan organisasi lain
• Menentukan tujuan organisasi

Pendekatan Mikro Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :

• Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan
• Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok
• Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi
• Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan

 Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi

Pendekatan individual berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :

• Berbicara pada kelompok kerja
• Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat
• Menulis dan mengonsep surat
• Berdebat untuk suatu usulan

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tsb thd komunikasi. Suatu iklim komunikasi berkembang dalam konteks organisasi.

Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi:

1. Anggota organisasi. Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.
2. Pekerjaan dalam organisasi. Pekerjaan yang dilakukan anggota org. Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.

Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.

Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi sesorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb.
Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, juml.pengawasan dan lingk.umum

Praktik-praktik pengelolaan
Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bgmn orang-orang lainnya, menggunakan SD utk mencapai tujuan.  Struktur organisasi: merujuk pada hubungan antar tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota

Kompleksitas:

1. tingkat yang didalamya terdapat perbedaan antara unit-unit (diferensiasi horizontal sbg hasil-hasil spesialisasi yang ada di dalam organisasi)
2. Jumlah tingkat otoritas
3. Derajat ketersebaran lokasi fasilitas dan personel organisasi secara geografis.

Formalisasi: derajat standarisasi dan tugas-tugas.
Pedoman organisasi: pedoman organisasi adalah serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bagi angg.org.

Pengaruh Komunikasi
Iklim komunikasi Organisasi merupakan fungsi kegiatan yang :

• menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
• mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dlm mengerjakan tugas-tugas mereka
• menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
• mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh infoyang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.

Iklim komunikasi ttt memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif, mengikatkan dirimereka dengan organisasi.

Iklim komunikasi dapat menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggota Organisasi

Usaha biasanya terdiri dari empat unsur:

1. aktivitas (A) yang merupakan pekerjaan tsb.
2. Langkah-langkah (L) pelaksanaan kerja
3. Kualitas (K) hasil
4. Pola waktu kerja

KEPEMIMPINAN dalam komunikasi

Pengaruh: kegiatan-kegiatan atau keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok.

Kekuasaan: Kemampuan untuk memiliki pengaruh. Mempunyai kekuasaan berarti mempunyai kemampuan untuk mengubah perilaku atau sikap individu2 lainnya.

Metode Mempengaruhi

1. Sarana Fisik: bentuk pengaruh yang paling kasar, melibatkan ancaman
2. Sanksi2 positif dan negatif: sarana-sarana untuk menghargai atau menghukum
3. Pengetahuan: keahlian relevan atau ilmu pengetahuan khusus
4. Daya tarik Pribadi

LEADERSHIP STYLE:

1. The Autocratic Style: A Manager doesn’t share decision- making authority with subordinates
2. The participative Style: A managers shares decision- making authority with subordinates
3. The Free Rein Style: A manager empower subordinates to function on their own, without direct involvement from managers to whom they report

TASK ORIENTATION VERSUS EMPLOYEE ORIENTATION

A TASK- ORIENTED MANAGER: Menekankan pada teknologi, metode, perencanaan, program, deadline. Pendekatan berorientasi tugas bekerja baik pada kondisi krisis dan jadwal waktu yang ketat.

A PEOPLE CENTERED MANAGER: Menekankan pada kebutuhan employee

LEADERSHIP
The process of influencing individual and groups to set and achieve goals.
Leadership involves three variables: The leader, those being led, and the circumstances in which leadership is exercised.

What qualities must leader have?

• High –impact players
• change agent
• drivers
• winners- people who are extremely flexible, bright, tactical and strategic
• who can handle a lot of information, make decisions quickly
• motivate others

ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dalam hampir semua org. secara jelas merupakan suatu proses dinamis. Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi sari satu unit (pengirim) ke unit lain (penerima) vital dalam:

• perumusan dan implementasi tujuan organisasional
• peralatan dan sarana penting dimana keg.organisasional dilakukan.

Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat spt apa yg dikehendaki oleh orang yg mempunyai pendapat tersebut.

POLA DAN PROSES KOMUNIKASI
Organisasi jelas memerlukan informasi.

• Fase ekstensif: terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif
• Fase intensif: perkembangan cepat secara kualitatif.

Proses komunikasi:

• Pengirim
• Sarana Pengiriman Berita
• Penerima Berita.

Dengan Komunikasi diharapkan agar orang lain melakukan kegiatan seperti apa yang dikehendaki. Dengan Komunikasi diharapkan pula segala ketidakpastian menjadi pasti

Macam-macam tujuan komunikasi:

1. Komunikasi untuk kegiatan yang tak diprogram
2. Komunikasi memulai dan menciptakan program; usaha menyesuaikan dan mengkoordinasikan program.
3. Komunikasi yg memberikan data penerapan strategi
4. Komunikasi untuk menimbulkan program dan komunikasi untuk memotivasi orang melaksanakan program
5. Komunikasi yg memberikan info ttg hasil kegiatan dan informasi umpan balik utk pengawasan.

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

Aliran Vertikal
Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh transaksi yg meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yg terjadi antara Atasan dan bawahan dlm organisasi.

1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja ttt (spesifik)
2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3. Untuk memberikan informasi ttg prosedur dan praktek-praktek organisasional
4. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dlm membantu org. menanamkan pengertian ttg tujuan-tujuan yg ingin dicapai.

Bentuk:

• rantai perintah
• plakat dan papan pengumuman
• majalah perusahaan
• surat pada karyawan
• buku petunjuk karyawan
• kotak informasi
• sistem pengeras suara
• secarik kertas tanda terima gaji
• laporan tahunan
• pertemuan kelompok
• serikat pekerja

Gerakan informasi ke atas (upward) mell. tingkatan2 hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan dihubungkan dengan fungsi pengawasan.

Bentuk:

• kontak tatap muka
• pertemuan kelompok
• prosedur pengaduan
• surat usulan
• pemberian saran
• wawancara
• kebijaksanaan pintu terbuka
• serikat sekerja

Aliran horizontal
Mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dlm suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan:
a. diantara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama
b. diantara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen

Aliran diagonal:

mencakup seluruh transmisi info yang memotong silang rantai perintah organisasi.

HAMBATAN- HAMBATAN KOMUNIKASI

Komunikasi tidak efektif disebabkan berbagai hambatan manusiawi dan teknis:
1. Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi.

• persepsi selektif: sso akan menolak atau salah mengartikan informasi yang tidak sesuai dengan anggapan-anggapan atau harapan-harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya.
• perbedaan individu dalam ketrampilan Komunikasi

2. Hambatan antar pribadi

• kepercayaan:karakter pokok komunikasi adalah kepercayaan.
• kredibilitas; kejujuran, keahlian, kemampuan, dinamisme, antuasiame
• kesamaan pengirim-penerima

Hambatan organisasional

• Status: Pada umumnya orang-orang lebih senang mengarahkan komunikasinya mereka ke individu2 yg statusnya lebih tinggi.
• Orang-orang dg status tinggi pada umumnya lebih banyak berkom. Satu dengan yg lain yang berstatus lebih rendah.
• Orang dg status lebih tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding orang-orang yang berstatus lebih rendah.

Transmisi hirarkis:

Hirarki dikembangkan tidak hanya untuk memudahkan pencapaian sasaran kegiatan tetapi juga karena sgt diperlukan untuk komunikasi
Proses-proses individual ttt juga mengubah transmisi hirarkis

1. Penyingkatan (Condensation): para penerus berita sering cenderung mungubah isi berita dengan menyampaikan hanya pokok-pokok berita
2. Closure
3. Pengaharapan ( Expectation): penerus info sering membelokkan komunikasi ke arah yg sesuai dg sikap-sikap dan pengharapan2 merek sendiri.
4. Asosiasi: Bila peristiwa atau akibat-akibat terjadi bersamaan di masa lalu, pristiwa tsb sering dihub. satu dgn yang lain
5. Ukuran kelompok: Semakin besar kelompok akan semakin kecil kemungkinan tercapainya komunikasi yang memuaskan.
6. Kendala ruangan: karakter fisik ruangan akan mrmpengaruhi kuantitas dan kualitas komunikasi.

Faktor hambatan teknologis

• Bahasa dan pengertian: Kata2 yang sama belum tentu punya pengertian yang sama.
• Isyarat non verbal
• Efektivitas saluran

PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

• Audit Komunikasi: memeriksa seluruh proses-proses komunikasi
• Teknik-teknik Peningkatan Efektivitas Komunikasi: penyelenggaraan pertemuan tahunan karyawan, penetapan saluran pribadi
• Penggunaan umpan balik.
• Pengembangan SIM (Sistem Informasi Manajemen): jaringan informasi yang diciptakan berdasarkan penelaahan situasi lingkungan

Komunikasi
ketika sso terlibat komunikasi ada 2 hal yang terjadi:

1. penciptaan pesan atau, lebih tepatnya penciptaan pertunjukan (display)
2. penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukan

pertunjukan pesan

• menunjukkan (to display) berarti bahwa anda membawa sesuatu untuk diperhatikan sso atau orang lain. “menunjukkan” menyatakan bahwa “to display” berarti menempatkan sst shg terpandang dg jelas dan berada dlm suatu posisi menyenangkan bagi pengamatan ttt
• agar pertunjukan menjadi bentuk komunikasi : harus melambangkan sesuatu. Contoh: berpakaian pada pagi hari: menciptakan pertunjukan bagi diri anda sendiri

Penafsiran pesan

• Menguraikan atau memahami sst dengan cara tertentu.
• Makna yang mempunyai pengaruh terhadap orang-orang
• Bagaimana orang lain menafsirkan apa yang anda katakan
• Kegagalan proses komunikasi: Pada saat kita menafsirkan pesan: perlu konteks. Komunikator dan komunikan berada pada konteks yang sama.I know the context and you know the context.

Pada saat kita berkomunikasi dengan orang yang:

• Berbeda status sosial ekonomi
• Berbeda pendidikan
• Berbeda budaya: nilai-nilai kemandirian, ulet, working hard, prestasi, kemapanan, kepraktisan. Tidak sombong, kesopanan, menghargai sesama
• Berbeda referensi: kerangka acuan.
• Berbeda persepsi

Ada perbedaan cara pandang antara “wong cilik” dan pejabat.
• Aburizal mengatakan: kalo tidak bisa beli gas belilah minyak tanah
• Fahmi Idris : urusan TDL adl urusan pengusaha
• Banyak pengusaha bangkrut.: garmen, elektronika, tekstil, keramik, mebel, mainan anak2, transportasi
• 500 ribu: 90-100 rb. 20 rb-5500

KOMUNIKASI ORGANISASI
• PERTUNJUKAN dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu unit tertentu.

• Seven S (Mckinsey):

1. Structure
2. Strategy
3. System
4. Style
5. Skill
6. Staff
7. Shared value.

Definisi Interpretif
• Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir.

ORGANISASI

• ORGANISASI SOSIAL
Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama
Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola.

ORGANISASI FORMAL
Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:
• Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual
• Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan

Kondisi organisasi

Organisasi yang mampu bersaing secara global memiliki kondisi sbb (Tetenbaum, 1998):

• Pengetahuan, yang ditandai dengan budaya berbagi informasi
• Kerjasama kelompok dengan tugas-tugas yang bersifat proyek.: team work organization, project organization
• Keragaman, ditandai dengan budaya toleransi
• Nilai utama yang kuat: yang ditandai dengan budaya fokus dalam tujuan dlm situasi kerja yang kelihatannya tdk teratur

LATAR BELAKANG BUDAYA, CARA berpikir, persepsi, nilai-nilai, adat istiadat, kebiasaan, status sosial eknomi, pendidika

Relativitas kebudayaan

Peran manajer/komunikator

• Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih kompleks.
• Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
• Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas kemampuan individu.
• Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama dibutuhkan

Unsur-unsur dasar organisasi:

• anggota organisasi
• pekerjaan dlm organisasi
• praktek-praktek pengelolaan
• struktur organisasi
• pedoman organisasi

Definisi fungsional komunikasi organisasi
Komunikasi organisasi: didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi ttt.

Komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi bukan hanya sebagai pemelihara organisasi.

Iklim komunikasi Organisasi
• Iklim komunikasi
• Gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respon pegawai thd pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona, dan kesempatan bg pertumbuhan dlm org. tsb.

Iklim Komunikasi Organisasi

Iklim Komunikasi Organisasi. Terdiri Dari Persepsi-Persepsi Atas Unsur-Unsur Organisasi Dan Pengaruh Unsur-Unsur Tsb Thd Komunikasi

Unsur-Unsur Dasar Organisasi
Suatu Iklim Komunikasi Berkembang Dlm Konteks Organisasi. Unsur-Unsur Dasar Yang Membentuk Suatu Organisasi.

Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi: anggota organisasi. Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi.
Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.

Pekerjaan dalam organisasi.
Pekerjaan yang dilakukan anggota org. Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.

Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.

• Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi sesorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb.
• Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, juml.pengawasan dan lingk.umum

Praktik-praktik pengelolaan
Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bagamana orang-orang lainnya, menggunakan Sumber Daya utk mencapai tujuan

• Pedoman organisasi : serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bg anggota organisasi dlm mengambil keputusan dan tindakan.
• Pedoman organisasi : serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bg anggota organisasi dlm mengambil keputusan dan tindakan.
• Pemahaman unsur-unsur dasar org (anggota, pekerjaan dll) akan menciptakan evaluasi dan reaksi yang menunjukkan apakah yg dimaksud dg unsur dasar tsb dan seberapa baik unsur-unsur ini beroperasi bg anggota organisasi. Misalnya: kecukupan informasi

Pengaruh Komunikasi

Iklim komunikasi Organisasi merupakan fungsi kegiatan yang :

• Menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
• Mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka
• Menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
• Mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh infoyang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.
• Iklim komunikasi ttt memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota org. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka scr efektif, mengikatkan diri mereka dengan organisasi.
• Iklim komunikasi dpt menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggt. Organisasi

Usaha biasanya terdiri dari empat unsur:

• Aktivitas (A) yang merupakan pekerjaan tsb.
• Langkah-langkah (L) pelaksanaan kerja
• Kualitas (K) hasil
• Pola waktu kerja

Hasil penelitian R. Wayne Pce dan Peterson ttg Inventaris Iklim org:
Ada 6 faktor besar yang mempengaruhi iklim org:

1. Kepercayaan
2. Pembuatan Keputusan Bersama
3. Kejujuran
4. Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah
5. Mendengarkan dalam kom. Ke atas
6. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi.
   

KOMUNIKASI BISNIS

MENGAPA PENTING??

FAKTA : Lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf organisasi dilakukan untuk melakukan kegiatan komunikasi bisnis. Misal: Memberikan instruksi kerja, melakukan presentasi bisnis, memimpin dan menghadiri rapat kerja, wawancara, menulis surat dan memorandum serta menyusun laporan bisnis. Sayangnya, banyak manajer kurang mampu untuk berkomunikasi secara efektif.

MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS
Eksternal : Komunikasi bisnis dgn pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat.

Mis: Laporan , brosur, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional dpt meningkatkan citra perusahaan.
Komunikasi bisnis yang tidak efektif: sangat mahal ”biayanya”. Menurunkan citra perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

Internal : Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan

Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:
1. Kemampuan bekerja keras (hard worker)
2. Kemampuan manajemen (manajerial ability)
3. Kepercayaan diri ( self confidence)
4. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat (making sound decisions)
5. Latar belakang akademis (college education)
6. Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)
8. Berpenampilan menarik (good appearance)

APA SAJA PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN ?
Beberapa pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan. Sebagaian besar pernyataan komunikasi lingkungan adalah nonverbal, dan dikelompokkan dalam 2 kategori :
1. Lokasi
2. Penataan Lingkungan

1. Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi .Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.
2. Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja

Pengaturan lingkungan fisik memiliki andil dalam komunikasi bisnis :

1. Pengaturan parkir mobil : tersedia tempat parkir yang memadai dan papan penunjuk yang jelas.
2. Seragam : model, warna
3. Ruang terima tamu dijaga kerapiannya
4. Toilet selalu bersih dan terawat
5. Tersedia literatur perush utk para tamu

DASAR-DASAR KOMUNIKASI BISNI

Communicating Succesfully in organization

Communication occurs when an exchange of messages results in shared meaning.

Two functions of organizational communications (Fungsi komunikasi organisasi):
– Helps group members fullfill organizational goals (Membantu anggota organisasi mencapai tujuan organisasi)
– Helps bind group members into a cohesive unit (membantu mempererat anggota organisasi menjadi unit yang kohesive/solid)

The uses of organizational communication:
1. Setting Goals and Objectives (menetapkan tujuan dan sasaran)
Tujuan organisasi sangat beragam dan ditetapkan dengan adanya komunikasi (thinking and talking)
Sasaran organisasi (objective):

• Sasaran keuangan (financial results)
• Kualitas produk (product quality)
• Dominasi pasar
• Kepuasan karyawan (employee satisfaction)
• Pelayanan kepada pelanggan (services to customer)

2. Making and implementing decisions (membuat dan menerapkan keputusan) : Manajer mengumpulkan fakta dan mengevaluasi alternatif (reading, asking questions. Etc)
3. Measuring Results (Mengukur hasil)
Manajer perlu mengukur hasil (output) keluaran organisasi. Dapat melalui : costs, sales, market share, productivity, employee turnover, inventory levels (tingkat persediaan)
4. Hiring and developing staff. Organisasi mempekerjakan, melakukan training memotivasi dan mengevaluasi karyawan dengan berkomunikasi
5. Dealing with customers (bernegosiasi dengan customer): melalui brosur, periklanan, personal sales
6. Negotiating with suppliers and financiers (Bernegosiasi dengan pemasok dan lembaga pendanaan)
7. Producing the product.
8. Interaction with regulatory agencies.

Understanding Business Communication

Komunikasi bisnis : komunikasi yang terjadi di dunia bisnis: external dan internal

Komunikasi bisnis terdiri dari berbicara,mendengarkan, menulis dan membaca
Para pelaku bisnis mengalokasikan waktunya untuk masing-masing jenis komunikasi verbal spt dalam tabel di bawah ini:

Jenis Komunikasi Verbal Alokasi waktu

1. Berbicara 30%
2. Mendengarkan 45%
3. Menulis 9%
4. Membaca 16%

Total 100%

Komunikasi bisnis baik secara lisan maupun tulisan mempunyai beberapa karakteristik sbb:

1. Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis disusun untuk audience atau penerima yang membutuhkan informasi
2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan batasan waktu dan biaya
3. Pesan bisnis biasanya disusun untuk lebih dari satu tujuan
4. Pesan bisnis harus memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audience.

PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS (Bovee and Thill)

1. Perencanaan (Planning Phase)
Menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Dalam perencanaan
Akan ditentukan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan tsb. Spt: maksud pesan, penerima, ide pokok dan saluran yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahap selanjutnya adalah menuangkan pesan tsb dalam bentuk tertulis. Penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi.
3. Revisi: Pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah mampu mengekspesikan apa ide pokoknya.

PERENCANAAN PESAN

• Penentuan tujuan
• Menganalisis audience
• Menentukan ide pokok
• memilih saluran dan media

PENYUSUNAN PESAN

• Mengorganisasikan pesan
• Memformulasikan pesan

REVISI PESAN

• Mengedit pesan
• Menulis ulang pesan
• Membuat pesan
• Proof Pesan

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi 3, yaitu memberi informasi, persuasi atau membujuk dan untuk melakukan kolaborasi dengan audience

CARA MENGUJI TUJUAN
1. Apakah tujuan tsb realistis?
2. Apakah waktunya tepat?
3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
4. Apakah tujuannya dapat diterima perusahaan?

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
memberi informasi (informing)§
persuasi (persuading)§
serta melakukan kolaborasi (collaborating)§

TUJUAN UMUM PESAN-PESAN BISNIS
Tujuan umum Tujuan khusus

• Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
• Membujuk Anda sebagai marketing executive meyakinkan calon nasabah agar mendepositokan uangnya di bank dimana anda bekerja
• Kolaborasi Menyajikan presentasi ide iklan dan membujuk klien

Mengapa tujuan harus jelas?
Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan antara lain:
a.Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapi audience
c. Keputusan untuk memusatkan isi
d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media

Menguji sebuah tujuan :
a. Apakah tujuan tersebut realistis ?
b. Apakah waktunya tepat ?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?
d. Sesuai dengan tujuan organisasi.

ANALISIS AUDIENCE
Mengembangkan profil audience

UKURAN DAN KOMPOSISI
Audience dalam jumlaii besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda degan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk menghadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda

SIAPA AUDIENCE
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang kunci/posisi paling penting. Blasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

REAKSI AUDIENCE
Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audience, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audience tsb.

TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience spt tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.

PENENTUAN IDE POKOK
Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok,yi ide pokok (main idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah merupakan ide pendukung (supporting idea). Teknik untuk menentukan ide pokok :
Teknik Brainstorming: teknik ini memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif.

1. Story Teller’s Tour, Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, nada, rasionalitas dan implikasi bagi penerima.
2. Random List, Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
3. CFR (Conclusions,Findings, Recommendations) Worksheet, Hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (Conclusions) dan Rekomendasi
4. Journalistic Approach, Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where) dan bagaimana (how).
5. Question and Answer Chain, Apa pertanyaan pokok audience anda?Apa yang diinginkan audience? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan tersebut.

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi:
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dlm pembahasan.

BAGAIMANA TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyiapkan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator memiliki latar belakang yang jauh. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut harus dididik.

Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience
Ada lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience:

1. temukan / carl apa yang diinginkan oleh audience komunikator harus menentukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta.
2. Antisipasi terhadap pemyataan yang tak diungkapkan: berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu
3. Berikan semua informasi yang diperlukan lakukan: checking terhadap informasi yang diinginkan
4. Yakinkan bahwa informasinya akurat
5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam penyampalan pesan bisnis, peranan kata penting artinya

• Pilihlah kata yang sudah dikenal/familiar
• Gunakan kata-kata yang sudah dikenal. Kata-kata yang umumu, lazim digunakan. Pilihlah kata-kata yang singkat dan hindari kata-kata yang bermakna ganda.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis
Tujuan pembelajaran:

1. Mengetahui baik-baik hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik
2. Menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang baik
3. Mengetahui pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalul outline
4. Mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR

1. Bertele-tele
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
3. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
4. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Pengorganisasian yang balk:

• Subjek dan tujuan harus jelas.
• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?

1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan
3. Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence
4. Mempermudah pekerjaan komunikator, pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
1. PENDEFINISIAN DAN PENGGOLONGAN IDE-IDE

Mulai dengan ide pokok, ada 2 hal :

• Hal-hal apa yang dinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience
• Alasan mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya

2. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide pokok

3. llustrasi dengan bukti-bukti semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, semakin banyak outline yang dibuat.

Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional

• Pendekatan langsung (direct approach) : disebut juga dengan istilah pendekatan induktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemlidian diikuti bukti-bukti pendukungnya
• Pendekatan tak langsung (indlrect approach) juga disebut dengan pendekatan deduktif

RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:

1. Direct request
Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.

2. Pesan-pesan rutin atau goodwill
Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa.

Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi

PENULISAN DIRECT REQUEST

MAKSUD DIRECT REQUEST:
Untuk mendapatkan suatu respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain

Surat direct request digunakan:

• Melakukan pesanan barang atau jasa
• Meminta informasi penting tentang suatu produk baru
• Mengajukan klaim (aduan) dan adjusment
• Permohonan Kredit

Pengorganisasian Direct Request
Pengorganisasian direct request: menyajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan

Penulisan ide utama atau pokok pikiran
Pembuatan permintaan (request) dengan pendekatan langsung akan dimulai dengan menyatakan ide utama atau pokok pikiran yang akan disampaikan. Penerima pesan bisnis akan memperhatikan sst yang menarik baginya sehingga dokumen sebaiknya dimulai dengan pesan yang positif. Setelah menuliskan pokok pikiran surat permintaan langsung akan dilengkapi dengan keterangan secukupnya antara lain berupa penjelasan atau rincian.

• Penjelasan : dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan berkaitan dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian dilengkapi dengan penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau pertanyaan.
• Rincian : apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat rincian (detail) pokok pikiran.
• Penutup : Penutup DR pada prinsipnya berisi 3 hal :

1. Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan lengkapi dengan batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan.
   
2. menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill)
   
3. memberikan info nomer telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan dimana atau bagaimana penerima pesan menghub.kita

Permintaan informasi rutin

1. Permintaan di dalam organisasi. Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo. Memo dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu
2. Permintaan ke luar organisasi. Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk baru, katalog buku –buku terbaru
3. Penulisan direct request untuk aduan. Surat aduan muncul karena ketidakpuasan konsumen

Isi dari direct request antara lain

1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang seharga barang tesebut
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai pesanan.
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
4. Perbaikan gratis.
5. Pengurangan harga karena ada produk yang cacat atau rusak
6. Pembatalan suatu pesanan produk
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.

Apa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat aduan ?

1. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci : Uraikan dengan jelas dan rinci masalah masalah atau keluhan anda.
2. Lampirkan informasi pedukung seperti faktur pembelian. Berikan bukti-bukti atau dokumen pendukung pendukung yang memperkuat surat aduan.
3. Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional

Usahakan agar surat aduan tidak emosional, tidak marah dan tidak menggunakan kata-kata kasar.

Permintaan tindakan khusus:

• Kemukakan harapan/keinginan anda di kemudian harl.
• Penulisan pesan-pesan rutin
• Good news dan good will

PESAN BISNIS PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PESAN PERSUASIF

MENULISKAN PESAN GOODWILL

Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi bisnisnya.

Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan. Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.

Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.

Ucapan selamat (congratulations)
Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu

Penghargaan (Messages of Appreciation)
Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan

UCAPAN (Condolences)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.

Ucapan salam (greetings)
Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka

REVISI PESAN-PESAN BISNIS

Beberapa hal yang perlu direvi’si: Edit isi dan pengorganisasiannya
Cakupan :

• Keseluruhan dokumen perlu dibaca terlebih dahulu secara keseluruhan
• Pusatkan pada isi, organisasi dan alur surat-surat bisnis
• Apakah poin-poin penting telah dimasukkan dengan urutan yang logis
• Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum umum dengan yang khusus ?
• Apakah ide-ide yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup ?

CARA MENGEDIT GAYA PENULISAN
Perhatikan gaya penulisan, yakinkan pada diri anda apakah anda telah memberikan telah memberikan kesan yang baik bagi audience ?
Gunakan kata-kata dan frasa-frasa yang mampu menghidukan suatu kesan yang baik bagi audience

CARA MENGEDIT FORMAT

Penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis , tanda baca, format tulisan

PEMILIHAN KALIMAT EFKTIF

• Pilihlah kata-kata yang sudah dikenal/familiar
• Pilihlah kata-kata yang singkat
• Hindari kata-kata yang bermakna ganda

MEMBUAT KALI MAT EFEKTIF
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik Kalimat yang baik: adanya kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

Contoh kalimat sederhana efektif :
”Saya sedang belajar Komunikasi Bisnis”
”Laba perusahaan tahun 2007 meningkat”

Contoh kalimat majemuk efektif: Saya belajar Komunikasi Bisnis dan teman saya belajar Manajemen Pemasaran

Contoh kalimat kompleks efektif : Meskipun manajer dapat melihat laba perusahaan dengan cepat, namun ia harus melihat komponen laba secara rinci.

MENYUSUN PARAGRAF YANG KOHEREN
Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang kesemuanya berhubungan dengan satu topik utama. Paragraf koheren adala paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis

Suatu paragraf terdiri dari topik, kalimat penjelas (related sentence) dan kalimat antara (peralihan).

Kalimat penjelas (related sentence) merupakan kalimat yang menjelaskan topik dalam paragraf tertentu. Semua kalimat penjelas harus mengacu pada subyek utama atau topiknya. Kata penghubung (transitional element) merupakan kata atau sekumpulan kata yang menunjukkan kepada pembaca bagaimana hubungan antara paragraf dan bagaimana hubungan antara kalimat dalm paragraf tersebut