Posts tagged ‘MANAJEMEN KUALITAS’

KAIZEN : “Just in Time Manajemen Jepang”


Karena tidak ada paku, ladam hilang, Karena tidak ada ladam kuda hilang
Karena tidak ada kuda, jenderal hilang, Karena tidak ada jenderal, tentara hilang
Karena tidak ada tentara, pertempuran kalah, Karena kalah dalam pertempuran, perang kalah, Karena kalah perang, Negara hilang, Karena semua itu karena tidak ada paku

(Sheila cane, 1998:265)

THE LECTURE RESUME’S – Puisi lama yang dikutif Sheila cane mengungkapkan sesuatu berasal dari benda yang terlihat sepele, begitu juga dlam prinsip kaizen bahwa biasanya hal-hal yang kecil justru yang menyebabkan kehancuran besar.

Seiring dengan perkembangan ekonomi Negara Kekuatan kuning (Jepang China, dan Korea) yang laju pertumbuhan ekonominya melesat jauh seperti yang dilakukanJepang pasca kekalahan perang dari Sekutu (Amerika) dengan dijatuhkannya bom atom di Hiroshima dan Nagasaki berhasil merombak dengan Restorasi Meji-nya yang terkenal. Begitu juga Cina walau agak terlmbat dengan memadukan ideologi komunis dalam bernegara dan ekonomi kapitalis dalam penataan ekonomi dan hasilnya sangat menakjubkan, cina termsuk Negara yang tingkat pertumbuhan ekonominya tercepat didunia. Begutuy juga korea lebih mengadopsi jepang sebagai mantan induk semangnya. Tapi kehadiran Negara kuning ini, Setidaknya bisa memberikan dukungan global terhadap kekuatan ras kuning Asia untuk bersaing secara global dengan Negara barat lainnya.

Istilah kaizen atau Just in Time ini kerap kali digunakan sebagai salah satu strategi perbaikan dalam manajemen kualitas dan alternative management yang selama ini didominasi oleh Negara barat dan Amerika, namun dalam perkembangannya system manajemen ini mendapat perhatian para analis manajemen setelah melihat perkembangan yang pesat ekonomi jepang yang kerap kali merepotkan hegemoni amerika dalam percaturan ekonomi global.

Fenomena pertumbuhan ekonomi jepang pasca PD II memberikan motivasi pembangunan kembali dari puing peperangan dan diutuslah seorang ahli survey AS yang bernama Dr. W. Edward Deming yang mencoba membantu Jepang untuk pembangunan kembali ekonomi Jepang sehingga konsep Deming mulai tahun 1970-an telah diterapkan oleh perusahaan Jepang yang terkenal dengan “14 kunci Dr. Deming” dan anehnya sukses penerapan konsep deming di industri jepang pemerintah AS baru tertarik pada konsep tersebut. Namun konsep deming yang Kemudian lebih dikenal dengan konsep kaizen secara luas baru diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : the key to Japan’s competitive success” (1986).

Coba kesimpulan Europe Japan Centre tentang Kaizen Jepang yang mengungkapkan bahwa :

“Kaizen mengatakan kepada kita bahwa hanya dengn secara terus menrus tetap sadr dn membuat bertus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk menghasilkn barang dan jasa yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan. Cara paling mudah mencapainya adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan peningkatan terus menerus dari masing-masing dan semua karyawan dalam organisasi. Keikutsertaan staf tergantung pada komintmen manajemen senior, strategi yang jelas dan ketabahan – karena kaizen bukan jalan pintas melainkan proses yang berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang diinginkan”. (Cane, 1998:265)

Dengan pertumbuhan ekonomi Jepang berdampak pada dorongan negara Asia lainnya untuk terus mengejar ketertinggalannya, lalu bagaimana dengan Negara Indonesia sendiri yang terlihat malah semakin terpuruk pasca reformasi tahun 1999 bahkan untuk mengejar negeri jiran sekalipun terasa sangat berat sekali kunci keunggulan perusahaan jepang adalah sangat unggul dalam persaingan salah satu kemampuannya adalah menghilangkan pemborosan dan menghindari berbagai kesulitan sedangkan AS sebaliknya mengalami kesulitan dalam menghemat Sumber Daya Alam yang memang sangat melimpah bila dibandingkan Jepang sehingga istilah perbaikan mutu secara terus menerus (Just in time) tidak berlaku bagi manajemen Amerika tapi lebih cenderung just in case.

Istilah lainnya dengan Big JIT yaitu filosofi manajemen yang berusaha menghilangkan pemborosan dalam semua aspek dari kegiatan produksi perusahaan.

Makna kaizen atau just in time.

Kaizen berasal dari kata KAI artinya perbaikan dan ZEN artinya baik. Bias diartikan Kaizen artinya perbaikan. Kaizen diartikan sebagai perbaikan terus menerus (continous improvement). Ciri kunci manajemen kaizen antara lain lebih memperhatikan proses dan bukan hasil, manajmen fungsional-silang dan menggunakan lingkaran kualitas dan perlatan lain untuk mendukung peningkatan yang terus menerus (Cane, 1998:27)

Kaizen atau perbaikan secara terus menerus selalu beriringan dengan Total Quality Management (TQM). Bahkan sebelum filosofi TQM ini terlaksana atau sebelum system mutu dapat dilaksanakan dalam suatu perusahaan maka filosofi ini tidak akan dapat dilaksanakan sehingga perbaikan secara terus menerus (Just in time) ini adalah usaha yang melekat pada filosofi TQM itu sendiri. Sehingga Kaizen bisa juga merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi yang memiliki ciri khas :

  • <!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Berorientasi pada pelanggan.
  • <!–[if !supportLists]–>Pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Management)
  • <!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Robotik
  • <!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Gugus kendali mutu
  • <!–[if !supportLists]–>System saran
  • <!–[if !supportLists]–>Otomatisasi
  • <!–[if !supportLists]–><!–[endif]–>Displin ditempat kerja
  • <!–[if !supportLists]–>Pemeliharan produktiftas
  • <!–[if !supportLists]–>Kanban
  • <!–[if !supportLists]–>Penyempurnaan dan perbaikan mutu
  • <!–[if !supportLists]–>Tepat waktu
  • <!–[if !supportLists]–>Tanpa cacat
  • <!–[if !supportLists]–>Kegiatan kelompok kecil
  • <!–[if !supportLists]–>Hubungan kerjasama antara manajer dan karyawan
  • <!–[if !supportLists]–>Pengembangan produk baru

Kunci pelaksanaan Kaizen

Secara garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan just in time atau kaizen dalam kegiatan industri yaitu :

<!–[if !supportLists]–>1. <!–[endif]–>Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan.
System kaizen bisanya menghasilkan produksi sesuai dengan pesanan pelanggan dengan system produksi tarik (pull system) yang dibantu dengan menggunakan kartu kanban.

<!–[if !supportLists]–>2. <!–[endif]–>Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size)
Ciri khas lain adalah memproduksi dalam jumlah kecil sesuai dengan permintaan pelanggan akan menghemat biaya dan sumber daya selain menghilangkan persedian barang dalam proses yang merupakan sejenis pemborosan yang dapat dihindari dengan menggunakan penjadwalan proses produksi selain itu juga menggunakan pola produksi campur merata (Heijunka) yang dimaksud heijunka adalah memproduksi bermacam-mcam dalam satu lini produksi.

<!–[if !supportLists]–>3. <!–[endif]–>Menghilangkan pemborosan
untuk menghindari pemborosan pada persediaan, pembelian dan penjadwalan dengan menggunakan system kartu kanban yang smendukung system produksi tarik, selain menghasilkan produksi dengan baik sejk awal yaitu pantang menerima, pantang memproses dan pantang menyerahkan produk cacat dengan bekerjasama dengan pemasok dengan persediaan yaitu mengurangi jumlah barang yang dating, menghilangkan persediaan penyangga, mengurangi biaya pembelian, memperbaiki penanganan bahan baku, tercapainy persediaan dalam jumlah kecil dan mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya.

<!–[if !supportLists]–>4. <!–[endif]–>Memperbaiki aliran produksi
Penataan produksi dilakukan dengan berpedoman pada lima disiplin di tempat kerja yaitu 5-S yang antara lain : Seiri atau pemilahan yaitu disiplin ditempat kerja dengan cara melakukan pemisahan berbgai alat atau komponen ditempat masing-masing sehingga untuk mencarinya nanti bila diperlukan akan lebih mudah. Seiton atau penataan yaitu disiplin ditempat kerja dengan melakukan penyimpanan fungsional dan membuang waktu untuk mencari barang. Seiso atau pembersihan yaitu disiplin ditempt kerja dengan melakukan pembersihan sebagai pemeriksaan dan tingkat kebersihan. Seiketsu atau pemantapan/perawatan yaitu manajemen visual dan pemantpn 5-S seperti pemberian tanda, pengumuman, label, pengaturan kabel, kode, dsb. Shitsuke atau pembiasaan yaitu pembentukan kebiasaan dan tempat kerja yang berdisiplin.

<!–[if !supportLists]–>5. <!–[endif]–>Menyempurnakan kualitas produk
Salah satunya untuk menyempurnakan kualitas produk dengn melihat prinsip mnajemen yaitu memelihara pengendalian proses dan membuat semua orang bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu, meningkatkan pndangan mnajemen terhadap mutu, terpenuhinya pengendalian mutu produk dengn tegas, memberikan wewenang kepada karyawn untuk mengadkan pengendlin mutu produk, menghendaki koreksi terhadap cacat produk oleh karyawn, tercapainya inpeksi 100 % terhadap mutu produk dan tercpai komitmen terhadap pengedlin mutu jangka panjang.

<!–[if !supportLists]–>6. <!–[endif]–>Orang-orang yang tanggap
penerapan sistem kaizen ini tidak lagi menggunakan pilar keuangan, pemasaran, SDM, tapi menggunakan lintas fungsi atau lintas disiplin sehingga seluruh karyawan harus menguasai seluruh bidang dalm perusahan sesuai dengan jenjang dan kedudukannya dan kesalahan dalam proses selalu ditandai dengan menyalanya lampu andon dan proses dihentikan dan seluruh karyawan terfokus pada perbaikan yang terkenal dengan istilh jidoka yaitu semua karyawn bertanggungjawab terhadap tercapaianya produk yang baik dan mencegah terjadinya kesalahan.

<!–[if !supportLists]–>7. <!–[endif]–>Menghilangkan ketidakpastian
untuk menghilangkan ketidakpastian dengan pemasok dengan cara menjalin hubungan abadi dan memilki satu pemasok yang lokasinya berdekatan dengan perusahaan yang masih kerabat dengan pemilik perusahaan, sedang dalam proses produksi dengan cara menerapkan system produksi tarik dengan bantuan kartu kanban dan produksi campur merata (Heijunka)

<!–[if !supportLists]–>8. <!–[endif]–>Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang.
Karakteristik pemeliharaan dengan berpegang pada kontrak jangka panjang, memperbaiki mutu, fleksibilitas dlm mengadakan pesnan barang, pemesanan dlam jumlah kecil yang dilakukan berkali-kali, mengadkan perbaikn secara terus menerus dan berkesinambungan.

Istilah lain yang bertujuan mengimbangi system kaizen ini adalah reengineering yaitu mengadakan perombakan proses bisnis secara total sampai keakar-akarnya dan system ini diciptakan Amerika untuk mengejar ketinggalannya dari Jepang yang pernah dibantu ekonominya, baru kalau perombakan ini telah dilakukan maka pemeliharaan dan peningkatan secara terus menerus dan berkesinambungan dapat dilaksanakan. Bisa juga menerapkan konsep benchmarking yaitu cara untuk mengadakan perbaikan dengan meniru praktek bisnis terbaik dikelasnya, baik untuk produksi, jasa maupun proses dan sistemnya.

BUDAYA PERUSAHAAN DAN KUALITAS


Apakah rahasia keunggulan bersaing Toyota dari kacamata karyawan pesaingnya? Inilah yang dikemukakan seorang karyawan General Motor. Menurutnya keunggulan kompetitif Toyota yang utama adalah Budaya Perusahaan. Temuan ini menarik karena disampaikan bukan oleh manajer puncak, tetapi seseorang yang berada shop floor. Juga bukan oleh para akademisi yang menjelaskan dengan berbagai istilah abstrak.

LECTURE RESUME – Sebagai orang produksi selama ini yang tergambar dibenaknya mengenai rahasia keunggulan kompetitif Toyota adalah apa yang sering dilontarkan oleh banyak orang, seperti sistem produksi ramping (lean production system) yang dilandasi oleh just-in-time dan Jidoka (tidak meloloskan produk cacat kepada operasi berikutnya) serta prakondisi pembakuan kerja dan Heijunka (level scheduling). Tetapi dalam pengamatannya dia menemukan rahasia lain yaitu budaya perusahaan, yang menciptakan lingkungan yang kondusif dan memberikan key drivers untuk sistem produksi. Tanpa budaya perusahaan yang mendukung, sistem ini akan mudah ambruk dan tidak berkembang. Budaya perusahaan adalah soft side, sebagai pendukung hard side (struktural, sistem produksi, teknologi, dan desain) untuk memacu kualitas.

Hard side inilah yang sering diperbincangkan dalam percaturan mengenai kualitas. Buku, kuliah, seminar, pelatihan banyak sekali memberi perhatian kepada hard side, tanpa banyak mengalokasikan perhatian secara memadai kepada soft-side, budaya perusahaan. Hal ini juga sering diabaikan di negara kita, sehingga pengetahuan yang cukup memadai mengenai hard side, tidak menjamin kesuksesannya adalam menerapkan manajemen kualitas. Perusahaan-perusahaan Jepang sejak awal, ketika mengadopsi sistem kualitas selalu mempertimbangkan budaya setempat.

Mendapatkan insight mengenai budaya tidaklah mudah karena orang hanya melihat tampilan yang nampak (dalam khasanah budaya perusahaan disebut sebagai artefak), tetapi tidak dapat melihat kedalamannya. Jika kita berkunjung ke berbagai sudut akan tampak kata-kata pajangan yang menampilkan nilai-nilai mereka. Tetapi masalahnya adalah sejauh mana kata-kata diterapkan dalam lingkungan kerja sehari-hari.

Inilah kelebihan mereka, yang sangat menghayati keyakinan dan nilai-nilai bersama. Segala tindakannya mengarah kepada kepuasaan pelanggan yang dibuktikan dengan fokusnya yang ketat terhadap kualitas, yang cerminan ketujuh nilai dasarnya, yaitu customer first, competition and cooperation within our industry, respect for the value of people, mutual trust between employees and management, challenge and courage, applied creativity, and cost consciousness.

Dalama bidang produksi, budaya ini tampak pada saat kita melihat bagaimana anggota tim dalam shop floor, karena merekalah yang mengeksekusi rencana perusahaan dan secara langsung mengintrepetasikan budaya perusahaan sekaligus menerapkan dalam pekerjaan sehari-hari.

Bagaimana persepsi mereka terhadap masalah akan menciptakan problem solving environment yang merupakan cerminan dari nilai-nilai ini. Bagi mereka masalah adalah sebuah kesempatan untuk berkembang dan manager yang buruk adalah orang yang selalu menyatakan no problems. Masalah yang dijumpai ditelusuri dengan mencari akar permasalahan, dieksplorasi melalui pertanyaaan apa yang telah terjadi (what) dan mencari tahu mengapa terjadi (why) dan bukan mencari siapa yang bersalah (who). Bandingkan dengan situasi kebanyakan yang berada di lingkungan perusahaan-perusahaan kita. Masalah adalah sesuatu yang buruk, pertanda manager yang jelek, dan kemudian mencari siapa yang bersalah dan bukan mencari apa yang salah dan mengapa terjadi. Jika perlu malah mencari kambing hitam.

Sebagai aplikasi dari nilai-nilai ini, fokus segala upaya perusahaan diletakkan pada kualitas dan customer driven. Kesuksesan jangka panjang dicapai melalui penciptaan lingkungan, dimana anggota tim mempunyai keyakinan dan nilai-nilai bersama. Gaya manajemen yang diterapkan adalah keterlibatan langsung pihak manajemen yang ditandai oleh seringnya kunjungan kepada shop floor. Harapannya agar dapat melihat masalah di tangan pertama. Tentu saja gaya manajemen ini harus didukung hubungan yang mesra antara pekerja dan manajemen yang sifatnya kooperatif dan perasaan senasib. Kelihatan kok ideal sekali? Tetapi itulah yang terjadi. Dilakukan pula perlakuan kesetaraan diantara anggota organisasi untuk mendukungnya, seperti pakaian seragam dan kafetaria bersama.

Sistem penghargaan merupakan faktor penting dalam budaya perusahaan. Di Toyota penghargaan difokuskan kepada kerja sama, dan proses dianggap sama pentingnya dengan hasil. Sehingga nuansa yang tampak dalam sistem penghargaan adalah team environment. Bandingkan dengan kebanyakan perusahaan di sini yang berfokus pada individu dan hasil, yang bernuansa loner environment.

Dalam berkomunikasi bertumpu pada struktur yang terbuka dengan sesedikit mungkin hambatan sehingga menciptakan lingkungan information sharing dengan budaya konsesus. Bukankah salah satu contoh proses inovatif yang penting dan berhubungan dengan orientasi mutu adalah pengurangan pengambilan keputusan yang salah.

Budaya perusahaan sebagai soft-side selayaknya mendapat perhatian yang seimbang dalam upaya membentuk organisasi yang berorientasi mutu. Budaya yang quality-oriented ini merupakan suatu perjalanan, proses, dan juga cara berpikir.

Selain masalah budaya perusahaan, leadership mesti ikut jadi pertimbangan. Perlu kehadiran pola leadership yang memberi peluang pemberdayaan dan kondusif terhadap timbulnya partisipasi dan inisiatif lini bawah. <Sumber : majalah SWA>

Sistem Manajemen Mutu: Antara Kebutuhan dan Keharusan


Manajemen Mutu

Beberapa tahun lalu, dari hasil riset sebuah lembaga di Amerika Serikat diketahui bahwa lebih dari 50% produk dan komponen yang dihasilkan oleh perusahaan mempunyai cacat atau kerusakan, dan untuk perusahaan yang bergerak di bidang teknologi tinggi, otomotif, dan aerospace angkanya lebih mencengangkan lagi yaitu mencapai lebih dari 75%. Komisi Keselamatan Produk Konsumen Amerika bahkan memperkirakan bahwa kematian, kecelakaan, dan kerusakan yang ditimbulkan akibat pemakaian produk konsumen yang tidak sempurna telah membebani negara lebih dari 700 miliar dolar per tahunnya.

Berdasarkan fakta-fakta tersebut maka tidak mengherankan jika perusahaan-perusahaan saat ini berusaha keras untuk menerapkan sistem manajemen mutu yang diharapkan akan membantu mereka dalam meningkatkan mutu produk/layanan yang dihasilkan, mengontrol biaya-biaya, mengurangi kerusakan dan cacat pada produk, meningkatkan kepuasan konsumen, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.

Mutu

Setidaknya ada tiga hal mendasar yang sangat mempengaruhi tingkat kesuksesan suatu produk atau layanan di pasaran, yaitu harga, ketersediaan, dan mutu/kualitas. Konsumen sangat membutuhkan produk atau layanan yang bermutu tinggi dan tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan harga yang terjangkau dan sesuai dengan manfaat yang akan diperoleh. Organisasi atau perusahaan akan dapat sukses dan mampu bersaing di pasaran jika tingkat kepuasan pelanggan terhadap pemakaian produk dan layanannya cukup tinggi. Faktor harga dan ketersediaan adalah fitur transient saja, dalam arti pengaruhnya tidak berlangsung lama setelah terjadi transaksi. Lain halnya dengan mutu, yang mempunyai pengaruh dan implikasi yang cukup panjang, karena mutu suatu produk atau layanan ditentukan dari tingkat kesuksesan kegunaan produk atau layanan tersebut selama pemakaiannya (tidak terbatas pada point of sales saja).

Makna mutu atau kualitas suatu produk atau layanan sendiri erat kaitannya dengan: tingkat kesempurnaan, kesesuaian dengan kebutuhan, bebas dari cacat, ketidaksempurnaan, atau kontaminasi, serta kemampuan dalam memuaskan konsumen. Konsumen adalah pihak yang paling tepat dan adil dalam menilai masalah mutu dari produk atau layanan yang kita sediakan. Sebuah produk atau layanan yang memiliki fitur atau manfaat yang memuaskan kebutuhan konsumen dapat disebut sebagai produk atau layanan yang bermutu, demikian pula sebaliknya, produk atau layanan yang memiliki fitur atau manfaat yang tidak memuaskan kebutuhan konsumen dapat disebut sebagai produk atau layanan yang tidak bermutu. Anda akan dapat menilai tingkat kepuasan konsumen terhadap produk Anda melalui melalui berbagai cara, seperti feedback langsung dari konsumen, atau juga bisa dilihat dari tingkat kerugian penjualan, turunnya market share, dan pada akhirnya adalah kerugian bisnis. Pada pasar dengan tingkat persaingan usaha yang sangat ketat, mutu dari suatu produk atau layanan yang ditawarkan akan memiliki peranan yang sangat strategis terhadap perkembangan bisnis.

Sistem Manajemen Mutu

sesuatu yang tidak mungkin perusahaan Anda mempunyai kemampuan untuk menghasilkan dan mempertahankan suatu produk yang bermutu tanpa disertai adanya manajemen proses yang matang dan rapi di dalamnya. Mutu yang baik tidak akan dapat diraih hanya dengan mengandalkan keberuntungan semata, tapi mutlak harus dengan cara penerapan manajemen bisnis yang baik.

Sistem manajemen mutu akan memberikan kemampuan kepada perusahaan atau organisasi dalam melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapabilitas bisnis Anda. Dengan adanya sistem mutu diharapkan perusahaan Anda akan lebih terbantu dalam mencapai, mempertahankan, dan meningkatkan mutu produk atau layanan yang Anda sediakan secara ekonomis. Sistem manajemen mutu akan sangat membantu Anda untuk dapat bertindak dengan lebih baik dibanding sebelumnya.

Standarisasi Sistem Mutu

Ketika Anda membeli suatu produk atau layanan dari suatu perusahaan, Anda tentunya berharap akan mendapatkan produk atau layanan dengan kualitas atau mutu yang persis sama seperti yang mereka janjikan. Jaminan bahwa Anda akan mendapatkan kualitas barang atau layanan yang sesuai dengan harapan Anda tersebut hanya dapat diberikan oleh perusahaan yang telah memiliki sertifikasi suatu standar sistem mutu.

Mengapa standarisasi itu penting? Sebagai pembeli atau pengguna suatu produk tentunya kita akan merasa sangat terganggu dan kecewa ketika produk yang telah dibeli tersebut ternyata memiliki kualitas yang sangat buruk, tidak layak pakai, tidak cocok dengan peralatan yang telah kita miliki sebelumnya, mudah rusak, atau berbahaya jika digunakan. Sebaliknya ketika produk yang dibeli atau digunakan telah memenuhi keinginan dan harapan kita dan tidak menimbulkan masalah selama pemakaiannya, kita kadang merasakan kenyamanan tersebut sebagai hal yang biasa saja. Itulah sebagian gambaran dimana kita terkadang kurang peduli terhadap peran dari suatu standar sistem mutu dalam meningkatkan level kualitas/mutu, keamanan, ketahanan, efisiensi, dan interchangeability dari suatu produk yang kita gunakan. Suatu standar mutu memberikan kontribusi yang sangat besar pada segenap aspek kehidupan kita, walaupun kadang kontribusinya sering tidak kita sadari.

Lantas, peran seperti apa yang dapat dilakukan oleh suatu standar sistem mutu seperti ISO 9000, TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldrige dalam membantu kesuksesan suatu perusahaan? Sistem-sistem tersebut merupakan tool atau alat untuk membantu perusahaan agar bekerja dengan lebih terorganisir serta membantu pengelolaan dan pengontrolan proses bisnis yang berjalan di perusahaan dengan berpegang pada standar mutu yang telah ditetapkan. Sistem mutu seperti ISO 9000, TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldrige adalah suatu sistem yang telah teruji dan terbukti luas di dunia. Salah satu keuntungan penerapan suatu sistem mutu tersebut yaitu Anda tidak perlu lagi membuat suatu standar sistem mutu baru, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengadaptasi sistem tersebut untuk disesuaikan dengan model bisnis dan kondisi perusahaan Anda. Pemilihan suatu sistem mutu yang akan kita adopsi sangat ditentukan oleh beberapa faktor, diantaranya adalah regulasi perusahaan, sasaran bisnis, konsumen dan target pasar, bidang usaha, dan skala bisnis perusahaan.

Dengan penerapan suatu sistem mutu tertentu seperti ISO 9000, QS-9000, atau yang lain, tentunya akan membawa dampak positif bagi bisnis Anda, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang kita sediakan. Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain. Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalisasi biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan perusahaan secara signifikan.

Kesimpulan

Pada pasar dengan tingkat persaingan bisnis yang ketat, perusahaan harus memiliki produk atau layanan dengan mutu yang baik dan tinggi agar tetap dapat meningkatkan nilai kompetitif perusahaan. Mutu yang baik hanya bisa dihasilkan oleh perusahaan yang memiliki sistem manajemen mutu yang handal. Tapi sistem manajemen mutu hanyalah sebuah alat yang membantu Anda untuk bekerja secara lebih efektif dan efisien. Ukurlah keberhasilan perusahaan Anda dengan tingkat kepuasan konsumen pada produk atau layanan yang Anda berikan, bukan dari keberhasilan Anda mendapatkan sertifikasi suatu standar sistem mutu tertentu. Dan perlu diingat, produk dan layanan perusahaan Andalah yang akan menciptakan konsumen dan pendapatan, bukan sistem manajeman mutu yang Anda gunakan.

Manajemen Mutu


Definisi Mananajemen :

The art of getting thing done through people (seni untuk menggerakan orang melakukan suatu pekerjaan atau keahlian untuk mencapai hasil tertentu melalui orang lain” (Lawrence A. Appley, presiden American Management Association)

Suatu proses yang melibatkan kegiatan perncanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan factor produksi yang dimiliki”(M.Fuad, etal. “pengantar Business)

Seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengontrolan daripada human and natural resource untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dulu”. (
Prof. Oey Liang Lee, Guru Besar Manajemen UI)

Dari pengertian diatas dijumpai ada aktifitas khusus untuk mencapai tujuan ;

  1. Memanfaatkan factor produksi
  2. Menggunakan metode ilmiah yang meliputi kegiatan :
  • Mengetahui adanya persoalan.
  • Mendefinisi persoalan
  • Mengumpulkan fakta, data dan informasi.
  • Menyusun alternative penyelesian
  • Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternative penyelesaian.

3. Melaksanakan keputusan serta melakukan tindak lanjut.

4. Manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan masalah.

Definisi Mutu/Kualitas (Quality)

MUTU/KUALITAS:

  • sesuatu yang yang dapat disempurnakan dan memiliki nilai yang bisa ditawarkan kepada konsumen (Masaaki Imai).
  • Kesesuaian dengan tujuan atau manfaatnya. (J.M.Juran)

  • Kesesuaian dengan kebutuhan yang meliputi availability, delivery, reliability, maintainability dan cost effectiveness.(Crosby)
  • “Suatu kondisi dinamis yang berkaitan dengan produk, pelayanan,orang,proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi apa yang diharapkan. (David L.Goetsch dan Stanley David)
  • Keseluruhan cirri dan karakteristik produk atau jasa yang kemampuannya dapat memuaskan kebutuhan, baik yang dintakan secara tegas maupun tersamar. (ISO 8402 & SNI 19-8402-1991)

ISTILAH LAIN :

  • Kendali mutu : cara untuk memproduksi barang dan jasa secara ekonomis sesuai dengan keinginan pelanggan.
  • Gugus kendali mutu : suatu kelompok kecil yang dengan sukarela melaksnakaan kegiatan pengendalian mutu ditempat kerja yang melakukan pekerjaannya secara berkesinambungan sebagai bagian dari program di seluruh perusahaan dibidang pengendalian mutu, pengembangan diri, pendidikan bersama, pengendalian arus dan penyempurnaan ditempat kerja.
  • Pemastian mutu : menjamin bahwa mutu produk memuaskan, dapat dipercaya tetapi ekonomis bagi pelanggan.
  • Penyebaran mutu :teknik untuk menyebarkan persyaratan pelanggan kedalam desain karakteristik dan menyebarkan kedalam sub-sistem seperti komponen, suku cadang dan proses produksi.
  • Manajemen jepang Mutu diistilahkan KAIZEN sesuatu yang yang bisa “disempurnakan” secara berkesinambungan sehingga identik dengan istilah kendali mutu, pengendalian mutu statistical, gugus kendali mutu.

Perkembangan Manajemen mutu

Masa pertama (70-an)

  1. Pasar berkembang dengan pesat
  2. konsumen semakin kritis terhadap produk
  3. SDM murah dan berlimpah, tetapi sedikit sekali tingkat kualitasnya.
  4. kepercayaan bahwa sukses dengan produk yang dieprbaiki dapat memperbaiki kelambanan operasional tradisional
  5. Mananjemen lebih mengutamakan peningkatan penjualan daripada penguranagan biaya.

Situasi baru (200-an)

  1. peningkatan tajam biaya material, energi dan karyawan.
  2. sarana produksi yang melebihi kapasitas
  3. Peningkatan persaingan antar perusahaan dengan pasar yang jenuh
  4. Perubahan nilai pelanggan yang menuntut mutu yang lebih baik.
  5. Kecenderungan untuk lebih cepat yang memperkenalkan produk baru
  6. Kecenderungan untuk menurunkan titik inpas

Tahapan manajemen kualitas

  • Inspeksi (Inspection)

Konsep mutu modern dimulai pada tahun 1920-an kelompok mutu utama adalah inspector yang mengukur hasil produksi berdasarkan spesifikasi kemudian melapor ke pabrik. Tokohnya : Walter A.sewhart (1924), H.P.Dodge & H.G. Romig (1920).

  • Pengendalian mutu (Quality Control)

Tahun 1940-an kelompok inspeksi berkembang manjadi pengendalian mutu yang pertama berkembang di dunia militer, dimana tanggungjawab mutu dialihkan kebagian QC yang independent dan dibekali dengan perangkat statistic seperti diagram kendali dan penarikan sample. Tokohnya : Feigenbaum (1983) dengan total quality control (1960) yang berkembang menjadi konsep total quality control organizationwide (1970) dan kemudian menjadi konsep total quality system.

  1. Pemastian mutu (Quality Assurance)

Rekomendasi dari statistic sering tidak dilayani strruktur pengambilan keputusan. Sehingga pengedalian mutu berkembang menjadi pemastian mutu yang bertugas : memastikan proses dan mutu produk melaui audit operasi,pelatihan, nails kinerja teknis dan petunjuk operasi untuk peningkatan mutu.

  1. Manajemen mutu (Quality Management)

Pemastian mutu bekerja berdasarkan status quo sehingga upaya yang dilakukan hanyalah memastikan pelaksnaan pengendalian mutu, tetapi sangat sedikit pengaruh untuk meningkatkannya. Karena itu untuk mengantisipasi persaingan, aspek mutu perlu selalu dievaluasi dan direncanaklan perbaikannya melalui penerapan fungsi manajemen mutu.

  1. Manajemen mutu terpadu (Total Quality Management)

Dalam mnajamen mutu ternyata bukan hanya fungsi produksi yang mempengaruhi kepuasan pelanggan terhadap mutu dan tanggungjawab mutu tidak cukup hanya dibebankan kepada bagian tertentu, teapi menjadi tangungjawab seluruh individu diperusahaan.

W. Edwards Demings (Filosofi Deming’s 14 Points) :

  1. Rumuskan dan umumkan kepada semua karyawan, maksud dan tujuan organisasi
  2. mempelajari dan melaksnakan filosofi baru, baik oleh manajer maupun karyawan.
  3. memahami tujuan inspeksi yaitu untuk memperbaiki proses dan mengurangi biaya.
  4. mengakhiri praktik bisnis yang menggunakan perngahargaan berdasarkan angka atau uang saja.
  5. memperbaiki secara konstan dan continue, kapanpun system produksi dan pelayanan.
  6. membudayakan dan melembagakan pendidikan dan pelatihan.
  7. mengajarkan dan melembagkan kepemimpinan.
  8. menjauhkan rasa ketakutan.Ciptakan kepercayaan.Ciptakan iklim yang mendukung inovasi.
  9. Mengoptimalkan tujuan perusahaan,tim,atau kelompok.
  10. Menghilangkan desakan atau tekanan-tekanan yang menghambat perkembangan karyawan.
  11. Menghilangkan kuota berdasarkan angka-angka,tetapi secara terus-menerus melembagakan metode perbaikan.Menghilangkan manajemen berdasarkan sasaran ( management by objective ),tetapi mempelajari kemampuan proses dan bagaimana memperbaikinya.
  12. Menghilangkan hambatan yang membuat karyawan tidak merasa bangga akan pekerjaan atau tugasnya.
  13. Mendukung pendidikan dan perbaikan atau peningkatan prestasi setiap orang.
  14. Melaksanakan tindakan atau kegiatan untuk mencapai semua tujuan atau sasaran itu.

Model Manajemen mutu Philip B. Crosby.

Memperkenalkan empat dimensi manajemen mutu :

  • Mutu : kesesuaian dengan kebutuhan.
  • System pencapaian mutu : pendekatan rasional untuk mencegah cacat atau kesalahan.
  • Standar performansi : standar performansi perusahaan atau organisasi yang mempunyai orientasi mutu adalah tidak ada keslahan (zero depect)
  • Pengukuran : pengukuran performansi yang digunkaan adalah biaya mutu (biaya pemuangan dan pekerjaan ulang produk cacat, biaya persediaan, biaya inspeksi dan pengujian)

Selain memperkenalkan 14 langkah perbaikan mutu :

  • Komitmen manajemen
  • Tim perbaikan mutu
  • Pengukuran mutu
  • Biaya evaluasi mutu
  • Kesadaran mutu
  • Tindakan koreksi
  • Dewan insidentil untuk program pencegahan cacat (zero depect)
  • Pelatihan bagi supervise.
  • Hari-hari yang bebas cacat (zero depect day)
  • Menyusun sasaran atau tujuan
  • Kesalahan mengebabkan adanya perubahan.
  • Pengenalan
  • Dewan mutu
  • Kerjakan semua itu secara berulang

Joseph M. juran, Ph.D

Memperkenalkan tiga proses mutu yang meliputi :

  1. perencanaan mutu Quality planning) :
    • identifikasi pelanggan.
    • Menentukan kebutuhan pelanggan.
    • Mengembangkan karakteristik produk
    • Menyusun sasaran mutu
    • Mengembangkan proses mewnghasil produk sesuai karakteristik.
  2. pengendalian mutu (Quality control) :
  • memilih subjek atau dasar pengendalian.
  • Memilih unit pengukuran
  • Menyusun pengukuran
  • Menyusun standar performansi
  • Mengukur performansi yang sesungguhnya.
  • Menginterretasikan perbedaan antara standar dengan data nyat
  • Mengambil tindakan atas perbedaan tersebut.
  1. Perbaikan atau peningkatan mutu (Quality Improvement) :
  • peningkatan kebutuhan untuk mengadakan perbaikan
  • mengidentifikasikan proyek-proyek perbaikan khusus
  • mengorganisisr proyek
  • mengorganisisr untuk mengdiagnosi penyebab kesalahan
  • menemukan penyebab kesalahan
  • mengadakan perbaikan-perbaikan.
  • Peruses yang telah dieprbaiki ada dalam kondisi operasional yang efektif
  • Menyediakan pengedalian untuk mempertahankan perbaikan atau peningkatan yang telah dicapai.

8 perspektif mutu menurut David A Garvin

  • Performance : kesesuaian produk dengan fungsi utama produk itu sendiri atau karakteristik operasi dari suatu produk.
  • Feature : cirri khas produk yang membedakan dari produk lain yang merupakan karkateristik pelengkap dan mampu menimbulkan kesan baik bagi pelanggan.
  • Reliability : kepercayaan pelanggan terhadap produk karena kehandalannya atau karena kemungkinan rusaknya rendah.
  • Conformance : keseuaian produk dengan syarat atau ukuran tertentu atau sejauhmana karakteristik desain dan operasi memmenuhi standar yang telah ditetapkan.
  • Durability : tingkat keawetan produk atau lama umur produk.
  • Serviceability : kemudhaan produk itu bila akan diperbaiki atau kemudhaan memperoleh komponen produk tersebut.
  • Aesthetic : keindhaan atau daya tarik produk tersebut.

  • Perception : fanatisme konsumen akan merek suatu produk tertentu karena citra atau reputasi produk itu sendiri.

KONSEP TOTAL QUALITY MANAGEMENT.

Tujuan utama : terjadi perubahan culture baru perusahaan antara lain :

  • Dari kerahasiaan menjadi komunikasi terbuka antar seluruh anggota organisasi.
  • Dari pengendaliaan menjadi pemberdayaan
  • Dari inspeksi menjadi pencegahan
  • Dari focus internal menajdi focus eksternal
  • Dari biaya dan penjadwalan menjadi keseusian terhadap mutu
  • Dari stabilitas menjadi perubahan dan perbaikan secara terus mnerus.
  • Dari hubungan yang tadinya sifatnya persiangan menjadi hubungan kerjasama.
  • Dari pengalokasian dan melemparkan hal-hal yang tidak diketahui menjadi penyelesian sampai keakar-akarnya.

ELEMEN KRITIS TQM :

  • Kepemimpinanan dan komitmen (leadership & comitment)
  • Keterlibatan seluruh karyawan (full employee involvement)
  • Perencanaan yang baik (good planing)
  • Strategi pelaksanaan (implementation startegy)
  • Pengukuran dan evaluasi (measurement & evaluation)
  • Pengendalian dan perbaikan (control & improvement)
  • Mencapai dan mempertahankan standar kesempurnaan. (achieving &maintaining standard of excellence)

HAMBATAN DALAM PENERAPAN TQM

  • Bila filosofi dipandang sebagai suatu kegiatan yang membutuhkan waktu.
  • Bila filosofi TQM diterapkan dalam suatu lingkungan yang birokratis
  • Bila filosofi TQM dipandang sebagai suatu program yang dilaksanakan secara formal.
  • Bila filosofi TQM dilaksanakan secara kaku
  • Bila filosofi TQM dipandang tidak berhubungan dengan orang atau personil
  • Bila filosofi TQM dipnadang sebagi hanya dilakukan untuk sekelompok orang ahli atau spesialis.

TQM pada industri jasa :

Konsep dasar TQM :

  1. Mempfokuskan pada produk dan pelanggan.
  2. Kepemimpinan dalam organisasi jasa yang mendukung pelaksanaan filosofi TQM.
  3. Budaya organisasi
  4. Komunikasi yang efektif antar seluruh personil dalam organisasi maupun antara para personil organisasi dengan pelanggan.
  5. Pengetahuan dan keahlian karyawan dalam melaksanakan filosofi TQM.
  6. Tanggungjwab para karyawan
  7. Manajemen berdasarkan pada data dan fakta
  8. Sudut pnadangan jangka panjang.

Teknik-teknik dalam TQM :

  1. Pengendalian proses secara statistik
  2. Penyelesaian maslah secara struktur
  3. Perbaikan secara terus menerus dan berkesinambungan
  4. Manajemn mutu
  5. Perencanaan mutu

Langkah-langkah untuk melaksanakan TQM :

  1. Mengadakan penilaian dan perencanaan mengenai kemungkinan penErApan filosofi TQM.
  2. Penerpan dan pengorganisasian filosofi TQM dalam orgnaisiasi jasa
  3. Perubahan budyaa (dari yang berorientasi standar menjadi berorientasi mutu)
  4. Sistem pemberian upah dan pernghargaan.
  5. Pengembangan kepemimpinan
  6. Membangun tim
  7. Melaksankan system penyewaan maupun promosi untuk meningkatkan ferformasni organisasi
  8. Kesipan manajemen
  9. Teknik analisisPendidikan dan latihan.

%d blogger menyukai ini: