Posts from the ‘Sixsigma’ Category

Konsep Six Sigma Awareness


Six Sigma merupakan sistem manajemen yang dapat menjadi solusi untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan mencapai tujuan bisnis. Dengan Six Sigma kita dapat memahami persoalan paling penting dan kritis yang dihadapi oleh sebuah perusahaan.

Terdapat beberapa pemahaman sistem manajemen yang mendasari Six Sigma, antar lain Konsep, Strategi, Metodologi, dan Manfaat Six Sigma.

KONSEP SIX SIGMA

Konsep Six Sigma dapat dipahami melalui tiga aspek, yaitu :

  • Sistem Manajemen
  • Pengukuran
  • Target

Fokus utama Six Sigma sebagai sebuah sistem manajemen adalah pada tiga hal, yaitu fokus pada konsumen, manajemen proses serta fakta dan data. Dalam Six Sigma, kepuasan konsumen menjadi fokus utama. Manajeman memandang bisnis dan proses sebagai sebuah sistem yang saling mempengaruhi agar dapat memenuhi persyaratan konsumen dan mencapai target. Setiap langkah dalam Six Sigma harus berbasis fakta dan data untuk meningkatkan objektivitas dalam pengambilan keputusan.

Six sigma digunakan untuk mengukur dan membandingkan kemampuan proses denagn persyaratan konsumen yang penting.

Six sigma adalah sebuah target yang mendekati sempurna, yakni 99,9997% memenuhi persyaratan konsumen atau hanya 3,4 kegagalan ( defect ) dalam satu juta kesempatan.

STRATEGI SIX SIGMA

Strategi Six Sigma terdiri atas tiga unsur dasar, yaitu :

  • Process Management
  • Process Improvement
  • Process Design and Redesign

Pada Process Management, Six Sigma memiliki tujuan yaitu,

  • Mengembangkan infrastruktur dan pengetahuan proses.
  • Merampingkan rantai antara konsumen, proses dan pelaku proses.
  • Memastikan pengukuran dan pemantauan untuk respon yang cepat.

Pada Process Improvement, Six Sigma memiliki tujuan yaitu,

  • Mengurangi area dengan kesalahan ( defect ) yang tinggi.
  • Mengurangi biaya yang tidak perlu ( cost of poor quality ).
  • Menjawab permasalahan yang muncul dari sisi bisnis, proses, konsumen dan pegawai.
  • Fokus pada pemecahan masalah.

Pada Process Design and Redesign, Six Sigma memiliki tujuan yaitu,

  • Mengambil manfaat dari kebutuhan baru konsumen.
  • Process Improvement dipandang tidak menjawab permasalahan secara efektif.
  • Memutus cara lama dengan mengurangi biaya, waktu, re-work dan rasa frustasi.

METODOLOGI SIX SIGMA

Metodologi Six Sigma terdiri atas lima rangkaian proses berurutan yang dinamakan proses “DMAIC”, yaitu Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control.

Define

Tahap Define memiliki fungsi antara lain,

  • Menggambarkan proses
  • Mengidentifikasi masalah
  • Menggambarkan peluang dan tujuan

Langkah pertama yang dilakukan dalam tahap Define adalah memilih proyek ( project selection ) dan membuat project charter.

Project charter adalah piagam yang berisikan konteks permasalahan dan rencana project improvement..

Berikut ini kegunaan project charter :

  • Mendefinisikan fokus proyek.
  • Menjelaskan hasil yang dicari.
  • Memastikan nilai terhadap bisnis.
  • Menentukan batas-batas dan sumber daya tim.
  • Mengkomunikasikan target dan rencana.

Sebuah project charter terdiri atas komponen penyusun, yaitu

a. Project title adalah judul dari project improvement yang menggambarkan masalah dan tujuan secara umum.

b. Business case adalah alasan dipilihnya suatu proyek perbaikan yang terdiri atas poin-poin :

  • Pernyataan yang luas mengenai area atau peluang yang dihadapi.
  • Dampak positif potensi perbaikan.
  • Dampak atau risiko jika tidak dilakukan perbaikan.
  • Hubungan dengan strategi dan konsumen.
  • Dimiliki oleh Project Champion/Sponsor.

c. Players adalah pihak-pihak yang terlibat dalam proses Six Sigma, yang terdiri atas :

  • Project Champion/Sponsor.
  • Project Leader
  • Team Member
  • Pelatih/staf konsultan ( Black Belt/Master Black Belt )

d. Problem Statements adalah deskripsi yang tepat dan terfokus pada “ apa yang menjadi masalah “. Berikut ini adalah struktur dari problem statements :

  • Apa yang menjadi masalah ?
  • Di mana kita mengamati masalah ?
  • Kapan kita mengamati masalah ?
  • Seberapa besar masalah yang terjadi ?
  • Apa dampak dari masalah ?

Di dalam problem statements seharusnya tidak menggambarkan sebab, tidak menempelkan tanggung jawab / menyalahkan orang lain, dan tidak mengandung solusi yang sudah dirancang.

e. Goal Statements adalah menemukan target perbaikan, yaitu :

  • Deskripsi tentang apa yang dicapai.
  • Target yang dapat diukur untuk hasil-hasil yang diinginkan.
  • Tenggat waktu proyek dan atau time frame untuk hasil.

f. Scope adalah ruang lingkup area permasalahan di mana solusi-solusi dapat diimplementasikan.

g. Stakeholders adalah pihak-pihak yang terkait dalam proyek perbaikan Six Sigma yang terdiri atas :

  • Supplier
  • Process Owner
  • Konsumen

h. Constraints/Assumptions adalah batasan-batasan dan asumsi yang relevan terhadap usaha tim yang menyangkut sumber daya, waktu dan ruang.

i. Approval adalah persetujuan ( tanda tangan ) dari project champion/sponsor.

j. Preliminary plan adalah rencana waktu penyelesaian dari setiap tahap dalam proyek Six Sigma.


Tim Six Sigma adalah pihak-pihak yang yang terlbat dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan improvement project di perusahaan.

1. Project Champion ( Project Sponsor ) memilki tugas,

  • Sebagai “pemilik” proyek DMAIC pada tingkat bisnis (bukan operasional).
  • Mewakili Black Belt dan tim di Leadership Council.
  • Membantu menentukan dan mengarahkan program improvement, yaitu dengan
  1. Melakukan review secara periodik.
  2. Menyetujui perubahan lingkup/arah apabila diperlukan.
  3. Menyediakan sumber daya dan negosiasi masalah lintas unit.
  4. Bekerja sama dengan pemilik proses untuk memastikan serah terima proyek setelah selesai.

2. Coaches ( Master Black Belt ) memiliki tugas,

  • Seorang ahli dalam metode improvement.
  • Memberikan panduan harian kepada team leader.
  • Membantu dalam pengukuran dan analisis rinci.
  • Meng-coach black belts secara regular untuk memastikan selesainya proyek.

3. Leadership Council memiliki tugas,

  • Terdiri atas tim direksi dan pimpinan divisi.
  • Menciptakan visi dan mengarahkan implementasi.
  • Menetukan para pelaku proses :
  1. Pemimpin dan pelatih (coach) tim.
  2. Sumber daya untuk perencanaan, pelatihan, dan pengukuran.
  3. Identifikasi dan pemilihan proyek.
  • Sebagai atau pendukung champion :
  1. Memilih dan memimpin tim, review hasil.
  2. Identifikasi dan menghilangkan penghalang dalam tim.
  • Komunikasi dan memimpin perubahan organisasi :
  1. Pertemuan tim/cross function (lintas fungsi) tim
  2. Membentuk tim cross-function (lintas fungsi)

4. Process Owner memiliki tugas,

  • Merupakan pemilik atau pelaku proses.
  • Menjelaskan alur pekerjaan : Divalidasi oleh orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
  • Memastikan pengukuran yang efektif dan pengamatan aktivitas :
  1. Hasil (output) dan prediktor (input dan proses).
  2. Mengkoordinasi lintas fungsi dan mengelola hubungan dengan proses lain.
  3. Mengidentifikasikan masalah/peluang yang muncul.
  4. Menerima tanggung jawab “serah terima” untuk menjaga hasil perbaikan proyek.

5. Project Leader ( Black Belt / Green Belt ) memiliki tugas,

  • Merupakan pemimpin proyek.
  • Memandu perbaikan/desain sampai selesai.
  • Menjaga komunikasi dengan project sponsor : Menjaga keselarasan dengan kebutuhan bisnis dan prioritas.
  • Membuat dokumentasi dari kegiatan tim :
  1. Laporan kemajuan proyek.
  2. Storyboard.
  3. Memastikan serah terima kepada process owner.

6. Improvement Team ( Green Belt ) memiliki tugas,

  • Terdiri atas gabungan antara pelaku proses dan pemilik informasi/keahlian tertentu.
  • Menjalankan tugas harian selama proyek berjalan.
  • Ikut serta dalam tim :
  1. Menyumbangkan pengalaman dan pengetahuan.
  2. Mendengarkan anggota yang lain dan membiarkan mereka berpengaruh.
  3. Berkomitmen terhadap tujuan dan keberhasilan tim.
  4. Bekerja agar tim berfungsi dengan baik.

Dalam tahap Define ini Voice of Customer dapat digunakan sebagai proses untuk memahami persyaratan dari konsumen terhadap kinerja perusahaan. Voice of Customer merupakan pernyataan yang menggambarkan persyaratan customer terhadap produk atau jasa.

Langkah-langkah identifikasi dan merespons VOC :

  • Perhatian dan sumber daya untuk melkukan “active listening”.
  • Menerjemahkan data kualitatif dan kuantitatif menjadi persyaratan yang dapat didiversifikasi.
  • Memberikan prioritas persyaratan terhadap output dan layanan.
  • Menciptakan usaha terus menerus untuk memantau kinerja dan mengantisipasi perubahan.

Data VOC dapat diperoleh dengan melakukan riset terhadap konsumen. Berikut ini beberapa metode riset VOC :

  • Langsung ( survei, group fokus, interview, dan observasi lapangan ).
  • Tidak langsung ( analisis kompetitor/pasar, studi pustaka, browsing internet ).

Dalam pengidentifikasian proses bisnis terdapat dua proses yang dapat dikembangkan, yaitu

1. Diagram SIPOC

SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) adalah diagram sederhana yang memberikan gambaran umum (secara high level) untuk memahami elemen-elemen kunci sebuah proses bisnis.

  • Supplier merupakan penyedia input untuk mendukung proses, mis. orang, sistem, ataupun perusahaan.
  • Input merupakan material, manusia, metode dan mesin (4M) yang dibutuhkan untuk jalannya suatu proses.
  • Process merupakan kumpulan aktivitas (baik yang bernilai tambah, maupun tidak bernilai tambah) untuk mengelola input menjadi output yang akan disampaikan kepada customer.
  • Output merupakan produk atau jasa yang diinginkan oleh customer.
  • Customer merupakan pihak yang menggunakan output dari proses.

Manfaat dalam mengidentifikasikan proses dengan menggunakan diagram SIPOC adalah,

  • Menetukan batas/lingkup proses.
  • Mengidentifikasikan output dan gap-nya dengan persyaratan customer.
  • Mengidentifikasi stakeholder proyek.
  • Menghindari detail proses berlebihan.
  • Membantu perencanaan dan sasaran pengukuran.

2. Process Mapping

Process Mapping adalah sebuah flowchart yang menggambarkan alur perkerjaan (aktivitas, informasi, material) dalam sebuah proses.

Manfaat pengidentifikasian dengan menggunakan Process Mapping adalah,

  • Memberikan “gambar” proses baik yang sederhana maupun yang kompleks, yaitu dengan :
  1. Membantu fokus pada bagaimana sebenarnya pekerjaan tersebut dilakukan ( As Is ).
  2. Membantu orang lain memahami proses anda.
  3. Menunjukkan hubungan antara supplier/customer, hulu dan hilir.
  • Membantu apa yang diukur dan di mana pengukuran tersebut dilakukan
  • Bagian penting dari penentuan sasaran rancangan.
  • Kunci untuk merencanakan proses baru atau proses yang lebih baik.

Measure

Tahap Measure memiliki fungsi antara lain,

  • Melakukan validasi masalah
  • Mengumpulkan data
  • Mengukur kinerja dasar

Tahap Measure merupakan tahap pengukuran, dalam memilih pengukuran yang tepat ada beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan, yaitu

  • Menetukan informasi apa yang benar-benar berguna :
  1. Memantau kinerja persyaratan pelanggan.
  2. Mengukur hasil bisnis/usaha.
  3. Menetukan indikator dan pemandu kinerja.
  • Menetukan sumber daya yang diperlukan :
  1. Sistem versus pengumpulan data secara manual.
  2. Apakah data mudah diperolehdengan biaya yang sesuai ?
  3. Apakah ada pengukuran yang dapat dihentikan ?
  • Ekspresi dan penggunaan pengukuran yang paling tepat :
  1. Variasi dan rata-rata.
  2. Dilaporkan dimana ? Siapa yang melakukan pengukuran ? Berapa sering pengukuran dilakukan ?

Dalam tahap Measure ini pengukuran dilakukan terhadap DATA. Ada dua tipe DATA yang dapat diukur, yaitu

1. Data Continuous adalah semua varibel yang diukur pada skala yang dapat dibagi tanpa batas. Contoh : waktu, nilai rupiah, ukuran, berat, suhu, dan kecepatan, dsb.

2. Data Discrete atau Attribute adalah sebuah hitungan, proporsi atau presentase dari sebuah karakteristik atau katagori. Contoh : jumlah pelanggan, jenis kelamin, daerah/lokasi, jenis cacat.

Langkah selanjutnya adalah membuat Definisi Operasional dari pengukuran tersebut. Definisi Operasional adalah deskripsi yang jelas, dapat dipahami, tidak ambigu, dan mengenai apa yang diukur (unit yang diukur), sehingga :

  • Setiap orang dapat melakukan atau mengukur suatu objek secara konsisten dari waktu ke waktu (repeatability).
  • Hasil pengukuran sama antar pengukur untuk objek yang sama (reproducibility).

Dalam Six Sigma, definisi operasional diperlukan untuk melakukan pengukuran dan menghitung Sigma Level. Langkah-langkahnya adalah :

  • Unit adalah item output yang akan diukur.
  • Defect (cacat) adalah setiap kegagalan memenuhi persyaratan customer (internal & eksternal).
  • Defective adalah sebuah unit dengan satu atau lebih cacat.
  • Opportunity (peluang cacat) adalah jumlah tipe cacat potensial pada sebuah unit output.
  • Defect per Opportunity (DPO) adalah Defect /(Unit x Opportunity).
  • Defect per Million Opportunity (DPMO) adalah jumlah cacat dalam sejuta kesempatan.
  • Proportion Defective adalah Jumlah Defective/Jumlah Unit
  • Yield adalah tingkat kualitas yang dinyatakan dalam persentase.

Dalam pengumpulan DATA, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :

  • Menentukan apa yang diukur dan definisi opersionalnya.
  • Menentukan siapa yang melakukan pengumpulan data.
  • Menetukan bagaimana data tersebut diambil, yaitu melalui sampling atau populasi, manual atau sistem.
  • Menentukan periode data yang akan diambil.
  • Menetukan bagaimana menguji validitas data.

Analyze

Tahap Analyze memiliki fungsi antara lain,

  • “Mendengarkan” data
  • Menggunakan data dan fakta untuk mencari akar masalah.

Langkah pertama dalam tahap Analyze adalah melakukan Identifikasi Akar Masalah, yaitu mengenali kemungkinan akar masalah dengan cara :

  • Menemukan kemungkinan penjelasan tentang masalah.
  • Menemukan kejadian di “hulu” sebagai akar masalah (X) yang mempengaruhi hasil (Y).
  • Atau dapat berupa gabungan dari beberapa faktor atau rangkaian penyebab.

Identifikasi Akar Masalah itu sendiri dapat dilakukan melalui beberapa cara :

  • Analisis proses.
  • Analisis sebab dan akibat atau diagram Tulang Ikan (Fishbone/Ishikawa diagram).
  • Analisis data.

Analisis Proses

Analisi Proses adalah aktivitas penyelidikan yang lebih dalam tentang bagaimana pekerjaan dilakukan untuk mengidentifikasi inkonsistensi, diskoneksi, redundansi, bottleneck atau bidang-bidang masalah yang mungkin menyebabkan atau memberikan kontribusi terhadap masalah.

Analisi proses dapat dibedakan menjadi dua jenis :

1. Pemetaan proses yang terperinci/detail

  • Peta proses adalah urutan aktivitas dalam suatu proses secara terperinci/detail.
  • Swinlane adalah peta proses yang mencantumkan pelaku dan urutan waktu untuk setiap langkah proses.

Metode tersebut bertujuan untuk mengetahui aktivitas yang perlu diperbaiki atau bahkan perlu dihilangkan agar proses dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

2. Analisis aktivitas yang bernilai tambah dan tidak bernilai tambah (Value Analysis).

Value Analysis adalah analisis terhadap jenis aktivitas yang dianggap memiliki nilai tambah (Value Adding), bernilai dukung (Value Enabling), tidak bernilai tambah (Non-Value Adding) bagi customer.

3. Analisis Siklus Waktu (Cycle Time Analysis).

Cycle Time Analysis adalah pelengkap dari Value Analysis. Terdapat dua analisis waktu :

  • Work Time (waktu kerja) Adalah waktu yang sesungguhnya digunakan untuk menyelesaikan suatu proses/aktivitas.
  • Wait Time (waktu tunggu) Adalah waktu di mana suatu proses/aktivitas menunggu sesuatu untuk dikerjakan.

Analisis Sebab dan Akibat

Analisis sebab dan akibat disebut juga diagram tulang ikan (Fishbone/Ishikawa diagram/cause & effect diagram), yaitu grafik visual untuk melihat penyebab potensial dari permasalahan dan menggambarkan hubungan sebab dan akibat.

Analisis Data

Analisis data adalah aktivitas penyelidikan dengan menggunakan ukuran-ukuran dan data yang telah dikumpulkan untuk melihat pola-pola, atau kecenderungan, atau faktor-faktor lain mengenai masalah dan membuktikan penyebab-penyebab yang mungkin.

Analisis data tersebut menggunakan beberapa tools yang berbeda :

  • Pareto chart
  1. Digunakan untuk data diskrit atau kontinu (jika dalam group).
  2. Membandingkan kategori factor (stratified data) untuk membantu memvalidasi permasalahan, memprioritaskan strategi, dan target penyebab.
  3. Prinsip 20/80 yaitu 20% masalah menyebabkan 80% dampak.
  • Histogram
  1. Digunakan untuk data diskrit atau kontinu.
  2. Menunjukkan rentang dan distribusi variasi.
  • Run chart
  1. Digunakan untuk data kontinu.
  2. Menunjukkan perubahan/variasi dan pola dari waktu ke waktu.
  • Scatter Plot
  1. Digunakan untuk data berpasangan dan kontinu.
  2. Menunjukkan hubungan atau korelasi antara dua faktor atau variable.
  • Control chart
  1. Digunakan untuk data kontinu dan atribut.
  2. Menunjukkan kendali proses atau derajat variasi dari waktu ke waktu.

Improve

Tahap Improve memiliki fungsi antara lain,

  • Mengembangkan dan menguji ide solusi.
  • Mengimplementasikan solusi.
  • Merancang proses baru.

Pada tahap Improve ada beberapa langkah yang diterapkan, yaitu

  • Pengumpulan ide-ide solusi
  • Pemilihan ide solusi terbaik
  • Pelaksanaan pilot
  • Konfirmasi hasil project improvement.

Pengumpulan ide-ide solusi

Tahap Improve dimulai dengan mengumpulkan ide-ide solusi, antara lain dengan cara :

  • Brainstorm, Membangkitkan ide-ide solusi dengan memperbesar kembali daftar (pemecahan masalah) yang mungkin.
  • Synthesize, Membuat pernyataan solusi, yaitu sebuah proposal yang jelas mengenai bagaimana ide yang beragam disatukan menjadi satu tindakan perbaikan yang kohesif.
  • Filter, Megubah ide-ide menjadi solusi yang dapay dikerjakan.
  • Refine and Select, Melakukan pemilihan solusi yang terbaik yang akan diterapkan pada proyek.

Brainstorm

Terdiri dari beberapa teknik, antara lain :

  • Anti-Solution, Melakukan brainstorming lawan dari apa yang akan dicapai agar dapat melihat suatu masalah dengan cara pandang lain.
  • Analogy, Mengenali situasi yang mirip (analogi) untuk membangkitkan ide dengan cara mendekati masalah dari perspektif yang lebih kreatif.
  • Chanelling, Mengenali saluran agar tim dapat melakukan pembangkitan ide, masing-masing fokus atau membangun tipe solusi potensial.
  • Billboard, Melakukan brainstorming secara missal, baik dilakukan secara manual maupun elektronik untuk mengumpulkan ide dari banyak orang.
  • Chain Letter, Membangkitkan ide dan meneruskannya ke anggota lain melalui memo atau e-mail untuk mendapatkan sejumlah solusi yang mungkin di luar rapat formal.
  • Assumption Busting, Proses mempertanyakan suatu masalah untuk mengenali dan menghilangkan pemikiran awal yang menghambat solusi.

Synthesize

Teknik yang dipergunakan adalah

Solution Statements, yaitu mengemukakan proposal yang jelas untuk menunjukkan bagaimana ide yang beragam disatukan menjadi satu tindakan perbaikan yang kohesif.

  • Filter

Terdiri dari teknik :

  1. Filter Matrix, Mempersempit dan menyaring ide agar tim berkonsentrasi pada pilihan solusi yang tepat.
  2. Criteria Matrix, Memilih solusi dengan menggunakan kriteria pemilihan, seperti dampak terhadap hasil, biaya, waktu, implementasi, dan risiko.

Refine and Select

Terdiri dari teknik :

  1. “Should be” Map, Membuat peta “yang seharusnya” dengan menambahkan ide atau solusi baru terhadap peta “apa adanya”.
  2. FMEA, Failure Modes & Effects Analysis, metode untuk menilai dan merencanakan tindakan terhadapa masalah yang dapat mempengaruhi keselamatan, kepuasan customer, dan keuntungan.

Agar seluruh improvement dapat berjalan dengan baik maka dibutuhkan proses “andal”. Langka-langkah untuk membuat proses yang andal :

  • Menyederhanakan rancangan proses.
  • Mengenali dan mempersiapkan kemungkinan perubahan.

Pemilihan ide solusi terbaik

Setelah membuat ide solusi untuk perbaikan langkah selanjutnya adalah memilih solusi yang terbaik. Pemilihan Ide Solusi Terbaik ini bertujuan untuk :

  • Solusi terbaik memiliki beberapa kriteria dan pertimbangan untuk memaksimalkan keberhasilan, antar lain :
  1. Apakah akan memenuhi target ?
  2. Perolehan terukur di tingkat “lokal” atau “makro”.
  3. Apakah dapat dilakukan ?
  4. Apakah terdapat risiko atau ketidakpastian ?
  5. Apakah akan berkelanjutan ?
  • Penting untuk memperoleh persetujuan.
  • “Solusi” ini masih belum selesai, karena perubahan dan perbaikan masih akan berlanjut.

Pelaksanaan pilot

Pilot adalah percobaan penerapan sebagian atau seluruh solusi dalam skala kecil. Tujuannya untuk memastikan efektivitas dan menguji pengaruh solusi tersebut.

Berikut ini adalh beberapa manfaat dalam melakukan pilot :

  • Validasi efektivitas solusi.
  • Mengurangi biaya.
  • Memberikan hasil lebih cepat.
  • Dapat melakukan fine-tune.
  • Mengurangi risiko kegagalan.
  • Memperoleh persetujuan dan komitmen.

Konfirmasi hasil project improvement

Langkah ini merupakan langkah terakhir dari tahap improvement. Berikut ini adalah tujuan konfirmasi terhadap hasil proyek :

  • Mengevaluasi perubahan kinerja terhadap “baseline”.
  • Memastikan pengaruh di proses lintas unit/sistem.
  • Mereview kesiapan untuk diterapkan secara lebih luas.
  • Mereview apa yang dapat dipelajari dari proses perbaikan yang telah dilakukan (lesson learned) dan merencanakan “fine-tune”.
  • Mengevaluasi risiko operasional sebagi dampak dari solusi yang diterapkan.
  • Menghitung dampak keuangan.
  • Memperbaiki pengukuran dan pemantauan untuk menuju ke tahap “control”.

Control

Tahap Control memiliki fungsi antar lain,

  • Menyusun rencana pengukuran dan reaksi yang berkelanjutan.
  • Membuat sistem dan melakukan monitoring untuk mempertahankan hasil.

Aktivitas dan teknik control bervariasi dari pengukuran dan peninjauan sederhana sampai ke control plan teknis yang sangat terperinci. Berikut ini empat elemen control yang dipergunakan :

  • Pengukuran dan Monitoring

Menggunakan metode :

  1. Dashboards : Penunjuk indikator kinerja proses, seperti kecepatan (waktu proses), jumlah input yang digunakan, jumlah komplain yang diterima, tingkat efisiensi, dll.
  2. VOC Feedback : Voice of Customer terhadap proses dan output baru yang dinikmati.
  3. Process & Performance Audits : Review kinerja dan proses berdasarkan indikator kinerja dan VOC.
  4. Test & Inspection : Inspeksi terhadap proses untuk memastikan hasil sesuai dengan persyaratan customer dan kepentingan bisnis.
  • Dokumentasi

Menggunakan metode :

  1. Process Map : Peta proses baru yang menggambarkan alur kegiatan hasil perbaikan.
  2. Gambar, Diagram, Video : Ilustrasi yang menjelaskan proses/kegiatan baru untuk memudahkan komunikasi.
  3. Buku Pedoman : Panduan/pedoman formal dalam mengelola proses.
  4. Portal : Informasi on-line yang dapat diakses oleh pegawai.
  • Revisi dan Rencana Respons

Menggunakan metode :

  1. Process Control Plans : Memberi tahu pelaku bagaimana bereaksi terhadap masalah proses ketika terjadi dengan fokus deteksi dini dan pencegahan masalah proses sebelum terjadi.
  2. FMEA Assestment : Failure mode and effect analysis, suatu tool untuk memperkirakan dampak risiko kegagalan dari solusi/proses baru yang mencakup aspek detectability (tingkat kemudahan dideteksi), severity ( tingkat keparahan kegagalan), dan occurrence (frekuensi kejadian).
  3. Corrective Action : Tindakan untuk memperbaiki suatu kegagalan sebelum sampai ke customer.
  • Mempertahankan & Meningkatkan Hasil

Menggunakan metode :

  1. Performance Management : Pengelolaan kinerja agar dapat bertahan lama.
  2. Training dan recertification : Meningkatkan pemahaman dan skill pelaku proses.
  3. DMAIC Improvement dan Design Projects : Perbaikan proses dan perancangan proses yang benar-benar baru.
  4. Reward dan Recognition : Pemberian reward terhadap orang-orang, unit yang terlibat dalam suatu proyek yang sukses, misalnya Six Sigma Award, training ke luar negeri, dll.

MANFAAT SIX SIGMA

Pelaksanaan Six Sigma yang berhasil akan memberikan beberapa manfaat bagi organisasi atau perusahaan, antara lain

1. Meningkatkan pemahaman terhadap konsumen.

  • Memahami perilaku konsumen.
  • Memicu kepuasan dan kesetian konsumen.

2. Meningkatkan hasil guna (efektivitas)

  • Memenuhi persyaratan konsumen secara konsisten.
  • Mengurangi waktu, variasi, dan kesalahan (zero defect).
  • Meningkatkan produktivitas, laba dan pangsa pasar.

3. Memperbaiki efisiensi

  • Mengurangi biaya karena kesalahan, re-work, inventory, dan waktu tunggu.

4. Transformasi Manajemen

  • Membuat keputusan lebih baik dan kolaborasi lebih fokus.
  • Memberikan manfaat kepada konsumen dan shareholder.

Sistem Manajemen yang diterapkan disetiap perusahaan berbeda-beda, adapun manajemen mutu terdiri dari beberapa sistem antara lain :

  • Total Quality Manajemen ( TQM )
  • Just In Time ( JIT )
  • Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu ( 5S)
  • Six Sigma

Berikut ini merupakan salah satu contoh perbedaan antara Six Sigma dan Total Quality Manajemen.

Perbedaan

Six Sigma

TQM

Metodologi

DMAIC

( Define, Measure, Analyze, Improve, Control )

PDCA

( Plan, Do, Check, Act )

Pelatihan

Pelatihan dan sertifikasi yang formal :

o Yellow Belts

o Black Belts

o Green Belts

o Master Black Belts

Disiplin pelatihan terstruktur dan formal.

Area Perbaikan

Perhatian pada Semua Proses Bisnis maupun produk termasuk layanan, logistik, dan pemasaran.

Fokus pada proses produksi dan kualitas produk.

Sistem manajemen yang diterapkan setiap perusahaan bertujuan untuk peningkatan kualitas manajemen dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam hal ini PT. Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. menerapkan sistem manajemen SIX SIGMA. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun sistem yang diterapkan akan memberikan akhir maksimal terhadap mutu dari manajemen perusahaan dan menciptakan kinerja yang berkualitas handal.

Sumber :

  • http://aster.bni.co.id ( BNI Oracle Human Capital Management Systems,
  • e-Learning Courseware Six Sigma Awareness, BNI, 2007 ).

Menggapai kesempurnaan melalui Six Sigma


cab-re.jpgKebayang ndak sih, suatu hari Anda membeli ponsel baru, dan belum ada sebulan, layarnya sudah kedap-kedip. Atau suatu saat Anda pergi ke ATM lalu sekonyong-konyong kartu Anda lenyap ditelan oleh si mesin. Atau mungkin di hari Senin yang padat, Anda berangkat kerja naik taksi, pas di tengah jalan taksinya ngadat lantaran radiatornya jebol.

Dalam bahasa kaum quality management, semua kejadian diatas disebut sebagai defect atau error. Dan sungguh tak ada yang lebih bikin bete dibanding membeli produk atau jasa yang belum lama dipakai sudah macet. Disinilah kemudian pendekatan Six Sigma dianggap sebagai salah satu senjata ampuh untuk menghindari kegagalan mutu semacam itu.

Lalu apa sebenarnya makna six sigma itu? Arti ringkasnya adalah Anda hanya melakukan defect sebanyak 3,4 (tiga koma empat) kali per satu juta kejadian. Dengan kata lain, dari 1 juta transaksi ATM, yang gagal tak lebih dari 3,4 kali. Atau Anda naik kereta api bolak balik Jakarta Bandung sebanyak 1 juta kali, yang macet di tengah jalan hanya 3,4 kali (aduh, kenyataannya tahu sendirilah). Atau di kantor Anda mengolah data keuangan atau data karyawan sejumlah 1 juta item data, yang salah hanya 3,4 kali.

Tingkat akurasi six sigma memang mendekati kesempurnaan dengan level yang amat mengesankan (yang bisa 100% sempurna sih cuman malaikat). Dalam persentase, angka kesalahan 3,4 per 1 juta itu sebanding dengan 99,9997% sempurna. Jadi bukan 99 % doang, tapi ada 99% koma sekian, sekian.

Mungkin Anda bisa bilang mutu produk perusahaan Anda sudah bagus. Defect rate-nya hanya 1 %. Angka 1 % kelihatan sangat kecil, tapi kalau dibandingkan dengan 1 juta kejadian, itu artinya kegagalan produk Anda = 10 ribu kali. Sorry kalau begitu, perusahaan Anda akan cepat bangkrut karena kalah bersaing.

Tahapan dalam melakukan six sigma sendiri sejatinya tak beda—beda jauh dengan sistem total quality management yang sudah sangat terkenal itu. Pada tahapan pertama, kita mesti mendefenisikan proses apa yang mau disempurnakan kinerjanya. Ambil misal, proses pelayanan klaim biaya pengobatan karyawan; yang sasaran kinerjanya ditetapkan harus tuntas dalam waktu 2 hari kerja (omong-omong berapa hari bagian HRD perusahaan Anda mengurus klaim biaya pengobatan karyawan? 5 hari, 10 atau 30 hari baru kelar?) Berdasar prinsip six sigma, maka tingkat ketepatan waktu seusai standard 2 hari kerja itu haruslah sesuai 99,9997%. Tidak boleh kurang.

Tahapan berikutnya adalah mengukur (measure) kinerja saat ini. Ternyata dari proses pengukuran yang didapat, tingkat ketepatan waktunya hanya 80 % dari standard yang ditetapkan atau masih jauh dari level six sigma.

Jika demikian, maka dalam tahapan berikutnya adalah melakukan langkah analyze and improve. Segala aspek dianalisa mengapa pencapaiannnya baru bisa 80% : apakah karena prosedur yang bertele-tele; atau karena ndak punya sistem informasi yang canggih; atau lebih karena kinerja orang-orang HRD yang lelet bin tulalit.

Setelah ditemukan akar permasalahannya, maka dilakukan proses improve untuk meningkatkan kinerja secara dramatik – sehingga perlahan bisa meraih angka six sigma atau sesuai 99,9997 %.

Tahapan terakhir adalah melakukan control; atau mengendalikan proses kerja yang telah di-improve. Tujuannya adalah agar tingkat kinerja yang makin sempurna itu tidak menurun lagi dikemudian hari. Syukur-syukur justru terus meningkat akurasinya.

Demikianlah tahapan kunci yang mesti dilalui untuk merajut kesempurnaan melalui metode six sigma. Dalam sirkuit persaingan yang kerap membikin banyak perusahaan terkaing-kaing, standar mutu nomer satu adalah sebuah pilihan yang tak terelakkan. Dan metode six sigma adalah satu kunci untuk membantu kita tiba di garis finish persaingan itu dengan selamat serta menjadi sang pemenang.

Dan bukan tiba di garish finish dengan termehek-mehek lantaran mutu produk atau layanan kita selalu berantakan nan amburadul.

Sumber : http://strategimanajemen.net

Konsep Six Sigma Awareness


Six Sigma merupakan sistem manajemen yang dapat menjadi solusi untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan mencapai tujuan bisnis. Dengan Six Sigma kita dapat memahami persoalan paling penting dan kritis yang dihadapi oleh sebuah perusahaan.

Terdapat beberapa pemahaman sistem manajemen yang mendasari Six Sigma, antar lain Konsep, Strategi, Metodologi, dan Manfaat Six Sigma.

KONSEP SIX SIGMA

Konsep Six Sigma dapat dipahami melalui tiga aspek, yaitu :

  • Sistem Manajemen
  • Pengukuran
  • Target

Fokus utama Six Sigma sebagai sebuah sistem manajemen adalah pada tiga hal, yaitu fokus pada konsumen, manajemen proses serta fakta dan data. Dalam Six Sigma, kepuasan konsumen menjadi fokus utama. Manajeman memandang bisnis dan proses sebagai sebuah sistem yang saling mempengaruhi agar dapat memenuhi persyaratan konsumen dan mencapai target. Setiap langkah dalam Six Sigma harus berbasis fakta dan data untuk meningkatkan objektivitas dalam pengambilan keputusan.

Six sigma digunakan untuk mengukur dan membandingkan kemampuan proses denagn persyaratan konsumen yang penting.

Six sigma adalah sebuah target yang mendekati sempurna, yakni 99,9997% memenuhi persyaratan konsumen atau hanya 3,4 kegagalan ( defect ) dalam satu juta kesempatan.

STRATEGI SIX SIGMA

Strategi Six Sigma terdiri atas tiga unsur dasar, yaitu :

  • Process Management
  • Process Improvement
  • Process Design and Redesign

Pada Process Management, Six Sigma memiliki tujuan yaitu,

  • Mengembangkan infrastruktur dan pengetahuan proses.
  • Merampingkan rantai antara konsumen, proses dan pelaku proses.
  • Memastikan pengukuran dan pemantauan untuk respon yang cepat.

Pada Process Improvement, Six Sigma memiliki tujuan yaitu,

  • Mengurangi area dengan kesalahan ( defect ) yang tinggi.
  • Mengurangi biaya yang tidak perlu ( cost of poor quality ).
  • Menjawab permasalahan yang muncul dari sisi bisnis, proses, konsumen dan pegawai.
  • Fokus pada pemecahan masalah.

Pada Process Design and Redesign, Six Sigma memiliki tujuan yaitu,

  • Mengambil manfaat dari kebutuhan baru konsumen.
  • Process Improvement dipandang tidak menjawab permasalahan secara efektif.
  • Memutus cara lama dengan mengurangi biaya, waktu, re-work dan rasa frustasi.

METODOLOGI SIX SIGMA

Metodologi Six Sigma terdiri atas lima rangkaian proses berurutan yang dinamakan proses “DMAIC”, yaitu Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control.

Define

Tahap Define memiliki fungsi antara lain,

  • Menggambarkan proses
  • Mengidentifikasi masalah
  • Menggambarkan peluang dan tujuan

Langkah pertama yang dilakukan dalam tahap Define adalah memilih proyek ( project selection ) dan membuat project charter.

Project charter adalah piagam yang berisikan konteks permasalahan dan rencana project improvement..

Berikut ini kegunaan project charter :

  • Mendefinisikan fokus proyek.
  • Menjelaskan hasil yang dicari.
  • Memastikan nilai terhadap bisnis.
  • Menentukan batas-batas dan sumber daya tim.
  • Mengkomunikasikan target dan rencana.

Sebuah project charter terdiri atas komponen penyusun, yaitu

a. Project title adalah judul dari project improvement yang menggambarkan masalah dan tujuan secara umum.

b. Business case adalah alasan dipilihnya suatu proyek perbaikan yang terdiri atas poin-poin :

  • Pernyataan yang luas mengenai area atau peluang yang dihadapi.
  • Dampak positif potensi perbaikan.
  • Dampak atau risiko jika tidak dilakukan perbaikan.
  • Hubungan dengan strategi dan konsumen.
  • Dimiliki oleh Project Champion/Sponsor.

c. Players adalah pihak-pihak yang terlibat dalam proses Six Sigma, yang terdiri atas :

  • Project Champion/Sponsor.
  • Project Leader
  • Team Member
  • Pelatih/staf konsultan ( Black Belt/Master Black Belt )

d. Problem Statements adalah deskripsi yang tepat dan terfokus pada “ apa yang menjadi masalah “. Berikut ini adalah struktur dari problem statements :

  • Apa yang menjadi masalah ?
  • Di mana kita mengamati masalah ?
  • Kapan kita mengamati masalah ?
  • Seberapa besar masalah yang terjadi ?
  • Apa dampak dari masalah ?

Di dalam problem statements seharusnya tidak menggambarkan sebab, tidak menempelkan tanggung jawab / menyalahkan orang lain, dan tidak mengandung solusi yang sudah dirancang.

e. Goal Statements adalah menemukan target perbaikan, yaitu :

  • Deskripsi tentang apa yang dicapai.
  • Target yang dapat diukur untuk hasil-hasil yang diinginkan.
  • Tenggat waktu proyek dan atau time frame untuk hasil.

f. Scope adalah ruang lingkup area permasalahan di mana solusi-solusi dapat diimplementasikan.

g. Stakeholders adalah pihak-pihak yang terkait dalam proyek perbaikan Six Sigma yang terdiri atas :

  • Supplier
  • Process Owner
  • Konsumen

h. Constraints/Assumptions adalah batasan-batasan dan asumsi yang relevan terhadap usaha tim yang menyangkut sumber daya, waktu dan ruang.

i. Approval adalah persetujuan ( tanda tangan ) dari project champion/sponsor.

j. Preliminary plan adalah rencana waktu penyelesaian dari setiap tahap dalam proyek Six Sigma.


Tim Six Sigma adalah pihak-pihak yang yang terlbat dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan improvement project di perusahaan.

1. Project Champion ( Project Sponsor ) memilki tugas,

  • Sebagai “pemilik” proyek DMAIC pada tingkat bisnis (bukan operasional).
  • Mewakili Black Belt dan tim di Leadership Council.
  • Membantu menentukan dan mengarahkan program improvement, yaitu dengan
  1. Melakukan review secara periodik.
  2. Menyetujui perubahan lingkup/arah apabila diperlukan.
  3. Menyediakan sumber daya dan negosiasi masalah lintas unit.
  4. Bekerja sama dengan pemilik proses untuk memastikan serah terima proyek setelah selesai.

2. Coaches ( Master Black Belt ) memiliki tugas,

  • Seorang ahli dalam metode improvement.
  • Memberikan panduan harian kepada team leader.
  • Membantu dalam pengukuran dan analisis rinci.
  • Meng-coach black belts secara regular untuk memastikan selesainya proyek.

3. Leadership Council memiliki tugas,

  • Terdiri atas tim direksi dan pimpinan divisi.
  • Menciptakan visi dan mengarahkan implementasi.
  • Menetukan para pelaku proses :
  1. Pemimpin dan pelatih (coach) tim.
  2. Sumber daya untuk perencanaan, pelatihan, dan pengukuran.
  3. Identifikasi dan pemilihan proyek.
  • Sebagai atau pendukung champion :
  1. Memilih dan memimpin tim, review hasil.
  2. Identifikasi dan menghilangkan penghalang dalam tim.
  • Komunikasi dan memimpin perubahan organisasi :
  1. Pertemuan tim/cross function (lintas fungsi) tim
  2. Membentuk tim cross-function (lintas fungsi)

4. Process Owner memiliki tugas,

  • Merupakan pemilik atau pelaku proses.
  • Menjelaskan alur pekerjaan : Divalidasi oleh orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
  • Memastikan pengukuran yang efektif dan pengamatan aktivitas :
  1. Hasil (output) dan prediktor (input dan proses).
  2. Mengkoordinasi lintas fungsi dan mengelola hubungan dengan proses lain.
  3. Mengidentifikasikan masalah/peluang yang muncul.
  4. Menerima tanggung jawab “serah terima” untuk menjaga hasil perbaikan proyek.

5. Project Leader ( Black Belt / Green Belt ) memiliki tugas,

  • Merupakan pemimpin proyek.
  • Memandu perbaikan/desain sampai selesai.
  • Menjaga komunikasi dengan project sponsor : Menjaga keselarasan dengan kebutuhan bisnis dan prioritas.
  • Membuat dokumentasi dari kegiatan tim :
  1. Laporan kemajuan proyek.
  2. Storyboard.
  3. Memastikan serah terima kepada process owner.

6. Improvement Team ( Green Belt ) memiliki tugas,

  • Terdiri atas gabungan antara pelaku proses dan pemilik informasi/keahlian tertentu.
  • Menjalankan tugas harian selama proyek berjalan.
  • Ikut serta dalam tim :
  1. Menyumbangkan pengalaman dan pengetahuan.
  2. Mendengarkan anggota yang lain dan membiarkan mereka berpengaruh.
  3. Berkomitmen terhadap tujuan dan keberhasilan tim.
  4. Bekerja agar tim berfungsi dengan baik.

Dalam tahap Define ini Voice of Customer dapat digunakan sebagai proses untuk memahami persyaratan dari konsumen terhadap kinerja perusahaan. Voice of Customer merupakan pernyataan yang menggambarkan persyaratan customer terhadap produk atau jasa.

Langkah-langkah identifikasi dan merespons VOC :

  • Perhatian dan sumber daya untuk melkukan “active listening”.
  • Menerjemahkan data kualitatif dan kuantitatif menjadi persyaratan yang dapat didiversifikasi.
  • Memberikan prioritas persyaratan terhadap output dan layanan.
  • Menciptakan usaha terus menerus untuk memantau kinerja dan mengantisipasi perubahan.

Data VOC dapat diperoleh dengan melakukan riset terhadap konsumen. Berikut ini beberapa metode riset VOC :

  • Langsung ( survei, group fokus, interview, dan observasi lapangan ).
  • Tidak langsung ( analisis kompetitor/pasar, studi pustaka, browsing internet ).

Dalam pengidentifikasian proses bisnis terdapat dua proses yang dapat dikembangkan, yaitu

1. Diagram SIPOC

SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) adalah diagram sederhana yang memberikan gambaran umum (secara high level) untuk memahami elemen-elemen kunci sebuah proses bisnis.

  • Supplier merupakan penyedia input untuk mendukung proses, mis. orang, sistem, ataupun perusahaan.
  • Input merupakan material, manusia, metode dan mesin (4M) yang dibutuhkan untuk jalannya suatu proses.
  • Process merupakan kumpulan aktivitas (baik yang bernilai tambah, maupun tidak bernilai tambah) untuk mengelola input menjadi output yang akan disampaikan kepada customer.
  • Output merupakan produk atau jasa yang diinginkan oleh customer.
  • Customer merupakan pihak yang menggunakan output dari proses.

Manfaat dalam mengidentifikasikan proses dengan menggunakan diagram SIPOC adalah,

  • Menetukan batas/lingkup proses.
  • Mengidentifikasikan output dan gap-nya dengan persyaratan customer.
  • Mengidentifikasi stakeholder proyek.
  • Menghindari detail proses berlebihan.
  • Membantu perencanaan dan sasaran pengukuran.

2. Process Mapping

Process Mapping adalah sebuah flowchart yang menggambarkan alur perkerjaan (aktivitas, informasi, material) dalam sebuah proses.

Manfaat pengidentifikasian dengan menggunakan Process Mapping adalah,

  • Memberikan “gambar” proses baik yang sederhana maupun yang kompleks, yaitu dengan :
  1. Membantu fokus pada bagaimana sebenarnya pekerjaan tersebut dilakukan ( As Is ).
  2. Membantu orang lain memahami proses anda.
  3. Menunjukkan hubungan antara supplier/customer, hulu dan hilir.
  • Membantu apa yang diukur dan di mana pengukuran tersebut dilakukan
  • Bagian penting dari penentuan sasaran rancangan.
  • Kunci untuk merencanakan proses baru atau proses yang lebih baik.

Measure

Tahap Measure memiliki fungsi antara lain,

  • Melakukan validasi masalah
  • Mengumpulkan data
  • Mengukur kinerja dasar

Tahap Measure merupakan tahap pengukuran, dalam memilih pengukuran yang tepat ada beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan, yaitu

  • Menetukan informasi apa yang benar-benar berguna :
  1. Memantau kinerja persyaratan pelanggan.
  2. Mengukur hasil bisnis/usaha.
  3. Menetukan indikator dan pemandu kinerja.
  • Menetukan sumber daya yang diperlukan :
  1. Sistem versus pengumpulan data secara manual.
  2. Apakah data mudah diperolehdengan biaya yang sesuai ?
  3. Apakah ada pengukuran yang dapat dihentikan ?
  • Ekspresi dan penggunaan pengukuran yang paling tepat :
  1. Variasi dan rata-rata.
  2. Dilaporkan dimana ? Siapa yang melakukan pengukuran ? Berapa sering pengukuran dilakukan ?

Dalam tahap Measure ini pengukuran dilakukan terhadap DATA. Ada dua tipe DATA yang dapat diukur, yaitu

1. Data Continuous adalah semua varibel yang diukur pada skala yang dapat dibagi tanpa batas. Contoh : waktu, nilai rupiah, ukuran, berat, suhu, dan kecepatan, dsb.

2. Data Discrete atau Attribute adalah sebuah hitungan, proporsi atau presentase dari sebuah karakteristik atau katagori. Contoh : jumlah pelanggan, jenis kelamin, daerah/lokasi, jenis cacat.

Langkah selanjutnya adalah membuat Definisi Operasional dari pengukuran tersebut. Definisi Operasional adalah deskripsi yang jelas, dapat dipahami, tidak ambigu, dan mengenai apa yang diukur (unit yang diukur), sehingga :

  • Setiap orang dapat melakukan atau mengukur suatu objek secara konsisten dari waktu ke waktu (repeatability).
  • Hasil pengukuran sama antar pengukur untuk objek yang sama (reproducibility).

Dalam Six Sigma, definisi operasional diperlukan untuk melakukan pengukuran dan menghitung Sigma Level. Langkah-langkahnya adalah :

  • Unit adalah item output yang akan diukur.
  • Defect (cacat) adalah setiap kegagalan memenuhi persyaratan customer (internal & eksternal).
  • Defective adalah sebuah unit dengan satu atau lebih cacat.
  • Opportunity (peluang cacat) adalah jumlah tipe cacat potensial pada sebuah unit output.
  • Defect per Opportunity (DPO) adalah Defect /(Unit x Opportunity).
  • Defect per Million Opportunity (DPMO) adalah jumlah cacat dalam sejuta kesempatan.
  • Proportion Defective adalah Jumlah Defective/Jumlah Unit
  • Yield adalah tingkat kualitas yang dinyatakan dalam persentase.

Dalam pengumpulan DATA, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :

  • Menentukan apa yang diukur dan definisi opersionalnya.
  • Menentukan siapa yang melakukan pengumpulan data.
  • Menetukan bagaimana data tersebut diambil, yaitu melalui sampling atau populasi, manual atau sistem.
  • Menentukan periode data yang akan diambil.
  • Menetukan bagaimana menguji validitas data.

Analyze

Tahap Analyze memiliki fungsi antara lain,

  • “Mendengarkan” data
  • Menggunakan data dan fakta untuk mencari akar masalah.

Langkah pertama dalam tahap Analyze adalah melakukan Identifikasi Akar Masalah, yaitu mengenali kemungkinan akar masalah dengan cara :

  • Menemukan kemungkinan penjelasan tentang masalah.
  • Menemukan kejadian di “hulu” sebagai akar masalah (X) yang mempengaruhi hasil (Y).
  • Atau dapat berupa gabungan dari beberapa faktor atau rangkaian penyebab.

Identifikasi Akar Masalah itu sendiri dapat dilakukan melalui beberapa cara :

  • Analisis proses.
  • Analisis sebab dan akibat atau diagram Tulang Ikan (Fishbone/Ishikawa diagram).
  • Analisis data.

Analisis Proses

Analisi Proses adalah aktivitas penyelidikan yang lebih dalam tentang bagaimana pekerjaan dilakukan untuk mengidentifikasi inkonsistensi, diskoneksi, redundansi, bottleneck atau bidang-bidang masalah yang mungkin menyebabkan atau memberikan kontribusi terhadap masalah.

Analisi proses dapat dibedakan menjadi dua jenis :

1. Pemetaan proses yang terperinci/detail

  • Peta proses adalah urutan aktivitas dalam suatu proses secara terperinci/detail.
  • Swinlane adalah peta proses yang mencantumkan pelaku dan urutan waktu untuk setiap langkah proses.

Metode tersebut bertujuan untuk mengetahui aktivitas yang perlu diperbaiki atau bahkan perlu dihilangkan agar proses dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

2. Analisis aktivitas yang bernilai tambah dan tidak bernilai tambah (Value Analysis).

Value Analysis adalah analisis terhadap jenis aktivitas yang dianggap memiliki nilai tambah (Value Adding), bernilai dukung (Value Enabling), tidak bernilai tambah (Non-Value Adding) bagi customer.

3. Analisis Siklus Waktu (Cycle Time Analysis).

Cycle Time Analysis adalah pelengkap dari Value Analysis. Terdapat dua analisis waktu :

  • Work Time (waktu kerja) Adalah waktu yang sesungguhnya digunakan untuk menyelesaikan suatu proses/aktivitas.
  • Wait Time (waktu tunggu) Adalah waktu di mana suatu proses/aktivitas menunggu sesuatu untuk dikerjakan.

Analisis Sebab dan Akibat

Analisis sebab dan akibat disebut juga diagram tulang ikan (Fishbone/Ishikawa diagram/cause & effect diagram), yaitu grafik visual untuk melihat penyebab potensial dari permasalahan dan menggambarkan hubungan sebab dan akibat.

Analisis Data

Analisis data adalah aktivitas penyelidikan dengan menggunakan ukuran-ukuran dan data yang telah dikumpulkan untuk melihat pola-pola, atau kecenderungan, atau faktor-faktor lain mengenai masalah dan membuktikan penyebab-penyebab yang mungkin.

Analisis data tersebut menggunakan beberapa tools yang berbeda :

  • Pareto chart
  1. Digunakan untuk data diskrit atau kontinu (jika dalam group).
  2. Membandingkan kategori factor (stratified data) untuk membantu memvalidasi permasalahan, memprioritaskan strategi, dan target penyebab.
  3. Prinsip 20/80 yaitu 20% masalah menyebabkan 80% dampak.
  • Histogram
  1. Digunakan untuk data diskrit atau kontinu.
  2. Menunjukkan rentang dan distribusi variasi.
  • Run chart
  1. Digunakan untuk data kontinu.
  2. Menunjukkan perubahan/variasi dan pola dari waktu ke waktu.
  • Scatter Plot
  1. Digunakan untuk data berpasangan dan kontinu.
  2. Menunjukkan hubungan atau korelasi antara dua faktor atau variable.
  • Control chart
  1. Digunakan untuk data kontinu dan atribut.
  2. Menunjukkan kendali proses atau derajat variasi dari waktu ke waktu.

Improve

Tahap Improve memiliki fungsi antara lain,

  • Mengembangkan dan menguji ide solusi.
  • Mengimplementasikan solusi.
  • Merancang proses baru.

Pada tahap Improve ada beberapa langkah yang diterapkan, yaitu

  • Pengumpulan ide-ide solusi
  • Pemilihan ide solusi terbaik
  • Pelaksanaan pilot
  • Konfirmasi hasil project improvement.

Pengumpulan ide-ide solusi

Tahap Improve dimulai dengan mengumpulkan ide-ide solusi, antara lain dengan cara :

  • Brainstorm, Membangkitkan ide-ide solusi dengan memperbesar kembali daftar (pemecahan masalah) yang mungkin.
  • Synthesize, Membuat pernyataan solusi, yaitu sebuah proposal yang jelas mengenai bagaimana ide yang beragam disatukan menjadi satu tindakan perbaikan yang kohesif.
  • Filter, Megubah ide-ide menjadi solusi yang dapay dikerjakan.
  • Refine and Select, Melakukan pemilihan solusi yang terbaik yang akan diterapkan pada proyek.

Brainstorm

Terdiri dari beberapa teknik, antara lain :

  • Anti-Solution, Melakukan brainstorming lawan dari apa yang akan dicapai agar dapat melihat suatu masalah dengan cara pandang lain.
  • Analogy, Mengenali situasi yang mirip (analogi) untuk membangkitkan ide dengan cara mendekati masalah dari perspektif yang lebih kreatif.
  • Chanelling, Mengenali saluran agar tim dapat melakukan pembangkitan ide, masing-masing fokus atau membangun tipe solusi potensial.
  • Billboard, Melakukan brainstorming secara missal, baik dilakukan secara manual maupun elektronik untuk mengumpulkan ide dari banyak orang.
  • Chain Letter, Membangkitkan ide dan meneruskannya ke anggota lain melalui memo atau e-mail untuk mendapatkan sejumlah solusi yang mungkin di luar rapat formal.
  • Assumption Busting, Proses mempertanyakan suatu masalah untuk mengenali dan menghilangkan pemikiran awal yang menghambat solusi.

Synthesize

Teknik yang dipergunakan adalah

Solution Statements, yaitu mengemukakan proposal yang jelas untuk menunjukkan bagaimana ide yang beragam disatukan menjadi satu tindakan perbaikan yang kohesif.

  • Filter

Terdiri dari teknik :

  1. Filter Matrix, Mempersempit dan menyaring ide agar tim berkonsentrasi pada pilihan solusi yang tepat.
  2. Criteria Matrix, Memilih solusi dengan menggunakan kriteria pemilihan, seperti dampak terhadap hasil, biaya, waktu, implementasi, dan risiko.

Refine and Select

Terdiri dari teknik :

  1. “Should be” Map, Membuat peta “yang seharusnya” dengan menambahkan ide atau solusi baru terhadap peta “apa adanya”.
  2. FMEA, Failure Modes & Effects Analysis, metode untuk menilai dan merencanakan tindakan terhadapa masalah yang dapat mempengaruhi keselamatan, kepuasan customer, dan keuntungan.

Agar seluruh improvement dapat berjalan dengan baik maka dibutuhkan proses “andal”. Langka-langkah untuk membuat proses yang andal :

  • Menyederhanakan rancangan proses.
  • Mengenali dan mempersiapkan kemungkinan perubahan.

Pemilihan ide solusi terbaik

Setelah membuat ide solusi untuk perbaikan langkah selanjutnya adalah memilih solusi yang terbaik. Pemilihan Ide Solusi Terbaik ini bertujuan untuk :

  • Solusi terbaik memiliki beberapa kriteria dan pertimbangan untuk memaksimalkan keberhasilan, antar lain :
  1. Apakah akan memenuhi target ?
  2. Perolehan terukur di tingkat “lokal” atau “makro”.
  3. Apakah dapat dilakukan ?
  4. Apakah terdapat risiko atau ketidakpastian ?
  5. Apakah akan berkelanjutan ?
  • Penting untuk memperoleh persetujuan.
  • “Solusi” ini masih belum selesai, karena perubahan dan perbaikan masih akan berlanjut.

Pelaksanaan pilot

Pilot adalah percobaan penerapan sebagian atau seluruh solusi dalam skala kecil. Tujuannya untuk memastikan efektivitas dan menguji pengaruh solusi tersebut.

Berikut ini adalh beberapa manfaat dalam melakukan pilot :

  • Validasi efektivitas solusi.
  • Mengurangi biaya.
  • Memberikan hasil lebih cepat.
  • Dapat melakukan fine-tune.
  • Mengurangi risiko kegagalan.
  • Memperoleh persetujuan dan komitmen.

Konfirmasi hasil project improvement

Langkah ini merupakan langkah terakhir dari tahap improvement. Berikut ini adalah tujuan konfirmasi terhadap hasil proyek :

  • Mengevaluasi perubahan kinerja terhadap “baseline”.
  • Memastikan pengaruh di proses lintas unit/sistem.
  • Mereview kesiapan untuk diterapkan secara lebih luas.
  • Mereview apa yang dapat dipelajari dari proses perbaikan yang telah dilakukan (lesson learned) dan merencanakan “fine-tune”.
  • Mengevaluasi risiko operasional sebagi dampak dari solusi yang diterapkan.
  • Menghitung dampak keuangan.
  • Memperbaiki pengukuran dan pemantauan untuk menuju ke tahap “control”.

Control

Tahap Control memiliki fungsi antar lain,

  • Menyusun rencana pengukuran dan reaksi yang berkelanjutan.
  • Membuat sistem dan melakukan monitoring untuk mempertahankan hasil.

Aktivitas dan teknik control bervariasi dari pengukuran dan peninjauan sederhana sampai ke control plan teknis yang sangat terperinci. Berikut ini empat elemen control yang dipergunakan :

  • Pengukuran dan Monitoring

Menggunakan metode :

  1. Dashboards : Penunjuk indikator kinerja proses, seperti kecepatan (waktu proses), jumlah input yang digunakan, jumlah komplain yang diterima, tingkat efisiensi, dll.
  2. VOC Feedback : Voice of Customer terhadap proses dan output baru yang dinikmati.
  3. Process & Performance Audits : Review kinerja dan proses berdasarkan indikator kinerja dan VOC.
  4. Test & Inspection : Inspeksi terhadap proses untuk memastikan hasil sesuai dengan persyaratan customer dan kepentingan bisnis.
  • Dokumentasi

Menggunakan metode :

  1. Process Map : Peta proses baru yang menggambarkan alur kegiatan hasil perbaikan.
  2. Gambar, Diagram, Video : Ilustrasi yang menjelaskan proses/kegiatan baru untuk memudahkan komunikasi.
  3. Buku Pedoman : Panduan/pedoman formal dalam mengelola proses.
  4. Portal : Informasi on-line yang dapat diakses oleh pegawai.
  • Revisi dan Rencana Respons

Menggunakan metode :

  1. Process Control Plans : Memberi tahu pelaku bagaimana bereaksi terhadap masalah proses ketika terjadi dengan fokus deteksi dini dan pencegahan masalah proses sebelum terjadi.
  2. FMEA Assestment : Failure mode and effect analysis, suatu tool untuk memperkirakan dampak risiko kegagalan dari solusi/proses baru yang mencakup aspek detectability (tingkat kemudahan dideteksi), severity ( tingkat keparahan kegagalan), dan occurrence (frekuensi kejadian).
  3. Corrective Action : Tindakan untuk memperbaiki suatu kegagalan sebelum sampai ke customer.
  • Mempertahankan & Meningkatkan Hasil

Menggunakan metode :

  1. Performance Management : Pengelolaan kinerja agar dapat bertahan lama.
  2. Training dan recertification : Meningkatkan pemahaman dan skill pelaku proses.
  3. DMAIC Improvement dan Design Projects : Perbaikan proses dan perancangan proses yang benar-benar baru.
  4. Reward dan Recognition : Pemberian reward terhadap orang-orang, unit yang terlibat dalam suatu proyek yang sukses, misalnya Six Sigma Award, training ke luar negeri, dll.

MANFAAT SIX SIGMA

Pelaksanaan Six Sigma yang berhasil akan memberikan beberapa manfaat bagi organisasi atau perusahaan, antara lain

1. Meningkatkan pemahaman terhadap konsumen.

  • Memahami perilaku konsumen.
  • Memicu kepuasan dan kesetian konsumen.

2. Meningkatkan hasil guna (efektivitas)

  • Memenuhi persyaratan konsumen secara konsisten.
  • Mengurangi waktu, variasi, dan kesalahan (zero defect).
  • Meningkatkan produktivitas, laba dan pangsa pasar.

3. Memperbaiki efisiensi

  • Mengurangi biaya karena kesalahan, re-work, inventory, dan waktu tunggu.

4. Transformasi Manajemen

  • Membuat keputusan lebih baik dan kolaborasi lebih fokus.
  • Memberikan manfaat kepada konsumen dan shareholder.

Sistem Manajemen yang diterapkan disetiap perusahaan berbeda-beda, adapun manajemen mutu terdiri dari beberapa sistem antara lain :

  • Total Quality Manajemen ( TQM )
  • Just In Time ( JIT )
  • Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu ( 5S)
  • Six Sigma

Berikut ini merupakan salah satu contoh perbedaan antara Six Sigma dan Total Quality Manajemen.

Perbedaan

Six Sigma

TQM

Metodologi

DMAIC

( Define, Measure, Analyze, Improve, Control )

PDCA

( Plan, Do, Check, Act )

Pelatihan

Pelatihan dan sertifikasi yang formal :

o Yellow Belts

o Black Belts

o Green Belts

o Master Black Belts

Disiplin pelatihan terstruktur dan formal.

Area Perbaikan

Perhatian pada Semua Proses Bisnis maupun produk termasuk layanan, logistik, dan pemasaran.

Fokus pada proses produksi dan kualitas produk.

Sistem manajemen yang diterapkan setiap perusahaan bertujuan untuk peningkatan kualitas manajemen dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam hal ini PT. Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. menerapkan sistem manajemen SIX SIGMA. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun sistem yang diterapkan akan memberikan akhir maksimal terhadap mutu dari manajemen perusahaan dan menciptakan kinerja yang berkualitas handal.

Sumber :

  • http://aster.bni.co.id ( BNI Oracle Human Capital Management Systems,
  • e-Learning Courseware Six Sigma Awareness, BNI, 2007 ).

Pedoman Implementasi Program Six Sigma Terintegrasi dengan ISO 9001: 2000, MBNQA, dan HACCP


artikel perdana bulan november 1999…

%d blogger menyukai ini: