Posts from the ‘Job Analysis’ Category

Proses Penyusunan Job Description


Pembuatan diskripsi jabatan (job description) yang wajar dilakukan melalui suatu analisis jabatan. Dari analisis jabatan yang dilaksanakan tersebut, maka akan dilakukan penelitian terhadap aspek-aspek jabatan melalui pengamatan dan/atau pengisian kuesioner baik secara tertutup maupun terbuka (wawancara) – oleh mereka yang menduduki suatu jabatan tertentu. 

Berdasarkan hasil pengumpulan data ini, kemudian akan dilakukan analisis jabatan yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk diskripsi jabatan.Sering juga terjadi, diskripsi jabatan dibuat terlebih dahulu–tanpa melalui analisis jabatan terutama pada perusahaan (atau struktur organisasi) yang baru dibentuk. Dalam hal ini lebih tepat untuk dikatakan sebagai “disesuaikan” menurut kondisi ataupun kenyataan yang terjadi pada saat diimplementasikan.

Di dalam menyusun sebuah diskripsi jabatan, maka ada lima konsep dasar yang dasar dijadikan pertimbangan, yaitu:

• Diskripsi jabatan adalah suatu dokumen singkat dari informasi faktual yang merupakan tugas-tugas yang harus dilakukan dan merupakan pertanggungjawaban yang melekat erat pada sebuah jabatan tertentu.

• Dalam diskripsi jabatan akan teruraikan garis-garis besar lingkup jabatan tersebut dan jabatan-jabatan lainnya dalam organisasi/perusahaan dan prasyarat-prasyarat jabatan.

• Diskripsi jabatan selalu mendasarkan pada hakekat pekerjaan daripada individu yang melaksanakannya, dengan demikian orientasi yang termasuk di dalam skripsi jabatan akan menekankan pada aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan oleh individu yang memegang jabatan itu.

• Diskripsi jabatan juga merupakan berbicara mengenai informasi-informasi yang selektif yang diperoleh dari laporan analisis jabatan. Oleh karenanya diskripsi jabatan akan menampilkan pernyataan-pernyataan (statements) yang relevan dengan jabatan tersebut.

• Data yang tercatat dalam diskripsi jabatan akan lebih ditekankan pada hakekat atau sifat dari jabatan yang bersangkutan.

Penyusunan diskripsi jabatan merupakan satu kebutuhan yang harus dipenuhi sebuah organisasi. Diskripsi jabatan sering mempunyai efek seperti cermin bagi manajemen. Di sini manajemen dapat menggunakan diskripsi jabatan tersebut untuk menemukan adanya ketidakseimbangan dalam organisasinya terutama yang menyangkut bidang tugas, wewenang, tanggung jawab dan sebagainya. Beberapa manfaat yang bisa ditarik dalam penyusunan diskripsi jabatan antara lain sebagai berikut:

• Sebagai bahan untuk mengadakan perbandingan antara tugas dan pekerjaan dalam suatu perusahaan dengan tugas dan pekerjaan pada perusahaan yang lainnya (termasuk sistem kompensasi yang berlaku).

• Sebagai dasar berpijak untuk penentuan sistem kompensasi di dalam perusahaan melalui proses evaluasi jabatan.

• Sebagai dasar untuk pembentukan performance appraisal system, penyusunan

program-program pengembangan sumber daya manusia, promosi jabatan, rekrutmen, dan sebagainya.

• Membantu seseorang untuk bisa lebih mengerti mengenai tugas wewenang maupun tanggung-jawab dari jabatannya. Dalam hal ini juga akan membantu dalam hal memberi bahan orientasi jabatan untuk penjabatan baru.

• Menjelaskan dan menjernihkan mengenai ruang lingkup jabatan dalam sebuah organisasi sehingga dapat dihindari kemungkinan salah interpretasi, overlapping, dan sebagainya.

• Membantu dalam program-program perencanaan dan pengembangan organisasi termasuk diantaranya program-program pelatihan, pengaturan kembali sistem dan prosedur kerja dan lain-lain.

Penyusunan diskripsi jabatan akan sangat terkait erat dengan struktur organisasi yang ada di perusahaan. Dengan demikian pembuatan diskripsi jabatan dalam sebuah perusahaan yang belum mendapat “ketenangan” dalam struktur organisasinya adalah sia-sia belaka, karena bersamaan dengan selesainya pembuatan diskripsi jabatan, maka struktur organisasi – serta jabatan-jabatannya – sudah akan berbeda dengan yang dinyatakan dalam deskripsi jabatan tersebut. Halini menunjukkan bahwa penyusunannya diskripsi jabatan juga akan berhubungan dengan masalah waktu (disamping biaya tentunya). Dari segi waktu, biasanya setelah beberapa minggu/bulan waktu harus dikeluarkan untuk penyusunan; maka masih diperlukan pula waktu beberapa minggu/bulan lamanya untuk memeriksa, mengevaluasi dan memperbaiki isi daripada diskripsi jabatan tersebut, sebelum hasil dapat diterima dan diputuskan oleh manajemen untuk diimplementasikan.

Kemudian hasil diskripsi jabatan ini masih harus pula dipelihara dan dievaluasi secara kontinyu supaya tetap up-to-date. Penyusunan diskripsi jabatan sebuah perusahaan seharusnya dilaksanakan sendiri oleh para pejabat-pejabat yang duduk dalam struktur organisasi yang ada. Dasar pertimbangan utamanya adalah hanya merekalah yang paling tahu dan paham mengenai tugas-tugas yang harus dilaksanakan, wewenang maupun

tanggung-jawab yang ada, dan sebagainya. Dalam hal ini, bila perusahaan tidak memiliki personil yang ahli (company specialist) untuk melaksanakan penyusunan diskripsi jabatan, maka penyusunannya dapat dilakukan dengan bantuan konsultan dari luar secara bersama-sama. Hanya saja di sini proses akan berlangsung jauh lebih lama berhubung konsultan tersebut harus mengenal dan mempelajari terlebih dahulu mengenai sesuatu yang ada dalam organisasi perusahaan (termasuk semua jabatan).

Proses penyusunan deskripsi pekerjaan akan diawali dengan kegiatan pengumpulan data baik melalui pengamatan lapangan, kuesioner, wawancara dengan para pemegang jabatan yang ada maupun lewat data sekunder (referensi, studi literatur, dsb). Bahan-bahan yang terkumpul tersebut kemudian harus diolah dan disusun kembali serta diseragamkan untuk setiap jabatan yang sama (dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengawasan maupun persyaratan yang bersifat umum). Hasil penyusunan awal yang berupa draft diskripsi jabatan kemudian harus dievaluasi dan didiskusikan kembali dengan individu yang memegang jabatan untuk kemudian diteliti kebenarannya. Berdasarkan evaluasi dan koreksi yang dilaksanakan kemudian disusun “final job description” dan akhirnya bisa diimplementasikan. Diskripsi jabatan bukanlah sesuatu hal yang bersifat konstant (permanen) oleh karena itu tindak lanjut (follow up) berupa evaluasi secara kontinyu tetap diperlukan agar diskripsi jabatan selalu up-to-date.

Diskripsi jabatan pada dasarnya menggambarkan tentang bagaimana kenyataan suatu kegiatan/pekerjaan dilakukan. Secara komprehensif diskripsi akan berisi tentang:

1. Nama Jabatan : di sini akan disebutkan masa jabatan yang ada dan sesuai dengan struktur organisasi yang telah dirancang dalam proses pembuatan struktur organisasi sebelumnya. Sekaligus di sini akan disebutkan nomor kode dari jabatan tersebut untuk memudahkan dalam proses pendataan nantinya.

2. Kedudukan Jabatan : di sini akan disebutkan kedudukan jabatan tersebut dalam

struktur organisasi yang ada, misalkan berada di departemen/bagian/seksi apa. Dari pernyataan ini akan dapat diketahui dengan mudah tingkat/hirarki jabatan tersebut dalam struktur organisasinya.

3. Ikhtisar Jabatan : menjelaskan mengenai tujuan umum atau tujuan dasar dari suatu jabatan yang membedakannya dengan jabatan yang lain. Ikhtisar jabatan ini bisa pula dikatakan sebagai kesimpulan (summary) dari tugas-tugas pokok.

4. Tugas-Tugas Pokok : berisikan daftar tugas-tugas yang harus dilaksanakan; meliputi tugas rutin (harian), tugas berkala (periodik mingguan/bulanan), dan tugas insidentil/tambahan yang kejadiannya berlangsung secara random. Tugas-tugas yang dituliskan terutama sekali yang frekuensi kegiatannya cukup sering. Dari daftar tugas ini, maka tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan suatu jabatan dan bagaimana tugas tersebut harus dilaksanakan akan dituliskan serinci mungkin.

5. Wewenang : menunjukkan “the right & power” dari suatu jabatan untuk memerintah, memutuskan, menegaskan aturan/prosedur yang harus ditaati, dan sebagainya. Wewenang biasanya akan lebih banyak ditujukan ke mereka yang memiliki kedudukan level/hirarki) yang berada langsung di lini-atas suatu jabatan. Selanjutnya diskripsi jabatan seringkali pula akan dilengkapi dengan spesifikasi dan kondisi kerja di mana jabatan/kegiatan tersebut akan diselenggarakan secara rutin. Dengan spesifikasi dan kondisi kerja, maka di sini akan diberikan gambaran umum mengenai spesifikasi dan kondisi kerja seperti posisi kerja, pengetahuan dan kecakapan teknis yang diperlukan, kondisi kerja (temperatur, suara, penerangan dan kondisi lingkungan fisik kerja lainnya) dan resiko-resiko kerja yang mungkin dihadapi. Penggambaran tentang spesifikasi maupun kondisi kerja ini prasyarat jabat dan sekaligus pula bisa dimanfaatkan untuk dasar penentuan kompensasi jabatan.

Spesifikasi Jabatan

Spesifikasi jabatan memberikan suatu gambaran mengenai kualifikasi kepribadian yang dituntut dalam suatu jabatan. Spesifikasi jabatan tersebut akan memberi identifikasi dan formulasi secara jelas tentang syarat-syarat jabatan yang dituntut dari seseorang yang nantinya dipromosikan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Prasyarat yang ditentukan seharusnya relevan dengan tugas-tugas pokok maupun spesifikasi/kondisi kerja yang akan dihadapi (baik yang menyangkut kemampuan fisik maupun mentalnya). Berdasarkan ketetapan mengenai prasyarat jabatan ini, maka manajemen akan bisa memiliki acuan dasar untuk melakukan program recruiting maupun training (pelatihan). Spesifikasi jabatan harus dibedakan dari analisis jabatan, karena spesifikasi jabatan pada hakekatnya disimpulkan atau didasarkan dari hasil analisis jabatan. Agar suatu jabatan bisa berhasil dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka disusun suatu prasyarat jabatan yang secara spesifik ditetapkan sebagi berikut:

1. Prasyarat Pengetahuan (Knowledge)

Meliputi pengetahuan yang dibutuhkan untuk tiap-tiap jabatan seperti pengetahuan teknis, profesional, administrasi/manajemen dan sebagainya.

2. Prasyarat Keterampilan (Skill)

Masalah keterampilan (skill) ini sulit untuk diidentifikasikan maupun didefinisikan, keterampilan merupakan bentuk-bentuk perilaku yang penting dalam memberikan identifikasi dan tolok ukur seseorang secara efektif. Ketrampilan dikembangkan dari proses latihan yang teratur, rutin disamping tentunya juga tergantung pada kemampuan mental bawaan dan atribut fisik seseorang.

3. Prasyarat Sikap (Attitude)

Prasyarat ini yang paling sulit untuk diukur. Sikap pada hakekatnya merupakan kecenderungan seseorang untuk bertindak yang sangat tergantung pada aspek kognitif, afektif dan psikomotorik. Agar tetap bisa berguna, maka spesifikasi jabatan harus selalu diperiksa – terlebih-lebih akan diterapkan dievaluasi dan dikoreksi kembali apakah spesifikasi / prasyarat suatu jabatan masih memadai (up-to-date) mengingat adanya perubahan/perkembangan yang mungkin terjadi.

3 jawaban kenapa karier anda mentok


road-re.jpgAduh, kenapa karir saya ndak naik-naik ya. Saya sudah bertahun-tahun kerja di perusahaan ini, tapi kenapa posisi saya mentok disini saja. Demikian dua contoh kegalauan yang acap dilantunkan oleh para rekan pekerja kantoran. Sebuah kegalauan yang sering dilentingkan dengan nada kepedihan dan sejumput rasa fustrasi yang menggumpal (duh biyung, malang nian nasib sampeyan….).

Saya kira ada beragam penjelasan yang bisa dilontarkan untuk menjawab kegundahan itu. Disini kita mencoba untuk membincangkan tiga kemungkinan jawabannya secara ringkas. Baiklah sebelum kita membahasnya, silakan terlebih dahulu menyeruput secangkir kopi hangat yang mungkin sudah terhidang di depan meja kerja Anda…..

Jawaban yang pertama simpel dan jelas : you don’t deserve to be promoted. Ya, Anda memang tidak layak dipromosikan atau naik karir. Boleh jadi ini karena kompetensi Anda memang masih belum mumpuni; atau mungkin juga sikap kerja Anda yang begitu-begitu saja, hingga gagal membuat orang lain mengulurkan tangan memberi apresiasi. Bagaimana mungkin top manajemen memberikan Anda kenaikan karir kalau prestasi kerja Anda hanya pas-pasan.

Jadi kalau begitu, pertanyaan itu sejatinya justru harus digedorkan pertama-tama kepada diri Anda sendiri. Dengan kata lain, pertanyaan mengapa Anda ndak melesat karirnya mungkin justru harus ditujukan pada diri Anda sendiri. Disini, kerendahan hati dan kebesaran jiwa untuk mencoba bening mengaca pada kekurangan diri dan juga sekaligus potensi kekuatan yang dimiliki, sungguh amat diperlukan.

Proses self-exploration semacam itu sungguh akan bisa berjalan dengan optimal kalau saja setiap perusahaan menyediakan career coach yang trampil. Dengan itu rute untuk menyempurnakan kompetensi dan mindset Anda bisa berlangsung dengan efektif (sayang memang, ndak banyak perusahaan di tanah air yang menyedian career coach internal yang tangguh).

Jawaban kedua : prestasi kerja Anda sudah oke, kerja sudah mati-matian, tapi tetap saja top manajemen cuek bebek dengan kisah perjuangan kerja Anda yang sudah berdarah-darah itu (doh!). Nah kalau ini yang terjadi, kemungkinan besar Anda telah gagal “memamerkan” kelebihan dan prestasi kerja yang yang sungguh heroik itu. Bukan, disini kita bukan mau bicara mengenai ilmu cari muka atau menjilat bos dan bosnya si bos. No, no, no. Namun harus diakui, dalam sirkuit perjalanan naik karir ada dikenal sebuah ketrampilan yang disebut “impression management”. Inilah sejenis siasat untuk menonjolkan prestasi kerja Anda dihadapan kolega dan top manajemen secara elegan nan bermartabat. (sorry, topik khusus mengenai impression management ini baru akan kita bahas kapan-kapan di waktu mendatang. So stay tuned!).

Dalam lingkungan kerja dimana elemen subyektifitas dan perasaan acap masih punya pengaruh terhadap promotion decision, maka ketrampilan mengenai impression management mungkin layak untuk digenggam. Sebab dengan itu, perjuangan heorik nan berdarah-darah dari Anda itu bisa kemudian dihargai dengan layak.

Jawaban yang ketiga : karir Anda mentok karena Anda memang bekerja di perusahaan yang salah. Sorry, maksudnya perusahaan kecil yang karyawannya cuman 500-an dan hanya punya satu pabrik misalnya. Kalau perusahaan Anda hanya perusahaan manufaktur (pabrikan) yang karyawannya ndak banyak, ya ndak usah deh ngomong tentang career planning (sebab karir apa yang mau diomongkan kalau posisi manajerial yang tersedia hanya hitungan jari).

Dalam situasi semaca itu, karir Anda hanya akan naik kalau atasan Anda pensiun (duh, lama banget dong nunggunya !). Sebab itulah, beruntung bagi Anda yang bekerja di perusahaan dengan skala besar seperti industri perbankan atau telekomunikasi atau perusahaan energi dengan skala nasional. Dalam perusahaan dengan skala besar semacam ini, maka akan sangat banyak tersedia posisi manajerial, dan karena itu, pergerakan karir kita bisa sangat luas dan dinamik.

Jadi sekali lagi, dalam perusahaan dengan size yang terbatas, kita memang ndak bisa menerapkan ilmu career planning atau talent management secara optimal. Dan sebab itulah, karir Anda mentok. And again : ini memang sebuah kewajaran yang ndak layak ditangisi.

Itulah tiga jawaban ringkas yang barangkali bisa menjelaskan kenapa karir kita stagnan. Apapun jawabannya ada satu kalimat yang mungkin layak kita genggam dengan sepenuh hati : kita sendirilah sesungguhnya yang menciptakan masa depan kita – not somebody else.

So, believe in yourself, take positive actions, and create your own bright future. Goodluck and God bless you all !!

%d blogger menyukai ini: