MENGAPA PENTING??

FAKTA : Lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf organisasi dilakukan untuk melakukan kegiatan komunikasi bisnis. Misal: Memberikan instruksi kerja, melakukan presentasi bisnis, memimpin dan menghadiri rapat kerja, wawancara, menulis surat dan memorandum serta menyusun laporan bisnis. Sayangnya, banyak manajer kurang mampu untuk berkomunikasi secara efektif.

MANFAAT KOMUNIKASI BISNIS
Eksternal : Komunikasi bisnis dgn pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat.

Mis: Laporan , brosur, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional dpt meningkatkan citra perusahaan.
Komunikasi bisnis yang tidak efektif: sangat mahal ”biayanya”. Menurunkan citra perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

Internal : Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan

Ada 8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif:
1. Kemampuan bekerja keras (hard worker)
2. Kemampuan manajemen (manajerial ability)
3. Kepercayaan diri ( self confidence)
4. Kemampuan mengambil keputusan yang sehat (making sound decisions)
5. Latar belakang akademis (college education)
6. Mempunyai ambisi untuk maju (ambition drive)
7. Kemampuan berkomunikasi secara efektif (ability to communicate effectively)
8. Berpenampilan menarik (good appearance)

APA SAJA PESAN KOMUNIKASI YANG DISAMPAIKAN OLEH LINGKUNGAN PERUSAHAAN ?
Beberapa pernyataan lingkungan perusahaan diwujudkan dalam bentuk tulisan. Sebagaian besar pernyataan komunikasi lingkungan adalah nonverbal, dan dikelompokkan dalam 2 kategori :
1. Lokasi
2. Penataan Lingkungan

1. Lokasi : di berbagai tempat seperti Jakarta – MH Thamrin, Sudirman, pesan yang disampaikan sangat jelas : kami adalah perusahan penting dan bergenngsi .Secara implisit ada pesan yang ingin disampaikan melalui lingkungannya : kami adalah perusahaan penting, karena kantor kami terletak dikawasan yang sama dgn lokasi yang sama dgn lokasi bisnis dan profesi lain.
2. Penataan lingkungan : cara mengatur tempat kerja

Pengaturan lingkungan fisik memiliki andil dalam komunikasi bisnis :

  1. Pengaturan parkir mobil : tersedia tempat parkir yang memadai dan papan penunjuk yang jelas.
  2. Seragam : model, warna
  3. Ruang terima tamu dijaga kerapiannya
  4. Toilet selalu bersih dan terawat
  5. Tersedia literatur perush utk para tamu


DASAR-DASAR KOMUNIKASI BISNI

Communicating Succesfully in organization

Communication occurs when an exchange of messages results in shared meaning.

Two functions of organizational communications (Fungsi komunikasi organisasi):
- Helps group members fullfill organizational goals (Membantu anggota organisasi mencapai tujuan organisasi)
- Helps bind group members into a cohesive unit (membantu mempererat anggota organisasi menjadi unit yang kohesive/solid)

The uses of organizational communication:
1. Setting Goals and Objectives (menetapkan tujuan dan sasaran)
Tujuan organisasi sangat beragam dan ditetapkan dengan adanya komunikasi (thinking and talking)
Sasaran organisasi (objective):

  • Sasaran keuangan (financial results)
  • Kualitas produk (product quality)
  • Dominasi pasar
  • Kepuasan karyawan (employee satisfaction)
  • Pelayanan kepada pelanggan (services to customer)

2. Making and implementing decisions (membuat dan menerapkan keputusan) : Manajer mengumpulkan fakta dan mengevaluasi alternatif (reading, asking questions. Etc)
3. Measuring Results (Mengukur hasil)
Manajer perlu mengukur hasil (output) keluaran organisasi. Dapat melalui : costs, sales, market share, productivity, employee turnover, inventory levels (tingkat persediaan)
4.
Hiring and developing staff. Organisasi mempekerjakan, melakukan training memotivasi dan mengevaluasi karyawan dengan berkomunikasi
5.
Dealing with customers (bernegosiasi dengan customer): melalui brosur, periklanan, personal sales
6. Negotiating with suppliers and financiers (Bernegosiasi dengan pemasok dan lembaga pendanaan)
7. Producing the product.
8. Interaction with regulatory agencies.

Understanding Business Communication

Komunikasi bisnis : komunikasi yang terjadi di dunia bisnis: external dan internal

Komunikasi bisnis terdiri dari berbicara,mendengarkan, menulis dan membaca
Para pelaku bisnis mengalokasikan waktunya untuk masing-masing jenis komunikasi verbal spt dalam tabel di bawah ini:

Jenis Komunikasi Verbal Alokasi waktu

  1. Berbicara 30%
  2. Mendengarkan 45%
  3. Menulis 9%
  4. Membaca 16%

Total 100%

Komunikasi bisnis baik secara lisan maupun tulisan mempunyai beberapa karakteristik sbb:

  1. Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis disusun untuk audience atau penerima yang membutuhkan informasi
  2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan batasan waktu dan biaya
  3. Pesan bisnis biasanya disusun untuk lebih dari satu tujuan
  4. Pesan bisnis harus memperhatikan nada dan pengaruhnya terhadap audience.


PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS (Bovee and Thill)

1.
Perencanaan (Planning Phase)
Menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Dalam perencanaan
Akan ditentukan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan tsb. Spt: maksud pesan, penerima, ide pokok dan saluran yang digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahap selanjutnya adalah menuangkan pesan tsb dalam bentuk tertulis. Penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf serta menentukan ilustrasi.
3. Revisi: Pemeriksaan kembali apakah pesan yang disusun sudah mampu mengekspesikan apa ide pokoknya.

PERENCANAAN PESAN

  • Penentuan tujuan
  • Menganalisis audience
  • Menentukan ide pokok
  • memilih saluran dan media

PENYUSUNAN PESAN

  • Mengorganisasikan pesan
  • Memformulasikan pesan

REVISI PESAN

  • Mengedit pesan
  • Menulis ulang pesan
  • Membuat pesan
  • Proof Pesan


TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Secara umum tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi 3, yaitu memberi informasi, persuasi atau membujuk dan untuk melakukan kolaborasi dengan audience

CARA MENGUJI TUJUAN
1. Apakah tujuan tsb realistis?
2. Apakah waktunya tepat?
3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
4. Apakah tujuannya dapat diterima perusahaan?

TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
memberi informasi (informing)
§
persuasi (persuading)
§
serta melakukan kolaborasi (collaborating)
§

TUJUAN UMUM PESAN-PESAN BISNIS
Tujuan umum Tujuan khusus

  • Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
  • Membujuk Anda sebagai marketing executive meyakinkan calon nasabah agar mendepositokan uangnya di bank dimana anda bekerja
  • Kolaborasi Menyajikan presentasi ide iklan dan membujuk klien

Mengapa tujuan harus jelas?
Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan antara lain:
a.Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapi audience
c. Keputusan untuk memusatkan isi
d. Keputusan untuk menetapkan saluran dan media

Menguji sebuah tujuan :
a. Apakah tujuan tersebut realistis ?
b. Apakah waktunya tepat ?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?
d. Sesuai dengan tujuan organisasi.

ANALISIS AUDIENCE
Mengembangkan profil audience

UKURAN DAN KOMPOSISI
Audience dalam jumlaii besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda degan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk menghadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda

SIAPA AUDIENCE
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang kunci/posisi paling penting. Blasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

REAKSI AUDIENCE
Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audience, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audience tsb.

TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience spt tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan.

PENENTUAN IDE POKOK
Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok,yi ide pokok (main idea). Hal-hal selain ide pokok hanyalah merupakan ide pendukung (supporting idea). Teknik untuk menentukan ide pokok :
Teknik Brainstorming: teknik ini memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif.

  1. Story Teller’s Tour, Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, nada, rasionalitas dan implikasi bagi penerima.
  2. Random List, Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
  3. CFR (Conclusions,Findings, Recommendations) Worksheet, Hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (Conclusions) dan Rekomendasi
  4. Journalistic Approach, Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where) dan bagaimana (how).
  5. Question and Answer Chain, Apa pertanyaan pokok audience anda?Apa yang diinginkan audience? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan tersebut.


PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi:
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dlm pembahasan.

BAGAIMANA TINGKAT PEMAHAMAN AUDIENCE

Ketika menyiapkan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator memiliki latar belakang yang jauh. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut harus dididik.

Cara memuaskan kebutuhan akan informasi audience
Ada lima tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience:

  1. temukan / carl apa yang diinginkan oleh audience komunikator harus menentukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta.
  2. Antisipasi terhadap pemyataan yang tak diungkapkan: berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu
  3. Berikan semua informasi yang diperlukan lakukan: checking terhadap informasi yang diinginkan
  4. Yakinkan bahwa informasinya akurat
  5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience


PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam penyampalan pesan bisnis, peranan kata penting artinya

  • Pilihlah kata yang sudah dikenal/familiar
  • Gunakan kata-kata yang sudah dikenal. Kata-kata yang umumu, lazim digunakan. Pilihlah kata-kata yang singkat dan hindari kata-kata yang bermakna ganda.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis
Tujuan pembelajaran:

  1. Mengetahui baik-baik hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik
  2. Menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang baik
  3. Mengetahui pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalul outline
  4. Mengetahui beberapa bentuk rencana organisasional

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR

  1. Bertele-tele
  2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
  3. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
  4. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Pengorganisasian yang balk:

  • Subjek dan tujuan harus jelas.
  • Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
  • Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis

Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?

  1. Membantu audience memahami suatu pesan
  2. Membantu audience menerima suatu pesan
  3. Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence
  4. Mempermudah pekerjaan komunikator, pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu.


PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
1. PENDEFINISIAN DAN PENGGOLONGAN IDE-IDE

Mulai dengan ide pokok, ada 2 hal :

  • Hal-hal apa yang dinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience
  • Alasan mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya

2. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide pokok

3. llustrasi dengan bukti-bukti semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, semakin banyak outline yang dibuat.

Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional

  • Pendekatan langsung (direct approach) : disebut juga dengan istilah pendekatan induktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemlidian diikuti bukti-bukti pendukungnya
  • Pendekatan tak langsung (indlrect approach) juga disebut dengan pendekatan deduktif

RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:

1. Direct request
Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.

2. Pesan-pesan rutin atau goodwill
Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa.

Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi

PENULISAN DIRECT REQUEST

MAKSUD DIRECT REQUEST:
Untuk mendapatkan suatu respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain

Surat direct request digunakan:

  • Melakukan pesanan barang atau jasa
  • Meminta informasi penting tentang suatu produk baru
  • Mengajukan klaim (aduan) dan adjusment
  • Permohonan Kredit

Pengorganisasian Direct Request
Pengorganisasian direct request: menyajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan

Penulisan ide utama atau pokok pikiran
Pembuatan permintaan (request) dengan pendekatan langsung akan dimulai dengan menyatakan ide utama atau pokok pikiran yang akan disampaikan. Penerima pesan bisnis akan memperhatikan sst yang menarik baginya sehingga dokumen sebaiknya dimulai dengan pesan yang positif. Setelah menuliskan pokok pikiran surat permintaan langsung akan dilengkapi dengan keterangan secukupnya antara lain berupa penjelasan atau rincian.

  • Penjelasan : dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan berkaitan dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian dilengkapi dengan penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau pertanyaan.
  • Rincian : apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat rincian (detail) pokok pikiran.
  • Penutup : Penutup DR pada prinsipnya berisi 3 hal :
  1. Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan lengkapi dengan batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan.
  2. menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill)
  3. memberikan info nomer telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan dimana atau bagaimana penerima pesan menghub.kita


Permintaan informasi rutin

  1. Permintaan di dalam organisasi. Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo. Memo dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu
  2. Permintaan ke luar organisasi. Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk baru, katalog buku –buku terbaru
  3. Penulisan direct request untuk aduan. Surat aduan muncul karena ketidakpuasan konsumen

Isi dari direct request antara lain

  1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang seharga barang tesebut
  2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai pesanan.
  3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
  4. Perbaikan gratis.
  5. Pengurangan harga karena ada produk yang cacat atau rusak
  6. Pembatalan suatu pesanan produk
  7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.

Apa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat aduan ?

  1. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci : Uraikan dengan jelas dan rinci masalah masalah atau keluhan anda.
  2. Lampirkan informasi pedukung seperti faktur pembelian. Berikan bukti-bukti atau dokumen pendukung pendukung yang memperkuat surat aduan.
  3. Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional

Usahakan agar surat aduan tidak emosional, tidak marah dan tidak menggunakan kata-kata kasar.

Permintaan tindakan khusus:

• Kemukakan harapan/keinginan anda di kemudian harl.
• Penulisan pesan-pesan rutin
• Good news dan good will

PESAN BISNIS PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PESAN PERSUASIF

MENULISKAN PESAN GOODWILL

Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi bisnisnya.

Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan. Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.

Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.

Ucapan selamat (congratulations)
Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu

Penghargaan (Messages of Appreciation)
Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan

UCAPAN (Condolences)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.

Ucapan salam (greetings)
Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka

REVISI PESAN-PESAN BISNIS

Beberapa hal yang perlu direvi’si: Edit isi dan pengorganisasiannya
Cakupan :

  • Keseluruhan dokumen perlu dibaca terlebih dahulu secara keseluruhan
  • Pusatkan pada isi, organisasi dan alur surat-surat bisnis
  • Apakah poin-poin penting telah dimasukkan dengan urutan yang logis
  • Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum umum dengan yang khusus ?
  • Apakah ide-ide yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup ?

CARA MENGEDIT GAYA PENULISAN
Perhatikan gaya penulisan, yakinkan pada diri anda apakah anda telah memberikan telah memberikan kesan yang baik bagi audience ?
Gunakan kata-kata dan frasa-frasa yang mampu menghidukan suatu kesan yang baik bagi audience

CARA MENGEDIT FORMAT

Penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis , tanda baca, format tulisan

PEMILIHAN KALIMAT EFKTIF

  • Pilihlah kata-kata yang sudah dikenal/familiar
  • Pilihlah kata-kata yang singkat
  • Hindari kata-kata yang bermakna ganda

MEMBUAT KALI MAT EFEKTIF
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik Kalimat yang baik: adanya kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

Contoh kalimat sederhana efektif :
”Saya sedang belajar Komunikasi Bisnis”
”Laba perusahaan tahun 2007 meningkat”

Contoh kalimat majemuk efektif: Saya belajar Komunikasi Bisnis dan teman saya belajar Manajemen Pemasaran

Contoh kalimat kompleks efektif : Meskipun manajer dapat melihat laba perusahaan dengan cepat, namun ia harus melihat komponen laba secara rinci.

MENYUSUN PARAGRAF YANG KOHEREN
Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang kesemuanya berhubungan dengan satu topik utama. Paragraf koheren adala paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis

Suatu paragraf terdiri dari topik, kalimat penjelas (related sentence) dan kalimat antara (peralihan).

Kalimat penjelas (related sentence) merupakan kalimat yang menjelaskan topik dalam paragraf tertentu. Semua kalimat penjelas harus mengacu pada subyek utama atau topiknya. Kata penghubung (transitional element) merupakan kata atau sekumpulan kata yang menunjukkan kepada pembaca bagaimana hubungan antara paragraf dan bagaimana hubungan antara kalimat dalm paragraf tersebut

About these ads