1.1      Pendahuluan

Kemajuan dalam kegiatan industry pada beberapa aspek memerlukan manajemen atau pengelolaan yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, keekonomisan, keterpaduan, kecepatan, ketetapan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam rangka memperoleh hasil akhir yang sesuai harapan. Pengelolaan suatu kegiatan dengan investasi berskala besar dan tingkat kompleksitas yang sangat sulit membutuhkan cara teknis/metode yang teruji, sumber daya yang berkualitas, serta penerapan ilmu pengetahuan yang tepat dan up to date.

Manajemen sebagai ilmu mengelola suatu kegiatan yang skalanya dapat berskala kecil atau bahkan sangat besar, mempunyai ukuran tersendiri terhadap hasil akhir. Dengan menrapkan prinsip-prinsip dasar manajemen yang sama oleh individu atau organisasi yang berbeda, hasil akhir proses manajemen dapat berbeda satu sama lain. Ini karena ada perbedaan-perbedaan budaya, pengalaman, lingkunga, kondisi social, tingkat ekonomi, karakter sumber daya manusia serta kemampuan untuk menguasai prinsip-prinsip dasar manajemen.

Untuk memberikan gambaran tentang manajemen, selanjutnya diuraikan ruang lingkup manajemen, seperti definisi dan kegiatan-kegiatan dalam mananejmen, manajemen proyek, karakteristik proyek, stakeholder (pemangku kepentingan) pada proyek serta organisasi proyek, kontrak-kontrak pada proyek, kinerja proyek, manajemen lingkungan, manajemen risiko serta system informasi manajemen proyek yang dijelaskan dalam uraian berikut.

 

1.2      Definisi dan Aspek-aspek dalam Manajemen Proyek

 

Manajemen

 

Suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber-sumber daya yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien.

Tujuan Manajemen

 

Mendapatkan metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan sumber-sumber daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal ketetapan, kecepatan, penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif.

Unsur-unsur Manajemen

  • Tujuan : sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu, waktu, dan keselamatan.
  • Pemimpin : mengarahkan organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan.
  • Sumber-sumber daya yang terbatas : manusia, modal/biaya, peralatan dan material.
  • Kegiatan  : Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalain.

Perencanaan (Planning)

 

Perencanaan harus dibuat dengan cermat, lengkap, terpadu dan dengan tingkat kesalahan paling minimal. Namun hasil dari perencanaan bukanlah dokumen yang bebas dari koreksi karena sebagai acuan bagi tahapan pelaksanaan dan pengendalian, perencanaan harus terus disempurnakan secara iterative untuk menyesuaikan dengan perubahan dan perkembangan yang terjadi pada proses selanjutnya.

Pengorganisasian (Organizing)

 

Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pengelompokan jenis-jenis pekerjaan, menurut pendelegasian wewenang dan tanggung jawab personel serta meletakkan dasar bagi hubungan masing-masing unsur organisasi. Untuk menggerakkan organisasi, pimpinan harus mampu mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi antarpribadi dalam hierarki organisasi. Semua itu dibangkitkan melalui tanggung jawab dan partisipasi semua pihak.

Struktrur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan kerangka penjabaran tugas personel penanggung jawab yang jelas, serta kemampuan personel yang sesuai keahliannya, akan diperoleh hasil positif bagi organisasi.

Pelaksanaan (Actuating)

 

Kegiatan ini adalah implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan, dengan melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya secara fisik atau nonfisik sehingga produk akhir sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Karena kondisi perencanaan sifatnya masih ramalan dan subyektif serta masih perlu penyempurnaan, dalam tahapan ini sering terjadi perubahan-perubahan dari rencana yang telah ditetapkan.

Pengendalian (Controlling)

 

Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa program dan aturan kerja yng telah ditetapkan dapat dicapai dengan penyimpangan paling minimal dan hasil paling memuaskan. Untuk itu dilakukan bentuk-bentuk kegiatan seperti berikut :

  •  Supervise : melakukan serangakaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi yang telah ditetapkan, agar dalam operasional dapat dilakukan secara bersama-sama oleh personel dengan kendali pengawas.
  • Inspeksi : melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.
  • Tindakan Koreksi : melakukan perbIKn dan perubahan terhadap rencana yang telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.

Proyek :

Gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.

Dari semua uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahawa Manajemen Proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta keselamatan kerja.

1.2.1Aspek-aspek dalam Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin timbul ketika proyeek dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi dan menjadi masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan penanganan yang cermat adalah sebagai berikut :

  • Aspek Keuangan : Masalah ini berkaitan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek. Biasanya berasal dari modal sendiri dan/atau pinjaman dari Bank atau investor dalam jangka pendek atau jangka panjang. Pembiayaan proyek menjadi sangat krusial bila proyek berskala besar dengan tingkat kompleksitas yang rumit, yang membutuhkan analisis keuangan yang cepat dan terencana.
  • Aspek Anggaran Biaya : Masalah ini berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian biaya selama proyek berlangsung. Perencanaan yang matan dan terperinci akan menudahkan proses pengendallian biaya, sehingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran yng direncanakan. Jika sebaliknya, akan terjadi peningkatan biaya yang besar dan merugikan bila proses perencanaannya salah.
  • Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia : Masalh ini berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi SDM selama proyek berlangsung yang berfluktuatif. Agar tidak menimbulkan masalah yang kompleks, perencanaan SDM didasarkan atas organisasi proyek yeng dibentuk sebelumnya dengan melakukan langkah-langkah, proses staffing SDM, deskripsi kerja, perhitungan beban kerja, deskripsi wewenang dan tanggung jawab SDM serta penjelasan tentang sasaran dan tujuan proyek.
  • Aspek Manajemen Produksi : Masalah ini berkaitan dengan hasil akhir dari proyek; hasil akhir proyek negative bila proses perencanaan dan pengendaliannya tidak baik. Agar hal ini tidak terjadi, maka dilakukan berbagai usaha untuk meningkatkan produktivitas SDM, meningkatkan efisiensi prose produksi dan kerja, meningkatkan kualitas produksi melalui jaminan mutu dan pengendalian mutu.
  •   Aspek Harga : Masalah ini timbul karena kondisi eksternal dalam hal persaingan harga, yang dapat merugikan perusahaan karena produk yang diahasilkan membutuhkan biaya produksi yang tinggi dan kalah bersaing dengan produk lain.
  • Aspek Efektifitas dan Efisiensi : Masalah ini dapat merugikan bila fungsi produk yang dihasilakn tidak terpenuhi/tidak efektif atau dapat juga terjadi bila factor efisiensi tidak terpenuhi, sehingga usah produksi membutuhkan biaya yang besar.
  • Aspek Pemasaran : Masalah ini timbul berkaitan dengan perkembangan factor eksternal sehubungan dengan persaingan harga, strategi promosi, mutu produk serta analisi pasar yang salah terhadap produksi yang dihasilkan.
  • Aspek Mutu : Masalah ini berkaitan dengan kualitas produk akhir yang nantinya dapat meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan bagi pelanggan.
  •   Aspek Waktu : Masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya bila terlambat dari yang direncanakan serta akan menguntungkan bila dapat dipercepat.

 

1.3      Karakteristik dan Siklus Proyek

Timbulnya suatu proyek, dalam kurun waktu yang dibatasi, bisanya dibatasi dengan kebutuhan-kebutuhan yang sifatnya mendesak karena tuntutan pengembangan dan tingkat pertumbuhan social dan ekonomi dari suatu lokasi atau daerah tertentu. Proyek biasanya difasilitasi oleh pemerintah atau dapat juga dilatarbelakangi semata-mata oleh manfaat ekonomis, yang biasanya dilakukan oleh sector swasta.

Masing-masing proyek biasanya karakteristik tersendiri dalam hal kegiatan yang dilakukan, tujuan dan sasaran, serta produk akhir. Untuk lebih jelas, berikut ini diuraikan jenis proyek berdasarkan komponen kegiatan utama dan produk akhir.

  1. Proyek Konstruksi : Kegiatan utamanya adalah studi kelayakan, design engineering, pengadaan dan konstruksi. Hasilnya berupa pembangunan jembatan, gedung, pelabuhan, jalan raya, dan sebagainya, yang biasanya menyerap kebutuhan sumber daya yang besar serta dapat dimanfaatkan oleh orang banyak.
  2. Proyek Industri Manufaktur : Kegiatan utamanya adalah design engineering, pengembangan produk, pengadaan, manufaktur, perakitan, uji coba terhadap produk serta pemasaran. Produknya dapat berupa kendaraan, alat elektronik, bahan tekstil, pakaian, serta lainnya yang dapat diproduksi dalam jumlah missal, penggunannya dapat bersifat individu atau dapat digunakan banyak orang.
  3.   Proyek Penelitian dan Pengembangan : Kegiatan utama pada proyek ini adalah melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan produk tertentu. Proses pelaksanaan serta lingkup kerja yang dilakukan sering mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan tujuan akhir proyek. Tujuan proyek dapat berupa memperbaiki atau meningkatkan produk, pelayanan, atau metode produksi.
  4.   Proyek Padat Modal : Jenis proyek ini tidak diartikan berdasarkan komponen kegiatannya saja, tetapi lebih kepada jumlah dana capital yang digunakan dengan jumlah cukup besar. Proyek padat modal tidak selalu berarti padat tenaga kerja, namun dapat saja proyek dengan teknologi tinggi yang menbutuhkan biaya besar dengan tenaga kerja secukupnya. Sebagai contoh adalah proyek pembebasan lahan, pembelian material, dan peralatan dengan jumlah besar, membangun fasilitas produksi, dan lain sebagainya.
  5.   Proyek Pembangunan Produk Baru : Proyek ini merupakan gabungan anatara proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal, lalu dilanjutkan dengan mendirikan unit percobaan dalam bentuk pilot plan. Setelah hasil uji coba berhasil dan dapat diproduksi secara missal, dilanjtkan dengan proyek padat modal untuk membangun fasilitas produksi sesuai dengan kapasitas yang diinginkan.
  6.   Proyek Pelayanan Manajemen : Proyek ini berkenaan dengan kegiatan-kegiatan spesifik suatu perusahaan dimana produk akhirnya berupa jasa atau dalam bentuk nonfisik. Laporan akhir dari proyek dapat dipakai oleh perusahaan pemilik proyek sebagai rekomendasi untuk pedoman pelaksanaan, standar operasional prosedur dari suatu pekerjaan. Contoh jenis proyek ini adalah proyek pengembangan system informasi perusahaan, perbaikan efisiensi kinerja perusahaan, dan sebagainya.
  7.   Proyek infrastruktur : proyek ini biasanya berkaitan dengan penyediaan kebutuhan masyarakat secara luas dalam hal prasarana transportasi, pembangunan waduk pembangkit tenaga listrik, pengairan sawah, sarana instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum. Biasanya proyek ini padat modal dan padat karya yang mendapat bantuan pinjaman dari donator luar negeri dengan pinjaman jangka panjang, yang pembayarannya serta pengelolaan dananya dilakukan oleh pemerintah atau dapat juga dengan investasi pihak swasta kemudian pemerintah member konsesi.

Kompleksitas proyek dapat ditunjukkan berdasarkan skala proyek, modal yang ditanamkan, sumber daya, tingkat keunikan, hubungan internal dan eksternalpada proyek, serta toleransi penyimpangan yang dapat diterima. Besar kecil proyek tidak dapat menerima kompleksitas proryek karena proyek kecil dapat saja lebih kompleks pengelolaannya daripada proyek besar.

1.3.1Siklus Proyek

dari beberapa jenis proyek tersebut, tahapan kegiatan pada siklus proyeknya dapat berbeda karena pola penanganan dan penanganannya cukup berbeda. Siklus proyek menggambarkan urutan langkah-langkah sejak proses awal hingga proses berakhirnya proyek. Untuk lebih memahami tahapan kegiatan dalam siklus proyek, dibawah ini dijelaskan siklus proyek konstruksi, manufaktur dan proyek infrastruktur berdasarkan durasi waktu dan biaya yang harus dikeluarkan.

Siklus Proyek Konstruksi

  1. Tahap Konsektual Gagasan : Tahapan ini terdiri atas kegiatan, perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan awal, indikasi awal dimensi, biaya dan jadwal proyek.
  2.  Tahap Studi Kelayakan : Studi kelayakan dengan tujuan mendapatkan keputusan tentang kelanjutan investasi pada proyek yang akan dilakukan. Informasi dan data dalam implementasi perencanaan proyek lebih lengkap dari langkah diatas, sehingga penentuan dimensi dan biaya proyek lebih akurat lagi dengan tinjauan terhadap aspek social, budaya, ekonomi, financial, legal, teknis dan administrative yang komprehensif.
  3. Tahap Detail Design : Tahapan ini terdiri atas kegiatan, pendalaman berbagai aspek persoalan, design engineering dan pengembangan, pembuatan jadwal induk dan anggaran serta menentuksan perencanaan sumber daya, pembelian dini, penyiapan perangkat dan penentuan peserta proyek dengan program lelang.
  4. Tujuan tahap ini adalah menetapkan dokumen perencanaan lengkap dan terperinci, secara teknis dan administrative, untuk memudahkan pencapaian sasaran dan tujuan proyek.
  5. Tahap Pengadaan : Tahapan ini adalah memilih kontraktor pelaksana dengan menyertakan dokumen perencanaan, aturan teknis dan administrasi yang lengkap, produk tahapan detail design. Dari proses ini diperoleh penawaran yang kompetitif dari kontraktor dengan tingkat akuntabilitas dan transparansi yang baik.
  6.   Tahap Implementasi : Tahap ini terdiri atas kegiatan, design engineering yamg rinci, pembuatan spesifikasi dan criteria, pembelian peralatan dan material, fabrikasi dan konstruksi, inspeksi mutu, uji coba, start-up, demobilisasi dan laporan penutup proyek. Tujuan akhir proyek adalah mendapatkan kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja paling maksimal, dengan melakukan proses perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan dan pengendalian yang lebih cermat serta trperinci dari proses sebelumnya. Pada tahap ini kontraktor memilki peran dominan dengan tujuan akhir sasaran proyek tercapai dan mendapatkan keuntungan maksimal. Peran memiliki proyek pada tahapan ini dilakukan oleh agen pemilik sebagai konsultan pengawas pelaksanaan, dengan tujuan mereduksi segala macam penyimpangan serta melakukan tindakan koreksi yang diperlukan.
  7. Tahap Operasi dan Pemeliharan : Tahap ini terdiri atas kegiatan operasi rutin dan pengamatan prestasi akhir proyek serta pemeliharaan fasilitas bangunan yang dapat digunakan untuk kepentingan social dan ekonomi masyarakat. Biaya yang dikeluarkan pada tahap ini bersifat rutin dan nilainya cenderung menurun dan pada tahap ini adanya pemasukan dana dari operasional proyek.

Siklus Proyek Manufaktur

  1. Tahap Perumusan Gagasan : Tahap ini terdiri atas kegiatan, perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan, indikasi dimensi proyek dan biaya serta jadwal.
  2.   Tahap Detail Design : Tahap ini terdiri atas kegiatan analisis fungsi dan preliminary design terhadap produk yang akan dibuat, design engineering terinci serta pengembanagan produk dengan acuan spesifikasi, criteria dan gambar design yang telah dibuat sebelumnya.
  3.   Tahap Pengembangan dan Integrasi Sistem : Tahap ini melakukan studi dan pengembangan fasilitas dan peralatan yang akan digunakan, lalu melakukan proses integrasi terhadap system.
  4. Membuat Prototipe : Sebelum produk akhir dihasilkan, biasanya di buat prototype yang kemudian langsung di uji coba untuk mendapat masukan bagi kegiatan berikutnya.
  5.   Manufaktur : Kegiatan tahap ini adalah melakukan pembelian material dan peralatan secara fabrikasi komponen produk untuk mempersiapkan produksi missal.
  6. Perakitan dan Instalasi : Kegiatan ini terdiri atas merakit komponen-komponen produk menjadi produk akhir, mengadakan tes, inspeksi dan uji coba sebelum sampai ke konsumen.

Siklus Proyek Infrastruktur

  1. Tahap Komseptual Proyek : Pada thapan ini biasanya pemerintah membuat rancangan konseptual untuk proyek jalan tol dengan mengacu kepada kebutuhan yang mendesak serta mempunyai cukup akses dengan jaringan jalan yang sudah ada. Pihak swasta dapat juga mengajukan proposal kepada pemerintah dengan pertimbangan-pertimbangan teknis serta financial yang cukuo memadai.
  2.   Tahap promosi : Tahap promosi terdiri atas design pendahuluan, evaluasi studi kelayakan dan penyerahan konsesi oleh pemerintah kepada pihak swasta yang di beri wewenang menyelenggarakan proyek,dengan pertimbangan kesepakatan kedua belah pihak sudah memennuhi ketentuan yang berlaku.
  3.   Tahap Detail Design dan Pengadaan : Tahap ini adalah design terperinci, terdiri atas kegiatan pendalaman aspek persoalan, seperti : design engineering, pembuatan jadwal induk atau anggaran, penyiapan perangkat dan peserta proyek untuk program lelang pelaksana konstruksi.
  4. Tahap Konstruksi : Pelaksanaan konstruksi membutuhkan biaya sangat besar, pembiayaannya dapa diperoleh dari pasar modal atau pinjaman sindikasi bank atau dapat juga dengan penyertaan modal oleh stake-holder lainnya.
  5. Tahap Operasi dan Pemeliharaan : Pada tahap ini pihak swasta dapat bekerja sama dengan operatot yang telah berpengalaman dalam hal pengoperasian jalan tol sebagai bagian dari konsorsium proyek. Pihak operator melakukan kegiatan pemungutan biaya kepada masyarakat, pemeliharaan terhadap fasilitas proyek yang semuanya diawasi secara penuh oleh pihak konsorsium dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran proyek dengan kinerja biaya, waktu, mutu dan keselamatan kerja yang paling maksimal.

1.4      Organisasi Proyek

Organisasi proyek biasanya adalah bagian dari organisasi yang lebih besar seperti pemerintah, institusi, badan atau lembaga atau dapat juga dengan skala lebih kecil seperti perusahaan, lembaga pendidikan, lembaga kesehatan, lembaga penelitian, kumpulan dari kelompok kepentingan, dan lainnya.

Agar tujuan organisasi dapat dicapai, dilakukan proses sebagai  berikut :

  1. Identifikasi dan pembagian kegiatan : identifikasi dan pembagian kegiatan proyek perlu diketahui untuk menentukan volume pekerjaan, macam dan jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek.
  2. Pengelompokan penanggung jawab kegiatan : agar hasilnya maksimal, pemilihan penanggung jawab organisasi disesuaikan dengan keahlian, keterampilan dan kemampuan personel di bidangnya sehingga sasaran dan tujuan proyek dapat tercapai.
  3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab : setiap personel penanggung jawab kegiatan harus mengetahui wewenang dan tanggung jawab pekerjaannya, dengan membuat penjabaran kerja serta standar prosedur operasional pekerjaan yang dikelolanya.
  4. Menyusun mekanisme pengendalian : karena organisasi proyek melibatkan banyak pihak, maka agar tidak terjadi penyimpangan, mekanisme pengendalian dan kordinasi dibuat dalam format yang dapat menggerakkan organisasi dalam mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta melakukan tindakan koreksi untuk mengatasi penyimpangan.

Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasar kebutuhan system manajemen proyek. Oleh karena itu, organisasi proyek mempunyai susunan dan hierarki yang berlainan pula. Pemilihan organisasi proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyek; semakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susunan organisasinya. Beberapa macam susunan organisasi proyek dapat dijelaskan seperti di bawah ini.

  1. Organisasi Proyek Fungsional : Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertical. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional digunakan.
  2. Organisasi Proyek Murni : Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organsasi fungsional perusahaan, di mana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.
  3. Organisasi Proyek Matriks : Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organsasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.

1.5      Kontrak-kontrak pada Proyek

Kontrak pada proyek menentukan hak dan kewajiban antara dua belah pihak atau lebih yang terlibat dalam kontrak, biasa dilakukan antara pemilik dengan konsultan atau kontraktor, kontraktor dengan pemasok, dan lain sebagainya. Kontrak bersifat mempunyai aspek hokum yang kuat serta mengikat, sehingga para pihak yang terlibat mempunyai kewajiban-kewajiban yang harus dipenuhi, ditulis dengan jelas dalam dokumen kontrak.

1.5.1Kontrak Proyek Konstruksi

Proyek konstruksi mempunyai dua jenis kontrak, yaitu kontrak penawaran bersaing dan kontrak penawaran dengan negosiasi, masing-masing penjelasannya seperti diuraikan di bawah ini.

Kontrak Penawaran Bersaing

Setelah penawaran lelang dilakukan dan didapat secara bertanggung jawab serta dengan studi dan evaluasi penawaran diterima, proyek pun diserahkan kepada kontraktor terpilih lalu ditrbitkanlah Surat Perintah Kerja (SPK). Hal-hal yang perlu diprhatikan dalam kontrak dengan penawaran bersaing :

1.   Pelaksanaan pekerjaan diserahkan pada peserta penawaran yang bertanggung jawab dan mempunyai harga penawaran yang bertanggung jawab dan mempunyai harga penawaran terendah. Kontraktor yang bertanggung jawab adalah :

  • Lulus prakualifikasi dengan criteria yang telah ditentukan.
  • Mempunyai tanggung jawab trhadap mutu, kemampuan dan kapasitas yang dibutuhkan.
  • Tidak curang, tidak melakukan kolusi dan tidak ada catatan buruk.
  • Mempunyai reputasi yang baik dalam hal kerja sama.

2.       Kontrak penawaran bersaing dilakukan untuk proyek public dan pribadi.

3.       Estimasi biaya dilakukan oleh owner, dengan ketentuan :

  •  Lelang gagal bila penawaran terendah dari kontraktor lebih besar dari estimasi owner.
  • Dapat dijadikan acuan untuk mengoreksi kesalahan dalam penawaran/lelang seperti ketidakseimbangan dalam unit price dan kesalahan pelaksanaan peserta lelang.

4.       Pernyataan tentang penyerahan bukanlah wewenang pernyataan untuk memualai pekerjaan.

Kontrak penawaran bersaing terdiri atas :

1.          Kontrak lump sump, di mana biaya yang harus dikeluarkan pemilik proyek adalah suatu jumlah tetap yang didapat dari perhitungan seluruh aspek pekerjaan sesuai dengan dokumen kontrak, seperti gambar design, spesifikasi umum dan teknis serta aturan-aturan administrative lainnya. Jenis kontrak ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :

  •  Jenis kontrak ini meliput semua biaya yang tetap terdiri dari semua aspek pekerjaan.
  • Jumlah biaya yang ditetapkan sudah memperhitungkan kesulitan-kesulitan di lapangan serta biaya-biaya tak terduga, sehingga tidak ada tambahan biaya lagi untuk kondisi tersebut, sehingga perencanaan proyek diusahakn dengan sempurna.
  • Kondisi yang diperhitungkan adalah dalam keadaan force major.
  • Banyak dipakai karena beresiko minimal bagi pemilik proyek.
  • Biaya yang harus disediakan dapat diketahui lebih awal
  •   Banyak dipakai oleh pemilik proyek dengan harapan pekerjaan tambah kurang diminimalisir.
  •   Kontrak ni tidak cocok untuk volume pekerjaan yang tidak pasti seperti pekerjaan penggalian tanah dan pekerjaan pondasi.

2.Kontrak unit price, didasarkan atas estimasi volume pekerjaan yang telah diklarifikasi berssama-sama pemilik proyek dengan jumlah biaya per unit pekerjaan. Jenis kontrak ini mempunyai karakteristik sebagai berikut Kontrak penawaran bersaing mempunyai keuntungan-keuntungan, seperti pelaksanaan dilakukan oleh kontraktor dengan penawaran terendah serta dilakukan oleh kontraktor dengan penawaran terendah serta dengan kriteria sebagai berikut :

  •  Telah lulus prakualifikasi, mempunyai tanggung jawab terhadap mutu.
  • Kemampuan andal serta kapasitas sesuai yang dibutuhkan.
  • Tidak pernah melakukan kecurangan atau catatan buruk lainnya.
  • Mempunyai reputasi yang baik dalam koordinasi internal proyek dan hasil akhir proyek selalu memuaskan pemilik proyek.

Kontrak Penawaran Negosiasi Biaya

Kontrak penawaran negosiasi biaya adalah melakukan transaksi dengan cara penawaran yang dilakukan oleh dua belah pihak, yaitu pemilik proyek dan kontraktor pelaksana yang dikenal pemilik, dengan harapan diperoleh harga penawaran yang sesuai dengan keinginan pihak-pihak tersebut. Kontrak ini biasanya terdiri atas :

  1. Kontrak lump sum, harga ditentukan dari negosiasi penawaran yang dilakukan oleh pemilik proyek dengan klotraktor dengan catatanharga yang disepakati sesuai dengan volume pekerjaan yang dihitung pemilik proyek berdasarkan klarifikasi kedua belah pihak.
  2.   Unit price, jenis ini juga sama dengan cara kontrak penawaran bersaing, namun harga ditentukan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.
  3. Kontrak cost plus free, pembayaran oleh pemilik proyek didasarkan atas daftar biaya yang dikeluarkan oleh kontraktor setelah proyek selesai ditambah dengan keuntungannya. Jenis kontrak ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :
  • Kontrak pembayaran, prosedur dan metode kerja, hasil akhir proyek serta jumlah keuntungan buat kontraktor harus diuraikan secara jelas agar tidak terjadi perselisihan di kemudian hari.
  • Diperlukan metode akunting, yang telah disetujui oleh pemilik proyek, untuk perhitungan-perhitungan pembiayaan oleh kontraktor.
  • Memakai prosedur subletting-contract.
  • Risiko terbesar, yang ada pad pemilik proyek, terjadi bila kontraktor melakukan kecurangan karena pengawasan yang tidak ketat.
  • Daftar biaya pekerjaan yang dibayarkan oleh pemilik proyek kepada kontraktor pelaksana berdasarkan hasil kesepakatan.
  • Kontrak ini dapat memuaskan kedua belah pihak bila kesepakatan-kesepakatan yang dibuat sebelumnyadijalani sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing pihak.
  • Biasanya keuntungan yang diperoleh kontraktor sebesar 10% atau berdasarkan kesepakatan.

Sistem Kontrak pada Proyek Konstruksi

Sistem kontrak diberlakukan dalam proyek konstruksi. Yang mengatur hubungan  kontrak dan koordinasi terhadap semua pihak yang terlibat.

  1. Kontraktor Utama Tunggal (Single Prime Contract): Kontraktor utama yang sudah melakukan kontrak dengan pemilik proyek melakukan hubungan koordinasi dan hubungan kontrak dengan hierarki organisasi dibawahnya seperti berbagai sunkontraktor spesialis dan pemasok material. Pada sistem ini, hanya kontraktor utama yang bertanggung jawab terhadap seluruh pekerjaan proyek kepada pemilik.
  2. Kontraktor Utama Terpisah (Separate Prime Contract): Proyek yang mempunyai skala pembangunan fisik sangat esar membutuhkan banyak kntraktor utama, masing-masing melakukan hubungan kontrak dan hubungan koordinasi dengan hierarki organisasi di bawahnya, seperti berbagai subkontraktor spesialis dan pemasok material, selain hubungan kontrak dengan pemilik proyek.
  3. Desain dan Bangun (Design and Build): Tim kosep dalam proyek sistem ini adalah pemilik dengan satu perusahaan yang terdiri atas perencana dan kontraktor. Perusahaan tersebut menyediakan dana, merencanaka serta melaksanakan pembangunan konstruksi. Setelah proyek berakhir, bangunan dialihkan kepada pemilik proyek dengan sisten turn key.
  4.   Manajemen Konstruksi (Construction Management): Kontraktor melakukan pekerjaan dengan koordinasi dan diawali oleh wakil pemilik proyek dalam organisasi manajemen konstruksi.
  5. Desain dan Kelola (Design and Manage): Kontraktor melaksanakan pekerjaan perencanaan, serta melakukan pekerjaan konstruksi secara keseluruhan.

Pembayaran Kontrak Proyek Konstruksi

Fee kontraktor bervariasi, bergantung pada karakteristik proyek seperti :

  • Kompleksitas proyek
  • Lokasi
  • Kebutuhan sumber daya
  • Estimasi waktu
  • Risiko yang dihadapi

Pembayaran Kemajuan/Prestasi Proyek (Progress Payment)

Pembayaran kemajuan/prestasi proyek dilakukan secara periodik dengan batasan waktu: harian, fase, bulanan, atas presentasi/bobot yang disetujui oleh konsultan pengawas atau manajemen konstruksi. Bila kontrak dengan cara fixed price, biasanya kontraktor mengajukan aplikasi tagihan tiap periode dan owner membayar 10 hari sesudahnya. Untuk kontrak lump sum digunakan cara periodik dan presentasi/bobot, sedangkan pada kontrak cost plus fee, kontraktor mengajukan tagihan owner pada setiap interval waktu selama pelaksanaan proyek.

Jaminan yang Ditahan (Retainage) Serah Terima dan Pembayaran Akhir

Dalam kontrak proyek konstruksi, khususnya untuk penawaran bersaing kontraktor harus menediakan persentase tertentu dari pembangunan kemajuan proyek yang ditahan (retain), gunanya untuk menjamin kontraktor agar terpacu dalam progres mutu dan jadwal waktu.

Serah terima dilakukan bila kontraktor telah menyatakan bahwa pekerjaan telah selesai secara substansial, kemudian dilakukan inspeksi dengan mengacu pada daftar check list kemudian diterbitkan sertifikat penyelesaian substansial pada saat serah terima. Owner membayar 95% total biaya proyek di mana owner menempati bangunan, sedangkan 5% sisanya untuk penjaminan perbaikan yang dibayarkan setelah masa pemeliharaan selesai.

Dokumen Kontrak

Dokumen Kontrak adalah dokumen tertulis untuk menetukan secara tepat hak dan kewajiban setiap pihak. Isi dokumen kontrak :

1.          Surat Penawaran

2.          Instruksi Kepada Penawar

3.          Syarat-syarat Umum

4.          Syarat-syarat Tambahan

5.          Spesifikasi Teknik

6.          Gambar

7.          Adendum

8.          Proposal

9.          Surat Jaminan Penawaran

10.      Persetujuan

11.      Surat Jaminan Pelaksanaan

12.      Surat Jaminan Pembayaran Tenaga dan Material

13.      Skedul Waktu

14.      Kondisi Kerja (Umum dan Khusus)

15.      Dokumen Maintenance dan Training.

Kesepkatan oleh dua pihak, yaitu kontraktor dan owner, dalam dokumen kontrak:

  •  Spesifikasi lebih kuat/berlaku dari pada syarat-syarat umum.
  • Tulisan tangan lebih berlaku daripada yang dicetak.
  • Ketentuan yang diketik lebih berlaku daripada yang dicetak.
  • Kata-kata lebih berlaku daripada nomor-nomor angka.
  • Bila ada yang merugikan, diinterpretasikan melalui gambar.
  • Spesifikasi lebih berlaku dari gambar.

1.5.2. Kontrak Proyek Infrastruktur

Beberapa proyek infrasturktur sudah banyak dilakukan dengan cara privatisasi, di mana pera swasta lebih dominan dibanding pemerintah. Kondisi ini mempengaruhi kontrak kedua belah pihak, masing-masing mempunyai posisi dengan hak dan kewajiban dengan konsekuensi yang sama. Semua ini dimaksudkan untuk memberikan pelayanan publik dengan standar yang lebih tinggi, transparan, dan bertanggung jawab. Kontrak proyek infrastruktur dapat diuraikan seperti di bawah ini :

  1.  Build Operate Transfer (BOT). Suatu rancangan kontrak dimana sektor swasta membangun suatu fasilitas dengan biaya sendiri, lalu mengoperasikannya dan memungut pembayaran terhadap pengguna fasilitas, lalu sektor swasta mengalihkannya kepada pemerintah setelah kurun waktu tertentu yang telah disepakati.
  2. Build Transfer Operate (BTO). Suatu rancangan kontrak dimana sektor swasta membangun suatu fasilitas, yang setelah selesai dialihkan kepada pemerintah sebagai pemilik yang kemudian mengoperasikan fasilitas tersebut.
  3.   Build Own Operate (BOO). Suatu rancangan kontrak di mana pihak swasta membangun suatu fasilitas dengan biaya sendiri, mengoperasikannya dan memungut pembayaran terhadap pengguna fasilitas tersebut. Pihak swasta mengoperasikan dan memiliki fasilitas tersebut tanpa waktu yang ditentukan. Kontrak proyek BOO hampir sama dengan BOT. Perbedaannya, tidak adanya kewajiban bagi pihak swasta untuk mengalihkan aset kepemilikan kepada pemerintah.

1.6  Manajemen Sunber Daya

Perencanaan sumber daya yang matang dan cermat sesuai dengan kebutuhan logis proyek akan membantu pencapaian sasaran dan tujuan proyek secara maksimal, dengan tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi. Kebutuhan sumber daya pada tiap-tiap proyek tidak selalu sama, bergantung pada skala, lokasi serta tingkat keunikan masing-masing proyek. Namun demikin, perencanaan sumber daya dapat dihitumg dengan pendekatan matematis yang memberikan hasil optimal dibandingkan hanya dengan perkiraan pengalaman, yang tingkat efektivitas dan efisiensi nya rendah.

Dalam menetukan alokasi sumber daya untuk proyek, beberapa aspek yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan adalah sebagai berikut :

  •  Jumlah sumber daya yang tersedia sesuai dengan kebutuhan proyek.
  •   Konidsi keuangan membayar sumber daya yang akan digunakan.
  •   Produktivitas sumber daya.
  • Kemapuan dan kapasitas sumber daya yang akan digunakan.
  • Efeketivitas dan efisiensi sumber daya yang digunakan.

1.6.1 Manajemen Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang ada pada suatu proyek dapat dikategorikan sebagai tenaga kerja tetap dan tenaga kerja tidak tetap. Pembagian kategori ini dimaksudkan agar efisiensi perusahaandalam mengelola sumber daya dapat maksimal dengan beban ekonomis yang memadai.  Tenaga kerja/karyawan yang berstatus tetap biasanya dikelola perusahaan dengan pembayaran gaji tetap setiap bulannya dan diberi beberapa fasilitas lain dalam rangka memelihara produktivitas kerja karyawan serta rasa kebersamaan dan rasa memiliki perusahaan. Hal ini dilakukan agar karyawan tetap sebagai aset perusahaan dapat memberikan karya terbaiknya serta memberikan keuntungan bagi perusahaan sesuai dengan keahlian yang dimiliknya. Adanya tenaga kerja tidak tetap dimaksudkan agar perusahaan tidak terbebani oleh pembayaran gaji tiap bulan bila proyek tidak ada atau jumlah kebutuhan tenaga kerja pada saat tertentu dalam suatu proyek dapat disesuaikan dengan jumlah yang seharusnya.

1.6.2 Manajemen Sumber Daya Peralatan

Dalam penentuan alokasi sumber daya peralatan yang akan digunakn dalam suatu proyek, kondisi kerja serta kondisi peralatan perl diidentifikasi dahulu. Beberapa yang perlu diidentifikasi adalah :

  1. Medan Kerja, identifikasi ini untuk menentukan kondisi medan kerja dari tingkat mudah, sedang, atau berat. Kapasitas peralatan yang digunakan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi tersebut.
  2. Cuaca, identifikasi ini perlu dilakukan khususnya pada proyek dengan keadaan lahan terbuka. Cuaca basah/hujan cenderung menyulitkan pengendalian peralatan, baik mobilisasinya atau manuver-manuver yang akan dilakukan di lokasi setempat.
  3. Mobilitas peraltan ke lokasi proyek perlu didrencanakan dengan detail, khususnya untuk peralatan berat. Akan ada kesulitan bila rute perjalanan menuju proyek bila tidak didukung oleh keadaan jalan atau jembatan kecil atau tidak memadai.
  4. Komunikasi yang memadai antar-operator pengendali dengan pengendali pekerjaan harus terjalin baik, denga perlatan komunikasi yang cukup dan harus tersedia agar langkah-langkah pekerjaan yang dilakuka sesuai rencana.
  5. Fungsi peralatan harus sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan untuk menghidari tingkat pemakaian yang tidak efektif dan efisien.
  6. Kondisi peralatan harus layak pakai agar pekerjaan tidak tertunda karena peraltan rusak. Bila perlu tenaga mekanikal harus disiapkan guna mengatasi kerusakan-kerusakan alat.

1.6.3 Manajemen Sumber Daya Material

Dalam pengelolaan material dibutuhkan beragam informasi tentang spesfikasi, harga maupun kualitas yang diinginkan, agar beberapa penawaran pemasok dapat dipilih sesuai dengan spesifikasi proyek dengan harga yang paling ekonomis, seperti diuraikan di bawah ini.

  • Kualitas material yang dibutuhkan menggunakan tipe tertentu dengan mutu harus sesuai dengan persyaratkan dalam spesifikasi proyek.
  • Spesifikasi teknik material, merupakan dokumentasi persyaratan teknis material yang direncanakan dan menjadi acuan untuk pemenuhan kebutuhan maerial.
  •   Lingkup penawaran yang diajukan oleh beberapa pemasok adalah dengan memilih harga yang paling murah dengan kualitas material terbaik.
  •   Waktu pengiriman/delivery menyesuaikan dengan jadwal pemakaian material, biasanya beberpa material dikrim sebelum pekerjaan dimulai.
  • Pajak penjualan material, dibebankan pada pemilik proyek yang telah dihitung dalam harga satuan material atau dalam harga proyek keseluruhan.
  •   Termin pembayaran logistik material harus disesuaikan dengan cashflow proyek agar likuiditas keuangan proyek tetap aman.
  • Pemasok material adalah rekanan terpilih, telah bekerja sama dengan baik dan memberikan pelayanan yang memuaskan pada proyek sebelumnya.
  •   Gudang penimbunan material harus cukup untuk menampung material yang siap dipakai, sehingga kapasitas dan lalu lintas materialnya harus diperhitungkan.
  • Harga material dapat naik sewaktu-waktu saat proyek dilaksanakan, sehngga eskalasi harga harus dimasukan dalam komponen harga satuan.
  • Jadwal penggunaan material harus sesuai, antara kebutuhan proyek dengan waktu pengiriman material dan pemasok. Oleh karena itu, penggun subschedule material yang untuk tiap-tiap item pekerjaan mutlak dilakukan agar tidak mempengaruhi ketersediaan material dalam proyek.

Manajemen Sumber Daya Modal/Keuangan

Dalam mengelola suatu proyek, dibutuhkan perencanaan matang dalam hal aliran kas masuk dan kas keluar, yang disebut Aliran Kas (Cashflow). Aliran kas memuat penggunaan dana selama proyek berlangsung, berupa :

  1. Kas keluar, seperti : penggunaan modal, pembayaran tenga kerja dan staff kantor, pembelian material, sewa/beli peralatan, pembayaran subkontraktor dan pemasok pembayaran pajak, pembayaran asuransi, retensi, pembayaran pinjaman serta bung bank serta biaya overhead.
  2. Kas masuk, seperti: modal awal, pinjaman dari bank,uang muka proyek, penerimaan termin pembayaran.

1.7 Manajemen Lingkungan

Wawasan pengetahuan terhadap lingkungan memberikan polarisasi dalam cara pandang di negara-negara maju dan di negara-negara berkembang. Cara pandang ini berbeda, dipengaruhi oleh tingkat kemajuan teknologi, kesejahteraan, keamanan dan kepedulian masing-masingnegara tersebut.

Pada negara maju, kerusakan ligkungan dipandang sebagai ancaman terhadap kehidupan. Sebaliknya, pada negara berkembang yang masih bergulat dengan pemenuhan kebutuhan dasar hidup, kepedulian terhadap lingkungan masih rendah dan mereka belum mempunyai sistem penanganan lingkungan yang memadai. Beberapa kerusakan lingkungan mencuat ke permukaan disebabkan kelalaian manusia, penguasaan pengetahuan tentang ligkungan yang rendah, serta bencan alam.

Pengendalian Manajemen Lingkungan

Pengendalian lingkungan adalah fase terakhir dari perencanaan, pelaksanaan, dan pemeriksaan Sistem Manajemen Lingkungan. Hal pertama yang dilakukan dalam pengendalian adalah melakukan pengendalian terhadap dokumen sehingga perusahaan dapat menyusun dan memelihara dokumen, memenuhi persyaratan elemen-elemen yang memadai dalam menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan.

1.7.1 Audit Sistem Manajemen Lingkungan

Dalam ISO 14001, organisasi perusahaan diwajibkan melakukan audit agar sistem manajemen lingkungan yang direncanakan dapat dilaksansakan, diperiksa dan dilakukan tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan. Jadwal waktu program audit dilakukan atas dasar pentingnya aspek-aspek lingkungan yang terdokumentasi dalam penilaian. Perencanaan yang termasuk dalam program sistem manajemen lingkungan dapat dievaluasi dengan kegiatan-kegiatan terkait dan dengan hasil audit sebelumnya.

1.8 Manajemen Risiko

Kata risiko berasal dari bahasa Arab yang berarti hadiah yang tidak diharap-harap datangnya dari surga. Atau dalam kamus Webster, risiko dikonotasikan negatif sebagai kemungkinan kerugian akibat kecelakaan, ketidakberuntungan dan kerusakan. Menurut Wideman (1992), risisko proyek dalam manajemen risiko adalah efek kumulasi dari peluang kejadian yang tidak pasti, yang mempengaruhi sasaran dan tujuan proyek. Secara ilmiah risiko didefinisikan sebagai kombinasi fungsi dari frekuensi kejadian, probabilitas dan konsekuensi dari bahaya risiko yang terjadi.

Frekuensi kejadian dengan tingkat pengulanganyang tinggi akan memperbesar probabilitas atau kemungkinan kejadiannya. Frekuensi kejadian boleh tidak dipakai seperti perumusan di atas, karena itu risiko dapat dituliskan sebgai fungsi dan probabilitas dan konsekuensi saja, dengan asumsi frekuensi telah termasuk dalam probabilitas.

Nilai probabilita adalah nilai dari kemungkinan risiko akan terjadi berdasarkan pengalaman-pengalaman yang sudah ada, berdasarka nilai kualitas dan kuantitasnya. Jika tidak memiliki cukup pengalaman dalam menetukan probabilitas risiko, maka probabilitas risiko harus dilakukan dengan hati-hati serta dengan langkah sistematis agar nilainya tidak banyak menyimpang. Untuk itu studi literatur dan studi banding pada perusahaan/proyek lain yang pernah mengalaminya perlu dilakukan guna mereduksi ketidakpastian yang lebih besar.

1.8.1 Identifikasi Risiko

Identifikasi risiko dilakukan agar variable risiko yang dinilai dan dievaluasi dapat diketahui dan diidentifikasi dan ditangani, dengan metode sebagai berikut :

  1. Check list, didasarkan atas pengalaman yang digunakan untuk situasi proyek yang sama dengan kejadian yang berulang-ulang.
  2. Thinking prompts, menggunakan data check list kemudian diturunkan menjadi lebih spesifik dengan risiko penting tidak dihilangkan.
  3. HAZOP (Hazard and Operability), metode ini mengidentifikasi bahaya dan masalah operasional yang timbul.
  4.   Past data, metode ini dilakukan dengan mengidentifikasi kerugian yang sering terjadi, dengan menggunakan data masa lampau.
  5. Audits, bertujuan memonitor sistem, dengan mengidentifikasi dan meguji beberapa masalah, bukan mengidentifikasi risiko yang terjadi.
  6. FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), hampr sama seperti HAZOP tetapi motode ini mengidentifikasi ‘bagaimanapun kejadian bisa terjadi’, bukannya ‘apa yang terjadi jika ada kegagalan’ seperti identifikasi metode HAZOP.
  7. Critical Incident Analysis, dengan melakukan curah gagasan dalam tim lalu mengidentifikasi dan mencegah masalah agar tidak menjadi lebih rumit.

1.9.2 Penilaian Risiko

Penilaian risiko dilakukan dalam tiga tahapan guna memastikan objektivitas variable risiko dengan cara menilai tingkat pentingnya, menganalisis kategori risiko untuk mengetahui klasifikasinya, serta menilai potensi risiko dengan memberikan kriteria-kriteria tertentu.

1.          Evaluasi penentuan Tingkat Penting Risiko dilakukan guna mendapatkan variable risiko yang menjadi prioritas terpilih dari proyek yang ditangani. Evaluasi dapat dilakukan dengan cara survei responden terhadap varible risikonya, kemudian hasilnya dianalisis dengan cara statistik diskriptif atau bisa saja dari catatan data masa lampau terhadap proyek sejenis lalu dilakukan justifikasi oleh pakarnya.
2.          Analisis Risiko, membuat klasifikasi risiko berdasarkan probabilitas kejadian serta konsekuensi yang harus dilakukan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif pada masing-masing langkah penilaian.
3.          Menetukan besar porsi risiko, yang dinominalkan dalam bentuk biaya risiko dihitung berdasarkan nilai Expected Monetary Value (EMV), yang merupakan hasil dari penggandaan probabilitas kejadian.

1.8.3 Penanganan Risiko

Penanganan risiko dimaksudkan agar jenis dan biaya risiko yang nilai nominalnya telah dihitung, dapat dikelola atau ditangani sehingga solusi serta penanggung jawab risikonya dapat ditentukan. Ada beberapa cara menentukan penanganan risiko berdasarkan klarifikasi bentuk risikonya, yaitu:

  1. Risiko yang dapat diterima, yaitu bentuk risiko yang ditanggulangi oleh individu/perusahaan karena konsekuensinya dinilai cukup kecil.
  2.   Risiko yang direduksi, yaitu bentuk risiko yang dapat ditangani dengan cara menangani suatu tindakan alternatif yang nilai konsekuensinya dapat saja nihil atau paling tidak  konsekuensi yang ditangani lebih kecil.
  3. Risisko yang dikurangi, yaitu suatu bentuk risiko yang dampak kerugiannya dapat dikurangi dengan cara memperkecil kejadiannya atau konsekuensi yang ditimbulkannya.
  4. Risiko yang dipindahkan, yaitu suatu bentuk risiko yang dapat dipindahkan kepada pihak lain sebagian atau keseluruhan.

1.9 Manajemen Sistem Informasi

Sistem informasi sangat berperan pada proyek, khususnya dalam hubungan pengiriman dan pertukaran informasi dan data proyek dari dan ke perusahaan pusat. Sistem manajemen informasi bertujuan meningkatkan kinerja proyek dan kinerja perusahaan dengan skala luas dalam hal fungsi ekonomi, fungsi teknis, fungsi jaminan kualitas (quality assurance), fungsi waktu, serta fungsi evaluasi proyek dengan beberapa tampilan data dan informasi lengkap yang berguna dalam pengambilan keputusan. Pengolahan database memuat sumber-sumber data atau dari pengumpulan data primer proyek yang akan dikerjakan, tujuannya untuk meningkatkan pengetahuan serta mengurangi ketidakpastian dalam pengambilan keputusan.

Databse yang baik, sistematis, serta mudah pengolahannya akan memberikan informasi yang akurat, sehingga fungsi informasinya serta tingkat efisiensi penggunaannya makin tinggi. Databse harus mudah di akses oleh berbagai pihak yang memerlukan sesuai dengan wewenang dan dengan tingkat keamanan yang tinggi. Membuat database yang baik memerlukan pengetahuan komprehensif mengenai sistematika berpikir input, proses maupun ouput sistem informasi. Kemampuan peralatan perangkat keras dan perangkat lunaknya harus diidentifikasi terlebih dulu agar memenuhi kapasitas pengolahan data maupun kinerja. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi overload kapasitas, sementara kemampuan peralatan tidak mencukupi. Sebaliknya kemampuan peralatan yang tinggi akan menjadi tidak ekonomis bila dipakai dengan kapasitas yang rendah.

1.10 Kinerja Proyek

Kinerja proyek dapat diukur dari indikator kinerja biaya, mutu, waktu, serta keselamatan kerja dengan merencanakan secara cermat, teliti, dan terpadu seluruh alokasi sumber daya manusia, peralatan,material, serta biaya yang sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Semua ini diselaraskan dengan sasaran dan tujuan proyek.

1.10.1 Manajemen Biaya

Seluruh urutan kegiatan proyek perlu memiliki standar kinerja biaya proyek yang dibuat dengan akurat dengan cara membuat format  perencanaan seperti di bawah ini.

  1. Kurva S, selain dapat mengetahuo progres waktu proyek, kurva S berguna juga untuk mengendalikan kinerja biaya, hal ini duitunjukkan dari bobot pengeluaran kumulatif masing-masing kegiatan yang dapat dikontrol dengan membandingkannya dengan baseline periode tertentu sesuai dengan kemajuan aktual proyek.
  2. Diagram Cash Flow, diagram yang menunjukkan rencana aliran pengeluaran dan pemasukan biaya selama proyek berlangsung. Diagram ini diharapkan dapat mengendalikan keseluruhan biaya proyek secara detail sehingga tidak mengganggu keseimbngan kas proyek.
  3. Kurva Earned Value yang menyatakan nilai uang yang telah dikeluarkan pada baseline  tertentu sesuai dengan kemajuan aktual proyek. Bila ada indikasi biaya yang dikeluarkan melebihi rencana, maka biaya itu dikoreksi dengan melakukan penjadwalan ulang dan meramalkan seberapa besar biaya yang harus dikeluarkan sampai akhir proyek karena penyimpangan tersebut.
  4. Balance Sheet, yang menyatakan besarnya aktiva dan pasiva keuangan perusahaan selama periode satu tahun dengan keseluruhan proyek yang telah dikerjakan beserta aset-aset yang dimiliki perusahaan.

1.10.2 Manajemen Mutu

Jaminan mutu (quality assurance) dapat diperoleh dengan melakukan proses berdasarkan kriteria material atau kerja yang telah ditetapkan hingga didapat standar produk akhir, dapat pula dengan melaukukan suatu proses prosedur kerja yang berbentuk sistem mutu hingga didapat standar sistem mutu terhadap produk akhir. Pengendalian tiap-tiap proses (quality control) dimaksudkan untuk menjamin mutu material atau kerja yang diperoleh sesuai dengan sasaran dan tujuan yang diterapkan.

  1. Mendapatkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 dengan menjalankan prosedur sebagai bagian dari keseluruhan sistem untuk mendapatkan produk akhir yang sesuai dengan yang direncanakan. Prinsip-prinsip dasar yang dilakukan adalah membuat dan menulis perencanaan (say what you do), melaksanakan dan mengendalikan sesuai rencana (what you say) serta mencatat apa yang telah dilakukan (record what you did).
  2.   Sedangkan untuk melengkapi persyaratan sistem mutu diatas sehingga didapat mutu terbaik terhadap standar produk akhir, dilakukan dengan cara membuat gambar kerja yang detail dan akurat, lalu membuat spesifikasi umum dan teknis terhadap pekerjaan dan material yang digunakan.
  3. Untuk pengendalian selama pelaksanaan proyek, jadwal pengiriman material harus tepat waktu, proses penyimpanan material aman dan terlindung, selain itu dibuatkan format standar prosedur operasinya mengikuti spesifikasi yang telah ditetapkan dalam penggunaan materialnya.
  4. Melengkapi pengendalian kinerja mutu dapat dilakukan dengan membuat prosedur dan instruksi kerja dari total quality control (Pengendalian Mutu Terpadu), yaitu dengan melakukan kegiatan perencanaan (plan), pelaksanaan (do), pemeriksaan (check), tindakan koreksi corrective action).

1.10.3 Manajemen Waktu

Standar kinerja waktu ditentukan dengan merujuk seluruh tahapan kegiatan proyek beserta durasi dan penggunaan sumber daya. Dari semua informasi dan data yang telah diperoleh, dilakukan proses penjadwalan sehingga akan ada output berupa format-format laporan lengkap mengenai indikator progres waktu,  sebagai berikut :

  1. Barchart, diagram batang yang secara sederhana dapat menunjukkan informasi rencana jadwal proyek beserta durasinya, lalu dibandingkan dengan progres aktual sehingga diketahui apakah proyek terlambat atau tidak.
  2. Network Planning, sebagai jaringan kerja berbagai kegiatan dapat menunjukkan kegiatan-kegiatan kritis yang membutuhkan pengawasan ketat agar pelaksanaannya tidak keterlambatan. Format Network Planning juga digunakan untuk mengetahui kegiatan-kegiatan yang longgar waktu penyelesaiannya berdasarkan total float-nya, sehingga kesemua itu dapat digunakan untuk memperbaiki jadwal dan agar alokasi sumber dayanya menjadi lebih efektif serta efisien.
  3. Kurva S, yang berguna dalam pengendalian kinerja waktu. Hal ini ditunjukkan dari bobot penyelesaian kumulatif masing-masing kegiatan dibandingkan dengan keadaan aktual, sehingga apakah proyek terlambat atau tidak dapat dikontrol dengan memberikan baseline pada periode tertentu.
  4. Kurva Earned Value yang dapat menyatakan progres waktu berdasarkan baseline yang telah ditentukan untuk periode tertentu sesuai dengan kemajuan aktual proyek. Bila ada indikasi waktu terlambat dari yang direncanakan, maka hal itu dapat dikoreksi dengan menjadwal ulang proyek dan meramalkan seberapa lama durasi yang diperlukan untuk penyelesaian proyek karena penyimpangan tersebut, serta dengan menambah jumlah tenaga kerja waktu bergantian.

1.10.4 Manajemen K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja)

K3 merupakan faktor yang paling penting dalam pencapaian sasaran tujuan proyek. Hasil yang maksimal dalam kinerja biaya, mutu dan waktu tiada artinya bila tingkat keselamatan kerja terabaikan. Indikatornya dapat berupa tingkat kecelakaan kerja yang tinggi.

Integrasi diperlukan untuk memastikan bahwa tugas menjalankan program K3 dapat dicapai sesuai sasaran dan tujuan yang ditetapkan.

Sistem keselamatan dan kesehatan kerja diperlukan karena alasan-alasan berikut :

1.  Perusahaan mempunyai tanggung jawab moral terhadap keselamatan dan kesehatan kerja, tenaga kerja, sifat perusahaan, masyarakat pengguna fasilitas proyek, pemilik proyek serta menjaga keawetan dan umur dari fasilitas yang telah dibuat. Selain itu, program K3 yang efekktif akan meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja banyak pihak.

2.  Sebagai antisipasi perusahaan untuk pemenuhan aspek legal hukum yang berlaku sebagaimana diatur dan dipersyaratkan dalam :

  • Undang-Undang Kerja tahun 1948-1951, yang mengatur keselamatan kerja beserta pencegahannya.
  • Undang-Undang No.14/1969, perlindungan keselamatan tenaga kerja.
  • Undang-Undang No.1 tahun 1970, mengatur tentang keselamatan kerja.
  • Keputusan Bersama Menteri Pekerjaan Umum No. Kep. 174/Men/1986/104/KPTS/1986, tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja pada tempat dilakukan kegiatan konstruksi.
  • Keputusan Menteri Pekerjaan Umum No. 195/KPTS/1989, mengenai Pelaksanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.
  •   Instruksi Menteri Pekerjaan Umum No. 1/IN/M/1990, mengenai Pelaksanaan Kampanye Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di lingkungan DPU.

3.   Dengan menerapkan konsep keselamatan kerja, berarti perusahaan telah menerapkan salah satu fungsi manajemen di mana kinerja program K3 dpat menampilkan hasil program dengan tingkat kecelakaan paling minimal atau tidak sama sekali.

4.     Secara ekonomis K3 mempunyai banyak manfaat, seperti :

  • Menghemat biaya yang tak terduga.
  • Meningkatkan moral dan produktivitas kerja.
  • Mengurangi risiko dan menghemat biaya asuransi karenapremiumnya lebih rendah karena sejarah kecelakaan yang rendah.
  • Reputasi yang baik bagi perusahaan dalam hal keselamatan dan kesehatan kerja dapat meningkatkan permintaan pasar terhadap keahlian perusahaan.
  •  Tingkat efisiensi dan efektif kerja bagi perusahaan menjadi lebih tinggi dengan menekan risiko kecelakaan yang akan terjadi.

1.11 Peraturan-peraturan yang Berlaku

1.11.1 Persyaratan Teknis dan Administrasi Hukum

Aspek Teknis Proyek

Beberapa aproyek seperti infrasturktur, peukiman, tata kota dan wilayah, manufaktur dan industri mempunyai aturan-aturan teknis yang dikeluarkan oleh instansi berikut:

  1.  Indonesia telah memiliki beberapa persyaratan teknis yang berkaitan dengan proyek konstruksi. Persyaratan ini selalu diperbarui secara berkala mengikuti perkembangan teknis perencanaan dan pelaksanaan proyek, teknologi material serta efisiensi biaya, mutu dan waktu.
  2.  Standar Industri Indonesia (SII) yang mengatur tentang standar uji klarifikasi, syarat mutu, syarat penandaan, pengambilan sampel material diterbitkan oleh Departemen Perindustrian.
  3. Peraturan teknis bangunan dan proyek kelautan yang dikeluarkan oleh Dirjen Perhubungan Laut serta Departemen Kelautan dan Perikanan.
  4.  Peraturan teknis bangunan dan proyek bangunan udara yang dikeluarkan oleh Dirjen Perhubungan Udara serta lembaga terkait.
  5.   Peraturan-peraturan teknis dari negara lain yang telah diakui dan banyak dipakai sebagai referensi dalam pelaksanaan proyek dan industri.

Aspek Administratif Hukum Proyek

Beberapa proyek dan industri mempunyai aturan-aturan administratif hukum yang dikeluarkan oleh instansi terkait seperti:

  1. Undang-undang RI No. 18, Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi dan lain sebagainya, diterbitkan melalui Keputusan Presiden dan Menteri dari Departemen Pekerjaan Umum.
  2. Keputusan Presiden RI No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
  3. Keputusan Presiden RI No. 61 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keputusan Presiden RI No. 80 Tahun 2003.
  4. Undang-undang RI No. 13 Tahun 1980 tentang Jalan Tol serta Peraturan Pemerintah RI No. 8 Tahun 1990 tentang Jalan Tol sebagai petunjuk pelaksanaannya yang diterbitkan melalui Keputusan Presiden dan instansi PT. Jasa Marga sebagai badan hukum dari wakil pemerintah.
  5. Undang-undang RI No. 38, Tahun 2004 tentang Jalan
  6. Undang-undang RI No. 4, Tahun 1997 serta Peraturan Pemerintah No. 23 tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup sebagai petunjuk pelaksanaannya yang diterbitkan melalui Keputusan Presiden dan instansi terkait Kementrian Lingkungan Hidup. Peraturan Pemerintah No. 27 Tahun 1999 tentang Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL). Jenis Rencana Usaha dan Kegiatan Kerja Yang Wajib Dilengkapi dengan AMDAL diputuskan oleh Menteri Negara Lingkungan Hidup pada PP No. 17 Tahun 2001.
  7. Keputusan Menteri Pekerjaan Umum No. 195/KPTS/1989 mengenai Pelaksanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.
  8. Instruksi Menteri Pekerjaan Umum No. 1/IN/M/1990, mengenai Pelaksanaan Kampanya Keselamatan dan Ksehatan Kerja (K3) di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.
  9. Undang-undang RI No. 24 Tahun 1992 tentang Penataan Ruang.

Aspek Hukum Proyek Konstruksi

Produktifitas di dalam proyek banyak bergantung pada proses waktu pelaksanaan proyek, di mana waktu kerja produktif harus sesuai dengan metode dan sistem yang digunakan. Produktivitas kerja yang rendah biasanya disebabkan oleh:

  • Moivasi tenaga kerja yang rendah
  • Kondisi tempat kerja yang buruk
  • Peralatan yang digunakan buruk
  • Material di bawah standar
  • Komunikasi yang buruk di proyek, pengawas yang tidak adil

Produktivitas di dalam proyek juga memerlukan komitmen perusahaan dalam hal pelatihan studi dan penghapusan lembur, yang menyebabkan faktor pengembalian (revenue) dn kerugian yang tinggi bagi suatu perusahaan industri jasa konstruksi.

Karakteristik Industri Konstruksi terdiri atas:

  • Sumbangan ke Produk Domestik Bruto : 5-14 %
  • Sangat rendahnya jaminan manajemen yang baik
  • Penggunaan tenaga kerja: tetap dan tidak tetap
  • Dengan tenaga kerja tak terlatih sekiar 90%
  • Banyak pihak yang terlibat
  • Riset dan pengembangannya sangat rendah

Ketentuan-ketentuan Hukum Proyek Konstruksi

Selama ini perkembangan aspek-aspek hukum konstruksi di Indonesia tidak seperti negara-negara maju. Pihak kontraktor banyak diikat oleh aturan-aturan ketat, tetapi pemilik dan arsitek/engineer posisinya lebih superior dibanding kontraktor.

Ketentuan-ketentuan peninggalan zaman Belanda serta ketentuan lamanya yang masih menjadi acuan  adalah sebagai berikut:

1.          Keputusan Pemerintah Hindia Belanda No. 9 Tahun 1941

2.          Undang-undang Pembangunan Kota No. 168 Tahun 194

3.          Peraturan Konstruksi Kayu Indonesia Tahun 1961

4.          Peraturan Beton Bertulang Indonesia (1971)

Hak dan Kewajiban Pengada Jasa (Kontraktor)

Hak pengada jasa dalam hal ini kontraktor adalah sebagai berikut:

1.          Mendapaykan bayaran untuk kemajuan pekerjaan

2.          Mencari jalan lain bila pemilik gagal melakukan pembayaran

3.          Mengakhiri kontrak karena sesuatu sebab

4.          Mendapatkan pembayaran ekstra dan perpanjangan waktu

5.          Melakukan banding terhadap keputusan owner

6.          Kontraktor bebas memilih subkontraktor

7.          Kontraktor bebas memilih subkontraktor

8.          Memilih tempat pembelian barang/material

9.          Melakukan kegiatan dengan caranya, sesuai dengan yang diizinkan

Kewajiban kontraktor meliputi hal-hal sebagai berikut:

  1.  Walaupun ada kesulitan, keterlambatan, ketidakcocokan, kecelakaan dalam kegiatan pelaksanaan, kontraktor harus menyelesaikan proyek sesuai dengan aturan yang disepakati.
  2. Kontraktor harus memberikan perhatian terhadap karyawan dan tenaga kerjanya.
  3. Kontraktor diminta konfirmasinya terhadap hukum yang dimaksud dalam hal keamanaan pekerjaan, lisensi, rekomitmen tenaga kerja, kebersihan lingkungan, pengawasan lalu lintas serta barang yang mudah meledak.
  4. Kontraktor berkewajiban mengikuti gambar dan spesifikasi yang ditentukan.
  5. Kontraktor berkewajiban menjamin semua material, ketenagakerjaan yang harus ada pada organisasinya maupun subkontrkator.
  6. Penjamin asuransi adalah kewajiban kontrak bagi kontraktor.

Kewajiban Penyedia Jasa (Owner)

1.          Membuat dokumen lelang

2.          Melengkapi kebutuhan desain

3.          Menerbitkan dokumen lelang

4.          Menetapkan pemenang

Tugas dan Wewenang Konsultan Pengawas/Perencana

Konsultan adalah pihak ketiga yang mempunyai hak dan wewenang selama proses konstruksi sejak kontrak belaku umum antara owner dan kontraktor.

Tugas dan wewenangnya meliputi:

1.          Mewakili owner dalam administrasi dan operasional konstruksi

2.          Memberikan advis dan konsultasi kepada owner

3.          Menengahi komunikasi antara owner dan kontrakto

4.          Mengawasi kemajuan proyek

5.          Memeriksa mutu pekerjaan

6.          Menyetujui material, peralatan dan shop drawing

7.          Membuat instruksi untuk mempercepat, memberhentikan dan mengoreksi pekerjaan

8.          Tidak tunduk terhadap prosedur dan atauran kontraktor

9.          Menerjemahkan ketentuan kontrak dan menilai pekerjaan kontraktor

10.      Bertanggung jawab pada pihak ketiga karena kelalaian yang di perbuat

Klaim dan Peselisihan

Penyelesaian sengketa jasa konstruksi dapat dilakukan melalui pengadilan maupun di luar pengadilan berdasarkan pilihan sukarela para pihak yang bersangkutan.

Sengketa biasanya muncul karena adanya:

  • Perbedaan penafsiran
  • Wan prestasi
  • Adanya aturan-aturan yang tidak jelas

Penyelesaian di luar pengadilan dengan cara-cara sebagai berikut:

  •  Negosiasi
  • Konsiliasi
  • Mediasi
  • Arbitrase

Biasanya hasil penyelesaian sengketa ini dapat berupa kesepakatan. Penyelesaian melalui pengadilan adalah pilihan terakhir karena prosesnya cukup lama dan kompleks serta biaya yang cukup besar. Penyelesaian sengketa dan proses penadilan ini adalah putusan akhir dan mengikat.

Penyelesaian di Luar Pengadilan

Karena sedapat mungkin menghindari proses pengadilan, penyelesaian di luar lebih disukai karena lebih cepat, lebih murah, dan cenderung dalam suasana musyawarah mufakat. Pada pasal 77 UU No. 18/1999 disebutkan:

  1. Penyelesaian jasa konstruksi di luar pengadilan dapat ditempuh untuk masalah-masalah yang timbul dalam kegiatan pengikatan dan penyelenggaraan pekerjaan konstruksi serta dalam hal terjadi kegagalan bangunan.
  2. Penyelesaian jasa konstruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat menggunakan jasa pihak ketiga yang disepakati oleh para pihak.
  3.  Pihak ketiga sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dibentuk oleh pemerintah dan atau masyarakat jasa konstruksi.

Intisari Manajemen Proyek

Dari seluruh uraian manajemen proyek pada Bab ini, dapat diberikan suatu konklusi terpadu yang memberikan informasi struktur area manajemen proyek berupa langkah-langkah kegiatan yang dilakukan , proses, objek dan area manajemen proyek serta indikator kinerja yang diharapkan sebagai sasaran dan tujuan proyek.

Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi urutan langkah yang harus diselesaikan. Dalam “pendekatan tradisional” ini, lima komponen perkembangan proyek dapat dibedakan (empat tahap ditambah kontrol) dan ditambah lagi tahapan penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut “Siklus Kehidupan Proyek” (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :

  •   inisiasi;
  • perencanaan dan desain;
  •  pelaksanaan dan konstruksi;
  • pemantauan dan sistem pengendalian;
  •   penyelesaian.

Daftar Pustaka

Ir. Husen, Abrar, MT, Manajemen Proyek, Penerbit C.V ANDI Offset, Yogyakarta, 2009.

www.wikipedia.org/wiki