A. Pendahuluan

Pengelolaan organisasi harus dilakukan secara terencana berdasarkan program-program yang telah disusun oleh organisasi.Penyusunan program-program kerja dalam organisasi memerlukan sumber daya manusia yang memadai dan yang memiliki keterampilan-keterampilan khusus agar program-program yang telah disusun dapat mereka jalankan dengan baik sebagai tugas yang telah diembankan kepada mereka.

Tidak jarang, kita sering menemukan berbagai phenomena dalam mengelola organisasi, termasuk di dalamnya adaiah mengelola kelompok dan tim dalam melasanakan pekerjaan. Tim yang solid akan berhasil melaksanakan tugas-tugas organisasi yang diembankan kepada mereka. Mereka memiliki komitmen yang kuat dalam mengimpiementasikan putusan-putusan penting yang telah dirumuskan dan disepakati untuk dilaksanakan secara bersama-sama. Tetapi ada juga sebagian anggota dalam timatau kelompok yang tidak bisa menyesuaikan dengan lingkungannya untuk bekerja bersama-sama. Orang-orang yang termasuk kategori ini akan menjadi penghambat kemajuan bagi sebuah organisasi.

Bagaimana membuat kerjasama kelompok dan tim? tentu harus menggunakan berbagai pendekatan baik secara teori maupun secara praktek. Secara teori banyak hal yang kita dapat dalam mengelola organisasi, salah satu contoh dalam mengelola tim adaiah bagaimana merencanakan rapat-rapat dalam tim untuk membahas permasalahan yang dihadapi dalam tim, sehingga permasalahan tim atau kelompok dapat diselesaikan.

B. Penggunaan Tim dalam Organisasi

Dalam organisasi modern Teamwork merupakan suatu cara untuk mengerakkan organisasi. Tim telah menjadi struktur dasar di mana pekerjaan dilakukan dalam organizations.Paham ini banyak diterapkan dalam perusahaa-perusahaan besar baik di Jepang maupun Amerika Serikat dalam mengerakkan hubungan manusia. Selama

bertahun-tahun, banyak penelitian telah mendokumentasikan pentingnya kerjasama tim untuk mencapai keberhasilan organisasi. Prinsip dasar dari kerjasama tim adalah bahwa tim menawarkan kesempatan terbaik untuk lebih baik kinerja organisasi dalam bentuk peningkatan produktivitas. Manfaat dari sinergi tim sedemikian rupa sehingga anggota dari kerja tim yang kooperatif antara satu dengan sama lain bisa mencapai hasil yang lebih lebih daripada bekerja secara independen. Dengan demikian, tim telah menjadi unit dasar untuk pemberdayaan secara bersama untuk kekuatan kolektif dan membuat partisipasi yang efektif dan ikatan dengan ikatan.

Sejak awal 1990-an, berbagai penelitian telah melaporkan jumlah yang lebih besar menggunakan tim untuk menyelesaikan tugas-tugas organisasi. Alasan untuk kecenderungan ini adalah jelas Banyak perusahaan, besar dan kecil, menghadapi tantangan serius dari yang dinamis dan kompleks ekonomi global-tantangan yang telah dimasukkan ke dalam pertanyaan efektivitas metode manajemen tradisional. Beberapa tantangan ini termasuk bertambahnya permintaan dari pelanggan untuk produk-produk berkualitas baik dan layanan dengan harga yang lebih rendah, globalisasi, kemajuan teknologi, dan tekanan dari persaingan suppliers. Karena tren ini, banyak organisasi lebih  banyak  mencari  karyawan  yang  memiliki  keterampilan  kepemimpinan  tim.

Ada bukti yang berkembang bahwa penggunaan tim telah membawa perbaikan kinerja yang diinginkan bagi banyak organisasi di berbagai industri. Beberapa contoh spesifik dari hasil tim meliputi.

  1. Sebuah pabrik melakukan pengembangan fungsi mesin tertentu dan pemberdayaan tim untuk mengurangi penurunan produksi.
  2. Menggunakan swakelola tim dan dukungan dari manajemen puncak, sebuah pabrik alat peningkatan produksi bisa meningkatkan produknya sebesar 21 persen.
  3. Dengan menciptakan dan memberdayakan tim keamanan baru, sebuah pabrik mebel menengah mengurangi kehilangan waktu untuk bekerja sebesar 30 persen.

Namun, tidak semua upaya tim telah menghasilkan kesuksesan. Dalam beberapa kasus, penggunaan tim telah menghasilkan hasil negatif seperti biaya meningkat, stres, dan kelompok rendah perhatian.

C. Memanfaatkan Tim dalam Organisas

Grup Versus Tim: Apa Bedanya? Semua tim adalah kelompok, tetapi tidak semua kelompok adalah tim. Sebuah manajer dapat mengumpulkan sekelompok orang dan tidak pernah membangun sebuah tim. Sebuah tim adalah unit antar individu dengan keterampilan yang saling melengkapi yang berkomitmen untuk tujuan yang sama dan menentukan tujuan kinerja dan harapan bersama. Menegaskan bahwa beberapa Perbedaan memang ada di antara tim dan kelompok. Konsep Tim menyiratkan rasa misi bersama dan tanggung jawab kolektif. Sedangkan kelompok fokus pada kinerja individual, tujuan, dan ketergantungan pada kemampuan individu, tim memiliki mentalitas kolektif yang berfokus pada

(1)    berbagi informasi, wawasan, dan perspektif,

(2)    membuat  keputusan  yang   mendukung   setiap  individu  untuk melakukan   nya pekerjaan sendiri yang lebih baik.

(3)      memperkuat standar individu masing-masing kinerja. Belajar anggota cenderung
memiliki tanggung jawab bersama, sedangkan anggota kelompok kadang-kadang
bekerja sedikit lebih mandiri dengan motivasi yang lebih besar untuk mencapai tujuan
pribadi.

Gaya kepemimpinan dalam kelompok cenderung sangat hirarkis, sementara di tim itu lebih mungkin untuk menjadi partisipatif atau pemberdayaan berorientasi. Dalam sebuah tim, ukuran kinerja menciptakan akuntabilitas langsung untuk tim dan insentif yang berbasis tim: sebaliknya, kelompok ditandai oleh kepentingan individu, dengan mentalitas “apa untungnya bagi saya.” Sebuah kelompok, beberapa orang mengatakan, hanyalah kumpulan orang yang bekerja bersama-sama. Tim berusaha untuk kesetaraan antara anggota, dalam tim terbaik, tidak ada bintang, dan semua orang menekan ego individu untuk kebaikan keseluruhan.

Keuntungan dan Kerugian Teamwork

Teamwork adalah pemahaman dan komitmen untuk tujuan kelompok pada bagian dari semua anggota tim.

Berikut gambaran mengenai keuntungan dan kerugian tim kerja.

Keuntungan teamwork Kerugian teamwork
1.      Dalam tim  mungkin untuk mencapai
sinergi   maksimal   melebih   kapasitas
kerja sendiri.

2.     Anggota    tim    sering    mengevaluasi
pemikiran satu sama lain, sehingga tim
ini dapat menghindari kesalahan besar.

3.     Saling   mendukung   dalam   membuat
keputusan tim

4.     Tim dapat melakukan kontribusi dan
perbaikan terus-menerus.

5.     Tim    menciptakan    lingkungan    kerja
yang mendorong orang untuk menjadi
diri   termotivasi,   diberdayakan,   dan
puas dengan pekerjaan mereka.

1.    Anggota  tim   menghadapi   tekanan
untuk   menyesuaikan   diri   dengan
standar     kelompok     kinerja     dan
perilaku.   Sebagai   contoh,  anggota
tim   dapat  dikucilkan   karena  jauh
lebih   produktif   daripadanya   atau
rekan kerjanya.

2.   Situasi yang ada di  mana  bekerja
dalam tim dianggap oleh beberapa
individu      memengaruhi      otonomi
mereka.

3.   Tim    melalaikan    tanggung    jawab
individu.

4.   Anggota tim satu dengan yang lain
sering irihati dalam group.

D. Tipe-tipe Tim

Struktural tampaknya menjadi satu ketetapan dalam kehidupan organisasi saat ini.Struktur organisasi tradisional, dikenal dengan desain stabil.Perubahan struktur bisa berubah dalam mendukung desain lebih banyak untuk merespon tren lingkungan eksternal. Desain ini fleksibel termasuk struktur datar dan lebih horisontal, fokus pada cara-cara baru untuk memotivasi karvawan, dan penggunaan tim bukan struktur fungsional. Perusahaan manufaktur atau organisasi memanfaatkan berbagai tim, yang meliputi.

  1. Tim peningkatan kualitas
  2. Tim pemecahan masalahSwakelola tim yang produktif
  3. Tim lintas fungsionai
  4. Tim teknoiogi integrasi,
  5. Tim bayangan lintas fungsionai, dan
  6. Keselamatan tim.

Selama bertahun-tahun, meningkatnya persaingan yang berasal dari sifat global dan teknoiogi pasar telah memaksa organisasi untuk mengadopsi tim dari tim fungsionai untuk menyeberang ke fungsionai tim dan kemudian swakelola tim. Ada tiga jenis tim.

1.   Fungsionai Tim

Seratus tahun yang lalu, Frederick Taylor, yang disebut sebagai “bapak manusia ilmiah -i pengelolaan/’ menganut pendekatan kepemimpinan dimana manajer membuat dirinya ahli fungsionai, proses kerja dibagi menjadi tugas yang berulang sederhana, dan pekerja diperlakukan sebagai bagian dipertukarkan. Tim fungsionai sebagian besar terdiri dari manajer fungsionai dan sekelompok kecil karyawan garis depan dalam departemen itu. Sebuah tim fungsionai adalah sekelompok karyawan milik departemen fungsionai yang sama, seperti pemasaran, R&D, produksi, sumber daya manusia, atau sistem informasi, yang memiliki tujuan yang sama. Seiring waktu, kekurangan dari pendekatan ini menjadi jelas, sebagai pekerja menderita ‘dari kebosanan karena sifat berulang dari pekerjaan mereka. Struktur tim fungsionai umumnya lebih hirarkis dengan pemimpin fungsionai membuat semua keputusan dan mengharapkan pengikut nya untuk menerapkannya.

2.  Lintas Fungsionai Tim Cross-Fungsional Tim

Organisasi semakin berkembang menghadapi lingkungan eksternal yang kompleks dan sangat dinamis membutuhkan struktur yang fleksibel dan kurang hirarkis.Organisasi dalam menyeiesaikan tugas-tugas sering membutuhkan kerjasama lintas batas seperti daerah fungsionai atau divisi. Individu terus-menerus diminta untuk melewati batas fungsionai dan membentuk tim dengan individu dari disiplin fungsionai lainnya untuk mencapai suatu tujuan umum. Tim multi fungsi diajukan dari berbagai anggota dengan latar belakang yang berbeda, pengetahuan, pengalaman,

dan keahlian, yang dapat memecahkan masalah dan juga membantu dalam pengambilan keputusan. Sebuah tim lintas-fungsional terdiri dari anggota dari departemen fungsional yang berbeda dari sebuah organisasi yang dibawa bersama-sama untuk melakukan tugas-tugas yang unik untuk menciptakan produk baru. Tim para anggota juga dapat mencakup perwakilan dari organisasi-organisasi luar, seperti sebagai pemasok, klien, dan joint-venture partners. Berikut ini ada enam faktor kunci keberhasilan lintas fungsional tim yang efektif.

  1. Mengembangkan kesepakatan Visi umum atau misi dan tujuan yang fokus pada melaksanakan tim dalam organisasi.
  2. Kepemimpinan dan dukungan manajemen (Tim lintas fungsional menawarkan banyak manfaat potensial bagi organisasi)
  3. Menyatukan orang yang tepat memberikan sumbangan tim dan beragam pengetahuan dan potensi kreatif yang jauh melebihi apapun tim fungsional tunggal.
  4. Koordinasi ditingkatkan dan hindarkan banyak masalah ketika orang-orang dari fungsi yang berbeda.
  5. Tim memberikan manfaat berbagai sumber informasi dan perspektif, kontak di luar spesialisasi fungsional seseorang, dan kecepatan ke pasar, yang penting untuk sukses dalam berdaya saing global, teknologi tinggi.
  6. Anggota belajar keterampilan baru yang dibawa kembali ke unit fungsional mereka dan untuk tim berikutnya
  7. Sinergi positif yang terjadi untuk efektif tim lintas fungsional dapat membantu mereka mencapai tingkat kinerja yang jauh lebih baik dari pada individual.

John Chambers berpendapat lintas-divisi tim dan kolaborasi sebagai solusi untuk masalah memecahkan masalah. Lintas-divisi tim mendorong interaksi, kerjasama, koordinasi, berbagi informasi, dan lintas-fertilisasi ide antara orang-orang dari divisi yang berbeda menghasilkan lebih baik dan memenuhi syarat produk / jasa dengan siklus perkembangan lebih pendek.

3. Virtual Team

Dengan teknologi komunikasi modern telah datang tim virtual, teknologi baru dan canggih yang menyediakan sarana untuk pekerjaan yang tersebar (dilakukan di lokasi yang berbeda) dan sinkronisasi (dilakukan pada waktu yang berbeda) masih dilakukan dalam pengaturan tim. Struktur kerja disebut tim virtual dan dapat diatur sepanjang garis fungsional atau lintas-fungsional. Sebuah tim virtual adalah salah satu yang anggotanya didistribusikan secara geografis, mereka bekerja sama melalui sarana elektronik dengan minimal melalui interaksi face-to-face.

Swakelola Tim

Untuk mempertahankan keunggulan perusahaan-perusanan diperlukan pengelolaan timsecara swakelola agar dapat mengembangkan dan mempertahankan keunggulan kompetitif dengan intensitas tidak terlihat sebelumnya, dan dengan pengetahuan bahwa lingkungan bisnis telah menjadi semakin bergejolak. Untuk memenuhi tantangan semua jenis dan ukuran yang mengakui perlunya perubahan dalam struktur internal dan budaya. Mereka akan hams membuat alternatif untuk perintah dan kontrol struktur hirarkis, mengubah cara keputusan dibuat, mendefinisikan kembali pekerjaan, dan perubahan asumsi manajer memiliki sekitar bagaimana memimpin.

Swakelola tim (SMTs) adalah tim yang relatif otonom yang anggotanya berbagi atau memutar tanggung jawab kepemimpinan dan saling menahan diri bertanggung jawab untuk menentukan tujuan kinerja yang diberikan oleh manajemen yang lebih tinggi. Swakelola tim biasanya lintas-fungsional dalam keanggotaan, dan memiliki rentang lebar di daerah keputusan seperti mengelola diri mereka sendiri, perencanaan dan penjadwalan kerja, dan mengambil tindakan pada masalah. Dalam tim, anggota menetapkan tujuan tugas untuk daerah tertentu dari tanggung jawab yang mendukung pencapaian tujuan tim secara keseluruhan. Persepsi adalah bahwa karakteristik ini membuat swakelola tim lebih adaptif dan proaktif dalam perilaku mereka daripada tim tradisioal

E. Pengambilan Keputusan dalam Tim

Ketidakpastian, ambiguitas, dan keadaan selalu berubah mengharuskan para pemimpin tahu kapan membuat keputusan dan kapan untuk memungkinkan tim untuk membuat keputusan yang tepat.
Ada tiga model pengambilan keputusan dalam tim: Pengambilan keputusan berpusat pada pimpinan, pengambilan keputusan pada tim, dan model normatif  kepemimpinan.Pimpinan puncak cenderung menjalankan kekuasaan yang memulai mengarahkan, mendorong, mengajar, dan mengontrol anggota tim. Pemimpin fokus pada.

  1. Pemimpin harus fokus pada tugas dan mengabaikan perasaan pribadi dan hubungan bila memungkinkan.
  2. Pemimpin harus mencari pendapat dari tim untuk mendapatkan kesepakatan tetapi tidak melepaskan hak untuk membuat pilihan akhir.
  3. Pemimpin harus tetap mengendalikan diskusi kelompok sepanjang waktu dan harus sopan tapi tegas menghentikan usul-usul yang mengganggu diskusi yang tidak relevan.
  4. Pemimpin harus mencegah anggota dari mengekspresikan perasaan mereka dan harus berusaha untuk mempertahankan diskusi, rasional logis tanpa luapan emosi.
  5. Pemimpin harus waspada terhadap ancaman nya atau kewenangannya dalam kelompok dan harus melawan jika diperlukan untuk mempertahankannya.

Di samping yang tersebut dalam 5 (lima) butir di atas, Pendekatan tim secara terpusat menawarkan pemimpin tim untuk sukses, sebagai berikut.

  1. Pemimpin harus mendengarkan dengan penuh perhatian dan mengamati isyarat nonverbal untuk menyadari kebutuhan anggota, perasaan, interaksi, dan konflik.
  2. Peran pemimpin harus melayani sebagai konsultan, penasihat, guru, dan fasilitator, bukan sebagai direkturatau manajertim.
  3. Pemimpin harus memberi contoh perilaku kepemimpinan yang sesuai dan mendorong anggota untuk belajar untuk melakukan perilaku sendiri
  4. Pemimpin harus membentuk iklim persetujuan untuk ekspresi perasaan.
  5. Pemimpin harus menyerahkan kontrol kepada tim dan memungkinkan untuk membuat pilihan akhir dalam semua jenis keputusan yang tepat.Pemimpin harus tetap mengendalikan diskusi kelompok sepanjang waktu dan harus sopan tapi tegas menghentikan aksi mengganggu dan diskusi tidak relevan.
  6. Pemimpin harus mencegah anggota dari mengekspresikan perasaan mereka dan harus berusaha untuk mempertahankan diskusi, rasional logis tanpa luapan emosi.
  7. Pemimpin harus waspada terhadap ancaman nya atau kewenangannya dalam kelompok dan harus melawan jika diperlukan untuk mempertahankannya.
  8. Pemimpin harus menyerahkan kontrol kepada tim dan memungkinkan untuk membuat.

F.  Keterampilan Memimpin untuk Efektifitas Rapat-rapat Tim

Keberhasilan pertemuan tergantung pada keterampilan pemimpin dalam mengelola proses kelompok. Keluhan yang paling umum tentang pertemuan adalah bahwa ada terlalu banyak masalah, waktu terlalu lama, dan Pertemuan tidak produktif.Pemimpin yang siap cenderung melakukan pertemuan produktif. Perencanaan diperlukan setidaknya lima bidang: tujuan, memilih peserta dan tugas membuat, agenda, waktu dan tern pat untuk pertemuan.

  1. Rencana pertemuan, menyiapkan masalah apa yang harus dibicarakan dalam rapat, berapa iama waktu yang digunakan, siapa yang akan memimpin pertemuan.
  2. Tujuan adalah agar isi pertemuan sesuai dengan tujuan yang akan dicapai, peserta harus memiliki gagasan yang jelas.
  3. Peserta dan Tugas, Sebelum memanggil rapat, dimutuskan siapa yang harus hadir dalam rapat tersebut. Apakah kelompok penuh / tim harus hadir?
  4. Agenda, identifikasi teriebih dahulu kegiatan selama pertemuan berlangsung.Tanggal, Waktu, dan Tempat, kadang-kadang tidak semua peserta pertemuan bisa hadir sesuai dengan jadwal yang kita tetapkan, maka harus dikonfirmasi teriebih dahulu mengenai tanggal, waktu, dan tempat pertemuan.

G. Mengelola Tim Sendiri

Tantangan untuk berhasil dalam ekonomi global, sebagai perusahaan berusaha untuk mengembangkan dan mempertahankan keunggulan kompetitif dengan intensitas tidak terlihat sebelumnya, dan dengan pengetahuan bahwa lingkungan bisnis telah menjadi semakin  bergejolak.   Untuk memenuhi tantangan  ini  dan  menjadi   lebih  bersaing.

perusahaan-perusahaan AS dari semua jenis dan ukuran yang mengakui perlunya perubahan dalam struktur internal dan budaya. Mereka harus membuat alternatif untuk perintah dan kontrol struktur hirarkis, mengubah cara keputusan dibuat, mendefinisikan kembali pekerjaan, dan perubahan asumsi manajer memiliki sekitar bagaimana memimpin. Untuk memenuhi tantangan ini, salah satu pendekatan baru adalah swakelola kerja tim.

Swakelola tim adalah tim yang reiatif otonom yang anggotanya berbagi atau memutar tanggung jawab kepemimpinan dan saling menahan diri bertanggung jawab untuk menentukan tujuan kinerja yang diberikan oleh manajemen yang lebih tinggi. Swakelola tim biasanya lintas-fungsional dalam menglindungi keanggotaan, dan memiliki garis iintang lebar di daerah keputusan seperti mengeloia diri mereka sendiri, perencanaan, penjadwalan kerja, dan mengambil tindakan pada masalah. Dalam tim, anggota menetapkan tujuan tugas untuk daerah tertentu dari tanggung jawab yang mendukung pencapaian tujuan tim secara keseluruhan. Persepsi adalah bahwa karakteristik ini membuat swakelola tim lebih adaptif dan proaktif dalam perilaku mereka daripada tim.

Kepemimpinan dan strategi dari Chambers CEO John.Menganalisis beberapa orang besar, seperti Jack Welch dan Andy Grove. Dan mengidentifikasi setiap pernyataan sebagai karakteristik dari jenis tim berikut:

  1. Kami sedang mengembangkan sebuah tim untuk mempercepat pemrosesan pesanan kami, dan kami termasuk dua dari pelanggan utama kami.
  2. Tim kami telah didakwa dengan mengembangkan produk baru dalam waktu tiga bulan, dan kami bisa datang dengan cara apapun yang kita mau.
  3. Anggota tim saya yang tersebar di seluruh negeri dan bahkan luar negeri, namun kita melakukan pertemuan dan mendapatkan pekerjaan kami dilakukan dengan menggunakan Internet dan teknologi video conference.
  4. Kami tidak benar-benar memiliki bos di tim kami.
    Manajer adalah menyiapkan tim dengan tiga karyawan nya untuk datang dengan ide-ide untuk meningkatkan produktivitas.

 

H. Simpulan

  1. Organisasi hams bisa mengelola group dan tim untuk menghasilkan keputusan organisasi dalam upaya menghasilkan komitmen untuk kemajuan organisasi atau perusahaan.
  2. Hasil putusan dalam tim lebih baik kalau dihasilkan dari persetujuan seluruh anggota yang ada dalam tim
  3. Dalam tim hams ada pemimpin yang bisa mengarahkan suatu keputusan dalam rapat yang disetujui oleh semua pihak yang terlibat
  4. Tidak semua anggota dalam tim dapat menyesuaikan lingkungan dengan anggota tim yang lainnya
  5. Setiap anggota group dapat bekerja bersama dalam mendisain dan melaksanakan tugas-tugas.

 

Daftar Pustaka

Lee G. Bolman, Terrence E.Deal, Reframing Organizatioass, A Wiley Imprint, San Francisco, 2003
Achua Lussier, Effective Leadership, South-Western, 2010
Fred Luthans, Organizational Behavior, McGraw-Hill, Inc. New York, 1992.
Debra L Nelson, James Compbell Quick, Organizational Behavior, Fourth Edition, South Western Advision of Thomson learning, 2003.