A. Menyusun Kliping

Disamping tugas- tugas pokok yang cukup banyak, seorang sekretaris perlu melakukan kliping mengenai berita-berita penting yang berkaitan dengan kantor atau perusahaanya.Pekerjaan kliping tidak harus dikerjakan sendiri, tetapi dapat menugaskan seseorang karyawan. Namun demikian sekretaris perlu membaca kliping tersebut agar dapat mengikuti perkembangan dalam masyarakat. Untuk melakukan kliping surat kabar dan majalah perlu mengetahui caranya, sehingga dapat diperoleh informasi yang diperlukan, dan sewaktu-waktu di butuhkan oleh pemimpin dapat ditemukan kembali secara cepat.

Secara sederhana tugas-tugas yang berhubungan dengan kliping adalah:

  • Menghimpun surat kabar dan majalah
  • Membaca berita di surat kabar, majalah, brosur dan sebagainya untuk menemukan masalah yang di butuhkan
  • Memberi tanda pada bagian yang akan digunting
  • Mencantumkan nama surat kabar dan majalah serta tanggal penerbitannya
  • Menempelkan pada kertas atau buku khusus kliping
  • Mencantumkan kode penggolongan masaklah dan nomor urut jumlah guntingan suatu masalah
  • Memasukkan bukun kliping ke dalam lemari katalog
  • Memelihara semua berkas kliping

Urutan pelaksanaan tugas:

  1. Petugas membaca surat kabar atau majalah untuk menemukan masalah yang dibutuhkan. Kadang-kadang dengan hanya membaca judulnya saja sudah dapat menentikan perlu tidaknya berita itu di gunting dan sekaligus dapat mengklasifikasikan pokok masalah apa. Akan tetapi ada kalanya tidak cukup hanya membaca judulnya saja melainkan harus membaca isi keseluruhan berita untuk menentukan lebih lanjut perlu tidaknya di gunting untuk di kliping.
  2. Apabila berita itu dianggap penting untuk perusahaan, maka berita diberi garis merah pada sudut karangan atau judul. Jangan lupa mencantumkan nama surat kabar atau majalah serta tanggal terbit.
  3. Pada waktu akan menggunting perlu diperhatikan terlebih dahulu halaman dibaliknya untuk meneliti ada tidaknya masalah yang perlu di gunting pula.apabila dihalaman baliknya masih terdapat sambunganya atau keterangan lebih lanjut maka sambungan tersebut dapat di ketik atau di fotokopy, kemudian di jadikan satu dengan berta dihalaman muka atau mencari surat kabat dan majalah lagi yang memuat berita atau keterangan yang sama. Setelah itu di gunting kemudian dijadikan satu dengan berita yang dimaksud
  4. Setelah disusun secara kronologis dan sistematis, baru diberi kode pokok masalah. Apabila uraian berita terdiri dari berbagai halaman dan telah tersusun secara kronologis dan sistematis, hal ini tidak perlu di gunting, tetapi diberikan map khusus dengan diberi kode pokok berita atau uraian
  5. Guntingan berita atau kliping perlu dibuatkan kartu katalog rangkap dua yang didalamnya memuat:
  • Kode penggolongan pokok masalah
  • Nomor urut pokok masalah
  • Nama pengarang/sumber berita(koran atau majalah)
  • Tanggal terbit
  • Judul berita atau karangan diketik dengan huruf besar semua.kartu katalog berukuran 71/2 cm x 13 cm

6. Kartu-kartu katalog disusun dalam lemari dengan cara:

  • Kartu pertama disusun menurut abjad pengarang/sumber berita
  • Kartu kedua disusun menurut abjad judul
  • Antara kartu katalog yang berbeda golongan pokok masalahnya diberi sekat karton berwarna agar memudahkan pencarian

7. Semua guntingan disimpan dalam map sesuai dengan pokok masalahnya dan akhirnya map-map ini disimpan dalam lemari sesuai urutan abjad pokok masalah.

B. Menerima Tamu

Sebagai seorang sekretaris harus menghormati para tamu yang berkunjung di kantor, serta dengan senang hati melayaninya. Untuk itu seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu. Sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik. Sekretaris perlu memahami atau mengetahui sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris berkewajiban menayakan nama tamu yang datang ingin bertemu dengan pimpinan atau pejabat lain yang dimaksud sekaligus mengantar tamu tersebut kepada pimpinan atau orang yang akan ditemuinya. Pada waktu ditemuklan dengan pimpinan atau orang yang dimaksud, sekretaris menyodorkan catatan yang mencantumkan nama dari instansi mana dan apa maksudn Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang, segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut dan ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.

Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.

Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.

Tetapi jika atasan anda bersedia menemuinya, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda.

Yang perlu anda ingat adalah sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan citra perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Jadi jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembagai lain yang berkepentingan dengan perusahaan

C. Mengembangkan SDM

Bagi sekretaris atau para pimpinan unit kerja harus mampu mengembangkan sumber daya manusia. Sekretaris perlu ikut andil dalam pengembangan sumber daya manusia. Untuk itu mengembangkan SDM diprelukan 15 persyaratan:

  • Perlu adanya uraian tugas (job discription) yang jelas untuk anak buah supaya tugas-tugas terlaksana sebaik mungkin.
  • Perlu adaya wewenang dan tanggung jawab yang jelas bagi anak buah dalam melaksanakan tugas,antara wewenang dan tanggung jawab harus ada keseimbangan
  • Adanya aturan main yang harus ditaati baik oleh pimpinan maupun anak buah.Baik berupa peraturan tertulis,tidak tertulis,kebijaksanaan,perintah,atau instruksi tanpa adanya disiplin atau ketaatan terhadap peraturan pimpinan yang telah disepakati bersama maka organisasi tidak akan berjalan dengan .
  • Adanya garis komando yang jelas yaitu siapa yang berhak memerintah dan bertanggung jawab kepada siapa.
  • Adanya sasaran atau tujuan jelas organisasi yang harus di informasikan oleh pimpinan kepada anak buah, bukan hanya jelas bagi pimpinan.
  • Balas jasa bagi bawahan/anak buah berdasdarkan prestasi adil dan wajar
  • Harus ada kesesuaian antara motivasi individu dengan perusahaan/organisasi
  • Wewenang yang dilimpahkan harus benar-benar didasarkan pada kemampuan anak buah
  • Wewenang harus merupakan yang mengikat dan jenjang atas kebawah, karena wewenang berarti adanya hak untuk mengatur anak buah sesuai dengan jenjang organisasi.
  • Setiap anak buah harus merasa dibutuhkan dan di hargai oleh pimpinan
  • Anak buah perlu merasa tenteram dan tenang dalam situasi serta lingkungan yang sehat
  • Harus tercipta kegairahan kerja serta inisiatif untuk berkembang
  • Perlu diciptakan semangat senasip sepenanggungan dalam mengemban tugas dan menghindari komplik antara pimpinan dengan anak buah
  • Kembangkan adanya rasa tanggung jawab bersama dalam organisasi, prestasi, atau sukses usaha yang memungkin adanya kemajuan organisasi
  • Ciptakan suasana kekeluargaan, sehingga bawahan tidak hanya dinilai sebagai anak buah yang harus diperintah. Perlakukanlah anak buah sebagai mitra usaha, sehingga ada rasa ikut memiliki