Tantangan fundamental yang dihadapi usaha kecil dapat disimpulkan dengan “terlalu banyak tugas, terlalu sedikit orang .”
Tidak seperti perusahaan besar yang memiliki tim untuk mengerjakan tugas tertentu – usaha kecil hanya memiliki satu orang yang melakukan segala sesuatunya.

Mengelola usaha kecil dimulai dengan bagan organisasi. Bagan ini merupakan alat berpikir yang berkembang dari waktu ke waktu, sehingga bisa digunakan sebagai media yang memungkinkan perubahan, seperti program spreadsheet.

Untuk memulainya, pikirkan area fungsi utama di perusahaan Anda. Saya akan membuatnya mudah untuk dipahami, mengapa ? Pada dasarnya semua perusahaan memerlukan hal yang sama: infrastruktur, penjualan dan kinerja.

Beberapa perusahaan mungkin memiliki tambahan divisi utama seperti R&D, marketing, legal, purchasing, dsb. Namun di bisnis yang lebih kecil, divisi tersebut menjadi bagian dari area utama atau infrastruktur.

Saat membuat bagan, buatlah daftar area fungsi utama. Dibawahnya, tulislah daftar tugas yang harus dilakukan.
Misalnya : tugas infrastruktur meliputi : mengatur ruang kantor, mengatur anggaran, membayar tagihan, penagihan, asuransi , payroll, perlengkapan kantor , perlengkapan kantor, administrasi jaringan dsb.

Ketika pertama kali membuat daftar tugas, mungkin Anda akan terkejut dengan jumlah tugas yang banyak, yang harus dilakukan untuk kelangsungan usaha. Jangan khawatir, bagan akan menjadi teman Anda. Ketika Anda melanjutkan melihat organisasi dan tugasnya, Anda akan mulai mendapatkan banyak ide bagaimana membuatnya lebih baik.

Kelola dan kelompokkan tugas yang dapat Anda kerjakan. Misalnya menyusun tugas secara kronologis, atau menurut kesamaan atau dengan sumber yang dibagi. Ini akan berlanjut ke tahap berikutnya : mendata sumber.

Sebuah sumber berperan dalam penyelesaian tugas. Akuntan eksternal Anda bisa jadi sumber sebuah daftar tugas. Seseorang didalam perusahaan bisa menjadi sumber untuk tugas tertentu. Jika Anda berpikir demikian, Anda mungkin juga akan mendata sumber non-manusia seperti link ke website, telepon dsb.

Jika Anda telah berjalan sejauh ini, Anda menuju ke arah panduan menciptakan sumber, yang merupakan batu loncatan dari prosedur manual.

Langkah terakhir dalam pembuatan bagan organisasi adalah menunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk masing-masing area dan tugasnya.

Sekarang, lihat kembali bagan Anda. Apakah masuk akal? apakah terstruktur? apakah orang ditempatkan sesuai dengan skillnya demi efisiensi ? Apakah outsourcing tugas tertentu akan menguntungkan ?

Gunakan bagan untuk mengeksplor pertanyaan-pertanyaan tersebut, baik dengan karyawan maupun dengan sumber eksternal. Update bagan setiap enam bulan sekali dan bagikan pada tim. Dengan demikian akan memunculkan pertanyaan yang bagus, saling klarifikasi, dan memberikan kesan perusahaan berada dalam posisi untuk berkembang.

Oleh: Mark Meshulam
Sumber: www.powerhomebiz.com