PENDAHULUAN
Manusia adalah makluk sosial, sehingga ada kecenderungan dalam dirinya untuk berinteraksi dan bekerjasama. Sejarah manusia dapat ditelusuri melalui perkembangan organisasi sosial. Pertama-tama adalah keluarga dan suku nomadik, lalu muncul kampung yang permanen dan masyarakat berdasarkan suku dengan sistem feodal, dan kemudian terbentuk negara sebagai perkembangan lebih lanjut.

Dalam kehidupannya, manusia adalah anggota suatu organisasi, misalnya anggota organisasi kemasyarakatan, olah raga, bisnis dan sebagainya. Organisasi-organisasi tersebut mempunyai rencana dan cara pencapaian tujuan, termasuk di dalamnya adalah tugas mencari dan mengalokasikan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, dan mempunyai pemimpin yang juga disebut manajer yang bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

MANAJEMEN
Manajemen berasal dari kata management yang berasal dari kata to manage yang secara umum berarti mengelola. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang memimpin dalam suatu organisasi. Dengan demikian manajer ialah orang yang memimpin atau mengelola.

Organisasi adalah suatu sistem yang bersifat sosio-teknis. Sistem adalah suatu keseluruhan dinamis yang terdiri dari bagian-bagian yang berhubungan. Dinamis berarti bergerak di dalam, berkembangke arah suatu tujuan. Sosio (sosial) berarti yang bergerak di dalam dan yang menggerakkan sistem itu adalah manusia. Ekonomis berarti kegiatan dalam sistem bertujuan untuk memenuhi kebutuhan manusia.

ORGANISASI


ORGANISASI SOSIAL
Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama
Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola
Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:
Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual
Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan

PANDANGAN SISTEM
Dalam pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Jadi dalam pendekatan ini manajer seharusnya memandang organisasi sebagai suatu kesatuan, yang merupakan bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Dalam teori sistem dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dalam organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lain

Istilah-istilah penting yang digunakan dalam pendekatan sistem
1. Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk keseluruhan sistem. Setiap sistem menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar
2. Sinergi, yaitu apabila keseluruhan lebih besar daripada penjumlahan bagian-bagian. Sinergi berarti bagian-bagian terpisah dalam sebuah organisasi yang saling bekerja sama dan berhubungan, serta menghasilkan kerja yang lebih besar dibandingkan bila bagian-bagian tersebut bekerja sendiri.
3. Sistem terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka
apabila sistem itu berhubungan dengan lingkungan luar organisasi.
Suatu sistem dikatakan tertutup apabila ia tidak berhubungan
dengan lingkungan luar organisasi

4. Umpan balik: umpan balik merupakan kunci pengawasan terhadap
sistem. Dengan adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat
dilakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan
tersebut. Teori sistem meramalkan bahwa aktivitas setiap segmen organisasi mempengaruhi aktivitas segmen lainnya, dengan tingkat pengaruh yang berbeda. Bagi manajer, mereka harus menghubungkan
departemen mereka dengan perusahaan secara keseluruhan.

2. PENDEKATAN KONTINGENSI
Pemikiran ini berusaha menyesuaikan antara tanggapan manajerial dengan peluang dan permasalahan yang ada dalam berbagai macam
situasi.
Struktur yang terbaik : Tergantung pada banyak faktor
Pemikiran Kontingensi: Struktur yang tepat suatu organisasi mungkin tidak tepat bagi yang lain. Pendekatan ini dikembangkan dikembangkan karena sering dijumpai metode-metode yang efektif untuk situasi tertentu yang ternyata tidak dapat diterapkan pada situasi lain. Menurut pendekatan ini, tugas seorang manajer adalah mengidentifikasi teknik mana yang akan digunakari dalam situasi dan waktu mana yang akan digunakan daiam stuasi dan waktu tertentu dalam membantu pencapaian tujuan. Dalam pendekatan kontingensi, satu jawaban yang dianggap paling tepat untuk mengatasi masalah manajemen adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh manajemen.

MANAJER
Adalah orang yang bertanggung jawab atas kerja satu atau lebih dalam organisasi
Peran manajer pada organisasi modern:
• Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih kompleks.
• Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
• Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas kemampuan individu.
• Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama dibutuhkan

APA YANG DILAKUKAN SEORANG MANAJER
Manajer yang efektjf akan memanfaatkan sumber daya organisasi
sehingga membuahkan hasil kerja yang baik dan memberikan
kepuasan bagi mereka yang terlibat dalam pelaksanaan kerja.

MANAJEMEN
Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan.
Alat-alat atau sarana yang dibutuhkan oleh manajemen (Tools of Management)
1. Men/Tenaga Kerja
2. Materials (bahan-bahan)
3. Machines (mesin-mesin)
4. Methods (cara-cara/sistem)
5. Money (uang)
6.
Markets (pasar)

PROSES MANAJEMEN
Empat Fungsi Manajemen:

Perencanaan / planning
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah -langkah yang harus diambil untuk mencapainya. Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat untuk mencapai tujuan itu.

PROSES PERENCANAAN

1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

Pengorganisasian / organizing/staffing
Proses pemberian tugas, pengalokasikan SD serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir

Pengarahan / directing/motivating
Prosesuntuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja dengan giat serta membimbing mereka melaksanakan rencana dalam mencapai tujuan

Pengendalian / controlling
Proses pengukuran kinerja membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana serta melakukan evaluasi.

ORGANISASI
Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari unsur yang berkaitan. Bagian produksi dalam operasinya berkaitan langsung dengan bagian pemasaran dan bagian keuangan dan tergantung dari sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dan sebaliknya.
Organisasi tidak berada dalam lingkungan hampa. Keberadaannya sebagai sebuah sistem dilingkupi sebuah medan yang dinamakan dengan lingkungan organisasi. Lingkungan organisasi terdiri atas lingkungan umum: lingkungan ekonomi, sosiaibudaya, teknologi, alam dan legal, sedangkan lingkungan khusus terdiri atas pemasok, konsumen, pesaing dan pembuat aturan.

Lingkungan Umum
1. Lingkungan Ekonomi. misalnya:
– perubahan nilai mata uang
– perubahan perdagangan internasional
– perubahan kebijaksanaan ekonomi
– meningkatnya hutang luar negeri
Akibat: biaya produksi dan perusahaan meningkat

2. Lingkungan Hukum
– undang-undang
– undang-undang perburuhan
– undang-undang perindustrian
– undang-undang no 22, 1999 ttg otonomi daerah
– undang-undang no 25, 1999 perimbangan keuangan pusat daerah

3. Lingkungan Politik: Dalam dan Luar Negeri
– situasi politik yang tidak menentu
– disintegrasi bangsa
– euphoria reformasi (anomali/tanpa hukum)
– dampak: biaya pengelolaan perusahaan meningkatI

4. Lingkungan kependudukan
– pertambahan jumlah penduduk
– pertambahan jumlah rumah tangga
– berubahnya struktur umur penduduk
– meningkatnya perpindahan penduduk
– meningkatnya mobilitas penduduk
– dampak: lahan eksplorasi diduduki penduduk

5. Perubahan sosial
– masyarakat berubah dari sifat kolektif ke individualistik
– meniru gaya hidup masyarakat global
– masyarakat yang serba diburu-buru waktu
– ingin melakukan banyak ha1 sekaligus
– tingkat stress meningkat
– kriminalitas semakin merringkat karena melemahnya norma sosial dan agama
– kekerasan dalam masyarakat meningkat
– emosi mudah tersulut
dampak: biaya kesehatan memingkat, biaya sekuriti meningkat

6. Lingkungan Teknologi
– perubahan bisnis menuntut kecepatan pengambilan keputusan
– efektivitas organisasi menuntut komunikasi yang cepat
– kompleksitas data yang harus diolah
– banyaknya informasi luar yang harus diserap dan diolah
– biaya pendidikan karyawan meningkat
– adanya kemungkinan PHK bagi yang tidak bisa mengikuti teknologi

7. Lingkungan hidup/ alam
– undang-undang lingkungan hidup semakin ketat
– dunia internasional memboikot produk yang merusak lingkungan hidup
– kecaman masyarakat setempat pada masyarakat yang merusak lingkungan
– sertifikasi lingkungan yang harus dipenuh (ISO)
akibat:
– biaya lingkungan hidup meningkai:
– biaya pendidikan lingkungan hidup
– teknologi dan bahan kimia yang ramah lingkungan memerlukan
– biaya tinggi

8. Lingkungan Birokrasi
– budaya birokrasi akan menyulitkan pengelolaan bisnis, bila birokrasi
– memiliki karakteristik sbb:
– bersifat feodalistik
– peraturan yang berbelit-belit
– kesetiaan pada pimpinan (budaya petunjuk pengarahan)
– lebih banyak minta dilayani
– bekerja lamban
– teknologi yang dipakai dalam bekerja
– terlalu banyak karyawan
– bekerja berdasarkan juklak dan juknis

B. LINGKUNGAN KHUSUS
Pelanggan: Konsumen atau klien khusus, individu dan organisasi yang memberi barang/menggunakan jasa perusahaan Pemasok: Pihak yang memberikan SDM, informasi keuangan & bahan baku Pesaing : Organisasi Khusus yang menawarkan barang & jasa yang mirip Pada konsumen dan kelompok klien yang sama Pembuat Aturan : Pihak-pihak pemerintah , baik tingkat lokal, propinsi & Nasional Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan
dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (
a people management
capability maturity model
/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan
organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan
melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,
pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
3.1.1. Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama
antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai
suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem
maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah
satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka
pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau
kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan
(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk
membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan
dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi
keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang
organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja
bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan
tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan
manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat
menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas
(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya
bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
– Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah
ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila
diterapkan dengan benar.
– Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas
sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol
inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
– Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat
tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan
pengguna
on-line
terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi
real-time
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
– Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan
mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa
dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan
meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk
meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan
produktivitas.
– Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan
membutuhkan sangat besar informasi
real- time
agar dapat melakukan
pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai
standar.
3. Manajemen tingkat atas (strategik)
– Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing
manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
– Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak
pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya
adalah pengarahan dan perencanaan.
– Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi
menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
– Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-
perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui
peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi
perusahaan-perusahaan pesaing)

Sumber : http://jauari88.wordpress.comManajemen Proyek SI Lima Praktek Dasar Kepemimpinan

Decision Making and Controlling

Decision Making

Dalam sebuah organisasi, manajer pada seluruh jenjang senantiasa membuat keputusan. Pengaruh dari keputusan tersebut akan menjangkau masalah dari yang paling “sepele” sampai pada masalah yang vital bagi kelangsungan hidup organisasi, atau dengan kata lain, semua keputusan memiliki pengaruh baik besar atau kecil pada kinerja organisasi tersebut.

“Pengambilan keputusan” melukiskan proses pemilihan suatu arah tindakan sebagai cara untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Huber membedakan pengambilan keputusan dari “penentuan pilihan” dan “pemecahan masalah”. Menurutnya, penentuan pilihan mengacu pada rangkaian aktivitas sempit yang terlibat dalam penentuan satu pilihan dari serangkaian alternatif. Karenanya penentuan pilihan merupakan bagian dari pengambilan keputusan. Pemecahan masalah mengacu pada rangkaian aktivitas luas yang terlibat dalam penemuan dan implementasi suatu cara bertindak untuk memperbaiki suatu keadaan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Kualitas keputusan manajer adalah merupakan ukuran efektivitas mereka dan nilai mereka bagi organisasi. Suka atau tidak, manajer dinilai atau dihargai atas dasar pentingnya, jumlahnya, dan hasil-hasil keputusan mereka.

Jenis keputusan manajerial
Manajer sebagai pembuat keputusan adalah seorang pemecah masalah, yaitu dengan memilih salah satu dari alternatif-alternatif yang tersedia, atau menemukan alternatif lain yang berbeda secara berarti dengan alternatif sebelumnya. Dalam manajemen keputusan dikategorikan dalam dua jenis yaitu keputusan terprogram (programmed decisions) dan keputusan tak terprogram (nonprogrammed decisions).

Keputusan terprogram adalah merupakan “keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan, peraturan, atau prosedur tertentu. Setiap organisasi mempunyai kebijakan tertulis atau tidak tertulis yang mempermudah pengambilan keputusan dalam situasi yang berulang-ulang dengan membatasi atau meniadakan alternatif.

Masalah rutin tidaklah selalu sederhana. Keputusan terprogram digunakan untuk mengatasi masalah yang rumit maupun yang sepele. Bila suatu masalah terjadi lagi dan jika unsur komponennya dapat ditentukan, diramalkan atau dianalisis, maka masalah tersebut dapat dipecahkan dengan pengambilan keputusan terprogram.
Sampai tingkat tertentu, keputusan terprogram itu membatasi kebebasan kita, karena organisasi dan bukan individu yang memutuskan apa yang harus dilakukan. Akan tetapi, keputusan jenis ini dimaksudkan untuk membebaskan. Kebijakan, peraturan, atau prosedur yang digunakan untuk mengambil keputusan, akan membebaskan kita dari waktu yang diperlukan untuk memecahkan setiap masalah, dengan demikian memungkinkan kita mencurahkan perhatian pada kegiatan lain yang lebih penting.
Sebaliknya, keputusan tidak terprogram adalah keputusan untuk memecahkan masalah yang luar biasa atau masalah istimewa. Jika suatu masalah jarang sekali muncul sehingga tidak tercakup oleh suatu kebijakan atau sedemikian penting sehingga memerlukan perlakuan khusus, maka masalah tersebut harus ditangani dengan suatu keputusan tidak terprogram. Kalau seseorang berada pada posisi yang lebih tinggi dalam heirarkhi organisasi, kemampuan untuk mengambil keputusan tidak terprogram menjadi lebih penting karena secara progresif lebih banyak keputusan tidak terprogram yang diambil.

Karena alasan tersebut, kebanyakan program pengembangan manajemen berusaha meningkatkan kemampuan manajer untuk mengambil keputusan tidak terprogram, biasanya dengan mengajar mereka menganalisis masalah secara sistematik dan membuat keputusan yang nalar.

Proses pengambilan keputusan

Keputusan harus dianggap sebagi “sarana” bukan hasil. Keputusan adalah merupakan “mekanisme organisasional” dengan bentuk usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan kata lain, merupakan respon organisasional terhadap suatu masalah. Setiap keputusan merupakan hasil dari proses dinamik yang dipengaruhi oleh berbagai kekuatan. Rantai proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :

  1. Menetapkan sasaran dan tujuan serta mengukur hasil. Penetapan sasaran dan tujuan yang rasional akan mengarahkan hasil yang akan dicapai dan alat ukur untuk menilai tercapaitidaknya hasil tersebut.
  2. Identifikasi masalah, Situasi yang dibutuhkan oleh suatu keputusan adalah masalah. Jika tidak ada masalah, berarti tidak akan pernah ada suatu keputusan. Identifikasi terhadap masalah secara tepat bersifat mutlak, dan harus mencermati faktor-faktor yang merupakan kendala yang meliputi : masalah persepsi, masalah diidentifikasikan sebagai solusi, identifikasi gejala sebagai masalah.
  3. Mengembangkan alternatif, Sebelum suatu keputusan dibuat, alternatif yang masuk akal (solusi potensial untuk masalah tersebut) mesti ditelaah serta akibat dari masing-masing alternatif juga mesti dikaji. Mengembangkan alternatif adalah merupakan suatu proses pencarian untuk meneliti lingkungan internal dan eksternal organisasi guna memperoleh informasi sehingga dapat dikembangkan menjadi alternatif yang memungkinkan. Kendalanya adalah faktor waktu dan biaya.
  4. Mengevaluasi alternatif, Sekali alternatif telah dilaksanakan, secara temporal haruslah diikuti dengan evaluasi dan perbandingan. Hubungan antara “alternatif dengan hasil” didasarkan atas tiga kondisi yaitu : kepastian, ketidak pastian dan resiko.
  5. Memilih alternatif, Diperlukan kecermatan berpikir dan bertindak dalam pemilihan alternatif, apalagi pada tingkat keputusan manajerial. Solusi yang optimal sangat muskil untuk diperoleh karena pengambil keputusan tidak mungkin mengetahui semua alternatif yang ada, akibat dari setiap alternatif dan probabilitasnya.
  6. Mengimplementasi keputusan, Suatu keputusan yang tidak diimplementasikan tidak lebih dari sebuah abstraksi belaka. Dengan kata lain, suatu keputusan mesti secara efektif diimplementasikan agar mencapai tujuan yang dikehendaki.
  7. Mengendalikan dan mengevaluasi, Manajemen yang efektif melibatkan pengukuran periodik terhadap hasil. Hasil aktual dibandingkan dengan rencana dan perubahan harus dibuat jika terjadi deviasi. Hal ini menunjukan pentingnya pengukuran hasil, atau dengan kata lain tanpa adanya pengukuran berarti tidak ada penilaian terhadap prestasi kerja.

Pengambilan keputusan individual

Keputusan individual sangat dipengaruhi oleh faktor perilaku individu. Beberapa darinya hanya mempengaruhi aspek tertentu saja, sedangkan lainnya ada pula yang mempengaruhi seluruh proses. Meski demikian, masing-masing darinya mempunyai dampak terhadap proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Ada empat faktor perilaku individu, yaitu : sistim tata nilai, kepribadian, resiko dan disonansi.

a) Sistim tata nilai
Sistim tata nilai menjadi pedoman bagi semua orang saat mereka berada pada situasi harus mengambil keputusan. Sistim tata nilai dibutuhkan pada kehidupan dan menjadi dasar bagi pola pikir seseorang dan mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

b) Kepribadian
Kepribadian merupakan salah satu faktor psikologis yang turut berpengaruh terhadap pengambilan keputusan. Variabel kepribadian memiliki kaitan erat dengan variabel situasional dan interaksional tertentu dalam proses pengambilan keputusan.

c) Resiko
Pengambil keputusan sangan beragam kecenderungannya untjuk mengambil resiko, yang merupakan aspek khusus dari kepribadian yang mempunyai pengaruh kuat terhadap proses pengambilan keputusan.

d) Disonansi
Merupakan potensi ketidaksesuaian. Potensi ini muncul dari kekhawatiran setelah keputusan dibuat.

Pengambilan keputusan kelompok

Dalam banyak organisasi, sejumlah keputusan diambil memalui komite, kelompok, gugus tugas, maupun bentuk lainnya. Pada masalah yang tidak terprogram, masih baru dan melibatkan banyak ketidakpastian hasil, para manajer kerap menghadapi situasi dimana mereka mesti mencari dan menggabungkan berbagai pertimbangan di dalam pertemuan kelompok. Di sebagian besar organisasi, keputusan atas masalah seperti ini sangat jarang diambil secara perorangan atau dengan cara biasa.

Komplektisitas yang tinggi atas masalah-masalah seperti ini menuntut pengetahuan spesialisasi di berbagai lapangan. Kebutuhan, digabungkan dengan kenyataan bahwa keputusan tersebut akhirnya harus diterima dan diimplementasikan oleh banyak unit di seluruh organisasi, telah meningkatkan penggunaan pendekatan kolektif untuk proses pengambilan keputusan.

Dalam pertemuan inter-organisasi, banyak manajer diikutsertakan berpartisipasi dalam upaya bekerjasama yang melibatkan suatu proses pengambilan keputusan bersama diantara orang di masing-masing posisi kunci dimana masalah tersebut terjadi. Beberapa kerjasama terkonsentrasi pada keputusan bersama diantara pihak-pihak yang berkepentingan mengatasi masalah khusus, dan lainnya diarahkan untuk menghilangkan konflik diantara pihak-pihak yang berkepentingan.

Controlling
Pengendalian membantu manajer memonitor efektifitas perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan, serta mengambil tindakan korektif sesuai dengan kebutuhan. Organisasi menggunakan prosedur pengendalian untuk memastikan mereka membuat kemajuan yang memuaskan ke arah sasaran dan menggunakan sumberdaya mereka secara efisien.

Pengertian pengendalian
Stoner (1995) menyatakan bahwa pengendalian manajemen adalah merupakan proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan yang direncanakan. Sementara Mocker mendefinisikan sebagai suatu usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untuk mendesain sistim umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikansinya, serta mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumberdaya perusahaan digunakan dengan cara yang seefektif dan efisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Definisi dari Mocker ini sekaligus menggambarkan langkah-langkah yang diperlukan dalam proses pengendalian manajemen.

Mendesain Sistim Pengendalian
Sejumlah tantangan akan dihadapai oleh manajer dalam mendesain sistim pengendalian yang menyediakan umpan balik akurat yang tepat waktu, dan ekonomis yang dapat diterima oleh anggota organisasi. Kebanyakan tantangan ini dapat dilacak sampai pada keputusan mengenai apa yang perlu dikendalikan dan seberapa sering kemampuan diukur. Masalah-masalah tersebut pada umumnya dapat dihindari dengan analisis yang menentukan “bidang prestasi kerja kunci” dan “titik-titik pengendalian strategis”.

a) Mengidentifikasi bidang prestasi kerja kunci
Prestasi kerja kunci merupakan aspek-aspek unit atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif agar unit atau organisasi secara keseluruhan dapat berhasil. Pada umumnya bidang-bidang tersebut mencakup aktivitas utama organisasi atau kelompok aktivitas berkaitan yang terjadi di seluruh organisasi atau unit.

b) Mengidentifikasi titik-titik pengendalian strategis
Merupakan kegiatan menentukan titik-titk utama dalam sistim yaitu tempat pemantauan atau pengumpulan informasi akan dilaksanakan. Bila titik-titik pengendalian strategis telah dapat ditentukan letaknya, maka jumlah informasi yang harus dikumpulkan dan dievaluasi dapat banyak dikurangi.

Metode yang paling penting dan bermanfaat untuk menentukan titik-titik pengendalian strategis adalah dengan memusatkan perhatian pada unsur-unsur yang paling signifikan dalam suatu operasi tertentu. Biasanya hanya sebagian kecil saja dari aktivitas, peristiwa, individu, atau obyek dalam suatu operasi tertentu akan menyebabkan sebagian besar biaya atau masalah yang harus dihadapi oleh manajer.

Metode pengendalian anggaran

Anggaran adalah merupakan laporan kuantitatif formal mengenai sumberdaya yang disisihkan untuk melaksanakan aktivitas yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu. Anggaran menurut pengertian tersebut merupakan sarana yang paling luas digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas di setiap tingkat dalam sebuah organisasi.

Disamping sebagai sarana utama untuk pengendalian, anggaran juga merupakan salah satu alat utama koordinasi aktivitas dalam organisasi. Interaksi antara manajer dan karyawan yang berlangsung lama selama preses pengembangan anggaran akan membantu menetapkan dan mengintegrasikan berbagai kegiatan anggota organisasi.

a) Pusat tanggung jawab
Sistim pengendalian dapat dibuat untuk memonitor fungsi atau proyek organisasi. Pengendalian atas sebuah fungsi dimaksudkan untuk memastikan bahwa aktivitas tertentu (seperti produksi atau penjualan) dilaksanakan dengan benar dan tepat). Pengendalian atas sebuah proyek bertujuan untuk memastikan tercapainya hasil akhir tertentu (misalnya pengembangan produk baru atau penyelesaian sebuah gedung).

Unit organisasi atau unit fungsional yang dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggungjawab atas aktivitas unit tersebut dinamakan “pusat tanggung jawab”. Semua pusat tanggung jawab menggunakan sumberdaya (input atau biaya) untuk menghasilkan sesuatu yang lain (output atau penghasilan). Pada umumnya, tanggung jawab diserahkan kepada “pusat penerimaan, pusat pengeluaran, pusat laba, dan/atau pusat investasi”. Keputusan biasanya tergantung pada aktifitas yang dijalankan oleh unit organisasi dan dengan cara input dan output diukur oleh sistim pengendalian.

Pusat penerimaan merupakan unit organisasi yang outputnya diukur dalam bentuk uang tetapi tidak dibandingkan secara langsung dengan biaya input. Contohnya misalnya departemen penjualan. Efektivitas pusat ini tidak dinilai berapa besar penghasilan (dalam bentuk penjualan) melebihi biaya pusat tersebut (misalnya berupa gaji atau sewa). Sebaliknya, anggaran (dalam bentuk kuota penjualan) disiapkan untuk pusat penerimaan dan kemudian angka-angka tersebut dibandingkan dengan pesanan penjualan atau penjualan yang sebenarnya. Dengan cara ini, gambaran yang bermanfaat mengenai efektifitas dari masing-masing wiraniaga atau pusat itu sendiri dapat ditentukan.
Pada pusat pengeluaran/biaya, input diukur oleh sistim pengendalian dalam bentuk uang, tetapi outputnya tidak. Alasannya adalah pusat-pusat seperti ini tidak dapat diharapkan untuk menghasilkan pendapatan. Contohnya adalah pemeliharaan, administrasi, pelayanan, dan bagian penelitian. Anggaran hanya disusun untuk bagia input dari operasi pusat-pusat seperti ini.

Dalam pusat laba, prestasi kerja diukur dengan angka selisih antara penghasilan (output) dengan pengeluaran (input). Ukuran seperti itu digunakan untuk menentukan sejauh mana pusat laba berfungsi secara ekonomi dan seberapa baik prestasi kerja manajernya. Sebuah pusat laba dibentuk ketika sebuah unit organisasi diberi tanggung jawab untuk mencetak laba. Dalam sebuah organisasi yang dibagi atas beberapa divisi, dengan beberapa divisi bertanggungjawab secara penuh atas lini produknya sendiri, divisi yang terpisah itu dianggap sebagai pusat laba.

Dalam pusat investasi, sistim pengendalian akan mengukur nilai uang input dan output, tetapi juga menilai perbandingan output dengan aset yang dipergunakan untuk menghasilkan output tersebut. Hal yang selalu harus diperhitungkan adalah penghasilan harus dikurangi dengan nilai penyusutan, dan memajemen harus memperhitungkan bunga yang akan diperoleh kalau uang tadi dipergunakan dalam investasi alternatif. Dengan memperhitungkan faktor-faktor tersebut, perusahaan akan memperoleh gambaran yang lebih akurat tentang profitabilitas. Manajer dapat mengetahui hasil dari suatu investasi, bukan hanya kenyataan uang yang masuk dan yang keluar.

b) Proses pembuatan anggaran
Proses penganggaran biasanya dimulai ketika manajer menerima ramalan ekonomi serta tujuan penjualan dan laba untuk tahun mendatang dari manajemen puncak, bersama jadwal kapan pengukuran harus diselesaikan. Ramalan dan tujuan tadi adalah merupakan pedoman bagi para manajer untuk menyusun anggaran mereka.

Proses penyusunan anggaran dapat dimulai “dari atas ke bawah” dimana anggaran ditetapkan oleh manajer puncak tanpa atau hanya sedikit berkonsultasi dengan manajer di bawahnya. Selain itu dapat disusun dari “bawah ke atas”, dimana anggaran dipersiapkan, sekurang-kurangnya pada tahap awal, oleh mereka yang harus menjalankannya. Anggaran tersebut selanjutnya diserahkan untuk disetujui oleh manajer tingkat yang lebih tinggi.

Masalah yang sering timbul dalam penyusunan anggaran adalah pada kondisi dimana sumberdaya yang dimiliki terbatas. Para manajer mungkin akan merasa khawatir bahwa mereka tidak mendapat alokasi bagian yang adil. Ketegangan dapat meningkat bilanama persaingan dengan manajer lain meningkat. Kecemasan juga dapat meningkat karena manajer mengetahui bahwa mereka akan dinilai berdasarkan kemampuan mereka untuk memenuhi atau melebihi standar yang dianggarkan.

c) Jenis-jenis anggaran
Dalam organisasi dikenal adanya dua jenis anggaran yaitu anggaran operasi dan anggaran keuangan. Anggaran operasi menunjukan barang dan jasa yang diperkirakan akan dikonsumsi oleh organisasi selama periode anggaran. Pada umunya anggaran operasi mencantumkan jumlah fisik dan angka biayanya. Tipe anggaran operasional yang paling umum adalah anggaran pengeluaran, penerimaan, dan anggaran laba.

Anggaran keuangan menyatakan secara rinci uang yang akan dikeluarkan oleh organisasi selama periode yang sama dan dari mana asal uang tersebut. Kedua tipe anggaran yang berbeda ini menyusun rencana anggaran perusahaan secara keseluruhan.

Pengauditan
Mengaudit adalah merupakan suatu proses penilaian. Mengaudit memiliki banyak kegunaan yang penting, dari membuktikan kejujuran dan kewajaran laporan keuangan sampai menyediakan dasar penting bagi para manajer utnuk mengambil keputusan.

a) Audit eksternal
Secara luas audit eksternal tradisional sebagian besar merupakan proses verifikasi yang menyangkut penilaian yang bebas (independen) atas berbagai perkiraan (accounts) dan laporan keuangan organisasi. Aset dan hutang diverifikasi, dan laporan keuangan diperiksa atas kelengkapan dan akurasinya. Tujuan auditor bukan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan. Pekerjaaan auditor adalah melakukan verifikasi bahwa perusahaan tesebut, dalam menyusun sendiri laporan keuangannya dan dalam menilai harta serta hutangnya, telah mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku secara umum dan menerapkannya dengan tepat.

Audit eksternal berlangsung setelah periode organisasi berakhir dan laporan keuangannya telah selesai disusun. Karena alasan tersebut, dan juga karena umumnya hanya memusatkan perhatian pada sepenrangkat laporan serta transaksi yang relatif terbatas, audit eksternal biasanya tidak memberikan kontribusi yang besar terhadap pengendalian kegiatan yang tengah berlangsung dalam organisasi.

b) Audit internal
Audit internal dilaksanakan oleh anggota organisasi itu sendiri. Sasarannya adalah untuk memberikan jaminan yang pantas bahwa harta organisasi dengan benar dijaga keamanannya dan bahwa catatan-catatan keuangan penataannya dapat diandalkan dan dilakukan dengan cukup akurat untuk menyusun laporan keuangan. Audit internal juga membantu manajer untuk mengevaluasi efisiensi operasional organisasi dan prestasi kerja dari sistim kendalinya. Karena konsentrasinya pada opeasi organisasi, proses ini dikenal sebagai “audit operasional”.

Audit internal juga dapat dilaksanakan sebagai sebuah proyek yang tersendiri oleh pegawai bagian keuangan atau, pada organisasi yang besar, oleh staf audit internal purnawaktu. Jangkauan dan kedalaman audit tersebut juga sangat bervariasi, tergantung pada besarnya dan kebijakan perusahaan.

Jangkauannya bisa mulai dari survei yang relatif sempit sampai analisis laus dan komprehensif yang menjangkau lebih jauh dari penilaian atas sistim pengendalian dengan memperhatikan kebijakan, prosedur, dan penggunaan wewenang, serta mutu dan efektifvitas metode manajerial yang digunakan. Dalam peran ini terlihat bahwa proses manajemen itu memperbaiki dirinya sendiri.

Pengertian Manajemen dan Fungsi-Fungsinya
(Definition and Functions of Management)

Pengertian Manajemen (Definition of Management)
Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juiga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

B. Fungsi-Fungsi Manajemen (Management Functions)
Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun di antara teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen.

fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.

Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
• Mengambil keputusan
• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
• Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Directing/Commanding Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.
Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

C. Tingkatan Manajemen (Manajemen Level).
Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan :
1. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain.
2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadang-kadang juga karyawan operasional.
3. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Daftar Pustaka
Dessler, G., 1997, Human Resource Management, Seventh Ed., Prentice-Hall, Inc., A Simon Schustler Company, Englewood Cliffs, New Jersey.
Gibson, J.L., 1995, Organizations, 8th Ed., Richard D. Irwin, Inc., Homewood, Illinois.
Gibson, J.L., 1995, Fundamentals of Management, 9th Ed., Richard D. Irwin, Inc., Homewood, Illinois.
Shapiro A. C., 1994, Fundations of Multinational Financial Management, Simon & Schuster.
Shimizu R., 1989, The Japanese Business Success Factors, Chikura Shobo, Tokyo.Studies, vol. 6.
Stoner, James A.F., Freeman R.E., Gilbert D.R., 1995, Management, Prentice-Hall, Inc., A Simon Schustler Company, Englewood Cliffs, New Jersey.

Iklan