Pelayanan merupakan ciri utama bagi sebuah kantor, terutama bagi penyediaan informasi, karena dengan adanya informasi maka pekerjaan maupun pembuatan keputusan dapat dilaksanakan. Sedangkan pelayanan kantor sendiri adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh kantor dalam rangka pemenuhan kebutuhan yang dapat melibatkan baik barang maupun jasa.

Pelayanan kantor sangat penting sedang dalam proses menjalankan suatu organisasi jika itu untuk mencapai objectives. Ada lima langkah fungsi dari suatu kantor dan jasa kantor diperlukan yaitu :

No

Fungsi Kantor

Keterangan

Pelayanan Kantor

1

Masukkan

Masukkan bagi suatu organisasi – menerima informasi yang disajikan dalam informasi tertulis atau suara

Surat menyurat

(Surat masuk)

Resepsi

Telekomunikasi

2

Proses

manipulasi atau konversi informasi dari satu format ke format yang lain. Dengan adanya pengolahan data memberikan nilai tambah kepada organisasi.

kesekretariatan

( pengetikan dan dikte)

reprography

(kendali kertas surat

pengolahan data)

3

Penyimpanan

Informasi yang didapat disimpan dalam bentuk yang berbeda (sebgai arsip)

penyimpanan

(Filling)

4

Penemuan kembali

Menemukan kembali dan mempresentasikan informasi dari arsip disimpan.

5

Keluaran

keluaran dari suatu organisasi – komunikasi informasi untuk orang lain

surat keluar

Sentralisasi Pelayanan

Banyak Perusahaan yang memusatkan pelayanan kantornya seperti penyimpanan arsip, pengetikan, surat menyurat dan lain-lain. keuntungan yang diperoleh dari adanya sentralisasi adalah:

1. ekonomi staf

2. ekonomi peralatan

3. pendistribusian pekerjaan yang lebih baik

4. lebih fleksibel ketika ada karyawan yang tidak hadir

5. system dan peralatan yang lebih baik

6. keseragaman prosedur

7. kendali lebih baik

8. program pelatihan lebih efektif

Prosedur Surat Menyurat

SUrusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan kantor. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain.

Salah satu ciri surat menyurat (ketatausahaan) merupakan pekerjaan pelayanan yang berfungsi memudahkan atau meringankan, yang dilakukan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif. Jadi surat masuk merupakan suatu yang penting dimana setelah surat diterima maka perlu dengan segera disampaikan kepada pimpinan supaya pimpinan dapat membaca dan menelaah isi surat guna membuat keputusan atau kelancaran organisasi.

Adapun prosedur dari surat masuk :

  1. Sekretaris menerima surat, kemudian mencatat dalam buku surat masuk dan diserahkan kepada pimpinan
  2. Pimpinan membaca  surat yang datang, menelaah, dan mengembalikan lagi untuk dimasukkan dalam arsip
  3. Pimpinan mengeluarkan perintah berupa surat tugas apabila yang diperintahkan bukan tugas rutin atau berhubungan dengan pihak luar, dan mengeluarkan perintah berupa memo apabila tugas yang diperintahkan adalah tugas rutin.

1.

Surat keluar

Yang dimaksud dengan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh yang berwenang) yang dibuat oleh organisasi yang ditujukan / dikirim kepada Organisasi / Instansi, kantor / lembaga atau perorangan yang lain.     Prosedur dari surat keluar yaitu :

a. Permintaan dari pengurus kepada pimpinan untuk diberikan surat berupa surat tugas, surat undangan rapat maupun surat ucapan selamat dalam melaksanakan suatu tugas

b. Apabila dianggap perlu pimpinan memerintahkan Sekretaris untuk membuat surat dan membuat salinan untuk dimasukkan didalam arsip (buku verbal).

c. Surat yang ada selanjutnya diberikan kepada pengirim untuk mengirimkan surat tersebut sampai di tujuan.

d. Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan ke dalam amplop hendaknya diperiksa dahulu. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat adalah kelengkapan surat seperti : alamat surat, alamat pengirim, tanggal, nomor surat, tanda tangan, cap atau stempel, jumlah lampiran

D. Resepsionis

Pengunjung pada suatu kantor memperoleh kesan pertama mereka adalah di tempat penerimaan tamu dan sangat dipengaruhi oleh cara di mana mereka diterima. pengunjung memperoleh suatu kesan baik ketika :

1. Resepsionis kantor terlihat  ramah dan rapi

2. Resepsionis terlihat sopan, menyenangkan, cerdas dan berbicara dengan baik

3. Seorang resepsionis juga harus mempunyai suatu pengetahuan mengenai organisasi. Baik aktivitas dan karyawan dan dapat memberikan informasi kepada pengunjung tanpa harus bertanya kepada orang lain

4. Informasi penuh dengan seketika tersedia mengenai organisasi atau kantor tersebut

E. Komunikasi

Komunikasi adalah salah satu fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu proses bagi semua bentuk perusahaan. Sebagian besar komunikasi perusahaan diterima atau dimulai oleh kantor dalam pelaksanaan pekerjaannya. Oleh karena itu manajer perkantoran mempunyai tanggungjawab untuk memelihara suatu pelayanan komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran.

F. Pelayanan kesekretariatan

Pelayanan yang maksimal dengan memberikan informasi yang terbaik dan obyektif melalui tata komunikasi yang efektif sehingga pimpinan atau pejabat yang memerlukan pelayanan benar-benar memperoleh data secara cepat dan tepat.

Adapun pelayanan yang dilakukan sekretaris adalah :

1. pengurusan surat menyurat

2. penataan berkas dan dokumentasi

3. peminjaman arsip

4. penyusutan atau penghapusan arsip atau dokumen

5. bertelepon dan menerima tamu

Dengan adanya pelayanan yang berdaya guna, dan tepat guna, akan di peroleh hasil yang maksimal.

G. Filling

Filling tidak lain adalah pengaturan secara system atas warkat agar memudahkan pencarian kembali dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. Penataan berkas dan penemuan kembali warkat yang disimpan menggunakan bermacam-macam cara, karena memang telah berkembang bermacam-macam metode kearsipan/filling. Dokumentasi dapat memberi bantuan pelayanan secara cepat dan tepat kepada yang membutuhkan pelayanan informasi. Filling ini merupakan salah satu tugas dari seorang sekretaris.