Ilustrasi (ist.)

Tahukah Anda mengapa meeting selalu berlarut-larut, menjemukan dan hasilnya cenderung tak optimal? Ternyata salah satu penyebabnya adalah karena peserta meeting membawa laptop (ataupun blackberry dan smartphone)! Kok bisa? Berikut ini 5 (lima) alasannya, berdasarkan pengalaman penulis + sejumlah contoh kasus yang tersedia di Internet:

  1. Meeting dengan seluruh atau sebagian besar peserta membawa laptop, akan berdampak pada semakin minimnya komunikasi non-verbal antar peserta rapat. Bahasa non-verbal, adalah komponen tak terpisahkan dalam berkomunikasi atau berinteraksi dengan sesama manusia, bahkan antar mahluk hidup. Anggukan kepala, picingan mata, gerak bibir, posisi duduk, letak tangan, adalah hal yang paling penting untuk mengukur tingkat perhatian (ketertarikan) peserta meeting, pemahaman dan lainnya. Meeting pun menjadi berlarut-larut
  2. Saat pihak lain sedang melakukan presentasi gagasan atau laporannya, maka kecenderungan peserta meeting lainnya yang membawa laptop akan lebih sibuk mengutak-atik materi presentasi masing-masing. Ini adalah akibat dari ketidaksiapan untuk menghadiri meeting, atau minimnya waktu yang tersedia untuk melakukan persiapan tersebut. Menyiapkan ataupun merapihkan materi presentasi saat meeting tengah berlangsung, adalah salah satu bentuk kerja yang kontra-produktif.
  3. Peserta meeting dengan membawa laptop cenderung akan lebih berinteraksi dengan laptopnya, ketimbang dengan lingkungan sekitarnya. Misalnya untuk mengusir kebosanan saat meeting, maka mereka akan bermain game, hingga chatting, browsing ataupun blogging apabila ada akses Internet. Walhasil, pihak yang sedang presentasi tidak akan mendapatkan respon yang interaktif. Feedback dari peserta meeting pun menjadi minim, yang akhirnya berdampak pada tidak matangnya output yang dihasilkan.
  4. Juga dengan adanya akses Internet, maka peserta meeting yang membawa laptop akan cenderung membentuk kelompok kecil eksklusif secara online, yang anggotanya adalah sebagian dari peserta meeting tersebut. Kelompok kecil ini akan membuat diskusi terpisah, melalui fitur messenger, dengan konten diskusi yang bisa jadi tidak konstruktif. Bentuknya pun beragam, bisa sekedar saling melempar joke, sampai membicarakan (dalam konteks negatif) pihak yang sedang melakukan presentasi, materinya ataupun peserta meeting yang lain.
  5. Meeting seharusnya adalah sebuah bentuk koordinasi ataupun integrasi antar unit/divisi, atau bisa juga sebagai akselerasi ataupun sinkronisasi. Tetapi yang terjadi, ketika peserta meeting membawa laptop, maka dia bisa tergoda untuk melakukan pekerjaan pararel, semisal diselingi dengan menggarap kerjaan lainnya yang tertunda karena harus menghadiri meeting. Aktifitas pararel, bukan berarti dapat berpikir ataupun menganalisis sesuatu secara parerel. Karena otak sejatinya akan berpikir dengan berlompat-lompat, “pause” di satu hal, dan “play” di hal lain. Sehingga buah pikir yang dihasilkan cenderung menjadi tidak optimal lantaran tidak fokus.

“Topless Meeting”
Dari ke-5 hal di atas, kata kuncinya adalah tak terwujudnya collective learning yang optimal. Tak ada collective learning, tak ada collective decission. Akhirnya, segala keputusan sifatnya lebih menjadi tanggung-jawab sektoral (“itu tanggung jawabmu, bukan aku!”) dan tak lagi mengedepankan team work yang solid.

Salah satu solusi atas permasalahan di atas, seperti kini mulai banyak diyakini (dan dijalankan) oleh banyak pihak, adalah dengan melakukan ‘topless meeting’. Topless meeting di sini bukan dalam artian meeting tanpa mengenakan busana bagian atas.

Topless meeting di sini adalah tak diijinkannya peserta meeting untuk membawa laptop, blackberry atau gadget lainnya yang dapat menganggu fokus diskusi. Salah satu ulasannya, dalam bentuk tayangan berita dari stasiun televisi CBS dari berita dari stasiun televisi NBC.

Pastinya, topless meeting adalah semacam “budaya baru”, yang tentu akan mengakibatkan adanya “gegar budaya” (culture shock). Tidak semua orang akan menjadi nyaman, apabila harus “dilucuti” gadget-nya sebelum masuk ke ruang meeting. Ibarat maju berperang, tetapi sejumlah senjata pamungkas andalan tak boleh ditenteng.

Jadi bagaimana jika kita ingin menerapkan topless meeting? Lalu apa persiapan kita jika harus menghadiri topless meeting? Bagaimana strategi agar topless meeting bisa berhasil?

Minimnya collective learning berakibat tak kuatnya collective decision. Melakukan topless meeting, yang berarti membatasi penggunaan laptop oleh peserta meeting, oleh sebagian kalangan diyakini dapat menjadi solusinya.

Meskipun demikian, tentu tak mudah menjalankan topless meeting, yang merupakan sebuah “budaya baru”. Pun, tak semua mau atau mampu menjalankannya. Tetapi jika ingin menjalankannya,  berikut ini 10 (sepuluh) kiat agar topless meeting bisa berhasil:

1. Jangan Mendadak. Pastikan undangan meeting dapat disampaikan jauh hari, tidak mendadak, sehingga peserta meeting dapat menyiapkan materinya dengan waktu yang cukup.

2. Berbagi laptop. Jika diperlukan presentasi menggunakan software presentasi dan/atau akses Internet, maka cukup sediakan 1 (satu) komputer atau laptop yang terhubung dengan LCD projector. Gunakan  komputer atau laptop tersebut secara bergantian.

3. Kumpulkan Materi. Materi presentasi yang ingin disampaikan hendaknya telah disimpan sebelumnya di dalam komputer / laptop yang digunakan bersama. Jika komputer / laptop tersebut terhubung dengan jaringan (LAN), maka materi presentasi tersebut dapat di simpan dalam folder sharing. Tentu saja tiap peserta meeting dapat menyiapkan backup-nya dalam flashdisk.

4. Distribusikan Minute-of-Meeting. Agar tiap peserta dapat fokus pada diskusi tetapi tetap bisa mendapatkan detilnya seusai meeting, maka catatan atau minute-of-meeting hendaknya langsung didistribusikan kepada peserta seusai meeting. Untuk itu perlu ada seseorang yang ditunjuk hanya untuk mencatat poin-poin penting dalam meeting dan kemudian mendistribusikannya ke para peserta.

5. Batasi Durasi. Beri pengertian kepada tiap peserta meeting untuk menyampaikan gagasan atau laporannya, secara singkat, padat dan jelas. Kalau perlu, berilah batasan waktu dan halaman, semisal tidak lebih dari 15 menit dan/atau maksimal 10 halaman presentasi per orangnya. Jika perlu, tunjuk seseorang sebagai time-keeper untuk mengingatkan soal waktu. Dengan demikian, meeting tidak perlu berlarut-larut dan menjadi menjemukan.

6. Fokus dan Terarah. Meeting yang dilakukan haruslah memiliki tujuan yang jelas terhadap pencapaian yang diharapkan. Kemudian arahkan diskusi di dalam meeting agar tetap fokus pada target pencapaian tersebut. Untuk itu, peserta meeting harus sudah paham apa tujuan dari meeting yang akan atau sedang diikutinya.

7. Berikan hand-out. Untuk materi yang perlu perhatian detil dan rinci, misalnya laporan keuangan atau yang melibatkan angka-angka, perhitungan, formula dan sejenisnya, maka lebih baik disediakan hand-out (hardcopy) bagi peserta meeting

8. Jumlah Peserta. Jumlah peserta meeting haruslah dalam komposisi yang ideal, tidak terlalu banyak dan yang diundang haruslah benar-benar pihak yang akan terlibat secara langsung dalam topik yang didiskusikan. Jika sebuah topik yang didiskusikan tak ada kaitannya dengan sebagian peserta meeting, maka mereka akan menjadi cepat bosan dan menjadi tidak fokus.

9. Silakan di luar. Jika ada peserta meeting yang tak bisa tidak menjawab telepon, membalas e-mail ataupun SMS, mintalah untuk dilakukannya di luar ruang meeting

10. Less laptop is good, but less meeting is better!
Tidak semua hal perlu dituntaskan dengan meeting yang terjadwal. Beberapa hal justru bisa lebih efektif jika disampaikan melalui kepada pihak terkait melalui internal mailing-list atau corporate portal. Lebih banyak agenda meeting yang terjadwal akan membuat peserta meeting lebih sibuk menyiapkan materi presentasi ketimbang melakukan kegiatan produktif lainnya.

Sumber : http://www.detiknet.com