Posts from the ‘Sistem manajemen gudang’ Category

SCM dan Gudang…


 

Dalam bekerja di sebuah Gudang, meskipun penuh dengan ‘naluriah’ dan ‘insting’, beberapa kali saya menginginkan tahapan ideal dengan mensinkronkan dengan teori-teori yang berlaku di bidang logistik. Salah satu teori yang ada di bidang logistik adalah Supply Chain Management (SCM). Jadi meski bekerja pada daerah yang penuh dengan penerapan dan praktek, bukan berarti teori dilupakan.

Salah satu dari definisi dari SCM adalah perencanaan dan pengelolaan semua kegiatan dan sumber yang terlibat dalam pengadaan, konversi, dan semua kegiatan Manajemen Logistik. Penting, hal ini juga mencakup koordinasi dan kolaborasi dengan mitra saluran, yang dapat pemasok, perantara, pihak ketiga penyedia layanan, dan pelanggan. Pada dasarnya, Supply Chain Management terintegrasi dan permintaan manajemen di dalam dan di seluruh perusahaan.

Beberapa bacaan membedakan manajemen logistik (logistic management) dengan SCM, ada yang mengatakan manajemen logistik adalah bagian dari SCM, ada juga yang mengatakan manajemen logistik dan SCM bisa memiliki daerah yang beririsan, buat saya SCM menerangkan secara utuh manajemen logistik, bisa dibilang pembaruan dari manajemen logistik sendiri.

Elemen dari SCM

Supplier Relationship Management, Internal Supply Chain Management, dan Customer Relationship Management. Jika Manajemen Logistik mungkin banyak bermain pada daerah Internal Chain Management. Pembahasan setiap elemen dari SCM dan hubungannya dengan kegiatan pergudangan lebih asyik kalau dibahas pada postingan lain deh.

Performance SCM

Pengukuran SCM dapat dilihat melalui beberapa hal :  Siklus persediaan, DPMO (Defect per million Order),  Rasio Produktifitas (biaya, jumlah pekerja, dll), Waktu pengerjaan, Ketersediaan informasi, Pelayanan pelanggan. Dalam beberapa hal, performance memang harus dalam bentuk kuantitatif, jika performance berada dalam tingkatan kualitatif, maka citra dari performance kuantitatif itulah yang harus dibangun. Semisal : pelayanan pelanggan, dalam melayani seorang customer service gudang harus melakukan dalam waktu secepat mungkin dan melakukan skala prioritas terhadap complain yang dilayani. Dalam pelayanan cepat, dan komunikasi tepat maka konsumen akan merasakan kualitas yang baik atau setidaknya muncul image atau citra bahwa ada usaha melakukan pelayanan seoptimal mungkin.

Kesulitan SCM

SCM memiliki sejumlah batasan yang menyebabkan beberapa perusahaan atau daerah di Indonesia sulit menerapkannya. Contoh sederhana saja mengenai ketersediaan bahan dari pemasok. Gudang sulit mendapatkan kiriman barang dalam jumlah dan waktu yang tepat. Jika memesan barang 300, sementara kapasitas mobil pemasok adalah 200, maka pemasok akan menunggu pesanan masuk lagi dari gudang sejumlah 100, agar bisa mengirim pas sejumlah 2 mobil ke gudang. Waktu tunggu diperlama maka estimasi produksi terganggu dan output tidak tepat sesuai peramalan. Menjadi fantasi saya bagaimana luar negeri mengatasi masalah-masalah sederhana seperti ini, masalah kecil yang membuat SCM tidak bisa dilakukan secara utuh.

Sumber : http://romailprincipe.wordpress.com/

Sistem Manajemen Gudang


Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara.

Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.

Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia

Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.

Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :

  1. Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
  2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
  3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
  4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di manaje secara professional.

Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang sederhana dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber pembelajaran terdapat banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai dengan karakteristik perusahaan merupakan hal paling baik untuk mencapai produktifitas.

Administrasi Gudang

Administrasi menurut saya merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya. Mengingat sistem begitu kompleks, diperlukan software yang menangani semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi tidak ditangani dengan baik, maka yang kena getahnya adalah operasional di lapangan.
Read more…

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 510 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: