Tulisan dari ‘Kesekretarisan’ Kategori

“Myopia pemasaran” dari Levitt


Istilah myopia Pemasaran adalah istilah pemasaran yang diambil dari  judul makalah pemasaran yang ditulis oleh Theodore Levitt *) Tulisan ini pertama kali diterbitkan pada tahun 1960 di Harvard Business Review;. dari sebuah jurnal yang beliau perbaiki kembali. Istilah myopia ini Pendek kata, mencari pendekatan terlihat dan lebih mendalam terhadap konsep  pemasaran semata yang berfokus pada kebutuhan perusahaan dalam jangka pendek, tapi melupakan prediksi perubahan marketshare dimasa yang akan datang atau bukannya perusahaan menentukan  kebutuhan dan kenginan pelanggan malah sibuk dengan strategi keuntungan perusahan. Perusahaan egois seperti itu gagal untuk melihat dan menyesuaikan diri dengan perubahan yang cepat di pasar dan berakibat mereka sebelumnya eminence, goyah, jatuh, dan menghilang. Konsep ini telah dibahas dalam artikel (berjudul ‘Marketing Myopia,’ pada bulan Juli-Agustus 1960 isu dari Harvard Business Review) oleh Harvard Business School Profesor Emeritus Pemasaran, Theodore C. Levitt (1925)**)

Beberapa pengamat pemasaran berpendapat bahwa publikasi makalah dari Levit ini sebagai awal gerakan pemasaran modern. Tema dari makalah tersebut berisi  bahwa visi sebuah organisasi sering dibatasi oleh pemahaman bisnis yang sempit sehingga para CEO perusahaan beranggapan apa perlu untuk meninjau kembali visi perusahaan mereka, dan mere-definisikan kembali posisi pasar mereka dalam perspektif yang lebih luas,  sehingga dapat terlihat pengaruhnya  karena konsepsi myopia levit ini sebagai starategi  yang pada dasarnya lebih praktis dan pragmatis.

Organisasi perusahaan baru bisa menemukan bahwa mereka telah kehilangan kesempatan yang jelas terlihat setelah mereka mengadopsi pandangan yang lebih luas. Makalah Levit ini sangat  berpengaruh, sehingga banyak Perusahaan-perusahaan minyak (yang bukan hanya bergerak dibdiang perminyakan saja tapi berani bergerak dalam bidang industri kertas) dengan mendefinisi ulang bisnis mereka sebagai energi bukan hanya minyak bumi, msialnya dilakukan oleh Royal Shell Belanda, yang memulai pada sebuah program investasi di tenaga nuklir, kemudian menyesali tindakan ini.

Salah satu alasan yang paling lajim bagi semua orang  merasakan bahwa mereka tidak dapat secara akurat memprediksi masa depan. Persepsi yang wajar dan  ini merupakan sebuah pendapat yang terjadi hampir disemua kalangan tetapi, kita juga memungkinkan untuk menggunakan berbagai macam teknik ramalan bisnis saat ini tersedia yang bisa digunakan untuk memperkirakan keadaan masa depan sebaik mungkin. Alasannya ada potensi dinamika ekonomi yang terus dinamis yang memberi peluang untuk meperediksi perubahan industri. Setidaknya dengan memahami myopi epmasaran Ini bisa melatih para manajer untuk melihat lebih jauh kedepan terhadap kegiatan bisnis mereka sekarang dan berpikir “di luar kotak”. George Steiner (1979) mengklaim bahwa jika produsen mencambuk kereta pada tahun 1910 mendefinsikan bisnisnya sebagai “bisnis transportasi starter”, mereka mungkin telah mampu membuat lompatan kreatif yang diperlukan untuk pindah ke bisnis otomotif  ketika perubahan teknologi menuntut itu.***) Perusahaan yang terfokus pada strategi pemasaran dengan berbagai  teknik prediksi, yang menjadikan  nilai pelanggan seumur hidup bisa naik di atas miopia sampai batas tertentu. Hal ini negatifnya dapat berakibat penggunaan tujuan keuntungan jangka panjang (kadang-kadang berrisiko mengorbankan tujuan jangka pendek).

Sekali lagi Pemasaran miopia merupakan strategi iklan yang tidak berfokus pada kebutuhan dan keinginan konsumen semata tapi, yang disesuaikan dengan  keinginan menjual barang atau jasa tertentu di pasar ekonomi. Berdasarkan teori ekonomi klasik berpendapat bahwa konsumen akan memberitahukan kepada perusahaan jenis barang dan jasa apa yang diinginkan melalui perilaku ekonomi yang ditunjukkan oleh konsumen individu ?.

Perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari perilaku ini dengan aktif meneliti bagaimana konsumen menghabiskan uang mereka dan apa barang jasa memang sedang populer di pasar ekonomi. miopia Pemasaran dapat mendistorsi melihat perusahaan ketika manajer lebih fokus pada apa yang perusahaan dapat menghasilkan ketimbang apa yang konsumen bersedia untuk membeli.

Sebuah contoh klasik miopia pemasaran dapat kita lihat pengembangan “Ford Motor Company” dari Edsel. The Edsel Ford adalah mobil tahun 1950-an dengan model mobil penumpang terlambat membangun strategi pemasaran disaat industri otomotif semakin berkembang sangat pesat. Awalnya Mobil itu dirancang dengan maksud menjadi kendaraan yang berukuran besar dan bergaya yang akan memenuhi kebutuhan akan kendaraan untuk ribuan konsumen AS dan keluarga. Meskipun Edsel dirilis dengan gencarnya  publisitas dari lembaga pemasaran dan media, namun kegagalan hampir disemua segmen pasar konsumen. Apabila diamati Edsell sangat miskin inovasi dan sediiktpun tidak memahami keinginan konsumen dan para ahli bisnis telah mengkaitkannya  kegagalan tersebut dengan tidak melihat miopia pemasaran .

 Miopia Marketing juga mungkin terjadi saat bisnis terlalu berfokus pada strategi periklanan berkembang untuk target pasar yang salah atau kelompok segmen demografis yang sangat luas. konsumen di pasar ekonomi biasanya melihat strategi periklanan unik, dengan membangun persepsi mereka di atas budaya, ras, usia atau pendapat pribadi lainnya. Perusahaan yang gagal untuk memahami persepsi konsumen saat mengiklankan  barang dan  jasanya  biasanya tidak memahami myopia pemasaran.

 ______________________

*) Levitt, T. (1960). “Marketing Myopia”. Harvard Business Review.

**) Konsep ini telah dibahas dalam artikel (berjudul ‘Marketing Miopia,’ pada bulan Juli-Agustus 1960 isu dari Harvard Business Review) oleh Harvard Business School profesor emeritus pemasaran, Theodore C. Levitt (1925 -)

***) Steiner, G. (1979). Strategic Planning: What Every Manager Must Know. New York: The Free Press

References  :

David Mercer, “Marketing Myopia”, Marketing

Levitt, T. (1960). “Marketing Myopia”. Harvard Business Review.    

***) Steiner, G. (1979). Strategic Planning: What Every Manager Must Know. New York: The Free Press. 

Kotler, Philip; Singh, Ravi (1981). “Marketing Warfare in the 1980s”. Journal of Business Strategy 1 (3): 30–41. 

Baughman, J. (1974). Problems and performance of the role of the chief executive. Graduate School of Business Administration, Harvard University.

 

 

Stress Sekertetaris dalam kantor


Istilah eksekutif sering melahirkan konotasi status, wewenang, tanggung jawab, kekuasaan dan semacamnya. Begitu pula untuk jabatan sekretaris eksekutif. Seseorang dengan jabatan eksekutif, termasuk sekretaris eksekutif telah akrab dengan berbagai macam persoalan yang bersumber dari tugas yang dibebankan kepadanya. Baik beban karena jabatan ditempat kerja, beban kerja karena jabatan di organisasi-organisasi luar yang mungkin berhubungan dengan jabatan di kantor ataupun tidak, beban tanggung jawab keluarga maupun beban sosial tertentu di masyarakat bertolak dari kedudukannya.

Di dalam sistem nilai masyarakat eksekutif tidak dapat bersikap dan berperilaku seenaknya sendiri. Bagaimanapun keadaannya masyarakat mengaharapkan agar seorang eksekutif akan selalu rasional, bersikap bijak dan selalu mengendalikan perasaan.

Beban moral adalah konsekuensi jabatan. Dengan menduduki jabatannya seorang eksekutif mempunyai beban moral untuk memenuhi kualifikasi tertentu yang berkaitan dengan tanggung jawab atas tugasnya dan jabatan yang dipercayakan kepadanya. Seorang sekretaris junior misalnya harus mengalami dulu masa pendadaran melalui berbagai macam pelatihan dan pendidikan, sebelum sepenuhnya menjadi seorang sekretaris eksekutif. Dalam masa pelatihan sekretaris junmior belajar mengenali dan memahami segala macam aspek jabatan sebagai sekretaris. Dalam masa orientasi pengenalan dan pemahaman tugas tersebut dapat melalui pelatihan dan pendidikan yang diprogramkan atau melalui pengembangan diri berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama masa pengenalan dan pemahaman tugasnya sebagai seorang sekretaris.

Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain. Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress.

Cara seseorang bereaksi terhadap suatu masalah berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Masalah yang sama juga akan memberi akibat berbeda bagi individu yang berlainan. Begitu pula cara mengatasi masalah tiap-tiap individu satu sama lain akan berbeda. Pengertian sehari-hari beban kerja tersebut dikenal dengan istilah stress. Stress dapat berdampak positif maupun negatif. Individu yang dapat memberikan reaksi positif terhadap stress diwujudkan dengan penyesuain diri terhadap situasi yang ditimbulkan. Kemampuan menyesuaikan diri akibat stress akan membentuk pribadi yang mantap dan matang. Dengan kematangan dan kemantapan pribadi akan meningkatkan produktivitas pada bidang usahanya, menyerasikan hubungan sosial pada hubungan universal, dan bertambahnya rasa senang dan tenteram. Sebaliknya jika stress membawa reaksi negatif, akan menimbulkan gangguan-gangguan pada pribadinya dan akibatnya akan menurunkan produktivitas kerjanya disamping akan menekan segala perasaan yang berakibat fatal dalam membina karirnya. Seseorang yang stress di tempat kerja sangat umum kalau kemudian mencari kehangatan di dalam keluarganya dengan cara makan bersama di restoran atau pergi piknik. Hal semacam ini dilakukan untuk mencari keseimbangan antara kesibukan karena beban kerja dengan keserasian dalam membina keluarga.

Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul. Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja. Sebagai seorang sekretaris harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat mengurangi timbulnya stress. Sebenarnya salah satu penyebab seorang eksekutif dapat terkena stress ialah karena ia menjadi manager puncak. Sebagai manager puncak ia harus bertanggung jawab kepada dirinya sendiri, bukan kepada orang lain atas segala sesuatu yang diputuskan dan dikerjakan. Apabila ia masih dapat bertanggungjawab kepada orang lain berarti ia masih berlindung kepada orang lain dengan cara minta pendapat atau nasehat atasannya. Oleh karena itu untuk dapat menjadi seorang eksekutif yang matang dalam pandangan, emosi, sikap, tindakan dan pengambilan keputusan diperlukan pengalaman.

Stress merupakan akibat dari kelebihan beban kerja, fisik maupun psikologis. Bentuk teringan akibat stress ini adalah timbulnya rasa jenuh. Selain itu menurunnya ketahanan fisik sering menimbulkan gejala yang aneh seperti hilangnya semangat, acuh tak acuh, sering lupa dan sebagainya. Akibat lain adalah timbulnya penyakit jantung yang banyak diderita oleh para pejabat.

Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai berikut:

1. Perlu mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong semangat. Beban berat yang melampaui kemampuan perlu ditampung bersama orang lain. Untuk mengurangi ketegangan seorang eksekutif dapat berolahraga atau piknik. Kehangatan hubungan interpersonal sangat berarti sebagai pendorong untuk mengurangi keadaan stress.

2. Mempelajari dimanika organisasi yang menjadi sumber stress dan mencoba mencari jalan keluar. Miksalnya wewenang atau tanggung jawab yang kurang jelas harus diperjelas, instruksi yang selalu disalahtafsirkan oleh bawahan harus dicari penyebabnya. Terlalu banyak atau sedikit tugas juga dapat menjadi sumber timbulnya stress. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif merupakan cara lain untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan. Dunia di luar kita selalu berubah dan kita dan dalam batas kemampuan masing-masing harus mengikuti perubahan-perubahan tersebut.

3. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis. Dengan makan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan.

Pada dasarnya tidak dibatasi sikap menghadapi stress. Seorang eksekutif harus menyadari bahwa bukanlah situasi stress yang merugikan, tetapi cara orang bereaksi terhadapnya. Banyak orang mengalami stress yang sama, tetapi akibatnya berlainan. Hal ini karena pengalaman mereka masing-masing berbeda. Setiap eksekutif harus memahami kemampuan pribadi masing-masing.

Untuk mengalihkan kejenuhan dan ketegangan perlu istirahat bersama keluarga. Stress yang dapat menimbulkan berbagai akibat, perlu dipelajari sebab-sebabnya untuk selanjutnya dapat dikendalikan. Dengan cara pengendalian diri inilah hidup menjadi tenang dan yang paling penting, stress dapat dihilangkan.

 

 

 

Sekretaris dalam perusahaan


Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Definisi Sekretaris

“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)

 

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.

2. Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower

3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson

 

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Fungsi sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

 

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

  • Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
  • Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
  • Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
  • Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
  • Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
  • Mediator pimpinan dengan bawahan.

 

2. Terhadap bawahan/karyawan :

  • Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
  • Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
  • Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
  • Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

 

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

  • Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
  • Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
  • Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

  • Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
  • Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
  • Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
  • Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Syarat-sayarat profesional

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

  1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
  2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
  3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
  4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
  5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll

 

Jaga Etika Demi Kredibilitas


ANDA mungkin saja bukan keturunan keluarga raja atau bangsawan. Tapi jika berhubungan dengan etika di tempat kerja atau etika bisnis, siapa pun harus berlaku sopan dan elegan.

Pernahkah Anda melihat seseorang yang berbicara dengan mulut yang penuh makanan, padahal dia sedang berada dalam jamuan bisnis? Atau pernah merasa tidak nyaman saat berada di satu tempat dan berdiam-diaman dengan rekan kerja yang tidak begitu Anda kenal? Atau mungkin Anda pernah salah kostum saat menghadiri suatu acara resmi? Dana Persia, pemilik DP Image Consulting yang berpusat di Philadelphia, menyoroti beberapa hal penting yang bisa mempengaruhi kredibilitas Anda di dunia bisnis.

Aturan makan

Etika saat makan sangat memengaruhi perkembangan karier Anda, demikian menurut Persia. Menurut pendapatnya, perusahaan akan mencermati bagaimana perilaku Anda dalam situasi sosial, terutama jika pekerjaan Anda berkaitan dengan hubungan atau pertemuan dengan klien atau orang penting lainnya.

“Jangan pernah bicara saat mulut Anda penuh makanan dan jangan pernah menunjuk seseorang dengan tangan atau alat apapun di depan muka mereka,” kata Persia seperti dikutip dari careerbuilder.com.

Selain itu, jangan pernah duduk sebelum dipersilakan duduk, jangan pernah melakukan kegiatan apa pun di atas meja sebelum dipersilakan. Terakhir, jangan minum terlalu banyak karena iini hanya akan membuat Anda kurang fokus dan kurang konsentrasi terhadap pembicaraan yang sedang dilakukan. Saat makan sup, jangan pula terlalu mendekatkan wajah Anda ke sup tersebut saat akan memakannya. Jangan pula terus-menerus memegang sendok tersebut.

Berinteraksi

Pola interaksi juga memengaruhi hubungan bisnis Anda. Hati-hati dengan aturan mendengarkan, pembicaraan basa-basi, dan hal-hal yang tidak boleh dilakukan.

Bahasa tubuh menjadi hal pertama yang harus diperhatikan. Apakah Anda berniat melakukannya atau tidak, bahasa tubuh tetap akan terbaca oleh lawan bicara. Karena itulah, ada beberapa tanda bahasa tubuh yang harus Anda mengerti sebelum melakukannya agar tidak disalahpersepsikan oleh lawan bicara Anda.

Mendengarkan

Tak ada perbuatan yang paling tidak sopan selain tidak mendengarkan perkataan yang sedang diucapkan lawan bicara. Persia memberi panduan tentang hal-hal apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat seseorang sedang berbicara.

Pertama, perhatikan saat ada yang sedang berbicara. Jangan sibuk melirik televisi, koran, menatap orang lain, atau melihat kejadian yang sedang berlangsung di sekeliling Anda. Intinya, tetaplah fokus pada pembicaraan tersebut.

Jangan pula menginterupsi saat dia masih berbicara. Setelah selesai mendengarkan perkataan, barulah Anda bicara dan jangan ragu dengan apa yang akan Anda katakan, selama kata-kata tersebut sopan untuk diucapkan.

Pembicaraan ringan atau basa-basi

Dalam sebuah pertemuan yang orang-orangnya tidak terlalu Anda kenal, jangan pernah membicarakan masalah yang sensitif, seperti agama, pandangan politik, atau seks.

Sebaliknya, tak masalah jika Anda ingin bicara tentang politik secara umum, kejadian yang sedang hangat di bicarakan, tentang cuaca, keluarga, atau bahkan rencana liburan atau liburan yang baru saja dilakukan.

Tabu

Hal terakhir yang harus menjadi perhatian penuh saat melakukan interaksi bisnis maupun interaksi sosial ialah soal hal-hal yang sangat tidak boleh dilakukan atau tabu.

Persia mendaftar beberapa tabu di antaranya merokok, menggunakan obat-obatan terlarang, terus-menerus menggunakan telepon atau sibuk sendiri dengan telepon Anda, melepas sepatu, berkata kasar, dan membersihkan gigi atau hidung di depan umum.

Fungsi, Tugas dan Batasan Wewenang Seorang Sekretaris


FUNGSI :
Membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam
komunikasi dengan Stake Holder sebagai upaya meningkatkan loyalitas para
Stake Holder, penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang
berhubungan dengan kesekertariatan, penanganan hukum, pengelolaan
kehumasan (Relation Officer), Sistem Manajemen Mutu dan Sistem
Manajemen Informasi Perusahaan.

TUGAS POKOK :
1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.
3. Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.
4. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.
5. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah
kepada pihak internal dan eksternal.
7. Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.
8. Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu
perusahaan.
9. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
10. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).11. Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja
yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Menyiapkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu.

BATASAN TANGGUNG JAWAB :
1. Tersedianya kajian dari aspek hukum kepada Direksi yang berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Terselesaikannya pengurusan izin-izin usaha perusahaan tepat waktu.
3. Terselenggaranya data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.
4. Terbinanya jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.
5. Terselenggaranya kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Terkomunikasikannya kepada pihak internal dan eksternal perusahaan
tentang kebijakan perusahaan dan pemerintah.
7. Terselenggaranya pengelolaan informasi perusahaan.
8. Terpelihara dan berkembangnya sistem manajemen mutu perusahaan.
9. Tersedianya laporan triwulanan, Laporan Manajemen dan Annual
Report tepat waktu.
10. Tersedianya bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS).
11. Terumuskannya Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja
yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Terselenggaranya kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Tersedianya laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu setiap tanggal 10 pada bulan berikutnya.

BATASAN WEWENANG :
1. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan
dengan para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake
Holder.
2. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan
perusahaan.
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan
suatu peraturan atau kebijakan.
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan
ditandatangani oleh Direksi.
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulanan perusahaan,
Laporan Manajemen, Annual Report serta RJPP.
6. Atas persetujuan Direksi mewakili perusahaan dalam rangka
menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun
di luar pengadilan.
7. Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem
manajemen mutu perusahaan.
8. Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit
Kerja sampai disahkan oleh Direksi.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan sistem
informasi manajemen termasuk penyebarluasan informasi perusahaan
melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi
Local Area Network dan pengaturan akses informasi.
10. Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras dan perangkat
lunak komputer yang digunakan perusahaan.

HUBUNGAN KERJA / SUPERVISI :
1. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab langsung kepada Direksi.
2. Sekretaris Perusahaan membawahi :
a. Kepala Bagian Hukum
b. Kepala Bagian Humas & Sekretariat
c. Kepala Bagian Manajemen Informasi
d. Kepala Bagian Manajemen

How to Become a ProSec (Professional Secretary) Peran Sekretaris


Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor.

Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?

Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.

Masih ingat peran utama dari seorang Sekretaris? Penjabaran dibawah ini mungkin akan mengingatkan Anda.

1. Sekretaris sebagai duta.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?

2. Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.

3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.

4. Sekretaris sebagai humas.

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.

Sumber : leadership-park.com

Sekretaris


Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.Keterampilan Utama Sekretaris: Pengetahuan : Ruang lingkup materi : Kesekretarisan, Pengetahuan mesin-mesin kantor, Komunikasi, Manajemen Perkantoran, Surat menyurat bahasa Indonesia, Surat menyurat bahasa Inggris, Pengelolaan arsip, Penanganan telepon, Penanganan Tamu, Agenda pimpinan. Keterampilan : Ruang Lingkup materi : Kecepatan mengetik dengan komputer, Membuat surat niaga dengan bahasa Indonesia, Membuat surat niaga dengan bahasa Inggris, Penanganan telepon, Mencatat pesan dengan steno, Merencanakan perjalanan dinas, Penanganan Kas Kecil, Pengelolaan Arsip Wawancara : Penguasaan materi, Kemampuan komunikasi bahasa inggris, Penampilan, Etika dan Sikap. Presentasi : Penguasaan materi, Sistematika penyajian, Kemampuan berkomunikasi lisan.

Keahlian komunikasi bagi sekretaris


Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.

Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu

  1. Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
  2. Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.

Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:

  1. Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
  2. Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
  3. Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
  4. Memberi intonasi kata-kata yang penting

Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:

  1. Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
  2. Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
  3. Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
  4. Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
  5. Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran

Tinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional

Teknik mengelola rapat pimpinan


Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :

  1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
  2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
  3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
  4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
  5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
  6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.

  1. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :
  2. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
  3. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.
  4. Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.
  5. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.
  6. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekretaris.

Pengelolaan Tempat Rapat.

Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.

  1. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
  2. Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

Mempimpin Rapat

Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh

pimpinan.

Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;

  1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
  2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
  3. Memahami Setiap acara rapat
  4. Memahami Perencanaan prosedur rapat
  5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
  6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
  7. Mempersiapkan perlengkapan rapat
  8. Memeriksa ruangan rapat.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;

  1. Berbicara spontan,
  2. Mengemukakan gagasan cemerlang
  3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
  4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :

  1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
  2. Pengelolaan tempat rapat

Contoh Agenda Rapat Sehari

No

Jam/Waktu

Acara

Petugas

1

08.30-09.00

Regristrasi peserta rapat

Penerima tamu

2

09.00-09.05

Pembukaan

Pembawa acara

3

09.05-09.15

Sambutan Pimpinan Perusanaan

Pim.Perusahaan

4

09.15-10.30

Strategi Penjualan dan Pemasaran

Manajer Pemasaran

5

10.30-10.40

Coffee Break I

Konsumsi

6

10,40-12.00

Laporan Hasil Penjualan

Manajer Penjualan

7

12.00-13.30

Lunch, Sholat Dhuhur

Konsumsi/acara

8

13.30-15.15

Sessi Workshop

Peserta rapat

9

15.15-15.30

Coffeee Break II

10

Strategi Pemasaran dan Penjualan 2008

Pim/wakil pimpinan Perusahaan

11

16.00

Penutup, Doa

Acara

Meniti karier dengan sikap bersahabat dan perasaan senang


Menaruh perhatian, menghargai orang lain dan bersahabat adalh sikap yang harus dimilioki untuk menunjang karier .Apalagi bila ditambah dengan penampilan yang serasi dan ceria. Sebenarnya sikap tersebut berlaku untuk siapa saja, selama menjadi karyawan bila ingin berhasil meniti karier.

Untuk meniti karier, seseorang harus memiliki sikap positif, misalnya menyenangi pekerjaan, menghargai tugas yang dipercayakan dan berusaha terhadap perbaikan kerja. Dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan anda biasanya banyak menghadapi masalah. Tugas sekretaris justru harus mampu memecahkan masalah yang timbul dalam perusahaan anda. Sikap mental terhadap setiap masalah yang timbul harus positif, yaitu ikut berusaha sekuat teaga untuk dapat memecahkan masalah tersebut. Sikap positif yang dimiliki merupakan modal dasar untuk memberikan sumbangan dalam menyelesaikan tugas-tugan yang sulit.

Promosi jabatan dalam karier ditentukan atas dasar penilaian prestasi kerja. Namun demikian penilaian yang dilakukan oleh atasan justru tidak berdasarkan prestasi kerja saja, melainkan sikap positif mengenai perilaku, sikap bersahabat yang menyenangkan dan menghargai orang lain ikut menentukan pula. Sikap positif yang dimazksud misalnya bila mendapat undangan makan dan pada surat undangan tersebut ada tulisan “r.s.v.p”, maksudnya perlu menyampaikan terima kasih atas undangan itu dan juga memberitahu bahwa anda bisa datang atau tidak karena berhalangan.

Tidak hanya sikap bersahabat dan menyenangkan serta pengetahuan tata krama dalam pergaulan saja, untuk menunjang karier, tetapi juga perlu pengembangan penampilan. Penampilan adalah sikap dalam bentuk pencerminan diri seseorang yang menimbulkan percaya diri yang simpatik. Untuk menunjang penampilan diperlukan usaha keras yang konsisten antara lain tidak mementingkan diri sendiri dan selalu menyenangkan orang lain.

Dalam pembicaraan tidak memotong pembicaraan atau menyela percakapan orang lain, dan bila terpaksa harus memotong pembicaraan karena sesuatu yang sangat penting menggunakan sopan santun sehingga yang bersangkutan dengan senag hati memberi waktu. Paling baik tunggu saat yang tepat untuk menyela yaitu saat mereka agak senggang tidak sedang dalam percakapan serius.

Selain perilaku yang simpatik, perlu pula diperhatikan sikap fisik, misalnya cara berdiri tegak dan anggun, gara duduk yang rapi dan sikap sopan santun. Cara berbusana sederhana tetapi tetap up to date dengan perlengkapan assesori yang serasi.

Stress Sekertetaris dalam kantor


Istilah eksekutif sering melahirkan konotasi status, wewenang, tanggung jawab, kekuasaan dan semacamnya. Begitu pula untuk jabatan sekretaris eksekutif. Seseorang dengan jabatan eksekutif, termasuk sekretaris eksekutif telah akrab dengan berbagai macam persoalan yang bersumber dari tugas yang dibebankan kepadanya. Baik beban karena jabatan ditempat kerja, beban kerja karena jabatan di organisasi-organisasi luar yang mungkin berhubungan dengan jabatan di kantor ataupun tidak, beban tanggung jawab keluarga maupun beban sosial tertentu di masyarakat bertolak dari kedudukannya.

Di dalam sistem nilai masyarakat eksekutif tidak dapat bersikap dan berperilaku seenaknya sendiri. Bagaimanapun keadaannya masyarakat mengaharapkan agar seorang eksekutif akan selalu rasional, bersikap bijak dan selalu mengendalikan perasaan.

Beban moral adalah konsekuensi jabatan. Dengan menduduki jabatannya seorang eksekutif mempunyai beban moral untuk memenuhi kualifikasi tertentu yang berkaitan dengan tanggung jawab atas tugasnya dan jabatan yang dipercayakan kepadanya. Seorang sekretaris junior misalnya harus mengalami dulu masa pendadaran melalui berbagai macam pelatihan dan pendidikan, sebelum sepenuhnya menjadi seorang sekretaris eksekutif. Dalam masa pelatihan sekretaris junmior belajar mengenali dan memahami segala macam aspek jabatan sebagai sekretaris. Dalam masa orientasi pengenalan dan pemahaman tugas tersebut dapat melalui pelatihan dan pendidikan yang diprogramkan atau melalui pengembangan diri berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama masa pengenalan dan pemahaman tugasnya sebagai seorang sekretaris.

Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain. Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress.

Cara seseorang bereaksi terhadap suatu masalah berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Masalah yang sama juga akan memberi akibat berbeda bagi individu yang berlainan. Begitu pula cara mengatasi masalah tiap-tiap individu satu sama lain akan berbeda. Pengertian sehari-hari beban kerja tersebut dikenal dengan istilah stress. Stress dapat berdampak positif maupun negatif. Individu yang dapat memberikan reaksi positif terhadap stress diwujudkan dengan penyesuain diri terhadap situasi yang ditimbulkan. Kemampuan menyesuaikan diri akibat stress akan membentuk pribadi yang mantap dan matang. Dengan kematangan dan kemantapan pribadi akan meningkatkan produktivitas pada bidang usahanya, menyerasikan hubungan sosial pada hubungan universal, dan bertambahnya rasa senang dan tenteram. Sebaliknya jika stress membawa reaksi negatif, akan menimbulkan gangguan-gangguan pada pribadinya dan akibatnya akan menurunkan produktivitas kerjanya disamping akan menekan segala perasaan yang berakibat fatal dalam membina karirnya. Seseorang yang stress di tempat kerja sangat umum kalau kemudian mencari kehangatan di dalam keluarganya dengan cara makan bersama di restoran atau pergi piknik. Hal semacam ini dilakukan untuk mencari keseimbangan antara kesibukan karena beban kerja dengan keserasian dalam membina keluarga.

Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul. Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja. Sebagai seorang sekretaris harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat mengurangi timbulnya stress. Sebenarnya salah satu penyebab seorang eksekutif dapat terkena stress ialah karena ia menjadi manager puncak. Sebagai manager puncak ia harus bertanggung jawab kepada dirinya sendiri, bukan kepada orang lain atas segala sesuatu yang diputuskan dan dikerjakan. Apabila ia masih dapat bertanggungjawab kepada orang lain berarti ia masih berlindung kepada orang lain dengan cara minta pendapat atau nasehat atasannya. Oleh karena itu untuk dapat menjadi seorang eksekutif yang matang dalam pandangan, emosi, sikap, tindakan dan pengambilan keputusan diperlukan pengalaman.

Stress merupakan akibat dari kelebihan beban kerja, fisik maupun psikologis. Bentuk teringan akibat stress ini adalah timbulnya rasa jenuh. Selain itu menurunnya ketahanan fisik sering menimbulkan gejala yang aneh seperti hilangnya semangat, acuh tak acuh, sering lupa dan sebagainya. Akibat lain adalah timbulnya penyakit jantung yang banyak diderita oleh para pejabat.

Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai berikut:

1. Perlu mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong semangat. Beban berat yang melampaui kemampuan perlu ditampung bersama orang lain. Untuk mengurangi ketegangan seorang eksekutif dapat berolahraga atau piknik. Kehangatan hubungan interpersonal sangat berarti sebagai pendorong untuk mengurangi keadaan stress.

2. Mempelajari dimanika organisasi yang menjadi sumber stress dan mencoba mencari jalan keluar. Miksalnya wewenang atau tanggung jawab yang kurang jelas harus diperjelas, instruksi yang selalu disalahtafsirkan oleh bawahan harus dicari penyebabnya. Terlalu banyak atau sedikit tugas juga dapat menjadi sumber timbulnya stress. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif merupakan cara lain untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan. Dunia di luar kita selalu berubah dan kita dan dalam batas kemampuan masing-masing harus mengikuti perubahan-perubahan tersebut.

3. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis. Dengan makan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan.

Pada dasarnya tidak dibatasi sikap menghadapi stress. Seorang eksekutif harus menyadari bahwa bukanlah situasi stress yang merugikan, tetapi cara orang bereaksi terhadapnya. Banyak orang mengalami stress yang sama, tetapi akibatnya berlainan. Hal ini karena pengalaman mereka masing-masing berbeda. Setiap eksekutif harus memahami kemampuan pribadi masing-masing.

Untuk mengalihkan kejenuhan dan ketegangan perlu istirahat bersama keluarga. Stress yang dapat menimbulkan berbagai akibat, perlu dipelajari sebab-sebabnya untuk selanjutnya dapat dikendalikan. Dengan cara pengendalian diri inilah hidup menjadi tenang dan yang paling penting, stress dapat dihilangkan.

Keterampilan aplikatif seorang sekretaris


Menyusun Kliping

Disamping tugas- tugas pokok yang cukup banyak, seorang sekretaris perlu melakukan kliping mengenai berita-berita penting yang berkaitan dengan kantor atau perusahaanya.Pekerjaan kliping tidak harus dikerjakan sendiri, tetapi dapat menugaskan seseorang karyawan. Namun demikian sekretaris perlu membaca kliping tersebut agar dapat mengikuti perkembangan dalam masyarakat. Untuk melakukan kliping surat kabar dan majalah perlu mengetahui caranya, sehingga dapat diperoleh informasi yang diperlukan, dan sewaktu-waktu di butuhkan oleh pemimpin dapat ditemukan kembali secara cepat.

Secara sederhana tugas-tugas yang berhubungan dengan kliping adalah:

  • Menghimpun surat kabar dan majalah
  • Membaca berita di surat kabar, majalah, brosur dan sebagainya untuk menemukan masalah yang di butuhkan
  • Memberi tanda pada bagian yang akan digunting
  • Mencantumkan nama surat kabar dan majalah serta tanggal penerbitannya
  • Menempelkan pada kertas atau buku khusus kliping
  • Mencantumkan kode penggolongan masaklah dan nomor urut jumlah guntingan suatu masalah
  • Memasukkan bukun kliping ke dalam lemari katalog
  • Memelihara semua berkas kliping

Urutan pelaksanaan tugas:

  1. Petugas membaca surat kabar atau majalah untuk menemukan masalah yang dibutuhkan. Kadang-kadang dengan hanya membaca judulnya saja sudah dapat menentikan perlu tidaknya berita itu di gunting dan sekaligus dapat mengklasifikasikan pokok masalah apa. Akan tetapi ada kalanya tidak cukup hanya membaca judulnya saja melainkan harus membaca isi keseluruhan berita untuk menentukan lebih lanjut perlu tidaknya di gunting untuk di kliping.
  2. Apabila berita itu dianggap penting untuk perusahaan, maka berita diberi garis merah pada sudut karangan atau judul. Jangan lupa mencantumkan nama surat kabar atau majalah serta tanggal terbit.
  3. Pada waktu akan menggunting perlu diperhatikan terlebih dahulu halaman dibaliknya untuk meneliti ada tidaknya masalah yang perlu di gunting pula.apabila dihalaman baliknya masih terdapat sambunganya atau keterangan lebih lanjut maka sambungan tersebut dapat di ketik atau di fotokopy, kemudian di jadikan satu dengan berta dihalaman muka atau mencari surat kabat dan majalah lagi yang memuat berita atau keterangan yang sama. Setelah itu di gunting kemudian dijadikan satu dengan berita yang dimaksud
  4. Setelah disusun secara kronologis dan sistematis, baru diberi kode pokok masalah. Apabila uraian berita terdiri dari berbagai halaman dan telah tersusun secara kronologis dan sistematis, hal ini tidak perlu di gunting, tetapi diberikan map khusus dengan diberi kode pokok berita atau uraian
  5. Guntingan berita atau kliping perlu dibuatkan kartu katalog rangkap dua yang didalamnya memuat:
  • Kode penggolongan pokok masalah
  • Nomor urut pokok masalah
  • Nama pengarang/sumber berita(koran atau majalah)
  • Tanggal terbit
  • Judul berita atau karangan diketik dengan huruf besar semua.kartu katalog berukuran 71/2 cm x 13 cm

6. Kartu-kartu katalog disusun dalam lemari dengan cara:

  • Kartu pertama disusun menurut abjad pengarang/sumber berita
  • Kartu kedua disusun menurut abjad judul
  • Antara kartu katalog yang berbeda golongan pokok masalahnya diberi sekat karton berwarna agar memudahkan pencarian

7. Semua guntingan disimpan dalam map sesuai dengan pokok masalahnya dan akhirnya map-map ini disimpan dalam lemari sesuai urutan abjad pokok masalah.

B. Menerima Tamu

Sebagai seorang sekretaris harus menghormati para tamu yang berkunjung di kantor, serta dengan senang hati melayaninya. Untuk itu seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu. Sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik. Sekretaris perlu memahami atau mengetahui sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris berkewajiban menayakan nama tamu yang datang ingin bertemu dengan pimpinan atau pejabat lain yang dimaksud sekaligus mengantar tamu tersebut kepada pimpinan atau orang yang akan ditemuinya. Pada waktu ditemuklan dengan pimpinan atau orang yang dimaksud, sekretaris menyodorkan catatan yang mencantumkan nama dari instansi mana dan apa maksudn Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang, segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut dan ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.

Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.

Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.

Tetapi jika atasan anda bersedia menemuinya, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda.

Yang perlu anda ingat adalah sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan citra perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Jadi jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembagai lain yang berkepentingan dengan perusahaan

C. Mengembangkan SDM

Bagi sekretaris atau para pimpinan unit kerja harus mampu mengembangkan sumber daya manusia. Sekretaris perlu ikut andil dalam pengembangan sumber daya manusia. Untuk itu mengembangkan SDM diprelukan 15 persyaratan:

  • Perlu adanya uraian tugas (job discription) yang jelas untuk anak buah supaya tugas-tugas terlaksana sebaik mungkin.
  • Perlu adaya wewenang dan tanggung jawab yang jelas bagi anak buah dalam melaksanakan tugas,antara wewenang dan tanggung jawab harus ada keseimbangan
  • Adanya aturan main yang harus ditaati baik oleh pimpinan maupun anak buah.Baik berupa peraturan tertulis,tidak tertulis,kebijaksanaan,perintah,atau instruksi tanpa adanya disiplin atau ketaatan terhadap peraturan pimpinan yang telah disepakati bersama maka organisasi tidak akan berjalan dengan .
  • Adanya garis komando yang jelas yaitu siapa yang berhak memerintah dan bertanggung jawab kepada siapa.
  • Adanya sasaran atau tujuan jelas organisasi yang harus di informasikan oleh pimpinan kepada anak buah, bukan hanya jelas bagi pimpinan.
  • Balas jasa bagi bawahan/anak buah berdasdarkan prestasi adil dan wajar
  • Harus ada kesesuaian antara motivasi individu dengan perusahaan/organisasi
  • Wewenang yang dilimpahkan harus benar-benar didasarkan pada kemampuan anak buah
  • Wewenang harus merupakan yang mengikat dan jenjang atas kebawah, karena wewenang berarti adanya hak untuk mengatur anak buah sesuai dengan jenjang organisasi.
  • Setiap anak buah harus merasa dibutuhkan dan di hargai oleh pimpinan
  • Anak buah perlu merasa tenteram dan tenang dalam situasi serta lingkungan yang sehat
  • Harus tercipta kegairahan kerja serta inisiatif untuk berkembang
  • Perlu diciptakan semangat senasip sepenanggungan dalam mengemban tugas dan menghindari komplik antara pimpinan dengan anak buah
  • Kembangkan adanya rasa tanggung jawab bersama dalam organisasi, prestasi, atau sukses usaha yang memungkin adanya kemajuan organisasi
  • Ciptakan suasana kekeluargaan, sehingga bawahan tidak hanya dinilai sebagai anak buah yang harus diperintah. Perlakukanlah anak buah sebagai mitra usaha, sehingga ada rasa ikut memiliki

Peran Sekretaris dalam perusahaan


man_side_profile1Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Definisi Sekretaris

“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.

2. Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower

3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Fungsi sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

  • Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
  • Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
  • Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
  • Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
  • Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
  • Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

  • Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
  • Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
  • Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

  • Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

  • Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
  • Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
  • Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

  • Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
  • Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
  • Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
  • Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Syarat-sayarat profesional

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

  1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
  2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
  3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
  4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
  5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll

HAKIKAT SEKRETARIS


A. Pengertian Sekretaris

ata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :

Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief

(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)

H.W. Fowler dan F.G. Flower

secretary : a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confindential matters. b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.

Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican.

(a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)

Louis C. Nanasay and William Selden

secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.

(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

B. Jenis Sekretaris

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.

2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

C. Tugas Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :

1. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.

2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.

  • Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
  • Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
  • Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
  • Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
  • Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
  • Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
  • Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :

  • Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
  • Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
  • Mencatat janji-janji untuk pimpinan
  • Menyusun kerja sehari-hari pimpinan

5. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :

  • Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
  • Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
  • Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.

6. Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :

  • Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
  • Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
  • Menyumbang untuk amal, bakti sosial

7. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :

  • Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
  • Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
  • Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
  • Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
  • Membantu penerbitan intern organisasi

8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :

  • Waktu dan tempat harus dipastikan
  • Makan dan minum disediakan
  • Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
  • Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
  • Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
  • Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.

C. Rincian Tugas Sekretaris

Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :

1. Menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :

  • memproses surat masuk dan keluar
  • mengonsep surat
  • mengetik surat
  • mengklasifikasi surat
  • menggandakan warkat
  • mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
  • mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam
  • mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen

2. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.

3. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :

  • menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
  • mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
  • menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin

4. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon

5. Mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan

6. Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat

7. Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan

8. Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya

9. Mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi

10. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya

11. Menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya

12. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.

13. Mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank

14. Membuat laporan, menyusun data dan statistik

15. Menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan

16. Mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi

17. Mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.

18. Mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.

19. Menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi

20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan

D. Persyaratan Menjadi Sekretaris

Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :

1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan

  • Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
  • 􀂾 Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.

2. Syarat Ketrampilan

  • Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
  • Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
  • Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
  • Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
  • Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.

3. Syarat Kepribadian

Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :

  • bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.
  • Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
  • Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
  • Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)

E. Penampilan Sekretaris

Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan

sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara

terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik.

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara

lain :

  • Makan makanan yang cukup gizinya
  • Olah raga yang cukup
  • Istirahat yang cukup
  • Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan.

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut

Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.

b. Perawatan Wajah/Muka

Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi

wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.

c. Perawatan tangan dan kaki

Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.

Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.

Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.

3. Pakaian (Busana).

Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.

b. Keadaan Jasmani

Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.

c. Iklim

Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.

d. Bahan, warna, motif pakaian

Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon. Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :

1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)

2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jing

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 463 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: