Posts from the ‘Kesekretarisan’ Category

“Myopia pemasaran” dari Levitt


Istilah myopia Pemasaran adalah istilah pemasaran yang diambil dari  judul makalah pemasaran yang ditulis oleh Theodore Levitt *) Tulisan ini pertama kali diterbitkan pada tahun 1960 di Harvard Business Review;. dari sebuah jurnal yang beliau perbaiki kembali. Istilah myopia ini Pendek kata, mencari pendekatan terlihat dan lebih mendalam terhadap konsep  pemasaran semata yang berfokus pada kebutuhan perusahaan dalam jangka pendek, tapi melupakan prediksi perubahan marketshare dimasa yang akan datang atau bukannya perusahaan menentukan  kebutuhan dan kenginan pelanggan malah sibuk dengan strategi keuntungan perusahan. Perusahaan egois seperti itu gagal untuk melihat dan menyesuaikan diri dengan perubahan yang cepat di pasar dan berakibat mereka sebelumnya eminence, goyah, jatuh, dan menghilang. Konsep ini telah dibahas dalam artikel (berjudul ‘Marketing Myopia,’ pada bulan Juli-Agustus 1960 isu dari Harvard Business Review) oleh Harvard Business School Profesor Emeritus Pemasaran, Theodore C. Levitt (1925)**)

Beberapa pengamat pemasaran berpendapat bahwa publikasi makalah dari Levit ini sebagai awal gerakan pemasaran modern. Tema dari makalah tersebut berisi  bahwa visi sebuah organisasi sering dibatasi oleh pemahaman bisnis yang sempit sehingga para CEO perusahaan beranggapan apa perlu untuk meninjau kembali visi perusahaan mereka, dan mere-definisikan kembali posisi pasar mereka dalam perspektif yang lebih luas,  sehingga dapat terlihat pengaruhnya  karena konsepsi myopia levit ini sebagai starategi  yang pada dasarnya lebih praktis dan pragmatis.

Organisasi perusahaan baru bisa menemukan bahwa mereka telah kehilangan kesempatan yang jelas terlihat setelah mereka mengadopsi pandangan yang lebih luas. Makalah Levit ini sangat  berpengaruh, sehingga banyak Perusahaan-perusahaan minyak (yang bukan hanya bergerak dibdiang perminyakan saja tapi berani bergerak dalam bidang industri kertas) dengan mendefinisi ulang bisnis mereka sebagai energi bukan hanya minyak bumi, msialnya dilakukan oleh Royal Shell Belanda, yang memulai pada sebuah program investasi di tenaga nuklir, kemudian menyesali tindakan ini.

Salah satu alasan yang paling lajim bagi semua orang  merasakan bahwa mereka tidak dapat secara akurat memprediksi masa depan. Persepsi yang wajar dan  ini merupakan sebuah pendapat yang terjadi hampir disemua kalangan tetapi, kita juga memungkinkan untuk menggunakan berbagai macam teknik ramalan bisnis saat ini tersedia yang bisa digunakan untuk memperkirakan keadaan masa depan sebaik mungkin. Alasannya ada potensi dinamika ekonomi yang terus dinamis yang memberi peluang untuk meperediksi perubahan industri. Setidaknya dengan memahami myopi epmasaran Ini bisa melatih para manajer untuk melihat lebih jauh kedepan terhadap kegiatan bisnis mereka sekarang dan berpikir “di luar kotak”. George Steiner (1979) mengklaim bahwa jika produsen mencambuk kereta pada tahun 1910 mendefinsikan bisnisnya sebagai “bisnis transportasi starter”, mereka mungkin telah mampu membuat lompatan kreatif yang diperlukan untuk pindah ke bisnis otomotif  ketika perubahan teknologi menuntut itu.***) Perusahaan yang terfokus pada strategi pemasaran dengan berbagai  teknik prediksi, yang menjadikan  nilai pelanggan seumur hidup bisa naik di atas miopia sampai batas tertentu. Hal ini negatifnya dapat berakibat penggunaan tujuan keuntungan jangka panjang (kadang-kadang berrisiko mengorbankan tujuan jangka pendek).

Sekali lagi Pemasaran miopia merupakan strategi iklan yang tidak berfokus pada kebutuhan dan keinginan konsumen semata tapi, yang disesuaikan dengan  keinginan menjual barang atau jasa tertentu di pasar ekonomi. Berdasarkan teori ekonomi klasik berpendapat bahwa konsumen akan memberitahukan kepada perusahaan jenis barang dan jasa apa yang diinginkan melalui perilaku ekonomi yang ditunjukkan oleh konsumen individu ?.

Perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari perilaku ini dengan aktif meneliti bagaimana konsumen menghabiskan uang mereka dan apa barang jasa memang sedang populer di pasar ekonomi. miopia Pemasaran dapat mendistorsi melihat perusahaan ketika manajer lebih fokus pada apa yang perusahaan dapat menghasilkan ketimbang apa yang konsumen bersedia untuk membeli.

Sebuah contoh klasik miopia pemasaran dapat kita lihat pengembangan “Ford Motor Company” dari Edsel. The Edsel Ford adalah mobil tahun 1950-an dengan model mobil penumpang terlambat membangun strategi pemasaran disaat industri otomotif semakin berkembang sangat pesat. Awalnya Mobil itu dirancang dengan maksud menjadi kendaraan yang berukuran besar dan bergaya yang akan memenuhi kebutuhan akan kendaraan untuk ribuan konsumen AS dan keluarga. Meskipun Edsel dirilis dengan gencarnya  publisitas dari lembaga pemasaran dan media, namun kegagalan hampir disemua segmen pasar konsumen. Apabila diamati Edsell sangat miskin inovasi dan sediiktpun tidak memahami keinginan konsumen dan para ahli bisnis telah mengkaitkannya  kegagalan tersebut dengan tidak melihat miopia pemasaran .

 Miopia Marketing juga mungkin terjadi saat bisnis terlalu berfokus pada strategi periklanan berkembang untuk target pasar yang salah atau kelompok segmen demografis yang sangat luas. konsumen di pasar ekonomi biasanya melihat strategi periklanan unik, dengan membangun persepsi mereka di atas budaya, ras, usia atau pendapat pribadi lainnya. Perusahaan yang gagal untuk memahami persepsi konsumen saat mengiklankan  barang dan  jasanya  biasanya tidak memahami myopia pemasaran.

 ______________________

*) Levitt, T. (1960). “Marketing Myopia”. Harvard Business Review.

**) Konsep ini telah dibahas dalam artikel (berjudul ‘Marketing Miopia,’ pada bulan Juli-Agustus 1960 isu dari Harvard Business Review) oleh Harvard Business School profesor emeritus pemasaran, Theodore C. Levitt (1925 -)

***) Steiner, G. (1979). Strategic Planning: What Every Manager Must Know. New York: The Free Press

References  :

David Mercer, “Marketing Myopia”, Marketing

Levitt, T. (1960). “Marketing Myopia”. Harvard Business Review.    

***) Steiner, G. (1979). Strategic Planning: What Every Manager Must Know. New York: The Free Press. 

Kotler, Philip; Singh, Ravi (1981). “Marketing Warfare in the 1980s”. Journal of Business Strategy 1 (3): 30–41. 

Baughman, J. (1974). Problems and performance of the role of the chief executive. Graduate School of Business Administration, Harvard University.

 

 

Stress Sekertetaris dalam kantor


Istilah eksekutif sering melahirkan konotasi status, wewenang, tanggung jawab, kekuasaan dan semacamnya. Begitu pula untuk jabatan sekretaris eksekutif. Seseorang dengan jabatan eksekutif, termasuk sekretaris eksekutif telah akrab dengan berbagai macam persoalan yang bersumber dari tugas yang dibebankan kepadanya. Baik beban karena jabatan ditempat kerja, beban kerja karena jabatan di organisasi-organisasi luar yang mungkin berhubungan dengan jabatan di kantor ataupun tidak, beban tanggung jawab keluarga maupun beban sosial tertentu di masyarakat bertolak dari kedudukannya.

Di dalam sistem nilai masyarakat eksekutif tidak dapat bersikap dan berperilaku seenaknya sendiri. Bagaimanapun keadaannya masyarakat mengaharapkan agar seorang eksekutif akan selalu rasional, bersikap bijak dan selalu mengendalikan perasaan.

Beban moral adalah konsekuensi jabatan. Dengan menduduki jabatannya seorang eksekutif mempunyai beban moral untuk memenuhi kualifikasi tertentu yang berkaitan dengan tanggung jawab atas tugasnya dan jabatan yang dipercayakan kepadanya. Seorang sekretaris junior misalnya harus mengalami dulu masa pendadaran melalui berbagai macam pelatihan dan pendidikan, sebelum sepenuhnya menjadi seorang sekretaris eksekutif. Dalam masa pelatihan sekretaris junmior belajar mengenali dan memahami segala macam aspek jabatan sebagai sekretaris. Dalam masa orientasi pengenalan dan pemahaman tugas tersebut dapat melalui pelatihan dan pendidikan yang diprogramkan atau melalui pengembangan diri berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama masa pengenalan dan pemahaman tugasnya sebagai seorang sekretaris.

Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain. Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress.

Cara seseorang bereaksi terhadap suatu masalah berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Masalah yang sama juga akan memberi akibat berbeda bagi individu yang berlainan. Begitu pula cara mengatasi masalah tiap-tiap individu satu sama lain akan berbeda. Pengertian sehari-hari beban kerja tersebut dikenal dengan istilah stress. Stress dapat berdampak positif maupun negatif. Individu yang dapat memberikan reaksi positif terhadap stress diwujudkan dengan penyesuain diri terhadap situasi yang ditimbulkan. Kemampuan menyesuaikan diri akibat stress akan membentuk pribadi yang mantap dan matang. Dengan kematangan dan kemantapan pribadi akan meningkatkan produktivitas pada bidang usahanya, menyerasikan hubungan sosial pada hubungan universal, dan bertambahnya rasa senang dan tenteram. Sebaliknya jika stress membawa reaksi negatif, akan menimbulkan gangguan-gangguan pada pribadinya dan akibatnya akan menurunkan produktivitas kerjanya disamping akan menekan segala perasaan yang berakibat fatal dalam membina karirnya. Seseorang yang stress di tempat kerja sangat umum kalau kemudian mencari kehangatan di dalam keluarganya dengan cara makan bersama di restoran atau pergi piknik. Hal semacam ini dilakukan untuk mencari keseimbangan antara kesibukan karena beban kerja dengan keserasian dalam membina keluarga.

Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul. Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja. Sebagai seorang sekretaris harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat mengurangi timbulnya stress. Sebenarnya salah satu penyebab seorang eksekutif dapat terkena stress ialah karena ia menjadi manager puncak. Sebagai manager puncak ia harus bertanggung jawab kepada dirinya sendiri, bukan kepada orang lain atas segala sesuatu yang diputuskan dan dikerjakan. Apabila ia masih dapat bertanggungjawab kepada orang lain berarti ia masih berlindung kepada orang lain dengan cara minta pendapat atau nasehat atasannya. Oleh karena itu untuk dapat menjadi seorang eksekutif yang matang dalam pandangan, emosi, sikap, tindakan dan pengambilan keputusan diperlukan pengalaman.

Stress merupakan akibat dari kelebihan beban kerja, fisik maupun psikologis. Bentuk teringan akibat stress ini adalah timbulnya rasa jenuh. Selain itu menurunnya ketahanan fisik sering menimbulkan gejala yang aneh seperti hilangnya semangat, acuh tak acuh, sering lupa dan sebagainya. Akibat lain adalah timbulnya penyakit jantung yang banyak diderita oleh para pejabat.

Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai berikut:

1. Perlu mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong semangat. Beban berat yang melampaui kemampuan perlu ditampung bersama orang lain. Untuk mengurangi ketegangan seorang eksekutif dapat berolahraga atau piknik. Kehangatan hubungan interpersonal sangat berarti sebagai pendorong untuk mengurangi keadaan stress.

2. Mempelajari dimanika organisasi yang menjadi sumber stress dan mencoba mencari jalan keluar. Miksalnya wewenang atau tanggung jawab yang kurang jelas harus diperjelas, instruksi yang selalu disalahtafsirkan oleh bawahan harus dicari penyebabnya. Terlalu banyak atau sedikit tugas juga dapat menjadi sumber timbulnya stress. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif merupakan cara lain untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan. Dunia di luar kita selalu berubah dan kita dan dalam batas kemampuan masing-masing harus mengikuti perubahan-perubahan tersebut.

3. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis. Dengan makan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan.

Pada dasarnya tidak dibatasi sikap menghadapi stress. Seorang eksekutif harus menyadari bahwa bukanlah situasi stress yang merugikan, tetapi cara orang bereaksi terhadapnya. Banyak orang mengalami stress yang sama, tetapi akibatnya berlainan. Hal ini karena pengalaman mereka masing-masing berbeda. Setiap eksekutif harus memahami kemampuan pribadi masing-masing.

Untuk mengalihkan kejenuhan dan ketegangan perlu istirahat bersama keluarga. Stress yang dapat menimbulkan berbagai akibat, perlu dipelajari sebab-sebabnya untuk selanjutnya dapat dikendalikan. Dengan cara pengendalian diri inilah hidup menjadi tenang dan yang paling penting, stress dapat dihilangkan.

 

 

 

Sekretaris dalam perusahaan


Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Definisi Sekretaris

“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)

 

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.

2. Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower

3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson

 

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Fungsi sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

 

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

  • Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
  • Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
  • Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
  • Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
  • Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
  • Mediator pimpinan dengan bawahan.

 

2. Terhadap bawahan/karyawan :

  • Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
  • Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
  • Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
  • Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

 

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

  • Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
  • Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
  • Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

  • Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
  • Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
  • Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
  • Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Syarat-sayarat profesional

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

  1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
  2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
  3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
  4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
  5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll

 

Jaga Etika Demi Kredibilitas


ANDA mungkin saja bukan keturunan keluarga raja atau bangsawan. Tapi jika berhubungan dengan etika di tempat kerja atau etika bisnis, siapa pun harus berlaku sopan dan elegan.

Pernahkah Anda melihat seseorang yang berbicara dengan mulut yang penuh makanan, padahal dia sedang berada dalam jamuan bisnis? Atau pernah merasa tidak nyaman saat berada di satu tempat dan berdiam-diaman dengan rekan kerja yang tidak begitu Anda kenal? Atau mungkin Anda pernah salah kostum saat menghadiri suatu acara resmi? Dana Persia, pemilik DP Image Consulting yang berpusat di Philadelphia, menyoroti beberapa hal penting yang bisa mempengaruhi kredibilitas Anda di dunia bisnis.

Aturan makan

Etika saat makan sangat memengaruhi perkembangan karier Anda, demikian menurut Persia. Menurut pendapatnya, perusahaan akan mencermati bagaimana perilaku Anda dalam situasi sosial, terutama jika pekerjaan Anda berkaitan dengan hubungan atau pertemuan dengan klien atau orang penting lainnya.

“Jangan pernah bicara saat mulut Anda penuh makanan dan jangan pernah menunjuk seseorang dengan tangan atau alat apapun di depan muka mereka,” kata Persia seperti dikutip dari careerbuilder.com.

Selain itu, jangan pernah duduk sebelum dipersilakan duduk, jangan pernah melakukan kegiatan apa pun di atas meja sebelum dipersilakan. Terakhir, jangan minum terlalu banyak karena iini hanya akan membuat Anda kurang fokus dan kurang konsentrasi terhadap pembicaraan yang sedang dilakukan. Saat makan sup, jangan pula terlalu mendekatkan wajah Anda ke sup tersebut saat akan memakannya. Jangan pula terus-menerus memegang sendok tersebut.

Berinteraksi

Pola interaksi juga memengaruhi hubungan bisnis Anda. Hati-hati dengan aturan mendengarkan, pembicaraan basa-basi, dan hal-hal yang tidak boleh dilakukan.

Bahasa tubuh menjadi hal pertama yang harus diperhatikan. Apakah Anda berniat melakukannya atau tidak, bahasa tubuh tetap akan terbaca oleh lawan bicara. Karena itulah, ada beberapa tanda bahasa tubuh yang harus Anda mengerti sebelum melakukannya agar tidak disalahpersepsikan oleh lawan bicara Anda.

Mendengarkan

Tak ada perbuatan yang paling tidak sopan selain tidak mendengarkan perkataan yang sedang diucapkan lawan bicara. Persia memberi panduan tentang hal-hal apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat seseorang sedang berbicara.

Pertama, perhatikan saat ada yang sedang berbicara. Jangan sibuk melirik televisi, koran, menatap orang lain, atau melihat kejadian yang sedang berlangsung di sekeliling Anda. Intinya, tetaplah fokus pada pembicaraan tersebut.

Jangan pula menginterupsi saat dia masih berbicara. Setelah selesai mendengarkan perkataan, barulah Anda bicara dan jangan ragu dengan apa yang akan Anda katakan, selama kata-kata tersebut sopan untuk diucapkan.

Pembicaraan ringan atau basa-basi

Dalam sebuah pertemuan yang orang-orangnya tidak terlalu Anda kenal, jangan pernah membicarakan masalah yang sensitif, seperti agama, pandangan politik, atau seks.

Sebaliknya, tak masalah jika Anda ingin bicara tentang politik secara umum, kejadian yang sedang hangat di bicarakan, tentang cuaca, keluarga, atau bahkan rencana liburan atau liburan yang baru saja dilakukan.

Tabu

Hal terakhir yang harus menjadi perhatian penuh saat melakukan interaksi bisnis maupun interaksi sosial ialah soal hal-hal yang sangat tidak boleh dilakukan atau tabu.

Persia mendaftar beberapa tabu di antaranya merokok, menggunakan obat-obatan terlarang, terus-menerus menggunakan telepon atau sibuk sendiri dengan telepon Anda, melepas sepatu, berkata kasar, dan membersihkan gigi atau hidung di depan umum.

Fungsi, Tugas dan Batasan Wewenang Seorang Sekretaris


FUNGSI :
Membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam
komunikasi dengan Stake Holder sebagai upaya meningkatkan loyalitas para
Stake Holder, penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang
berhubungan dengan kesekertariatan, penanganan hukum, pengelolaan
kehumasan (Relation Officer), Sistem Manajemen Mutu dan Sistem
Manajemen Informasi Perusahaan.

TUGAS POKOK :
1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.
3. Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.
4. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.
5. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah
kepada pihak internal dan eksternal.
7. Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.
8. Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu
perusahaan.
9. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
10. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).11. Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja
yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Menyiapkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu.

BATASAN TANGGUNG JAWAB :
1. Tersedianya kajian dari aspek hukum kepada Direksi yang berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Terselesaikannya pengurusan izin-izin usaha perusahaan tepat waktu.
3. Terselenggaranya data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.
4. Terbinanya jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.
5. Terselenggaranya kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Terkomunikasikannya kepada pihak internal dan eksternal perusahaan
tentang kebijakan perusahaan dan pemerintah.
7. Terselenggaranya pengelolaan informasi perusahaan.
8. Terpelihara dan berkembangnya sistem manajemen mutu perusahaan.
9. Tersedianya laporan triwulanan, Laporan Manajemen dan Annual
Report tepat waktu.
10. Tersedianya bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS).
11. Terumuskannya Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja
yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Terselenggaranya kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Tersedianya laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu setiap tanggal 10 pada bulan berikutnya.

BATASAN WEWENANG :
1. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan
dengan para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake
Holder.
2. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan
perusahaan.
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan
suatu peraturan atau kebijakan.
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan
ditandatangani oleh Direksi.
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulanan perusahaan,
Laporan Manajemen, Annual Report serta RJPP.
6. Atas persetujuan Direksi mewakili perusahaan dalam rangka
menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun
di luar pengadilan.
7. Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem
manajemen mutu perusahaan.
8. Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit
Kerja sampai disahkan oleh Direksi.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan sistem
informasi manajemen termasuk penyebarluasan informasi perusahaan
melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi
Local Area Network dan pengaturan akses informasi.
10. Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras dan perangkat
lunak komputer yang digunakan perusahaan.

HUBUNGAN KERJA / SUPERVISI :
1. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab langsung kepada Direksi.
2. Sekretaris Perusahaan membawahi :
a. Kepala Bagian Hukum
b. Kepala Bagian Humas & Sekretariat
c. Kepala Bagian Manajemen Informasi
d. Kepala Bagian Manajemen

How to Become a ProSec (Professional Secretary) Peran Sekretaris


Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor.

Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu?

Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.

Masih ingat peran utama dari seorang Sekretaris? Penjabaran dibawah ini mungkin akan mengingatkan Anda.

1. Sekretaris sebagai duta.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?

2. Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.

3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.

4. Sekretaris sebagai humas.

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.

Sumber : leadership-park.com

Sekretaris


Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.Keterampilan Utama Sekretaris: Pengetahuan : Ruang lingkup materi : Kesekretarisan, Pengetahuan mesin-mesin kantor, Komunikasi, Manajemen Perkantoran, Surat menyurat bahasa Indonesia, Surat menyurat bahasa Inggris, Pengelolaan arsip, Penanganan telepon, Penanganan Tamu, Agenda pimpinan. Keterampilan : Ruang Lingkup materi : Kecepatan mengetik dengan komputer, Membuat surat niaga dengan bahasa Indonesia, Membuat surat niaga dengan bahasa Inggris, Penanganan telepon, Mencatat pesan dengan steno, Merencanakan perjalanan dinas, Penanganan Kas Kecil, Pengelolaan Arsip Wawancara : Penguasaan materi, Kemampuan komunikasi bahasa inggris, Penampilan, Etika dan Sikap. Presentasi : Penguasaan materi, Sistematika penyajian, Kemampuan berkomunikasi lisan.

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 502 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: