Posts from the ‘MANAJEMEN KANTOR’ Category

MANAJEMEN KANTOR EFEKTIF


Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak  perusahaan memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja dengan biaya yang tidak kecil

organization6STRATEGI internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan.

Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.

Dulu, kegiatan administrasi perkantoran dianggap sebagai kegiatan dalam kantor yang sifatnya marginal saja. Kegiatan pelengkap yang dianggap tidak terlalu penting sehinga dalam penempatan tenaga administrasi pun tidak perlu menempatkan orang-orang pilihan yang cerdas dan kreatif. Mereka beranggapan bahwa pekerjaan bagian administrasi hanyalah berurusan dengan catatan-catatan data yang tidak perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi dalam mengerjakannya .

Paradigma baru, para pengelola perusahaan mulai menyadari bahwa bagian perkantoran atau bagian administrasi adalah jantung nya perusahaan, pusat kegiatan dari perusahaan ada di bagian administrasi. Setiap operasional perusahaan akan selalu berhubung dengan bagian administrasi. Sehingga dengan membenahi atau mengelolabagian administrasi dengan baik , dampak positifnya akan menyebar ke seluruh bagian. Perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun manajerial. Karena selain kegiatan teknis yang bersifat operasional, kegiatan dalam perkantoran juga bersifat strategik. Kantor-kantor modern saat ini cenderung memilih orang-orang yang menguasai teknologi tinggi untuk menempati jabatan sebagai manajer kator  (office manager ).

URGENSI MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM PERUSAHAAN

Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana dan pekerjaan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiganya akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain :

  1. Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.
  2.  Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.
  3. Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan

Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah 

  1. Efisiensi perusahaan
  2. Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan
  3.  Membangun image positif perusahaan
  • PENGERTIAN MANAJEMEN

Perbedaan perumusan manajemen hanya terletak  pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga sudut pandangnya berbeda-beda. Kata manajemen berasal dari kata manage, dan kita sering mendengar atau bahkan menggunakan kata “me-manage” (walaupun itu mungkin bukan rumusan bahasa Indonesia yang baku, tetapi familiar digunakan) yang maksudnya adalah mengelola. Dalam perusahaan, manajemen diartikan sebagai pengelolaan sarana dan sumberdaya yang di miliki oleh perusahaan, sehingga pencapaian tujuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien.

Pengertian manajemen, menurut sudut pandang manajerial adalah proses mengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan efisien.

Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktivitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Secara umum ada empat fungsi manajemen yaitu planning,organizing, actuating, dan controlling (yang biasa disingkat POAC)

  1. Planning (perencanaan), meliputi proses penetapan tujuan dan cara pencapaian tujuan tersebut.
  2. Organizing (pengorganisasian). Setalah menetapkan tujuan dan membuat program cara pencapaiannya, selanjutnya manajer harus segera merancang dan mengembangkan organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan baik.Setiap perusahaan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan tujuannya masing-masing. Jadi jenis organisasi yang dibutuhkan adalah sesuai dengan tujuannya. Contoh, organisasi sebuah perguruan tinggi berbeda dengan perusahaan konveksi.
  3. Actuatting (pengarahan). Setalah membuat perencanaan, membentuk struktur organisasi dan penempatan kerja, langkah berikutnya adalah mengarahkan jalannya organisasi supaya sampai tujuan. Dengan kata lain, mengajak atau menggerakan anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan dengan cara yang akan membantunnya untuk mencapai tujuan.
  4. Controlling (pengendalian). Fungsi pengendalian ini mencakup 3 hal, yaitu :
  • Menetapkan standar prestasi
  • Mengukur prestasi yang dicapai dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
  • Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang tidak memenuhi standar.
  • PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

Arti perkantoran seringkali mempunyai persepsi yang berbeda-beda. Kantor bisa berarti tempat kerja, instansi (kantor wilayah, kantor bea cukai, kantor pos), kantor bisa juga berarti fungsi kegiatan ( kantor pemasaran, kantor penjualan). Sedangkan arti perkantoran, dalam buku ini, adalah kegiatan administrasi di dalam sebuah perusahaan. Bagian perkantoran sering juga disebut sebagai bagian administrasi atau tata usaha (TU).

Lebih lengkapnya, manajemen perkantoran berarti penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang di tetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling bai, dan memberikan lingkungan yang kondusif.

Fungsi administrasi manajemen perkantoran bisa mempengaruhi seluruh kegiatan organisasi. Karena itu manajer kantor harus seseorang yang memiliki pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang sistem dan perangkat yang mendukung dalam organisasinya. Penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam manajemen perkantoran meliputi :

Perencanaan

  1.  Menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor.
  2. Menganalisis sarana dan sumberdaya yang di butuhkan untuk layanan kantor.
  3. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
  4. Mengembangkan sistem administrasi yang efektif.

Pengorganisasian

  1. Mengatur pengalokasian saran dan sumberdaya kantor, agar tidak terjadi pemborosan.
  2. Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor.

Pengarahan

  1.  Menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan.
  2. Memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk sistem, metode, prosedur kerja yang baru.
  3. Melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.

Pengawasan

  1. Mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan.
  2.  Melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien

Sarana dan sumberdaya atau elemen dasar yang harus di kelola dalam kantor, dikelompokan menjadi 3 yaitu :

  1. Hardware (perangkat keras) meliputi lingkungan fisik antara lain ruang kantor, perabot, peralatan kantor, mesin-mesin kantor dan lain-lain.
  2. Software (perangkat lunak) merupakan sistem kerja di dalam kantor antara lain meliputi program kerja, pola operasi, metode kerja, kebijakan-kebijakan kerja dan lain-lain.
  3. Brainware merupakan sumberdaya manusia atau personil yang bekerja di bagian perkantoran.

Ciri-ciri pekerjaan kantor adalah sebagai berikut :

  1. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan pada bagian lain dalam mengerjakan pekerjaannya agar lebih efektif.
  2. Bersifat memudahkan atau meringankan bagian lain dalam mengoperasikan pekerjaannya.

Kegiatan manajemen perkantoran :

  1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
  2. Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.
  3.  Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.
  4.  Membuat standar kerja yang akan di gunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.

Tugas manajer kantor :Manajer kantor sering juga disebut sebagai supervisor atau kepala bagian administrasi, merupakan manajer tingkat menengah (middle manager) yang dalam tugasnya akan berhubungan dengan berbagai pihak baik secara vertikal (antara atasan dan bawahan) maupun horisontal (hubungan antar bagian).

SEKRETARIS VS MANAJER KANTOR

Sekretaris adalah jabatan karyawan yang tugasnya sebagai pelaksana administrasi dari pimpinan. Dalam perkembangannya peran sekretaris tidak hanya sebagai pelaksana administrasi tetapi perannya sangat mendukung keberhasilan seorang pimpinan.

Dibandingkan dengan manajer kantor menurut cakupan wilayahnya, sekretaris bertanggung jawab pada satu departemen, sedangkan manajer kantor bertanggung jawab pada kegiatan administrasi seluruh departemen dalam suatu perusahaan.

RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan, khususnya pengelolaan pada bagian perkantoran atau administrasi perusahaan. Ruang lingkup manajemen perkantoran secara umum meliputi :

  •  Pengorganisasian kantor
  • Perencanaan dan pengawasan sistem kerja
  • Produk-produk perkantoran
  • Peralatan kerja kantor
  •  Lingkungan kerja kantor

ORGANISASI KANTOR

Organizing merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan untuk mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal mengembangkanperusahaan.organisasi adalah suatu sistem usaha kerjasama dari suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.struktur organisasi adalah susunan keseluruhan yang menunjukan hubungan antar  fungsi – fungsi  berdasarkan otoritas dan tanggung jawab atas masing – masing fungsi dalam organisasi.Membuat  stuktur organisasih harus memperhatikan fungsi-fungsi yang ada dalam organisasih , baru kemudian menentukan personil yang melaksanakan funsi-fungsi tersebut. Funsi-fungsi dalam organisasi biasanya bersifat lebih permanen , sedangkan personilnya cenderung berubah atau berganti-ganti sesuai dengan berjalannya waktu.

struktur organisasi kantor

Kantor adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya. Dalam membuat struktur organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

  1. Merumuskan tujuan usaha
  2. Analisis pekerjaan kantor
  3. Pembagian tugas

Selanjutnya dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi oleh bagaimana sebuah perusahaan menempatkan manajemen perkantoran di dalam pelaksanaan kegiatannya. Penempatan manajemen perkantoran itu sendiri sangat dipengaruhi oleh :

  •  Apa jenis usaha kita. Jenis usaha yang berbeda akan mempunyai fungsi-fungsi yang berbeda pula, sehingga struktur organisasi kantornya juga akan berbeda.
  • Pentingnya penilaian top manager terhadap manajemen perkantoran
  • Luas cakupan perkantoran dalam suatu organisasi. Besar kecilnya suatu organisasi akan sangat mempengaruhi jumlah pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari bagian perkantoran

Struktur organisasi kantor dibagi dalam 4 bagian yaitu :

  • Analisis sistem
  • Pemroses data
  • Pemroses kata
  • Jasa kantor

Kantor dibagi dalam 4 divisi masing-masing adalah :

  1.  Fasilitas fisik
  2. Services
  3. Pengawasan kantor
  4. Personil kantor

PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian dalam perusahaan. Masalah yang sering timbul adalah bagaimana mengorganisasikan pekerjaan tersebut agar bisa berjalan dengan lancar. Pengorganisasian pekerjaan kantor dibedakan menjadi 2 jenis yaitu sentralisasi dan desentralisasi.

Sentralisasi

Sentralisasi atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager. Misalnya untuk kegiatan pengarsipan surat seluruh bagian di dalam perusahaan dilaksanakan secara terpusat dibagian arsip.

Kelebihan atau keuntungan sentralisasi adalah :

  • Pengawasan administrasi lebih mudah
  •   Penggunaan peralatan lebih optimal
  • Pekerjaan senantiasa selalu disempurnakan
  • Metode kerja dapat diterapkan secara seragam
  • Spesialisasi kerja dapat dilaksanakan

Kelemahan sentralisasi adalah :

  •   Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian
  • Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu bagian saja.
  • Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan.

Desentralisasi

Desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional.

Kelebihan atau keuntungan desentralisasi adalah :

  • Urutan penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan skala prioritas sesuai dengan tingkat kepentingan dari masing-masing bagian.
  • Hemat waktu
  • Karyawan bersifat generalis. Artinya setiap orang bisa mengerjakan setiap pekerjaan yang harus di kerjakan dalam kantor.

Kelemahan desentralisasi adalah :

  • Pengawasan administrasi kurang optimal
  • Penggunaan peralatan kurang optimal
  • Tidak adanya keseragaman kerja

SISTEM KERJA

Ada beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai aktifitas dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda-beda. Namun sesungguhnya setiap bagian harus saling terintegrasi guna mencapai tujuan yang lebih optimal. Bagian perkantoran merupakan pusatnya data dan informasi, jadi bagian perkantoran merupakan bagian yang sangat strategis dan taktis untuk menjadi support system untuk bagian-bagian yang lain. Mendongkrak performance perusahaan bisa dimulai dari sistem didalam administrasi perkantoran.

Bagian yang paling kecil dari sistem adalah metode kerja. Kumpulan atau serangkaian dari metode kerja disebut prosedur kerja. Beberapa prosedur kerja akan terhimpun dalam sebuah subsistem yang juga merupakan dari sistem.

Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :

  •  Sistematis. Sebuah sistem harus memiliki keterkaitan yang logis, mudah dimengerti dan dipahami, sehingga mudah di ikuti atau dilakukan.
  • Fungsional. Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat mendukung setiap bagian dalam mencapai tujuan organisasi agar mampu memberdayakan segala sumberdaya secara optimal.
  • Sederhana. Sebuah sistem yang baik adalah tidak terlalu rumit tetapi sederhana dan mudah dilaksanakan.
  • Fleksibel dan adaptif. Sistem yang baik haruslah fleksibel dan adaptif, mengingat seringnya terjadi perubahan-perubahan yang terjadi di luar kendali. Sehingga sistem yang fleksibel akan mudah untuk di lakukan.

Dengan adanya sistem yang baik maka secara signifikan akan memberikan manfaat yang banyak antara lain :

  • Aktifitas kerja menjadi l-ebih lancar
  • Hasil kerja menjadi lebih optimal
  • Efisiensi biaya menjadi lebih baik
  • Perencanaan kerja lebih mudah
  •   Pengendalian biaya dan pekerjaan lebih terarah
  •   Pengawasan kerja menjadi lebih baik

Contoh beberapa sistem pada organisasi atau perusahaan adalah sistem pada tingkatan operasional, sistem pada tingkatan manajemen, sistem pada tingkatan strategis dan sistem pada tingkatan perkantoran.

PERENCANAAN PEKERJAAN KANTOR

Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara pencapaian tujuan tersebut. Agar kegiatan dalam bekerja berjalan secara baik maka selain perencanaan perlu dilakukan pengawasan atau pengendalian yaitu dengan membuat standar kerja atau standard operation procedure (SOP).

Tujuan dalam pekerjaan perkantoran harus dirumuskan terlebih dahulu oleh manajer kantor. Tujuan organisasi ditentukan oleh dewan direksi kemudian tujuan-tujuan setiap bagian, termasuk dalam pekerjaan perkantoran, harus di tentukan oleh fungsi manajerial masing-masing.

Secara keseluruhan perencanaan pekerjaan kantor meliputi :

  • Merumuskan tujuan
  • Menetapkan kebijakan-kebijakan
  • Menetapkan metode yang terbaik
  • Mendesain prosedur

Contoh dari perencanaan pekerjaan kantor :

  • Tujuan
  • Metode yang digunakan
  • Prosedur yang dilakukan

Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :

  •  Pekerjaan apa yang akan dikerjakan
  •   Cara atau metode mana yang akan dipakai
  • Bagaimana urut-urutan mengerjakannya
  • Kecakapan apa yang dibutuhkan untuk mengerjakannya

PENETAPAN TUJUAN

Agar tujuan bisa direalisasikan dengan baik maka tujuan harus bersifat SMART, yaitu akronim dari specific (spesifik), measureable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (masuk akal), dan timing (penetapan waktu harus jelas. Artinya tujuan yang ditetapkan itu harus jelas, tidak bersifat umum. Tujuan yang ditetapkan harus dapat diukur, tujuan itu dianggap tercapai ukurannya apa, misalnya seluruh karyawan administrasi telah mengikuti training.

Persiapan awal dalam penetapan tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang adalah :

  1. Kumpulkan semua informasi pendukung, seperti daftar kegiatan-kegiatan, laporan-laporan, proyek-proyek serta masukan-masukan dari berbagai pihak.
  2.   Padukan informasi ini dengan kalender atau bagan perencanaan waktu.
  3. Catat peristiwa-peristiwa penting kedepan yang sekirannya berpengaruh terhadap tujuan yang akan ditetapkan.
  4. Proyeksikan kendala-kendala dalam pencapaian tujuan dan buat alternatif solusinya.
  5. Selanjutnya buatlah draft disertai dengan skedul waktu.
  6. Analisislah dan kaji berulang sebelum anda menetapkan tujuan. 

METODE KERJA

Metode kerja atau cara kerja didalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja. Jika telah menemukan cara atau metode kerja yang terbaik lalu dibakukan. Artinya cara kerja tersebut ditetapkan sebagai metode. Kerja yang disepakati untuk dipakai didalam perusahaan tersebut. Tentu saja sesudah di uji terlebih dahulu bahwa metode tersebut memang merupakan metode terbaik. Ukuran terbaik biasanya dengan menilai tingkat kecepatannya atau tingkat efisiensinya.

Sebuah kantor yang mempunyai metode kerja yang baik efisiensinya sangat signifikan dibandingkan dengan kantor yang tidak menerapkan atau bahkan tidak peduli dengan metode kerja yang dipakai oleh stafnya. Khususnya dalam penghematan waktu kerja kantor. Jika perusahaan mempunyai banyak cabang, metode kerja yang di anggap paling baik akan dibakukan dan diajarkan pada seluruh kantor cabang, sehingga semua kantornya akan menggunakan metode kerja yang sama.

PROSEDUR KERJA

Prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur kerja membuat perkejaan kantor dapat di laksanakan lebih lancar. Sehingga waktu penyelesaian lebih cepat . prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan . prosedur  kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.

Prinsip-prinsip prosedur perkantoran :

Sebuah prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja harus dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak. Prosedur kerja ditetapkan dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin agar optimal dan prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan.

EVALUASI PROSEDUR

Perbaikan atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus selalu dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau prosedur harus selalu dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi terlebih dahulu.

Dasar yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efesiensi dalam hal waktu, usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi dinyatakan tidak efisien maka selanjutnya perlu tindakan. Dari hasil evaluasi prosedur menghasilkan simpulan 3 hal yaitu :

  1.  Prosedur dipertahankan
  2. Prosedur disederhanakan
  3. Prosedur diperbaiki

PENYEDERHANAAN

Sebuah perusahaan penerbitan dengan melakukan penyederhanaan prosedur dapat menghemat ratusan juta dalam satu tahun. Penyederhanaan prosedur meliputi memperpendek tahapan, mempermudah pelaksanaan, mengurangi sebagian dari tahapan yang biasanya dilakukan.

Contoh penyederhanaan prosedur kerja misalnya prosedur pengarsipan disederhanakan meliputi :

  1. Mengumpulkan nota menurut kronologi waktu.
  2. Mencatat seri nota dalam buku besar.
  3. Mencatat jenis dan jumlah barang yang dipesan.
  4. Mencatat lokasi pengiriman barang
  5. Menyimpan nota dalam box file sebagai arsip

PERBAIKAN PROSEDUR

Langkah-langkah perbaikan prosedur :

  1. Temukan permasalahannya
  2. Kumpulkan data-data pendukung
  3. Temukan prosedur yang lebih baik
  4. Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut
  5. Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar-benar lebih baik
  6. Jika sudah lebih baik lalu bakukan

Ingat suatu perubahan sering menghadapi tantangan atau penolakan. Untuk menghindari hal tersebut yang perlu dipersiapkan adalah :

  • Lakukan perubahan secara bertahap.
  • Lihat situasi dan sikap karyawan.
  • Jangan dipaksakan,dan bila perlu informasikan lebih awal.
  • Jika perlu mereka dilibatkan dalam perubahan prosedur

STANDAR KERJA

Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang di harapkan dapat dicapai oleh seluruh karyawan kantor misalnya standar berpakaian, standar hasil kerja, standar pekerjaan, dan lain sebagainya. Tujuan penetapan standar kerja adalah untuk pengendalian agar pekerja kantor efisien, untuk pengawasan terhadap perilaku atau hasil kerja terhadap pekerjaan kantor yang dilakukan oleh para pegawai kantor.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penetapan standar kerja adalah :

  • Standar kerja harus spesifik dan terukur
  • Standar kerja harus realistik dan dapat dicapai
  • Standar kerja dikembangkan dengan mempertimbangkan masukkan karyawan
  • Standar kerja harus fleksibel terhadap perubahan

INFORMASI MANAJEMEN

Informasi manajemen adalah sejumlah data yang telah diolah menjadi sebuah informasi dan berguna untuk pengambilan keputusan bisnis. Tantangan bagi manajer perkantoran adalah mengumpulkan dan menyusun data kemudian mengolahnya agar berguna bagi bagian lain.

Proses penyediaan manajemen

Untuk mengolah data menjadi sebuah informasi yang lebih berguna diperlukan 4 tahapan yaitu :

  1.  Pengumpulan data. Didalam kantor atau perusahaan sendiri banyak sekali data mentah yang belum dimanfaatkan atau belum diolah menjadi sebuah informasi.
  2. Penyajian data. Agar lebih berguna maka data-data dalam perusahaan tersebut perlu ditabulasi atau disajikan dalam bentuk tabel-tabel atau diagram sehingga data lebih komunikatif.
  3.  Pengolahan data. Setelah data ditabulasi, disajikan dalam bentuk tabel-tabel dan diagram selanjutnya dilakukan pemrosesan data.
  4.  Pendistribusian. Dari hasil pengolahan data selanjutnya didistribusikan pada pengguna khususnya tingkat manajerial seperti pimpinan puncak, bagian marketing, bagian keuangan, bagian sumber daya manusia, dan selanjutnya akan digunakan untuk pedoman dalam pengambilan keputusan manajerial.

Jenis-jenis informasi

Informasi berdasarkan sumbernya :

  1. Informasi internal. Informasi yang diperoleh dengan mengolah data yang berasal dari dalam perusahaan sendiri. Informasi internal menggambarkan kondisi atau keadaan dari perusahaan
  2. Informasi eksternal. Informasi yang berasal dari luar perusahaan. Analisis dari informasi ini biasanya untuk mengetahui peluang dan ancaman dari usaha yang kita jalankan.

Informasi berdasarkan tujuannya :

  1.  Informasi untuk perencanaan. Informasi ini digunakan untuk membuat keputusan atau penetapan kebijakan kedepan.
  2.  Informasi untuk pengendalian. Informasi ini digunakan untuk evaluasi yang selanjutnya untuk perbaikan dan pengendalian operasional.

Kualitas informasi

Agar pengambilan keputusan akurat, maka harus didukung dengan informasi harus berkualitas. Syarat informasi yang berkualitas adalah :

  • Bermakna. Informasi dikatakan bermakna apabila informasi tersebut bermanfaat serta relavan dalam mendukung pengambilan keputusan.
  • Dapat dipercaya. Untuk menjadi sebuah informasi tahapan sebelumnya adalah berupa data lalu diproses dengan alat analisis statistik.
  • Tepat waktu. Informasi dianggap berkualitas jika waktunya tepat.
  • Mudah dipahami. Sebuah informasi harus komunikatif agar mudah dipahami opleh pengguna informasi.

SARANA KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi merupakan kebutuhan setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatannya. Komunikasi menurut Bovee dan Thill (2003) sebagai proses mengirim data dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimuli tindakan atau mendorong orang lain untuk melakukan tindakan sesuain dengan pesan yang disampaikan tersebut.

Fungsi komunikasi tidak sekedar menyampaikan informasi untuk memperlancar dalam pengambilan keputusan pihak manajemen, tetapi juga sebagai fungsi kontrol, fungsi motivasi dan juga emosi. Komunikasi sebagai fungsi kontrol akan membantu pimpinan dalam mengendalikan hasil kerja dan para karyawan.

KomunIkasi yang efektif didalam suatu organisasi akan mempunyai dampak dalam banyak hal antara lain :

  1. Meningkatkan produktivitas kerja
  2.   Pemecahan masalah lebih cepat
  3. Arus kerja menjadi lebih lancar
  4. Mengurangi konflik antar karyawan
  5. Merupakan marketing internal yang sangat efektif
  6. Meningkatkan citra profesional
  7. Meningkatkan kepuasan kerja
  8. Hubungan kerja menjadi lebih baik

Sebaliknya komunikasi yang buruk akan menimbulkan banyak konflik dan menurunnya produktivitas kerja dan tentu saja dampaknya sangat buruk dalam pertumbuhan atau perkembangan suatu organisasi. Ada berbagai sarana komunikasi didalam kantor yang dikelompokkan menjadi 2 yaitu sarana komunikasi tertulis dan sarana komunikasi lisan

Komunikasi lisan

Komunikasi lisan bisa dilakukan dengan cara telepon, pertemuan, atau dengan teleconference. Komunikasi lisan bisa menggunakan telepon portable, handphone, dan internet.

Tata cara yang perlu diperhatikan dalam telepon :

  1.  Menangani telepon
  2. Nada suara
  3. Menerima telepon
  4. Mendengar aktif
  5. Etika telepon
  6.  Teleconference

Sikap berkomunikasi

Sikap baik dalam bertindak atau dalam berbicara akan mencerminkan citra diri seseorang. Beberapa sikap yang perlu mendapat perhatian dan harus dijaga adalah :

  • Sikap dalam berbicara antarindividu yang baik adalah sikap yang simpati yaitu dengan menghargai lawan bicara membuka diri serta tidak merendahkan orang lain.
  • Berusaha menjadi pendengar aktif, tidak memotong pembicaraan orang lain, penuh perhatian, konsentrasi, dan menanggapi dengan tepat.
  • Komunikasi tidak hanya verbal tetapi juga visual, seperti ekspresi wajah atau mata, sikap tubuh, gerakan tubuh serta busana.
  • Bahasa atau kata-kata yang anda pilih sangat signifikan dengan tingkat keberhasilan anda dalam komunikasi.
  • Selain verbal yaitu bahasa atau kata-kata vokal juga sangat penting dalam sikap komunikasi lisan

SURAT-SURAT KANTOR

Salah satu bentuk komunikasi perkantoran adalah komunikasi tertulis. Sarana nya antara lain bisa dilakukan melalui suratm formulir, catatan, memo, faximile, e-mail, short message services (sms), laporan atau makalah-makalah.

Bahasa dan penampilan surat

Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi dalam surat atau pesannya dipahami oleh penerima surat sesuai dengan maksud si pengirim surat. Oleh sebab itu bahasa merupakan kunci utama yang harus dipahami dalam membuat surat.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat adalah :

  • Seluruh bagian surat seperti pada sebuah bingkai
  • Penampilan bersih, tidak ada coretan atau tambahan ketikan
  • Kertas dan amplop berkuailitas
  • Kertas warna putih ukuran folio atau kuarto
  • Gunakan tinta warna netral misalnya biru atau hitam
  • Nama pada alamat tujuan ditulis lengkap dengan gelar dan jabatan

Bentuk dan bagan surat

Bentuk atau gaya penulisan surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian dari surat. Ada berbagai gaya penulisan surat yang biasa digunakan ada 4 yaitu :

  • Official style (bentuk resmi)
  • Block style (bentuk lurus)
  • Full block style (bentuk lurus penuh)
  • Semi block style (bentuk setengah lurus)

Didalam program Microsoft Word tersedia program-program format baku yang sangat membantu dalam hal membuat surat, memo, lembar faximile, laporan, brosur, leaflet dan lain sebagainya. Gaya format baik surat, faks maupun memo disajikan dalam 3 model yaitu model professional, contemporary, dan elegant.

Jenis surat

  1. Surat penawaran kerja sama adalah surat yang dikirim kesebuah instasi atau perorangan yang isinya adalah menawarkan kerja sama suatu kegiatan.
  2. Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau lembaga yang tujuannya memberikan referensi pada seseorang atau lembaga tentang kapabilitas yang diketahui.
  3. Surat undangan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan yang sifatnya mengharap kehadiran seseorang untuk datang dalam suatu acara tertentu pada waktu tertentu di suatu tempat yang ditetapkan.
  4. Surat pengumuman adalah suatu surat yang berisi pemberitahuanmengenai suatu hal.
  5. Surat edaran adalah pemberitahuan tertulis tentang hal-hal yang tidak bersifat rahasia dan perlu diketahui oleh banyak pihak
  6. Surat keputusan adalah surat yang memuat suatu keputusan tertentu yang memuat ketetapan-ketetapan serta dasar-dasar pertimbangan mengenai keputusan tersebut.
  7. Surat penugasan berisi tentang perintah dari atasan kepada bawahan agar melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.
  8. Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi yang lebih tinggi kepada yang lebih rendah tingkatannya.
  9. Surat instruksi dilengkapi dengan petunjuk langkah-langkah melakukannya.
  10. Surat kuasa adalah surat yang berisi memberikan kuasa atau wewenang.
  11. Surat perjanjian adalah surat yang berisi pernyataan seseorang dalam suatu perjanjian.
  12. Surat perjalanan dinas adalah surat yang diberikan kepada karyawan untuk melaksanakan tugas keluar kota.
  13. Surat panggilan adalah surat yang dipergunakan untuk memanggil seseorang untuk dimintai keterangan.
  14. Surat peringatan dibuat oleh suatu pihak ditujukan kepada pihak lain yang berisi tentang peringatan atau nasihat atas suatu yang dilanggar.
  15.   Surat rekomendasi surat yang dibuat untuk memberikan keterangan pada orang yang direkomendasikan beberapa kelebihannya.
  16.   Berita acara adalah suatu laporan resmi yang tercatat tentang suatu kejadian atau kegiatan yang berlangsung.
  17. Memo adalah surat tidak resmi yang berisi pesan tidak terlalu panjang dan sifatnya tidak formal.
  18.   Faximile adalah surat yang dikirim ke pihak lain melalui pesan fax.
  19. Notulen adalah catatan summary hasil rapat atau suatu acara yang telah di ringkas atau disimpulkan
  20.   Sms (short message services) atau pesan singkat yang dikirim lewat handphone.

MANAJEMEN FORMULIR

Formulir atau sering disebut form saja adalah sehelai kertas cetak yang memuat informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel.Informasi tetap adalah informasi dari instansi pembuat formulir yang ingin disampaikan pada pengguna formulir. Informasi variabel adalah informasi yang diharapkan oleh instansi pembuat formulir dari pengguna formulir mengenai data dirinya.

Ada banyak sekali macam formulir-formulir yang dipergunakan dalam kantor, secara keseluruhan di kelompokkan menjadi 2 yaitu :

  • Formulir intern yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan perusahaan sendiri, misalnya order penjualan
  •   Formulir ekstern yaitu formulir yang digunakan untuk pihak luar perusahaan, misalnya order pembelian

Tujuan penggunaan formulir

Secara umum tujuan penggunaan formulir adalah untuk pengendalian operasional agar tercapai efisiensi dalam perusahaan. Secara khusus tujuan penggunaan formulir adalah sebagai berikut :

  •  Formulir akan mempermudah dan mempercepat kelancaran kerja
  • Formulir menghindari adanya pengulangan agar hemat waktu
  •   Formulir menegaskan informasi yang dikehendaki
  • Formulir juga memungkinkan dicapainya keseragaman
  • Formulir akan mempermudah dalam pengarsipan
  • Formulir akan menimbulkan image profesional

Desain formulir

Desain formulir internal pertimbangannya lebih pada efisiensi serta segi ekonomis. Sedangkan formulir eksternal pertimbangan pada tujuan tambahan misalnya promosi, image perusahaan dan lain-lain.

Pertimbangan fungsional, biasanya lebih pada pertimbangan pengendalian biaya serta efisiensi yaitu :

  • Tujuannya
  • Cara formulir digunakan
  • Jumlah kopi yang diperlukan

Pertimbangan fisik seperti penampilan formulir harus memperhatikan :

  • Jenis kertas yang digunakan
  • Jenis tinta
  • Cetakan
  • Ukuran
  • Font
  • Warna

Prinsip desain formulir

Sebelum membuat desain formulir, beberapa hal yang harus dilakukan adalah :

  • Menetapkan tujuan formulir
  • Tentukan informasi tetap serta informasi variabel yang perlu dimasukkan
  • Buatlah anlisis identifikasi formulir
  • Sediakan ruang yang cukup untuk data
  • Bentuk formulir

Pengawasan dan pengendalian formulir

Tujuan dari pengawasan atau pengendalian formulir adalah :

  • Agar formulir dapat ditangani dengan efisien
  • Agar formulir selalu dilakukan pembaruan
  • Agar tidak terjadi tumpang tindih antar bagian
  • Agar biaya bisa ditekan seminimal mungkin

Pengendalian formulir didalam perusahaan bisa dilakukan dengan cara :

  • Sentralisasi pekerjaan. Tetapkan seseorang yang akan bertanggung jawab terhadap pengelolaan semua formulir dari beberapa bagian, sehingga kegiatan pengawasannya terpusat disatu bagian
  •  Lakukan evaluasi. Amati seberapa jauh formulir-formulir kantor yang sudah ada membantu perusahaan
  • Standardisasi. Tindakan pengawasan terakhir dari formulir adalah standardisasi. Setelah dilakukan penelitian secara mendalam dan dipastikan bahwa formulir tersebut adalah yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan, maka formulir tersebut harus distandardisasi (dibakukan)

MANAJEMEN KEARSIPAN

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlakukan sewaktu-waktu di masa mendatang.

Tujuan pengarsipan

  • Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan.
  • Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan.
  • Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi dimasa lalu.

Jenis arsip

Menurut keperluannya arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu :

  • Arsip aktif yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian.
  • Arsip pasif yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai diproses.
  • Arsip abadi yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya.

pengorganisasian arsip

Dalam pengorganisasian arsip dalam kantor dibedakan menjadi beberapa yaitu :

  • Sentralisasi. Kegiatan pengarsipan setiap unit di dalam perusahaan dilakukan secara terpusat disatu bagian. Beberapa manfaat atau kelebihan dari sistem sentralisasi antara lain :
  1.  Memudahkan pengawasan
  2. Layanan yang lebih baik
  3. Adanya keseragaman
  4. Menghemat ruang dan tempat penyimpanan

Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem sentralisasi antara lain :

  1. Tidak semua departemen letaknya berdekatan dengan pusat pengarsipan, sehingga bisa terjadi penundaan untuk mendapatkan sebuah dokumen
  2. Kebocoran kerahasian 
  • Desentralisasi. Kegiatan pengarsipan dilakukan dimasing-masing bagian. Beberapa manfaat atau kelebihan dari sistem desentralisasi antara lain :
  1.  Hemat waktu karena letak dokumen dengan pemakai
  2. Kerahasiaan dijaga dengan baik

Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem desentralisasi antara lain :

  1.  Pengawasan relatif sulit karena dokumen menyebar dibeberapa bagian.
  2. Jika ada dokumen yang mempunyai kaitan dengan 2 bagian maka akan sulit dalam hal pencatatan.
  3.  Bagian pengarsipan tidak menjadi spesialis dalam bidangnya karena diproporsikan mengerjakan pengarsipan tidak besar karena harus mengerjakan pekerjaan lain yang beragam.
  4. Terjadi duplikasi tempat dan ruangan untuk pengasrsipan 
  •  Kombinasi. Merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Dalam praktiknya agar penanganan arsip lebih optimal banyak perusahaan mengkombinasikan antara sentralisasi dan desentralisasi.

Perlengkapan arsip

Syarat utama untuk kearsipan adalah tempat yang mencukupi kebutuhan, mudah operasinya, hemat energi, hemat tempat dan tahan lama.

Perlengkapan arsip meliputi box file, odner, ring binder, stop map, punch paper, stapler, paper clip, document keeper, snelhecter, dan lain sebagainya.

Prosedur pengarsipan

Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur pencatatan, pengendalian dan prosedur penyimpanan.

Prosedur pencatatan dan pengendalian

Pencatatan dan pengendalian surat masuk atau keluar bisa dilakukan dengan menggunakan buku agenda, lembar disposisi dan kartu kendali.

1.    Buku agenda

Adalah alat untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar. Ada 3 format buku agenda yang pada umumnya digunakan yaitu buku agenda tunggal, buku agenda berpasangan, dan buku agenda kembar.

2.    Lembar disposisi

Untuk pengendalian surat digunakan lembar disposisi. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan surat tersebut.

3.    Kartu kendali

Surat digolongkan menjadi 3 yaitu rahasia, biasa dan penting. Untuk surat kategori rahasia dan penting akan digunakan lembar pengantar, tetapi untuk kategori penting akan menggunakan kartu kendali.

Prosedur Penyimpanan

Setelah melalui prosedur pencatatan dan pengendalian selanjutnya surat atau dokumen masuk pada tahap berikutnya yaitu penyimpanan, setelah diperiksa terlebih dahulu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses.

Langkah-langkah penyimpanan antara lain :

  • Membuat indeks
  • Dokumen diberi kode
  • Menyortir
  • Menyimpan atau menempatkan dilemari arsip dan diberi label

Sistem pengarsipan

Sistem penempatan di dalam lemari arsip dilakukan dengan beberapa cara antara lain :

  • Sistem abjad
  • Sistem nomor
  • Sistem geografis
  • Sistem subyek
  • Sistem kronologis

Pemusnahan arsip

Metode pemusnahan arsip ada beberapa antara lain :

  • Perajangan
  • Pembakaran
  • Pemusnahan kimiawi
  • Pembuburan

Sebelum dilakukan pemusnahan harus dilakukan pengumuman terlebih dahulu dalam bentuk berita acara pemusnahan yang dilakukan biasanya 3 bulan sebelum acara pemusnahan.

LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Lingkungan yang baik akan membuat para pekerja merasa nyaman. Jika pekerja atau karyawan merasa nyaman  dalam bekerja bisa dipastikan produktivitas akan meningkat. Hubungan antara lingkungan fisik dengan kenyamanan kerja sangat signifikan. Perasaan nyaman berpusat dihati setiap orang, misalnya seorang akan merasa nyaman dalam bekerja karena lingkungan kerjanya tertata rapi dan bersih, warna-warna cat dinding atau peralatan kantor serasi dan penerangan kantor yang memadai.

Warna

Pemilihan warna dalam ruang kerja perusahaan mempengaruhi kondisi kerja para karyawan. Selain warna mempunyai efek dari segi psikologis, pilihan warna juga akan mempunyai hubungan yang erat dengan sistem penataan penerangan dalam ruang kerja.

Jenis-jenis warna

  •  Warna menyala. Warna menyala seperti merah atau kuning, kuning jika dominan akan menimbulkan ketegangan mata.
  •   Warna kontras. Warna kontras adalah paduan antara kuning dan hitam, oranye dan hijau.
  • Warna tua. Warna tua menimbulkan rasa tertekan dan terkesan cenderung kotor.
  •   Warna pastel. Warna pastel bersifat cerah, ceria dan menimbulkan kesan bersih.

Penerangan

Penerangan dari ruang kerja merupakan faktor penting untuk meningkatkan produktivitas kerja para karyawan. Sistem penerangan kantor yang baik akan memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan antara lain :

  • Produktivitas bertambah
  • Kualitas pekerjaan lebih baik
  • Mengurangi kelelahan dan kesalahan
  • Memberi semangat

Mutu penerangan yang baik bukan asal ruangan menjadi terang benderang, namun juga dipengaruhi oleh persyaratan lain yaitu :

  • Sinar yang cukup terang, jernih dan tidak menyilaukan
  • Distribusi atau pemancaran cahaya merata, sehingga tidak ada kontras yang tajam

Sumber penerangan dibedakan menjadi 2 yaitu dari alam (matahari) dan buatan (listrik). Perusahaan pada umumnya menggunakan listrik sebagai sumber penerangan. Jenis alat penerangan dari listrik yang sering digunakan adalah lampu pijar, lampu neon atau lampu mercury.

Ada beberapa cara untuk menghindari sinar yang menyilaukan mata dalam sistem penerangan ruang kerja antara lain :

  • Sumber cahaya jangan langsung kelihatan oleh mata
  • Pantulan cahaya tidak berhimpit dengan garis penglihatan
  • Jika diperlukan cahaya di-screen (disaring)
  • Posisi tempat kerja tidak segaris dengan pantulan cahaya
  • Tidak menggunakan perabot yang berkilau 

Suara

Dalam perusahaan sering kali menggunakan alat-alat kerja yang sistem operasinya menimbulkan suara bising. Misalnya suara mesin pabrik, suara diesel, suara alat ketik dan lain sebagainya.

Pengaruh suara berisik (bising) terhadap fisik karyawan :

  • Menaikkan tekanan darah
  • Mempercepat denyut jantung
  • Membuat cepat lelah
  • Menjadikan emosional
  • Menurunkan daya tahan tubuh

Pengaruh suara berisik (bising) terhadap prestasi karyawan :

  • Melemahkan daya pikir
  • Sulit konsentrasi
  • Melemahkan daya hitung
  • Mengurangi kecepatan kerja
  • Memperlambat daya tangkap
  • Bekerja lebih lamban dan banyak kesalahan

Beberapa metode untuk mengatasi atau menanggulangi suara bising dalam lingkungan kerja dikantor adalah :

  •  Sumber suara dijauhkan dari ruang kantor.
  • Menggunakan peredam suara
  • Menggunakan penutup telinga

MUSIK

Penggunaan musik dikantor dimungkinkan namun tergantung dari kondisi kerja serta selera karyawan dalam kantor tersebut.
Secara umum musik dikelompokkan menjadi 2 yaitu yang lembut dan yang penuh semangat.
Ø  Untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, musik yang cocok adalah musik klasik.
Ø  Untuk pekerjaan yang lebih banyak menggunakan aktivitas fisik atau jenis pekerjaan yang monoton musik yang cocok adalah musik yang semangat.
UDARA

Udara yang baik atau bersih berpengaruh positif dalam meningkatkan produktivitas, kualitas kerja, kesehatan, serta semangat kerja. Selain itu udara yang bersih dan segar dalam lingkungan kerja akan menimbulkan kesan yang baik bagi tamu. Hal-hal yang menyebabkan menurunnya kualitas udara dalam lingkungan kerja adalah pencemaran atau polusi.

Berbagai cara untuk mendapatkan udara yang baik antara lain :

  1. Jumlah orang yang tepat setiap ruangan
  2. Ventilasi udara memadai
  3. Menggunakan ruangan ber AC
  4.   Mengatasi limbah dan atau asap pabrik
  5. Membuat ruangan kerja bebas rokok
  6. Menambah tanaman dalam ruangan

SUHU

Suhu atau temperatur ruang kerja merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kondisi kenyamanan kerja karyawan perusahaan. Suhu pada ruang kerja mempunyai pengaruh yang tidak kecil dalam hubungannya dengan tingkat produktivitas perusahaan. Oleh karena itu dalam perencanaan lingkungan kerja, masalah suhu ruangan perlu direncanakan dengan baik.

Berbagai cara yang dapat ditempuh untuk mendapatkan suhu ruangan yang tepat adalah :

  1.   Pemasangan AC
  2. Ventilasi yang memadai
  3. Pemasangan kipas angin

Tata Ruang Kantor

TUJUAN TATA RUANG KANTOR

Dalam menyusun ruangan untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai, baik secara fungsional yang berhubungan dengan pekerjaan langsung, maupun non fungsional seperti keindahan atau citra profesional. Secara rinci tujuan dari tata ruang antara lain :

  1. Memperlancar pekerjaan kantor sehingga menjadi lebih efektif
  2. Menggunakan seluruh ruangan yang ada dengan optimal
  3. Menciptakan kondisi kerja yang baik
  4. Memudahkan pengawasan terhadap pekerjaan kantor
  5. Membangun kesan yang baik bagi pelanggan
  6. Memberikan fleksibilitas yang tinggi
  7. Menjaga keseimbangan antara alat dan karyawan

PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG KANTOR

Agar tujuan tercapai maka penataan tata ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :

  1. harus mengalir secara terus menerus
  2. Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan
  3. Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah
  4. Tidak permanen agar fleksibel
  5. Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan
  6. Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh misalnya bagian produksi dijauhkan dari lainnya
  7. Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja
  8. Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga

PERENCANAAN TATA RUANG KANTOR

Komponen perencanaan tata ruang kantor meliputi :

  1. Pekerjaan yang harus dilaksanakan
  2. Proses yang digunakan
  3. Peralatan dan mesin-mesin yang dipakai
  4. Ruangan yang tersedia
  5. Penerangan yang tersedia
  6. Karyawan yang melaksanakan

PERENCANAAN GEDUNG DAN PENEMPATAN KANTOR

Penempatan ruang perkantoran dibedakan menjadi 3 macam :

1.    Tata ruang yang terpisah-pisah misalnya terdiri dari atas kamar-kamar
2.    Tata ruang yang terbuka misalnya ruang kerja luas dan beberapa seksi atau bagian bekerja bersama dalam satu ruangan
3.    Office landscaping adalah kantor terbuka dengan pengaturan yang membuat lingkungan kantor lebih modern dan nyaman

FAKTOR-FAKTOR YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENEMPATAN KANTOR

  • Bagian yang bekerja sama diletakkan berdekatan
  • Bagian yang menggunakan mesin berat diletakkan dilantai bawah
  • Bagian yang penting diletakkan dekat pimpinan
  • Bagian yang melayani masyarakat diletakkan dibagian depan
  • Disediakan ruang untuk arsip dan gudang

Mesin-mesin dan Perkakas Kantor

Penggunaan perkakas dan mesin-mesin kantor merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian untuk fasilitas pekerjaan kantor modern. Pemilihan fasilitas atau peralatan yang tepat akan memberikan bantuan yang sangat besar terhadap efisiensi kantor.

OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor akan membawa dampak yang besar terhadap kemajuan manajemen perkantoran. Namun, demikian selain mempunyai pengaruh positif otomatisasi kantor juga mempunyai dampak negatif terhadap manajemen perkantoran.

Pengaruh positif dari otomatisasi kantor adalah :

  1. Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat.
  2. Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap image perusahaan
  3. Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak membosankan
  4. Memperkaya dimensi pekerjaan itu dan menjadikan lebih kreatif

Otomatisasi kantor juga dapat menimbulkan persoalan dalam manajemen perkantoran antara lain :

  • Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam pekerjaannya.
  • Banyak orang yang tidak menyukai perubahan
  • Para staf ahli seringkali mempunyai pendidikan lebih tinggi dari manajer kantor

MESIN-MESIN KANTOR

Dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, khususnya dalam perencanaan mesin-mesin kantor, perlu mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut.

Dalam memilih mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

  1. Mesin harus benar-benar diperlukan
  2. Jenis mesin hendaknya praktis
  3. Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
  4. Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan
  5. Mutu mesin harus baik
  6. Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
  7.   Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
  8.   Pemeliharaannya mudah
  9.   Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
  10.   Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan
  11.  Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor

 

PERKAKAS KANTOR

Perkakas kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Dalam perkakas kantor yang mendapatkan perhatian paling besar adalah meja kursi kantor. Persyaratan meja kursi kantor adalah :

  1. Mulai permukaan sampai lantai tidak tertutup
  2. Permukaan meja tidak mengkilat
  3. Luas meja tidak berlebihan
  4. Tinggi rendah kursi dapat diatur
  5.   Kursi cukup kuat dan aman

Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk membeli perkakas kantor adalah :

  1. Harus menghemat ruang lantai
  2. Tinggi meja kursi harus sepadan
  3. Tidak begitu berat agar mudah dipindahkan
  4. Harus ada ruangan yang cukup dibagian bawah agar mudah dibersihkan
  5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan
  6. Keawetan bahan
  7. Risiko kebakaran

ERGONOMIS

Perkakas kantor merupakan alat kerja yang berhubungan langsung dengan karyawan. Oleh karena itu dalam pemilihan alat kerja, perusahaan harus memperhatikan kondisi karyawan sebagai pengguna perkakas tersebut.

Saat ini banyak sekali penyedia peralatan kantor yang mendesain peralatan kerja yang bersifat ergonomis dengan memperhatikan kenyamanan, keselarasan dan kesehatan. Ergonomis adalah ilmu yang mempelajari keseimbangan antara peralatan dengan anatomi tubuh karyawan.

Hubungan Karyawan dengan Lingkungan Kantor

MEMBANGUN MOTIVASI KARYAWAN

Rahasia suasana kerja yang kondusif adalah komunikasi yang efektif. Rahasia komunikasi yang efektif adalah kepemimpinan yang efektif. Rahasia pemimpin yang efektif adalah bukan seorang pemimpin yang mampu menunjukkan potensi dirinya tetapi seorang pemimpin yang bisa membuat seluruh karyawan mampu menunjukkan potensinya.

Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk perencanaan, mengorganisasikan seluruh sumber daya perusahaan, menggali seluruh kakuatan dan menggerakannya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Pada prinsipnya karyawan yang bahagia dan mempunyai motivasi kerja tinggi adalah karyawan yang merasa puas. Karyawan yang puas adalah karyawan yang terpenuhi kebutuhannya.

SUPERVISI PERKANTORAN

Penyedia atau supervisor adalah seorang yang menaksirkan kebijakan dan prosedur, serta mengawasi tugas-tugas kelompok agar mencapai hasil optimal.

Tugas supervisor

  • Memimpin aktivitas dalam kelompok
  • Mengembangkan bawahan
  •  Mendelegasikan tugas pada orang lain

Tanggung jawab supervisor

Pada prinsipnya supervisor adalah seseorang yang mempunyai posisi sentral, artinya secara vertikal bekerjasama dengan atasan dan juga bawahan, secara horisontal harus bekerja sama atau melakukan koordinasi dengan bagian-bagian lain yang selevel. Pekerjaan supervisor sangatlah kompleks. Banyak sekali masalah-masalah yang dihadapi dalam menjalankan tugasnya.

Mengingat beritu kompleksnya tugas dan masalah yang dihadapi supervisor oleh karena itu kualifikasi menjadi supervisor harus memenuhi persyaratan yang dibutuhkan antara technical skill dan personal skill.

Technical skill (keterampilan teknis)

Adalah keterampilan yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya. Untuk bidang perkantoran misalnya :

  1. Kemampuan membuat perencanaan kerja kantor
  2. Pengelolaan administrasi
  3. Merancang metode dan prosedur kerja
  4. Menetapkan standar kerja
  5. Evaluasi kerja
  6. Pengadaan dan pengalokasian peralatan kantor
  7. Merancang dan mengelola formulir dan dokumen-dokumen perkantoran
  8. Kemampuan manajerial
  9. Kemampuan mengembangkan metode efektif
  10. Kemampuan merencanakan dan melaksanakan ide
  11. Kemampuan mengelola bawahan

Personal skill (keterampilan personal)

Adalah kemampuan dalam hal pengelolaan diri dan orang lain atau kepribadian. Keterampilan personal dikelompokkan menjadi 2 yaitu :

  1. Keterampilan interpersonal yaitu kemampuan mengelola diri sendiri
  2. Kemampuan intrapersonal yaitu kemampuan dalam berinteraksi dengan orang lain
     

SUPERVISI EFEKTIF

Ada 6 cara sederhana untuk menjadi supervisi efektif :

1.    Membangun moral dan sikap mental karyawan adalah dasar utama membangun motivasi karyawan.

2.    Mempersiapkan menghadapi perubahan

·         perubahan visual

·         Perubahan pola pikir

·         Perubahan sikap mental

3.    Membangun kualitas diri.

·         Analisis kejadian

·         Cari kualitas diri dari kejadian positif

4.    Peneguhan yaitu dengan pemberian penghargaan atau reward

5.    Buat tantangan

6.    Fokus pada tujuan

·         Buatlah skala prioritas dari masing-masing sasran yang akan dicapai.

·         Terapkan manajemen waktu dengan menbuat time, scheduleatau jadwal waktu kegiatan.

Pengembangan Karyawan Kantor

PROGRAM PENGEMBANGAN KARYAWAN

Tujuan program pengembangan karyawan yang biasanya dilakukan dalam bentuk pelatihan, secara umum dikelompokkan menjadi 3 yaitu :

  1. Mengembangkan keahlian
  2. Mengembangkan pengetahuan
  3. Mengembangkan sikap

Cara pengembangan karyawan yang efektif adalah dengan cara mengadakan pelatihan secara terus-menerus dan terprogram. Beberapa tahapan dalam melakukan pelatihan karyawan yaitu :

  1. Analisis kebutuhan pelatihan
  2. Mengetahui tujuan pelatihan
  3. Mencari pelatih atau trainer yang dibutuhkan
  4. Menetapkan tempat dan waktu pelatihan

ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

Agar pelatihan berhasil, maka sebelum melakukan pelatihan harus diketahui dahulu kebutuhan pelatihan. Masalah apa yang akan diselesaikan dengan pelatihan tersebut, sehingga bisa memilih bentuk pelatihan yang tepat. Beberapa masalah yang membutuhkan pelatihan dalam penyelesaiannya antara lain :

  1. Motivasi kerja
  2. Masalah produktivitas kerja
  3. Kesalahpahaman
  4. Budaya kerja yang buruk
  5. Etos kerja
  6. Keterampilan kerja
  7. Kepemimpin yang tidak efektif
  8. Perubahan metode atau prosedur kerja dan lain-lain

TUJUAN PELATIHAN

Pelatihan dibutuhkan dengan berbagai tujuan dan alasan antara lain :

  1.  Ada pegawai baru. Perlu memberikan pelatihan kerja setelah perekrutan karyawan baru sebagai orientasi kerja.
  2. Pegawai lama yang mendapatkan tugas baru
  3. Pergantian alat kerja
  4. Perubahan prosedur atau metode kerja
  5. Penyegaran atau refreshing

Manfaat dari pelatihan secara umum akan menambah semangat kerja, meningkatkan produktivitas, mengurangi kecelakaan kerja, meningkatkan efisiensi pekerjaan yang berarti juga efisiensi perusahaan.

 

JENIS-JENIS PELATIHAN

Ada beberapa jenis pelatihan yaitu :

  1. Pelatihan induksi yaitu pelatihan yang bertujuan untuk membantu pegawai menyelesaikan pekerjaannya yang baru
  2. Pelatihan pekerjaan yaitu pelatihan tentang instruksi-instruksi khusus untuk tugas pekerjaan tertentu
  3. Pelatihan pengawas yaitu pelatihan untuk para pengawas bagaimana caranya memeriksa dan mengawasi
  4. Pelatihan manajemen yaitu suatu pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam manajerial

Kesimpulan

Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak  perusahaan memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak penjualan. Tentu saja dengan biaya yang tidak kecil.

Strategi internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan.

Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.

Pengendalian manajemen berfokus pada pusat pertanggungjawaban, karena pusat pertanggungjawaban merupakan alat untuk melaksanakan strategi dan program-program yang telah diseleksi melalui proses perencanaan strategi. Pusat-pusat pertanggungjawaban organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran. Melalui pusat pertanggungjawaban tersebut anggaran dibuat, dan jika telah disahkan anggaran dikomunikasikan kepada manajer level menengah dan bawahan untuk dilaksanakan.
Idealnya, struktur pusat pertanggungjawaban sebagai alat pengendalian anggaran sejalan dengan program atau struktur aktivitas organisasi. Dengan perkataan lain, tiap-tiap pusat pertanggungjawaban bertugas untuk melaksanakan program atau aktivitas tertentu, dan penggabungan program-program dari tiap-tiap pusat pertanggungjawaban tersebut seharusnya mendukung program pusat pertanggungjawaban pada level yang lebih tinggi, sehingga pada akhirnya tujuan umum organisasi dapat tercapai.
Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai belanja (pengeluaran) yang telah dilakukan dan output yang dihasilkan selama masa anggaran. Laporan kinerja disiapkan dan dikirimkan ke semua level manajemen untuk dievaluasi kinerjanya, yaitu dibandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan anggaran. Jika sistem pengendaliananggaran berjalan dengan baik, maka informasi yang dikirimkan kepada manajer harus relevan dan tepat waktu. Informasi yang relevan merupakan informasi yang terbaru (up to date) dan akurat. Informasi yang relevan adalah informasi yang dapat membedakan dengan jelasantara biaya yang dapat dikendalikan secara langsung (controlleble) dengan biaya-biaya yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollable) oleh manajer pusat pertanggungjawaban.

 

 SUMBER BUKU

MANAJEMEN PERKANTORAN EFEKTIFE, MC Maryati, Edisi Pertama : cetakan pertama, Januari 2008

 

 

“Myopia pemasaran” dari Levitt


Istilah myopia Pemasaran adalah istilah pemasaran yang diambil dari  judul makalah pemasaran yang ditulis oleh Theodore Levitt *) Tulisan ini pertama kali diterbitkan pada tahun 1960 di Harvard Business Review;. dari sebuah jurnal yang beliau perbaiki kembali. Istilah myopia ini Pendek kata, mencari pendekatan terlihat dan lebih mendalam terhadap konsep  pemasaran semata yang berfokus pada kebutuhan perusahaan dalam jangka pendek, tapi melupakan prediksi perubahan marketshare dimasa yang akan datang atau bukannya perusahaan menentukan  kebutuhan dan kenginan pelanggan malah sibuk dengan strategi keuntungan perusahan. Perusahaan egois seperti itu gagal untuk melihat dan menyesuaikan diri dengan perubahan yang cepat di pasar dan berakibat mereka sebelumnya eminence, goyah, jatuh, dan menghilang. Konsep ini telah dibahas dalam artikel (berjudul ‘Marketing Myopia,’ pada bulan Juli-Agustus 1960 isu dari Harvard Business Review) oleh Harvard Business School Profesor Emeritus Pemasaran, Theodore C. Levitt (1925)**)

Beberapa pengamat pemasaran berpendapat bahwa publikasi makalah dari Levit ini sebagai awal gerakan pemasaran modern. Tema dari makalah tersebut berisi  bahwa visi sebuah organisasi sering dibatasi oleh pemahaman bisnis yang sempit sehingga para CEO perusahaan beranggapan apa perlu untuk meninjau kembali visi perusahaan mereka, dan mere-definisikan kembali posisi pasar mereka dalam perspektif yang lebih luas,  sehingga dapat terlihat pengaruhnya  karena konsepsi myopia levit ini sebagai starategi  yang pada dasarnya lebih praktis dan pragmatis.

Organisasi perusahaan baru bisa menemukan bahwa mereka telah kehilangan kesempatan yang jelas terlihat setelah mereka mengadopsi pandangan yang lebih luas. Makalah Levit ini sangat  berpengaruh, sehingga banyak Perusahaan-perusahaan minyak (yang bukan hanya bergerak dibdiang perminyakan saja tapi berani bergerak dalam bidang industri kertas) dengan mendefinisi ulang bisnis mereka sebagai energi bukan hanya minyak bumi, msialnya dilakukan oleh Royal Shell Belanda, yang memulai pada sebuah program investasi di tenaga nuklir, kemudian menyesali tindakan ini.

Salah satu alasan yang paling lajim bagi semua orang  merasakan bahwa mereka tidak dapat secara akurat memprediksi masa depan. Persepsi yang wajar dan  ini merupakan sebuah pendapat yang terjadi hampir disemua kalangan tetapi, kita juga memungkinkan untuk menggunakan berbagai macam teknik ramalan bisnis saat ini tersedia yang bisa digunakan untuk memperkirakan keadaan masa depan sebaik mungkin. Alasannya ada potensi dinamika ekonomi yang terus dinamis yang memberi peluang untuk meperediksi perubahan industri. Setidaknya dengan memahami myopi epmasaran Ini bisa melatih para manajer untuk melihat lebih jauh kedepan terhadap kegiatan bisnis mereka sekarang dan berpikir “di luar kotak”. George Steiner (1979) mengklaim bahwa jika produsen mencambuk kereta pada tahun 1910 mendefinsikan bisnisnya sebagai “bisnis transportasi starter”, mereka mungkin telah mampu membuat lompatan kreatif yang diperlukan untuk pindah ke bisnis otomotif  ketika perubahan teknologi menuntut itu.***) Perusahaan yang terfokus pada strategi pemasaran dengan berbagai  teknik prediksi, yang menjadikan  nilai pelanggan seumur hidup bisa naik di atas miopia sampai batas tertentu. Hal ini negatifnya dapat berakibat penggunaan tujuan keuntungan jangka panjang (kadang-kadang berrisiko mengorbankan tujuan jangka pendek).

Sekali lagi Pemasaran miopia merupakan strategi iklan yang tidak berfokus pada kebutuhan dan keinginan konsumen semata tapi, yang disesuaikan dengan  keinginan menjual barang atau jasa tertentu di pasar ekonomi. Berdasarkan teori ekonomi klasik berpendapat bahwa konsumen akan memberitahukan kepada perusahaan jenis barang dan jasa apa yang diinginkan melalui perilaku ekonomi yang ditunjukkan oleh konsumen individu ?.

Perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari perilaku ini dengan aktif meneliti bagaimana konsumen menghabiskan uang mereka dan apa barang jasa memang sedang populer di pasar ekonomi. miopia Pemasaran dapat mendistorsi melihat perusahaan ketika manajer lebih fokus pada apa yang perusahaan dapat menghasilkan ketimbang apa yang konsumen bersedia untuk membeli.

Sebuah contoh klasik miopia pemasaran dapat kita lihat pengembangan “Ford Motor Company” dari Edsel. The Edsel Ford adalah mobil tahun 1950-an dengan model mobil penumpang terlambat membangun strategi pemasaran disaat industri otomotif semakin berkembang sangat pesat. Awalnya Mobil itu dirancang dengan maksud menjadi kendaraan yang berukuran besar dan bergaya yang akan memenuhi kebutuhan akan kendaraan untuk ribuan konsumen AS dan keluarga. Meskipun Edsel dirilis dengan gencarnya  publisitas dari lembaga pemasaran dan media, namun kegagalan hampir disemua segmen pasar konsumen. Apabila diamati Edsell sangat miskin inovasi dan sediiktpun tidak memahami keinginan konsumen dan para ahli bisnis telah mengkaitkannya  kegagalan tersebut dengan tidak melihat miopia pemasaran .

 Miopia Marketing juga mungkin terjadi saat bisnis terlalu berfokus pada strategi periklanan berkembang untuk target pasar yang salah atau kelompok segmen demografis yang sangat luas. konsumen di pasar ekonomi biasanya melihat strategi periklanan unik, dengan membangun persepsi mereka di atas budaya, ras, usia atau pendapat pribadi lainnya. Perusahaan yang gagal untuk memahami persepsi konsumen saat mengiklankan  barang dan  jasanya  biasanya tidak memahami myopia pemasaran.

 ______________________

*) Levitt, T. (1960). “Marketing Myopia”. Harvard Business Review.

**) Konsep ini telah dibahas dalam artikel (berjudul ‘Marketing Miopia,’ pada bulan Juli-Agustus 1960 isu dari Harvard Business Review) oleh Harvard Business School profesor emeritus pemasaran, Theodore C. Levitt (1925 -)

***) Steiner, G. (1979). Strategic Planning: What Every Manager Must Know. New York: The Free Press

References  :

David Mercer, “Marketing Myopia”, Marketing

Levitt, T. (1960). “Marketing Myopia”. Harvard Business Review.    

***) Steiner, G. (1979). Strategic Planning: What Every Manager Must Know. New York: The Free Press. 

Kotler, Philip; Singh, Ravi (1981). “Marketing Warfare in the 1980s”. Journal of Business Strategy 1 (3): 30–41. 

Baughman, J. (1974). Problems and performance of the role of the chief executive. Graduate School of Business Administration, Harvard University.

 

 

Stress Sekertetaris dalam kantor


Istilah eksekutif sering melahirkan konotasi status, wewenang, tanggung jawab, kekuasaan dan semacamnya. Begitu pula untuk jabatan sekretaris eksekutif. Seseorang dengan jabatan eksekutif, termasuk sekretaris eksekutif telah akrab dengan berbagai macam persoalan yang bersumber dari tugas yang dibebankan kepadanya. Baik beban karena jabatan ditempat kerja, beban kerja karena jabatan di organisasi-organisasi luar yang mungkin berhubungan dengan jabatan di kantor ataupun tidak, beban tanggung jawab keluarga maupun beban sosial tertentu di masyarakat bertolak dari kedudukannya.

Di dalam sistem nilai masyarakat eksekutif tidak dapat bersikap dan berperilaku seenaknya sendiri. Bagaimanapun keadaannya masyarakat mengaharapkan agar seorang eksekutif akan selalu rasional, bersikap bijak dan selalu mengendalikan perasaan.

Beban moral adalah konsekuensi jabatan. Dengan menduduki jabatannya seorang eksekutif mempunyai beban moral untuk memenuhi kualifikasi tertentu yang berkaitan dengan tanggung jawab atas tugasnya dan jabatan yang dipercayakan kepadanya. Seorang sekretaris junior misalnya harus mengalami dulu masa pendadaran melalui berbagai macam pelatihan dan pendidikan, sebelum sepenuhnya menjadi seorang sekretaris eksekutif. Dalam masa pelatihan sekretaris junmior belajar mengenali dan memahami segala macam aspek jabatan sebagai sekretaris. Dalam masa orientasi pengenalan dan pemahaman tugas tersebut dapat melalui pelatihan dan pendidikan yang diprogramkan atau melalui pengembangan diri berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama masa pengenalan dan pemahaman tugasnya sebagai seorang sekretaris.

Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain. Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress.

Cara seseorang bereaksi terhadap suatu masalah berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Masalah yang sama juga akan memberi akibat berbeda bagi individu yang berlainan. Begitu pula cara mengatasi masalah tiap-tiap individu satu sama lain akan berbeda. Pengertian sehari-hari beban kerja tersebut dikenal dengan istilah stress. Stress dapat berdampak positif maupun negatif. Individu yang dapat memberikan reaksi positif terhadap stress diwujudkan dengan penyesuain diri terhadap situasi yang ditimbulkan. Kemampuan menyesuaikan diri akibat stress akan membentuk pribadi yang mantap dan matang. Dengan kematangan dan kemantapan pribadi akan meningkatkan produktivitas pada bidang usahanya, menyerasikan hubungan sosial pada hubungan universal, dan bertambahnya rasa senang dan tenteram. Sebaliknya jika stress membawa reaksi negatif, akan menimbulkan gangguan-gangguan pada pribadinya dan akibatnya akan menurunkan produktivitas kerjanya disamping akan menekan segala perasaan yang berakibat fatal dalam membina karirnya. Seseorang yang stress di tempat kerja sangat umum kalau kemudian mencari kehangatan di dalam keluarganya dengan cara makan bersama di restoran atau pergi piknik. Hal semacam ini dilakukan untuk mencari keseimbangan antara kesibukan karena beban kerja dengan keserasian dalam membina keluarga.

Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul. Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja. Sebagai seorang sekretaris harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat mengurangi timbulnya stress. Sebenarnya salah satu penyebab seorang eksekutif dapat terkena stress ialah karena ia menjadi manager puncak. Sebagai manager puncak ia harus bertanggung jawab kepada dirinya sendiri, bukan kepada orang lain atas segala sesuatu yang diputuskan dan dikerjakan. Apabila ia masih dapat bertanggungjawab kepada orang lain berarti ia masih berlindung kepada orang lain dengan cara minta pendapat atau nasehat atasannya. Oleh karena itu untuk dapat menjadi seorang eksekutif yang matang dalam pandangan, emosi, sikap, tindakan dan pengambilan keputusan diperlukan pengalaman.

Stress merupakan akibat dari kelebihan beban kerja, fisik maupun psikologis. Bentuk teringan akibat stress ini adalah timbulnya rasa jenuh. Selain itu menurunnya ketahanan fisik sering menimbulkan gejala yang aneh seperti hilangnya semangat, acuh tak acuh, sering lupa dan sebagainya. Akibat lain adalah timbulnya penyakit jantung yang banyak diderita oleh para pejabat.

Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai berikut:

1. Perlu mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong semangat. Beban berat yang melampaui kemampuan perlu ditampung bersama orang lain. Untuk mengurangi ketegangan seorang eksekutif dapat berolahraga atau piknik. Kehangatan hubungan interpersonal sangat berarti sebagai pendorong untuk mengurangi keadaan stress.

2. Mempelajari dimanika organisasi yang menjadi sumber stress dan mencoba mencari jalan keluar. Miksalnya wewenang atau tanggung jawab yang kurang jelas harus diperjelas, instruksi yang selalu disalahtafsirkan oleh bawahan harus dicari penyebabnya. Terlalu banyak atau sedikit tugas juga dapat menjadi sumber timbulnya stress. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif merupakan cara lain untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan. Dunia di luar kita selalu berubah dan kita dan dalam batas kemampuan masing-masing harus mengikuti perubahan-perubahan tersebut.

3. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis. Dengan makan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan.

Pada dasarnya tidak dibatasi sikap menghadapi stress. Seorang eksekutif harus menyadari bahwa bukanlah situasi stress yang merugikan, tetapi cara orang bereaksi terhadapnya. Banyak orang mengalami stress yang sama, tetapi akibatnya berlainan. Hal ini karena pengalaman mereka masing-masing berbeda. Setiap eksekutif harus memahami kemampuan pribadi masing-masing.

Untuk mengalihkan kejenuhan dan ketegangan perlu istirahat bersama keluarga. Stress yang dapat menimbulkan berbagai akibat, perlu dipelajari sebab-sebabnya untuk selanjutnya dapat dikendalikan. Dengan cara pengendalian diri inilah hidup menjadi tenang dan yang paling penting, stress dapat dihilangkan.

 

 

 

Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan


Kearsipanadalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

 

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

 

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)     Sebagai alat pengingat

7)     Sebagai alat penyimpanan warkat

8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

  • Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

    Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

 Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

 Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

 

  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

 

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

 

ARSIP DIDUNIA PERKANTORAN


Pengertian Arsip

Konsep arsip sudah dikenal ribuan tahun lalu, semula arsip menjadi satu dengan perpustakaan. Pemisahan arsip, dengan perpustakaan terjadi sekitar abad ke-12 ketika muncul negara kota yang mulai aktif dalam kegiatan perdagangan.

Pengertian arsip yang ada di Amerika Utara atau negara Anglo Saxon berbeda dengan pengertian arsip yang digunakan di Indonesia. Di Amerika Utara dibedakan konsep record artinya informasi terekam dengan tidak memandang bentuknya yang digunakan oleh instansi/lembaga atau perorangan dalam kegiatannya berkaitan dengan administrasi, bisnis atau perundang-undangan. Record ini bila telah diserahkan ke badan arsip menjadi archive. Untuk Indonesia pengertian record sama dengan arsip dinamis sedangkan pengertian archives menurut konteks Amerika Utara adalah arsip statis. Gabungan arsip dinamis dan arsip statis dikenal dengan istilah arsip.

Jenis dan Sirkul Hidup Arsip

Arsip dibagi dua ialah arsip dinamis dan statis. Pembagian tersebut dapat pula dilihat dari segi waktu dan bentuk. Arsip ini memiliki siklus hidup dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan dan atau penyimpanan abadi.

Konsep Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan oleh instansi, lembaga dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan lainnya. Tidak seluruh arsip dinamis digunakan semuanya, hanya sekitar 25% yang disimpan untuk jangka panjang, sedangkan sekitar 5% disimpan permanen. Bila disimpan permanen maka arsip dinamis berubah namanya menjadi arsip statis.

Untuk menentukan kapan arsip dimusnahkan, perlu dibuatkan jadwal retensi yang mencakup masa penyimpanan, tindakan pada jatuh waktu apakah dimusnahkan atau disimpan permanen. Arsip yang disimpan permanen ini biasanya diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan apakah arsip disimpan permanen atau tidak ditentukan oleh berbagai pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi, dan perundang-undangan.

Susunan Penyimpanan Arsip Dinamis

Sistem pemberkasan arsip dinamis dimulai dengan menentukan struktur organisasi dari instansi /lembaga yang memiliki sistem pemberkasan yang mungkin berbeda dengan unit lain walaupun sama-sama di bawah instansi/lembaga yang sama. Perbedaan ini terjadi karena keperluan masing-masing unit berlainan.

Pemberkasan arsip dinamis dapat dilakukan menurut abjad, yang mencakup abjad nama, subjek dan geografi, menyusul numerik, alfanumerik (campuran antara angka dan huruf), klasifikasi dan kronologi. Masing-masing sistem pemberkasan memiliki keunggulan dan kelemahan, tergantung pada unit yang menggunakannya.

Teknik mengelola rapat pimpinan


Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :

  1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
  2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
  3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
  4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
  5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
  6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.

  1. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :
  2. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
  3. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.
  4. Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.
  5. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.
  6. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekretaris.

 

 

Pengelolaan Tempat Rapat.

Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.

  1. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
  2. Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

Mempimpin Rapat

Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh

pimpinan.

Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;

  1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
  2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
  3. Memahami Setiap acara rapat
  4. Memahami Perencanaan prosedur rapat
  5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
  6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
  7. Mempersiapkan perlengkapan rapat
  8. Memeriksa ruangan rapat.

 

Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;

  1. Berbicara spontan,
  2. Mengemukakan gagasan cemerlang
  3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
  4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

 

Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :

  1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
  2. Pengelolaan tempat rapat

 

Contoh Agenda Rapat Sehari

No Jam/Waktu Acara Petugas
1 08.30-09.00 Regristrasi peserta rapat Penerima tamu
2 09.00-09.05 Pembukaan Pembawa acara
3 09.05-09.15 Sambutan Pimpinan Perusanaan Pim.Perusahaan
4 09.15-10.30 Strategi Penjualan dan Pemasaran Manajer Pemasaran
5 10.30-10.40 Coffee Break I Konsumsi
6 10,40-12.00 Laporan Hasil Penjualan Manajer Penjualan
7 12.00-13.30 Lunch, Sholat Dhuhur Konsumsi/acara
8 13.30-15.15 Sessi Workshop Peserta rapat
9 15.15-15.30 Coffeee Break II
10 Strategi Pemasaran dan Penjualan 2008 Pim/wakil pimpinan Perusahaan
11 16.00 Penutup, Doa Acara

Sekretaris dan Design Kantor


Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempuinyai pengaruh terhadap sikapnya.,produktivitasnya dan pergaulamya dengan yang lain. Kantor-kantor mederen dirancang dan di bangun sesuai dengan perkembangan tehnologi. Rancangan kantor-kantor moderen adalah kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.

Human Miller and human Miller Inc., perusahaan perancang kantor yang terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tiak ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja.

Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembol dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan. Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali terbuka.

Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:

  1. Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan.
  2. Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar,penerangan merata,kursi dan meja yang enak dipakai,memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan.
  3. Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain.

Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawain

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 502 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: