Arti dari Public relations adalah menambah nilai untuk pasar dan kebijakan publik sebab dialog terbuka memberikan masyarakat peluang untuk berpartisipasi dan juga saksi dalam diskusi.

Esensi dari Public relations adalah menambah nilai kepada masyarakat ketika menolong masyarakat untuk mempelajari dan mengevaluasi produk-produk yang memenuhi kebutuhan dan keinginan sebagai konsumen.

Misi dari jauh, adalah memanggungkan gagasan besar. Lebih jauh, adalah untuk mencari cara baru untuk mempresentasikan suatu gagasan sehingga bisa mengkomunikasikan pesan yang persuasif. Untuk memperoleh konsep kreatif yang brilian akan mecakup proses yang disebut langkah kreatif. Sementara itu, agar muncul dengan gagasan besar, maka para komunikator harus bergerak di luar keamanan dari pernyataan yang strategis.

Landasan dari setiap kegiatan public relations adalah  kreatifitas. Faktor ini sering dilupakan oleh banyak  praktisi public relations. Tanpa kreatifitas, maka sulit untuk perusahaan –perusahaan akan mampu berkomunikasi dengan stakeholders. Dalam hal ini, kita bisa melihat bagaimana perusahaan-perusahaan global melakukan berbagai aktifitas public relations yang semuanya merupakan  kegiatan yang baru, inovatif, menarik, dan segar. Ini pula yang menjadi alasan mengapa mereka setiap mendapat tempat dihati stakehholders.

Beberapa sasaran etika dalam public relations antara lain adalah menjamin bahwa tiap organisasi berkomunikasi secara jujur agar memiliki kredibilitas, selain itu, organisasi harus terbuka dan konsisten dalam semua tindakannya agar mempunyai kepercayaan masyarakat. Kekuatan dari etika terdapat lima prinsip (yang disebut` 5P). Kelima prinsip tersebut adalah tujuan (purpose), kebanggaan (pride), Kesabaran (Patience), terus menerus (Persistence)  dan perspektif (Prespective).

Dalam  hal ini, tujuan adalah misi perusahaan yang harus dikomunikasikan dari manajemen puncak. Sedangkan kebanggaan, artinya tiap individu yang ada dalam suatu perusahaan harus bangga terhadap tempatnya bekerja sehingga selalu menjaga etika dalam bekerja. Sementara itu, dengan sabar menjaga nilai-nilai etika maka dalam jangka panjang akan membawa keberhasilan. Tentu saja diperlakukan komitmen terus menerus dari setiap individu dalam menjalankan prinsip-prinsip etika.

Akan halnya public relations berkualitas, tiga organisasi public relations seperti IPRA (Internasional Public Relations Association), CERP (Confederation Europeenne des Relations Publiques), dan ICO (international Committee of Public Relations Consultancies Associations) telah menandatangani `the Helsinki Charter ` pada 18 Juni 1997.

Dalam kesepakatan tersebut disebutkan bahwa kualitas dalam public relations adalah totalitas dan karakteristika serta ciri pelayanan public relations yang terletak pada kemampuan untuk memuaskan kebutuhan baik dinyatakan atau implikasinya sesuai dengan standar profesional.

Dalam ruang lingkup proses ada enam hal yang harus ada dalam pelayanan public relations berkualitas. Sementara kualitas dalam proses public relations adalah soal pengelolaan produksi suatu jasa. Diantara enam hal tersebut mencakup pengarahan, proposal, penelitian dan perencanaan, dokumentasi, dan evaluasi. Dimulai dari pengarahan dari suatu pihak ke pihak lain, seperti dari klien ke konsultan, sampai pelaksanaan, dan akhirnya evaluasi, merupakan suatu rangkaian yang tidak boleh dilewati. Evaluasi harus dilaksanakan secara indenpenden oleh kedua belah pihak. Dengan evaluasi diharapkan pelaksanaan kegiatan berikutnya akan lebih baik.

Untuk mendemonstrasikan akuntabilitas dari profesi public relations maka jalurnya adalah memalui riset. Riset dalam public relation sangat signifikan terutama dalam membuat peta dan posisi perusahaan dibandingkan dengan pesaing selain itu, efisiensi dan efektivitas bisa dijaga melalui riset.

Bahkan riset dalam publik relations sebetulnya merupakan radar bagi perusahaan sehingga ada sistem peringatan dini terutama jika ada persoalan serius terhadap reputasi perusahaan

Manfaat dari riset dalam public relations tidak hanya untuk mendukung perencanaan dari program public relations juga untuk perencanaan dari strategis bisnis secara keseluruhah. Melalui riset dapat diredefisinikan arah strategis dari perencanaan bisnis.

Untuk mendukung ini maka para praktisi public relations harus sanggup menilai kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman atau (SWOT)

Setelah analisa SWOT lengkap maka langkah berikutnya adalah dengan mengindentifikasikan stakeholdes yang penting serta menentukan urutannya. Bahkan akan sangat baik jika para stakeholders tersebut disegmentasikan berdasarkan perilakunya. Data semacam ini bisa dijadikan suatu basis data (business database).

Jenis riset yang terutama adalah riset kualitatif dan riset kuantitatif. Beberapa  jenis riset kualtitatif yang kerap dipakai dalam public relations adalah focus group discussion (FGD), wawancara mendalam, dan observasi etnografi.

Sementara riset kuantitatif akan mencakup survei telepon, survei melalui surat, survei e-mail, dan studi omnibus. Tiap riset ini memiliki kekuatan dan kelemahan sendiri dan manfaatnya juga khusus.

Dalam praktek-praktek public relation di negara-negara maju, opini public bahkan dapat “ diciptakan’ atau ‘dipengaruhi’. Kegiatan semacam ini kemudian diukur hasilnya melalui polling pendapat. Walaupun aktifitas ini pada awalnya dilakukan dalam bidang politik. Belakang dimanfaatkan  oleh dunia bisnis.

Untuk membentuk opini publik di perlukan suatu strategis yang tepat. Tiap kasus akan memerlukan strategi tersendiri untuk membentuk opini publik. Sementara, reaksi yang timbul harus selalu diobservasi, karena bagaimanapun keadaan lapangan bisa menyebabkan perubahan taktik yang sudah disiapkan.

Tugas untuk menerjemahkan konsep dasar serta arah suatu perusahaan sistem nilai, misi, visi dan  strategi ke dalam sasaran jangka panjang yang spesifikasi sering kali merupakan tantangan yang menarik namun sulit. Strategis bisnis, merupakan kerangka dasar bagi suatu perusahaan untuk mencapai sasaran yang dikehendaki, termasuk di dalamnya strategi public relations.

Pada intinya, manfaat dari suatu strategi bisnis adalah untuk :

  1. Agar tetap fokus pada masa depan sebagaimana halnya pada masa sekarang.
  2. Memperkuat prinsip-prinsip yang terdapat dalam misi dan visi perusahaan.
  3. Mendorong terjadinya lintas fungsi perencanaan dan komunikasi.
  4. Memprioritaskan dalam pemakaian sumber daya perusahaan
  5. Menjadi jembatan untuk proses perencanaan taktis jangka pendek.
  6. Merangsang manajemen perusahaan untuk melihat perencanaan dari aspek makro, akan, selalu mengingatkan kepada inti sasaran, sehingga dapat merupakan sumbangan dalam pencapaian tujuan.

Komponen dari strategi bisnis mencakup :

  1. Kunci ruang lingkup strategis; akan membantu untuk menentukan posisi yang dikehendaki perusahaan. Misalnya fokus dalam finansial, bisa berarti pertumbuhan dalam penjualan.
  2. Analisis isu kristis; akan merupakan penggambaran peluang & ancaman eksternal serta kekuatan & keterbatasan internal, yang mempunyai dampak besar dalam mengimplementasikan strategi.
  3. Sasaran jangka panjang; merupakan posisi yang dikehendaki pada waktu tertentu di masa mendatang.
  4. Perencanan kegiatan strategis; akan mengidentifikasi langkah-langkah utama yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran jangka panjang.

Sejauh ini publisitas disebut sebagai puncak gunung es dari kegiatan public relations. Hubungan dengan media akan menghasilkan publisitas. Sebagai konsekuensinya, hubungan dengan media (media relations) merupakan salah satu fase terpenting dari proses public relations. Hal ini disebabkan karena media merupakan hasil yang paling  nyata dari program public relations.

Tindakan pertama dalam mengembangkan hubungan dengan media secara efektif adalah mengidentifikasikan media yang menjadi sarana. Tahapan berikutnya, adalah menentukan pesan yang akan disampaikan melalui media yang telah dipilih. Informasi yang harus disampaikan kepada media cetak, bisa berupa data perusahaan seperti susunan pengurus, sejarah perusahaan, laporan keuangan atau proyek baru. Foto akan merupakan sumber informasi penting bagi media apabila jika memiliki narasi sehingga bisa menjadi foto berita.

Membina hubungan pribadi terkadang di perlukan asal berjalan terus secara wajar. Walaupun terjadi fluktuasi dalam intensitas pertemuan, jangan sekali-kali memutuskan hubungan. Perusahaan dengan media saling memerlukan – hubungannya “simbiose mutualistis”. Press release tetap harus eksis bahkan dirasakan makin populer. Salah satu penyebabnya adalah di temukannya manfaat baru dari press release. Bagi praktisi public relations, aturannya sama dengan mengidentifikasi khalayak sasarannya.

Apakah anda sudah memikirkan strategi untuk mengkonsumsikan berita buruk yang menimpa perusahaan anda ?

Tangga informasi :

  • Saya mengambil tindakan karena keyakinan saya.
  • Saya mengadopsi keyakinan tentang dunia.
  • Saya membuat kesimpulan.
  • Saya memakai asumsi berdasarkan arti yang saya tambahkan.
  • Saya menambahkan arti, cultural dan pribadi.
  • Saya memilih data dari apa yang saya obsevasi.
  • Data yang bisa diobservasi (sebagaimana direkam oleh video)

Dalam public relations sebaiknya dicegah pernyataan `no comment`. Karena dengan `no comment` berarti memutus komunikasi. Transparansi menjadi hilang. Melakukan ralat tidak dilarang. Ada syaratnya,  yaitu sejauh mana kredibilitas yang meralat informasi. Ketimbang meralat informasi padahal opini sudah berbentuk, akan lebih baik mengikuti prinsip ` pikir itu pelita hati`.

Strategi meningkatkan citra

  1. Komunikasi transparan dengan karyawan sehingga mereka mengerti dan mendukung perusahaan.
  2. Bekerja sama dengan pihak lain dalam industri sejenis untuk memperbaiki stabilitas di dalam pasar.
  3. Solusi terbaik untuk kepentingan konsumen dalam jangka panjang.

Tips untuk menangkis rumor :

  • Beraksi secepat mungkin dan mengaktifkan  rencana manajemen krisis yang dimiliki perusahaan.
  • Usahakan pemunculan CEO atau Chairman perusahaan untuk muncul dalam waktu singkat.
  • Beritahukanlah kepada media massa sebanyak mungkin, tetapi hanya berupa fakta yang diketahui.
  • Menyiapkan latar belakang informasi bagi media massa.
    1. Berikan solusi dan simpati kepada masyarakat yang menjadi korban
    2. Mengadakan konferensi pers dalam waktu singkat agar rumor tidak berkembang lebih lanjut.
    3. CEO atau Chairman harus muncul pada konferensi pers. Hindari terlalu banyak informasi yang teknis, namun transparansi tetap harus dijaga.

Budaya perusahaan seringkali didefinisikan sebagai sistem umum dari peraturan-peraturan yang memberikan arti dalam perusahaan. Sementara identitas perusahaan diartikan sebagai konsensus tentang ` siapa kita sebagai suatu organisasi’.

Diagnosa tentang identitas perusahaan mencakup analisis bagian yang nyata (produk simbolis) dan bagian  tersembunyi (imaginaire) dari suatu perusahaan. Oleh karena produk simbolis bisa diobservasi, pendekatannya bisa secara etnografis. Namun, pendekatan ini memerlukan kesabaran, kemampuan yang mantap untuk melakukan obsevasi, dan waktu yang lama.

Pengelolaan budaya dalam perusahaan (cultural governance) tidak bisa diserahkan kepada departemen sumber daya manusia. Tanggung jawab dari pengelolaan budaya yang ada pada pimpinan puncak perusahaan (CEO), manajemen, senior, dan direksi. Implementasi dari pengelolaan budaya harus dilaksanakan bersama dengan departemen sumber daya manusia, legal, dan  komunikasi perusahaan.

Untuk itu, sebagai langkah pertama adalah melakukan audit cultural governance, sejauh mana budaya perusahaan diartikulasikan dan dipahami, dan kaitanya dengan kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undanga yang berlaku. Tahap berikutnya adalah membuat cultural governancemen sebagai prioritas.

Cara lain adalah dengan menciptakan dan mengimplementasikan pelatihan etika. Juga harus dibuat kredo perusahaan yang dipahami oleh semua karyawan. Setelah tahapan ini, maka langkah berikutnya dengan secara rutin mengadakan diskusi tentang budaya perusahaan langkah ini harus dilengkapi dengan tahap terakhir yaitu melakukan komunikasi intensif dengan statkeholders agar mereka tahu apa dan mengapa dari semua kebijakan dan program perusahaan.

Reputasi perusahaan adalah aset yang tidak nyata (intangible asset). Akan tetapi pada dasarnya bagian terpenting dari reputasi perusahaan adalah kepribadian (keadaan sebenarnya dari perusahaan), identitas (apa yang disampaikan oleh perusahaan), dan citra (bagaimana masyarakat melihatnya). Eksistensi dari kesenjangan diantara ketiga fase ini akan menciptakan masalah. Oleh karena itu debat tentang faktor apa yang paling berpengaruh dalam bentuk reputasi sangat penting.

Dalam mengelola reputasi, faktor yang harus diperhatikan antara lain adalah perubahnya situasi dan kondisi lingkungan.

Hal lain yang juga penting adalah sejauh mana ke cenderungan perusahaan untuk mengikuti strategi yang menjembatani. Dalam hal ini arah perusahaan akan ke strategi menjembatani jika perkembangan lingkungan bisnis dianggap merupakan ancaman terhadap perusahaan. Apalagi jika budaya perusahaan didominisasi oleh pengambilan keputusan secara partisipatif.

Apa yang mempengaruhi Reputasi ?

Ada dua faktor yang mempengaruhi kemampuan perusahaan  untuk mencapai nilai dari reputasi. Di satu sisi, stategi perusahaan yang mencakup diferensiasi dan diversifikasi. Sedangkan disisi lain, praktek-praktek korporasi dalam membentuk identitas dan pembuatan citra juga.

Pembentukan Identitas Korporasi

Identitas korporasi merupakan sesuatu yang sangat penting bagi perusahaan karena menggambarkan konsep dari kontituen internal perusahaan yang antara lain mencakup manajer dan karyawan.

Reputasi korporasi adalah persepsi yang ada pada mereka di luar perusahaan dan di dalam perusahaan. Untuk memperoleh reputasi yang positif dan kuat menyaratkan pada manajer untuk melakukan investasi dalam membangun dan mempertahankan hubungan baik dengan para kontituen perusahaan.

Dalam hal ini harus diukur dan dipantau apa yang dilakukan perusahaan dengan empat konstituen utama : karyawan, investor, konsumen dan masyarakat. Takaran untuk kegiatan ini adalah dalam jangka panjang, karena reputasi yang lebih baik  akan menghasilkan manfaat nyata seperti harga premium untuk produk, biaya rendah untuk modal  dan tenaga kerja, perbaikan loyalitas karyawan. Ruang gerak yang lebih luas dalam pengambilan keputusan, dan terpelihara itikad baik pada saat krisis.

Dari sisi konsumen, yang dikehendaki oleh para perusahaan adalah konsisten, artinya, apa yang diinformasikan oleh perusahaan harus benar, konsumen mengaharapkan agar kualitas produk bagus dan konsisten dibandingkan dengan produk pesaing. Dampak reputasi terhadap konsumen paling kuat dirasakan pada sektor jasa, dengan sulitnya memberikan penilaian dalam kualitas.

Identitas Koporasi

Nama penting karena mempunyai nilai psikologis. Bagi perusahaan, identitas korporasi menguraikan kumpulan nilai, prinsip-prinsip karyawan dan manajer yang terkait. Idealnya, para karyawan suatu perusahaan harus merasa memiliki nilai-nilai yang terkandung dalam suatu identitas korporasi. Kalau belum, maka dengan program terencana, nilai-nilai dan identitas korporasi harus dimasyarakatkan. Dengan cara ini, perusahaan akan kuat karena secara internal di dukung kuat.

Dari sudut public relations, opini publik yang tidak baik terhadap suatu perusahaan akan berakibat buruk bagi perusahaan tersebut. Reputasi perusahaan dengan sendirinya akan mengalami degradasi. Oleh karena itu harus diadakan perubahan agar reputasinya membaik dengan opini yang positif.

Ada empat metode perubahan yang bisa dipakai oleh perusahaan. Pertama adalah metode teknologi yang berhubungan dengan proses produksi atau bahan baku. Kedua. Adalah metode struktural yang mencakup kekuasaan, fungsi, atau hubungan kerja. Ketiga sistem evaluasi dan penghargaan, serta sistem pengontrol dan informasi adalah contoh-contoh dari metode manajerial. Sementara dalam metode yang keempat, sumber daya manusia bisa diseleksi, dilatih kembali, dipindahkan diganti, atau bahkan diberhentikan.

Membangun Merk Korporasi

Beberapa alasan yang mendorong pentingnya merek korporasi antara lain adalah makin mengglobalkanya komunikasi bisnis, makin meluasnya pemakaian merek dagang, merek, dan logo, serta konsumen global yang mobilitasnya tinggi. Selain itu, faktor pendorong lainnya adalah komunikasi yang main membaik, seperti televisi, internet, dan telepon.

Pada hakekatnya PR dan Public Affairs adalah kegiatan mengantisipasi, berusaha melihat kejadian apa yang akan terjadi dimasa mendatang. Juga untuk melihat kecenderungan dan isu yang bisa berkembang sehingga merusak hubungan yang penting.

Di sini dibutuhkan suatu perencanaan yang matang dengan dasar informasi yang akurat. Sejauh mana kerusakan yang ditimbulkan oleh krisis tersebut. Diperlukan pula perencanaan jangka panjang dan kemampuan mengukur kemajuan yang di peroleh dalam merestorasikan perusahaan.

Pada hakekatnya perencanaan terhadapa krisis tidak terlalu sulit jika sudah ada keputusan untuk menyiapkan diri. Tahapan-tahapan dari persiapan antara lain mencakup :

  1. analisis kemungkinan terjadinya masalah.
  2. menyiapkan perencanaan
  3. menyeleksi staf
  4. menyiapkan fasilitas komunikasi.
  5. pelatihan staf
  6. simulasi

Untuk mengubah krisis menjadi peluang di perlukan persiapan yang sangat matang, termasuk peningkatan kemampuan staf. Sementara itu, implementasi dari rencana yang seharus di desain dengan baik. Faktor lain yang tidak boleh di lupakan adalah strategi untuk menangani media massa dengan baik.  Bagaimanapun, setiap perencanaan krisis harus terus menerus di reevaluasi dan dikaji sehingga perusahaan selalu siap menghadapi krisis yang muncul tidak terduga.

Jika semua pendekatan gagal, tidak jarang para pengusaha dan birokrat kemudian menjaga jarak dan menyalahkan pihak lain, terutama masyarakat yang masih marah. Cara ini disebut “the block and-blame”, agak kasar, dan cenderung cuci tangan. Pokoknya diri sendiri benar, yang lain salah. “The slash and burn”, cara yang emosional, karena hendak memakai semua “senjata” yang dimiliki, padahal ada cara lain yang lebih efisien.

Pendekatan yang cocok, “the mutual gains appoach”, untuk kepentingan kedua belah pihak, berusaha berinteraksi dengan masyarakat sebagai suatu yang beranekaragam, negoisasinya mengandung isu yang beranekaragam pula.

Manajemen Krisis :

Suatu Krisis didefinisikan oleh berbagai aspek dari suatu situasi, ia mencakup :

  1. Suatu ancaman
  2. Tekanan waktu, yang berarti para pengambil keputusan harus bekerja dengan cepat untuk mengulangi situasi.

Bagi para Paraktisi Public relations, strategi terhadap berbagai respon terhadap isu Ajinomoto beberapa waktu yang lalu adalah negoisasi (masyarakat yang aktif), intervensi (masyarakat yang terlibat), pendidikan (masyarakat yang sadar dan tahu), dan pencegahan (masyarakat yang tidak aktif).  Bahkan bisa saja dipakai berbagai strategi untuk sesuatu isu jika ternyata ada beberapa respon dari masyarakat.

Isu memiliki daur hidup melalui beberapa tahapan. Tahap pertama bisa dilihat adanya isu potensial. Isu tentang keamanan suatu obat cocok dalam tahap ini, namun demikian, terkadang isu tersebut kurang subtansinya untuk menilai intervensi eksternal.

Pada tahap kedua akan muncul isu yang memaksa perusahaan untuk menerimanya, pada tahap ini masih mudah untuk diintervensi dan memainkan peran proaktif dalam menjaga atau mengeksploitasi isu.

Pada tahap ketiga isunya sudah matang dan menjadi sangat potensial .Saat ini sulit untuk dipengaruhi sebab menjadi sangat nyata. Baru pada tahap kelima muncul saat krisis ketika isunya menjadi subjek penilaian peraturan formal. Sedangkan pada tahap kelima dilakukan mencari solusinya. Mengingat pentingnya permasalahan ini maka para eksekutif harus memahami daur hidup isu, sehingga bisa bertindak dengan cepat dan tepat.

Fungsi utama dari investor relations antara lain adalah :

  1. Mempromosikan reputasi dan kredibilitas perusahaan.
  2. Membuat hubungan komunikasi yang mantap dengan media bisnis dan finansial.
  3. Mengidentifikasi dan memperluas basis pemegang saham perusahaan.
  4. Memperbaiki komunikasi internal perusahaan

Suatu perusahaan publik harus menentukan kunci dari pesan yang akan disampaikan para investor. Pesan ini bisa disampaikan dalam bentuk newsletter yang terbit triwulan, laporan tengah tahun, laporan tahunan, pertemuan-pertemuan rutin berupa” breakfast meeting” “ Lunch meeting” atau “dinner meeting”.

Komunikasi lintas budaya harus mencakup :

  • Memahami harapan  dari masyarakat.
  • Memilih saluran komunikasi yang tepat.
  • Mengidentifikasi gaya yang tepat.
  • Mengartikulasi pesan secara sensitif
  • Mengenal nilai-nilai lokal tempat anda bekerja.

Chek List komunikasi lintas budaya :

  1. Apakah yang menjadi dimensi budaya dari masyarakat ?
  2. Bagaimana ini direfleksikan pada perilaku masyakat, gaya dan nilai organisasi ?
  3. Apa dampak  yang saya inginkan ?
  4. Budaya apa yang cocok untuk saya bekerja ?
  5. Apakah objyektif sasaran komunikasi saya relevan realistis dan tepat secara budaya ?
  6. Apakah pesan-pesan yang akan saya inginkan dapat di terjemahkan secara budaya?
  7. Apakah saluran komunikasi yang tepat untuk budaya dimana saya bekerja ?
  8. Bagaimana saya mengukur sukses ?

Survei telah mengidentifikasikan walaupun ada optimisme, komunikasi masih jauh dari ideal sebelum manajer senior memberikannya dan para praktisi memperoleh  apa yang mereka inginkan, dan diantara pertanyaan-pertanyaan tersebut antara lain :

  1. Apa yang merupakan komitmen manajemen senior terhadap komunikasi internal ?
  2. Apakah manfaat secara strategis, dan bagaimana caranya di ekspresikan ?
  3. Apa yang diharapkan dapat diberikan oleh komunikasi internal, dan bagaimana ia akan membentuk sesuatu yang baru dalam perusahaan ?
  4. Apakah komunikasi internal terkait dengan perencanaan bisnis ?
  5. Seberapa besar efektivitas para profesional dalam komunikasi internal ?
  6. Langkah-langkah apa yang harus dilakukan agar tujuan dan potensi dari komunikasi internal dimengerti oleh seluruh jajaran di pers?
  7. Apakah yang harus ada dalam komunikasi internal ?
  8. Apa yang merupakan media yang paling komunikatif ?

Melihat kepada pertanyaan – pertanyaan tersebut diatas bagaimana komunikasi internal di perusahaan anda ? Termasuk media komunikasi internalnya ?

Dua Tips untuk survei :

  1. Jika anda melaksanakan survei tertulis batasi jumlah pertanyaan yang harus diisi oleh para perserta, dengan cara ini anda akan meningkatkan respon. Suatu penelitian akan meningkatkan 2 kali lebih besar jumlah respondennya jika hanya memiliki 2 pertanyaan yang harus dimiliki dari 30 pertanyaan.
  2. Ketika anda melakukan survei tentang produk / jasa, tanyakanlah kepada responden apa yang mereka senangi dari produk/jasa itu. Dengan cara ini anda akan menggaris bawahi apa yang disenangi masyarakat juga membantu para manajer perusahaan dalam tugasnya.

“Benchmarking” bisa bersifat kuantitatif atau kualitatif. Dalam kaitan ini secara kuantitatif yang seringkali disebut  cara metrik akan mengindikasikan bagaimana proses komunikasi internal dalam suatu periode dibandingkan dengan  periode sebelumnya.

Obyektif dari “benchmarking” adalah untuk mendorong munculnya pandangan yang obyektif  tentang proses, sistem dan praktek suatu komunikasi internal. Selain itu dapat memberikan data obyektif untuk memperbaiki metode operasional. Bahkan bisa juga untuk menghilangkan halangan terhadap perubahan.

Untuk mengajak karyawan berpartisipasi aktif ada beberapa tahapan yang merupakan persyaratan. Pertama adalah bahwa komunikasi merupakan bagian dari proses manajemen. Artinya, dalam tahap perencanaan komunikasi untuk mengelola perubahan, manajemen perusahaan harus memikirkan adanya hambatan dalam mencapai apa yang mereka  inginkan. Agar proses komunikasinya lancar ada yang bertanggung jawab dalam fungsi ini.

Faktor  yang lain adalah keharusan bagi manajemen perusahaan untuk membentuk komite pengarah implementasi fungsi komite ini adalah menghasilkan stategi dan bukan sekadar teknik-teknik komunikasi. Untuk  itu, para anggota komite ini harus yang sudah mempunyai jam terbang yang panjang agar dapat mendesain strategi komunikasi untuk mengelola perubahan.

Pendekatan terbaru dalam perencanaan komunikasi dikenal sebagai 5 R. dalam hal ini, 5 R (responsiveness, relevance, receptivity, recognition, dan relationships) memang harus menjadi pertimbangan utama, sebagai contoh adalah kemampuan memberikan respon (responsiveness). Artinya, seberapa jauh dan efektivitas suatu organisasi bisa merespon keinginan dan harapan dari konsumen. Pada umumnya, organisasi atau perusahaan tidak siap untuk  merespon yang cepat. Bahkan mereka terorganisasikan untuk berbicara, bukan untuk mendengarkan, padahal dalam pasar yang interaktif kemampuan merespon sangat penting.

Faktor lain adalah relevansi (relevance) yang berurusan dengan sejauh mana relevansi suatu program komunikasi, ini menjadi isu utama ketika konsumen diharapkan atau  di dorong untuk mengakses komunikasi. Komunikasi akan  makin relevan bagi khalayak yang menjadi sasaran, sehingga  mereka cenderung untuk mengaksesnya.

Tantangan bagi para komunikator saat ini adalah ketersediaan atau kemudian diakses ketika konsumen ingin  menerima informasi, tidak sekedar ketika seorang komunikator ingin berkomunikasi. Oleh karena itu tantangan saat ini dalam berkomunikasi adalah pada saat konseumen ingin membeli, bukan saat penjual ingin menjual. Faktor ini dikenal sebagai penerimaan (receptivity).

Faktor lain adalah pengenalan (recognition). Bukan  hanya merek, tetapi juga perusahaan menjadi sangat penting dalam interaksi di pasar. Sebagaimana halnya merek, maka  perusahaan bisa memberikan kepercayaan dan pengetahuan. mengenali masalah ini disyaratkan bagi setiap komunikator. Sementara itu membina hubungan di pasar dasarnya adalah hubungan baik (relationships) untuk berbagai bila antara penjual dan pembeli.

Setiap manajemen proyek selalu jelas dalam mendefinisikan obyektifnya. Ini telah diakronimkan  menjasi ’SMART’, yang berarti spesifik (Specific), bisa dikukur (Measurable), disetujui (Agreed), realitis (Realistic), dan  ketepatan waktu (Timed)

Bagaimana menangani konflik. Untuk mengatasi konflik diantara anggota tim anda :

  • Tanyakan kepada mereka yang tidak setuju untuk mengarisbawahi komentar orang lain. Ini bisa menolong mereka belajar jika mereka ingin memahami orang lain.
  • Laksanakanlah suatu kompromi menyetujui sumber konflik, kemudian terlibat dalam “ give-and-take”, serta akhirnya setuju kepada suatu solusi.
  • Mintalah tiap anggota untuk menyerahkan daftar apa yang harus di kerjakan orang lain. Pertukaran daftar tadi, tempuhlah kompromi yang bisa disetujui oleh setiap orang.  Serta ujilah untuk melihat apakah cocok dengan sasaran tim.
  • Intruksikanlah tiap kelompok untuk menulis 10 pertanyaan untuk kelompok lawan mereka. Ini akan menyebabkan mereka mampu memberikan sinyal-sinyal kepada lawan mereka tentang apa yang mereka pikirkan. Jawabannya bisa mengarah kepada kompromi.
  • Yakinlah para anggota tim  bahwa kadang-kadang mereka harus menerima kenyataan bahwa mereka berbuat salah.
  • Tolonglah mereka agar jangan hilang muka, dengan menyakinkan mereka bahwa mengubah posisi bisa mengambarkan kekuatan.
  • Hargailah para pakar dalam tim. Berikanlah opini mereka dengan nilai lebih, ketika konflik mengikut sertakan pengalaman mereka, tetapi jangan “mentorpedo” opini-opini yang berlawanan.

Media komunikasi internal dapat berfungsi sebagai perekat antara manajemen perusahaan dengan  karyawan pada suatu perusahaan. Begitu dahsyatnya dampak media komunikasi internal, dapat dipakai untuk membangun budaya perusahaan tersebut.

Pemakaian identitas korporasi akan menyangkut biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu, aplikasinya harus terarah dan efisien. Biasanya identitasnya korporasi dipakai pada : 1).  Kartu nama 2). Amplop dan kertas surat 3). Iklan 4). Kendaraan pengangkut perusahaan 5) media komunikasi 6). Kalender dan agenda 7). Brosur & laporan keuangan 8). Asesori.

Pendekatan yang tepat adalah dengan melakukan riset seperti ‘ Focus Group  Discussion’ (FGD) yang  dikombinasikan dengan berbagai metode riset lainnya seperti survei kuesioner melalui surat, survei telepon, dan jajak pendapat langsung.

Dari hasil pemetaan ini akan diketahui kebutuhan dan keinginan konstituen terhadap perusahaan. Dengan mengimplementasikan berbagai macam komunikasi ke berbagai konstituen, maka hasilnya akan sangat positif bagi perusahaan terutama dengan umpan balik dari konstituen

Ada enam elemen yang memainkan peranan penting dalam aktivitas kreativitas, yang merupakan kunci untuk memperkaya dan mempromosikan kreativitas perusahaan. Walaupun tidak mungkin untuk memperkirakan perbaikan spesifikasi dan inovasi yang akan mengikutinya  mereka akan mungkin muncul ketika perusahaan mempromosikan dan mendorong enam hal : menyejajarkan, kegiatan yang diawali sendiri, kegiatan tidak resmi, kesanggupan mencari sesuatu tanpa sengaja, stimulasi yang beragam, dan koumunikasi dalam perusahaan.

Masalah kreativitas teramat penting dalam public relations. Dalam konteks ini diperlukan orang-orang yang kreatif dalam melaksanakan kegiatan public relations. Bagaimanapun, public relations adalah ilmu sosial yang banyak  dipengaruhi oleh seni, ketimbang metode.

Selain itu di perlukan sensitifitas yang tinggi untuk memahami keinginan keinginan stakeholders dari perusahaan. Namun demikian, harus selalu dicatat bahwa dalam perusahaan  boleh jadi akan muncul sesuatu yang tidak diharapkan, tetapi dengan kreativitas tinggi, solusinya akan ditemukan.

Tiap perusahaan produksi akan menjadi perusahaan terkait harus mulai dengan menekankan permintaan konsumen terlebih dahulu. Kalau sudah tidak dilakukan, maka perubahan harus memahami preferensi konsumen. Kebutuhan laten konsumen, dan kebutuhan yang tidak diekspresikan. Sebagai respons awal terhadap tiga permintaan tersebut, maka perubahan harus mengolah dan mengkonfigurasikan dalam cara-cara baru.

Memahami saya, lima faktor yang harus dikuasai adalah pengetahuan pengetahuan tentang konsumen, strategi, saluran distribusi, hingga hubungan dan kompensasi. Sedangkan dalam hal kemudahan bagi konsumen perusahaan memerlukan organisasi, operasional dan dukungan saluran distribusi. Dalam hal ini lebih dari sekadar produk yang dibeli, maka aspek-aspeknya akan mencakup interaksi, desain, merek dagang, dan ukuran.

Pendekatan proses manajemen akan mengikutisertakan semua kegiatan yang tidak mumpunyai pengaruh langsung kepada persepsi terhadap perusahaan atau produk-produknya. Semua titik temu dengan konsumen konsumen harus dikelola sesuai dengan konsep.

Beberapa contoh antara lain kemasan, seragam karyawan dan armada truk pengangkut. Sebagai konsekuesi logis, pendekatan ini tidak meletakkan fungsi komunikasi khusus pada pusat perhatian. Komunikasi pemaran terintegrasi semacam ini dilihat sebagai orkesta yang terdiri dari banyak instrumen berbeda, namun dimainkan secara bersama.

Struktur organisasi adalah hambatan utama untuk  mengimplementasikan komunikasi pemasaran terintergrasi. Repotnya lagi hambatan ini sulit untuk disingkirkan bagitu saja, sebagai contoh, dengan adanya pemisahan personil yang bertanggungjawab untuk periklanan, public relations atau pensponsor, integrasi makin sulit.

Elemen dasar dari starategi komunikasi pemasaran terintegrasi adalah posisi yang strategis, kejelasan sasaran dan  tersedianya instrumen untuk komunikasi, selain itu, di perlukan petunjuk tertulis untuk komunikasi seperti platform komunikasi, peraturan untuk komunikasi dan sasaran yang jelas untuk tiap kegiatan komunikasi.

Intisiatif pendelegasian wewenang seringkali gagal sebab tidak ada saluran komunikasi dua arah yang efektif antara konsumen dan kolegan. Selain itu tidak ada fokus yang jelas dalamupaya memperkuat kinerja secara terus menerus.

Jalan keluar untuk ini adalah perlunya suatu perbaikan secara terus menerus. Dalam kaitan ini, audit kinerja merupakan titik awal untuk program komunikasi internal dan eksternal secara dua arah.

Tujuannya mendukung upaya memperkuat kinerja secara terus menerus. Suatu komunikasi umpan balik memberikan masukan kepada program untuk menyelesaikan kinerja komunikasi dengan kebutuhan konsumen.

Penelitian Brown dan Dacin (salah satu perusahaan yang dikenal konsumen sebagai asosiasi korporasi) menyimpulkan bahwa :

  1. Apa yang konsumen ketahui tentang perusahaan  dapat mempengaruhi keyakinan dan sikap mereka terhadap produk baru yang dihasilkan perusahaan.
  2. Kemampuan perusahaan dan tanggung jawab sosial perusahaan boleh jadi milik dampak berbeda terhadap respon konsumen terhadap suatu produk.
  3. Produk suatu perusahaan dengan asosiasi negatif tidak selalu menghasilkan respon negatif.

Sistem menajemen hubungan dengan konsumen (customer relation-ship manajemen), bukan sekadar pemasaran dan inisiatif pelayanana konsumen. Keberhasilannya  tergantung kepada perpanjangan upaya jauh kedalam  organisasi itu sendiri.

Secara struktur harus diusahakan jangan sampai memunculkan masalah. Oleh karena biasanya departemen teknologi informasi dan pemasaran tidak sama dalam budaya kerja dan orientasinya, harus diupayakan agar gelombang kerjasama.

Dari sisi lain, konsep pendekatkan hubungan dengan konsumen adalah untuk konsumen senang. Dalam hal ini yang diharapkan konsumen adalah tukaran konsistensi (mengeliminasi yang jelek) dengan pemenuhan  kebutuhan dengan sempurna. Ini adalah tantangan bagi para pemasar.

Pendapatan perusahaan akan bertambah tidak dengan menjual lebih banyak produk, tetapi dengan memperbesar jumlah pengeluaran konsumen. Kesuksesan perusahaan adalah dengan memaksimalkan pengeluaran  konsumen pada biaya yang serendah mungkin dengan menitikberatkan pada :

  1. Pertambahan waktu belanja, bahkan kalau mungkin menjadi konsumen seumur hidup.
  2. Jumlah yang dibelanjakan.
  3. Ruang lingkup belanja, misalnya dengan menambah pendapatan dari sumber nilai baru.
  4. Keanekaragaman belanja, misalnya perusahaan yang melayani pasien ginjal juga menjual penyakit terkait.

Saat ini, semua yang tradisional sudah hilang. Setiap orang dan siapa saja dapat membuka bisnis internet. Dalam pasar yang tidak memiliki hambatan dan tidak ada nilai, merek menjadi satu-satunya kegiatan untuk memperkuat reputasi yang dapat dilakukan oleh penjual dan dipercaya paembeli.

Jadi, dari sudut pandang ini, mereka penting kedua belah pihak. Untuk penjual. Ia merupakan satu-satunya faktor perbedaan. Bagi pembeli, merek bisa menjadi satu-satunya cara untuk memilh satu nilai dari berbagai alternatif.

Ia akan menjadi model bisnis yang tidak mempunyai bisnis manufaktur atau atau finansial atau fasilitas distribusi, tetapi tergantung kepada informasi, pengetahuan dan komunikasi.

Secara sederhana, melalui mereka maka suatu produk atau jasa akan dikenal. Bahkan ada merek yang lebih terkenal dari perusahaannya. Barangkali swatch termasuk kelompok ini karena nama perusahaannya tidak dikenal.

Mengenalkan nama perusahaan sebagai strategi membina citra, bahkan dianggap sebagai merek, kelihatannya merupakan strategi.

Yang menjadi sasaran adalan membuat dan mengikatkan loyalitas para konsumen. Dalam soal merek, terkandung pula soal reputasi atau kredibilitas perusahaan. Tengok saja perusahaan kelas dunia seperti Mercedes-Benz, P&G, J&J, Toyota, Acer dan LG.

Merek memang memegang peran penting dalam menciptakan keunggulan bersaing suatu produk atau jasa. Begitu dahsyatnya suatu merek dapat dilihat dari perusahaan seperti Nike berkomunikasi dengan khalayaknya yang sangat beraneka ragam dengan berbagai pesan-pesan, toh Nike masih mampu mempertahankan hubungannga dalam waktu lama. Jika pesan-pesan tersebut tidak identik satu sama lainnya.

Kunci dari pada yang dilakukan oleh Nike adalah kepribadian merek (brand personality). Para pakar komunikasi terintegrasi sepakat bahwa kepribadian merek didefinisikan terintegrasi sepakat bahwa kepribadian mereka didefisikan sebagai kumpulan unik dari karakteristik manusia dan kualitas manusia yang terkait kepada suatu merk sehingga Nike sendiri memiliki empat nilai yang harus dimiliki dan dilaksanakan oleh para karyawannya. Keempat nilai tersebut adalah : otentik, komitmen, inovasi dan kerja sama. Justru semangat para karyawanlah yang telah mampu mengangkat Nike.

Suatu produk adalah kumpulan dari karakteristika fisik dan psikologis. Disain dan bentuk dari suatu produk adalah proposisi akan menunjukan yang sebenarnya bisa diberikan dari suatu produk.

Dari sisi lain, kemasan memegang peranan penting karena merupakan alat yang dipakai untuk mempresentasikan produk itu sendiri. Inipun masih didukung oleh pelayanan purna jual, yang memang sangat diperlukan oleh konsumen. Proposisi psikologi mewakili identitas dan prestise. Akhirnya, proposisi simbolis berkaitan dengan perusahaannya. Inilah yang disebut nilai suatu produk. Oleh karena itu sebagai solusinya harus dibangun merek yang kuat, yang mampu mengkomunikasikan segala sesuatu dengan basis identitas merek. Dengan cara ini merek suatu produk atau jasa akan dihargai oleh konsumen karena berhasil. Mengkomunikasikan merek perlu perilaku sosial perusahaannya. Tantangannya kemudian adalah sejauh mana perusahaan tersebut bisa menjadikan mereknya menjadi ‘super brand’.

Merek boleh disebut sebagai jiwa suatu produk. Artinya  merek akan merefleksikan nilai yang ada pada suatu produk.

Persaingan Bisnis Televisi

Diawali dengan diizinkannya televisi swasta RCTI, dunia pertelevisian mulai bersaing hingga saat ini untuk merebut pangsa pasar. Ada yang bergerak khusus dengan memberikan pelayanan khusus hingga penayangan siaran televisi asing yang jaman dulu harus menggunakan parabola. Dengan berbagai pendekatan terutama agar lebih dekat dengan pemirsanya seperti dengan cara menyuguhkan acara yang memikat diiringi dengan munculnya banyak iklan.

Strategi yang harus dipertimbangkan dalam memenangkan persaingan adalah menentukan posisi dan tempat yang tepat bagi teve swasta itu sendiri yang erat kaitannya dengan segmentasi dari masing-masing teve. Fokus pada fakta serta memperbanyak alternatif untuk mencapai teve yang lebih dekat dengan pemirsa, jangan reaktif terhadap preferensi pemirsanya salah satunya dengan cara mengelola ritme yang memanfaatkan momentum.

Sumber :

Ima Hardiman, Karier Public Relations, Penerbit Gagas Ulung, Jakarta, 2007.

Frida Kusumastuti,  Dasar-dasar Humas, Ghalia-UMM, Bogor, 2004

About these ads