Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :

  1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
  2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
  3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
  4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
  5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
  6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.

  1. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :
  2. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
  3. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.
  4. Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an.
  5. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.
  6. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekretaris.

Pengelolaan Tempat Rapat.

Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.

  1. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
  2. Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

Mempimpin Rapat

Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh

pimpinan.

Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;

  1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
  2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
  3. Memahami Setiap acara rapat
  4. Memahami Perencanaan prosedur rapat
  5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
  6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
  7. Mempersiapkan perlengkapan rapat
  8. Memeriksa ruangan rapat.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;

  1. Berbicara spontan,
  2. Mengemukakan gagasan cemerlang
  3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
  4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :

  1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
  2. Pengelolaan tempat rapat

Contoh Agenda Rapat Sehari

No

Jam/Waktu

Acara

Petugas

1

08.30-09.00

Regristrasi peserta rapat

Penerima tamu

2

09.00-09.05

Pembukaan

Pembawa acara

3

09.05-09.15

Sambutan Pimpinan Perusanaan

Pim.Perusahaan

4

09.15-10.30

Strategi Penjualan dan Pemasaran

Manajer Pemasaran

5

10.30-10.40

Coffee Break I

Konsumsi

6

10,40-12.00

Laporan Hasil Penjualan

Manajer Penjualan

7

12.00-13.30

Lunch, Sholat Dhuhur

Konsumsi/acara

8

13.30-15.15

Sessi Workshop

Peserta rapat

9

15.15-15.30

Coffeee Break II

10

Strategi Pemasaran dan Penjualan 2008

Pim/wakil pimpinan Perusahaan

11

16.00

Penutup, Doa

Acara

About these ads